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档案统计整理工作研究

目前,全国正在进行全面建成小康社会,加快推进社会主义现代化发展的关键阶段,正在为了完成党的十九大提出的以中国梦为主要目标的国民经济社会发展而不断的努力,并且开展了迎接国庆、建党、香港回归等系列活动。完成全面建成小康社会的目标,总结几十年来的工作经验,编史修志,筹办博物馆,展览馆等等工作,都需要我们提供更多的档案为他们服务。我们应当坚决贯彻执行“进一步提高档案工作水平,积极开展档案资料的利用工作,为社会主义事业服务”的方针,力求在较短的时期内,从现有的基础上把我们的业务水平提高一步,更好地发挥档案资料的作用,为社会主义现代化事业做出更多的贡献。为此,我们应该加强档案统计调查与档案统计整理工作,使其为经济发展和社会进步提供帮助。

一、档案统计调查分析

1.档案统计调查的主要任务。档案统计调查的主要任务是根据管理的目的和要求,采用科学的方法,有计划、有组织地搜索和统计资料的过程。档案统计调查的基本任务是取得各种原始数据和资料,对其中的有关数据进行核算。根据管理工作的需要进行定期调查和不定期调查、普遍调查和专门调查,为统计资料的整理和统计分析奠定基础。2.档案统计调查的方法分析。档案统计调查的方法根据我们在档案统计管理过程的现实情况,可以分为以下几个方面:(1)按照组织形式,分为统计报表和专门调查。统计报表是按照上级主管部门颁发的统一表格,由各级档案部门根据一定的原始记录和核算资料,按照规定的时间和程序,自下而上地提供统计资料的一种调查方式。专门调查是为了特定的目的而专门组织的调查。(2)按照调查范围,分为全面调查和非全面调查。全面调查是对调查对象中的所有单位和所有数据进行全面搜集。普查就是一种全面的调查,非全面调查只是对象中的部分单位进行调查,局限于特定的范围或方面。重点调查、典型调查和抽样调查都属于非全面调查。重点调查是在调查对象中,选择一部分重点单位作为样本进行调查,主要适用于那些反映主要情况或基本趋势的调查。典型调查是从众多的调查研究对象中,有意识地选择若干个具有代表性的典型单位进行深入、周密、系统的调查研究。进行典型调查的主要目的不在于取得总体数值,而在于了解与有关数字相关的生动具体情况。抽样调查是从全部调查对象中,抽选一部分单位进行调查,并据此对全部调查对象进行估计和推断的一种调查方法。抽样调查的目的在于取得反映总体情况的信息资料,因此,也可以起到全面调查的作用。(3)按照调查时间的连续性,分为经常性调查和一次性调查两种。经常性调查是随着调查对象的变化,连续不断的进行调查。而一次性调查是调查被研究的现象在某一时间点上的发展状态,可以按照档案管理工作的需要,按照一定的时间间隔定期或者不定期地进行,但是在时间上是不连续的。(4)按照取得资料的方法,有直接观察法、报告法和采访法等。直接观察法是调查人员到现场直接对调查对象进行观察、登记。报告法是报告单位利用各种原始记录和核算资料,向上级有关单位提供统计资料的方法,比如说统计报表。而采访法是根据被调查者的答复来搜集调查资料的方法。

二、档案统计资料的整理

1.统计分组。统计分组是指根据档案工作内在的特点和统计研究的需要,将统计总体按照一定的标志区分为若干组成部分的一种统计方法。其目的是把同质总体中的具有不同性质的单位分开,把性质相同的单位合在一起,保持各组内统计资料的一致性和组间资料的差异性,以便于能够进一步运用各种统计方法研究档案工作现象的数量表现和数量关系,从而正确地认识档案工作的本质及其规律,并做出正确的评价。分组标志是统计分组的关键,分组标志选择的是否正确,关系到能否揭示档案工作现象本质以及能否实现统计研究的目的。所谓分组标志,是统计分组赖以划分资料的标准或依据。分组标志主要有品质标志和数量标志两种。2.按品质标志分组。这是按照事物的质量或性质差异进行分组,比如将档案馆按照类型分组,利用者按职业分组等。按照品质标志分组能直接反映事物性质的差异,给人以具体、明确的印象,这种分组标志具有相对稳定性。3.按数量标志进行分组。这方面按照事物的数量标志去分组。例如,按照馆藏卷数进行分组,可以分为5万卷以下为一组,5万~10万为一组,10万~20万为一组。按照数量标志分组能够通过数量差异来区分各组的类型和性质。在进行数量标志分组时,要注意数量界限必须能够反映各组的质量差别,这样才能揭示现象在量变中质的变化。在档案工作中,可以从以下几个方面进行统计分组:一是对档案管理的对象进行分组,即对档案实体、设备、档案人员、档案机构等进行分组,比如按照档案馆类型、档案类型、馆藏档案数量、全宗类别或全宗群分组;二是对档案管理活动进行分组,对档案工作的各项业务及其工作过程进行分组,比如按照要求量(调卷数)、工作效果(检索效率)、工作方式(服务方式)等进行分组;三是对档案利用者进行分组,比如按照职业、文化水平、年龄、性别、利用目的进行分组。

作者:董航 单位:吉林省白城市戏剧创作中心

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