档案信息化建设系统性分析

如何使档案更快、更好地服务于社会，是当前做好档案工作的一项重要课题和任务。唯有创新，才能促进新形势下的档案信息化建设，促进档案文化的传承与传播，提升国家档案软实力。本文阐述了档案信息化的概念和意义，介绍了档案信息化建设的基本内容，列举了制约档案信息化建设的具体问题，就如何推进档案信息化建设，突破发展“瓶颈”提出了具体的创新性建议。

一、档案信息化概念

档案信息化可以理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的的推动档案工作发展的进步过程。一方面，档案信息化是档案工作发展到某一阶段的必然结果，它在自身发展中涵盖了社会作用的各个方面。另一方面，档案信息化又是一个不断完善和发展的过程，在这一过程中信息技术的发展和广泛应用是推动档案信息化进程的动力。

二、档案信息化建设的意义

档案信息化建设不仅是当前我国档案事业发展的重要战略阶段，更是实现国家信息工程的重要步骤，档案信息化建设已经成为现代化发展的必然趋势和历史产物。档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源，实现档案信息化的重要条件。人们越来越认识到信息正在成为经济和社会活动的一种战略资源。档案信息化建设对现代档案事业发展乃至推动整个社会进步有着重大意义。档案管理的信息化、网络化可以给管理人员带来显而易见的效果和收益。表现为以下几个方面：一是档案管理方面。档案管理人员手工收集、整理、管理、提供利用，工作量大，效率低，费时费力。档案信息化可以使档案管理更多体现在档案信息存储数字化、电子档案接收在线化、档案信息服务网络化。二是检索查询方面。传统检索方式是档案管理人员从纸质目录上所记录的信息到库房中查找，档案管理的信息化可以使档案的检索与查询通过网络实现即时的查询，管理人员还可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选择最佳查询方式，在数据库中检索可供参考的其他信息。

三、档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设主要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设和档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设6个方面。（一）档案信息化基础设施建设。基础设施建设主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。（二）档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设核心部分。当前的档案信息资源建设包含两个方面任务：一是尽快推进传统载体档案数字化。不仅有利于提高服务效率和质量，同时有利于抢救保护珍贵档案文献，促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化，加快档案信息资源数字化步伐。二是加强电子文件、档案的管理，着力推进各类档案数据库建设，促进档案信息资源共享有效、利用合理、绩效显著。（三）档案管理应用系统建设。应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。它既不同于基础设施建设的一次性投入的直截了当，也不同于信息资源建设的常态管理的有章可循，由于具有探索性、工程性、过程性等特点，应用系统建设尤其需要精心的组织与管理。（四）档案信息化标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。（五）档案信息化人才队伍建设。人才是信息化建设的成功之本，是保证档案信息化建设持续发展的关键，没有相应的人才，任何先进的技术和管理手段只能是流于形式。提高档案事业从业者的信息素养和信息技能，造就一支档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。（六）档案信息安全保障体系建设。信息档案不同于一般信息，记录着社会活动的历史过程。当前档案信息安全保障体系的主要任务是根据国家有关法律法规，妥善解决电子档案的信息安全保密问题，积极探索网络环境下的安全保密与保护隐私、保障公民权利的合理途径。要制定严格的安全保密制度，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等制定与系统安全和保密等级相符的防范对策，签署网络设备安全责任保证、数据安全保证、操作安全保证等，加强各部门电子文件工作的监督和指导，确保档案信息内容安全和计算机软硬件设备的安全，确保档案信息和网络运行的安全、畅通。加强计算机信息网络系统安全保护，及时了解信息网络系统安全领域的新进展、新技术，提高档案工作人员的安全保护意识，推动档案信息化建设健康、快速发展。

四、制约档案信息化建设的具体问题

（一）档案信息化建设观念相对落后。在由传统工作模式向信息化工作模式转型的过程中，会遇到由守旧观念和传统习惯而形成的巨大阻力。很多人保持着档案的原始记录性这一本质属性而不愿意接受新事物、新技术。一些档案部门或机关主管部门对档案信息化建设不够重视，采取贸然甚至排斥的态度，严重影响了档案信息化建设的步伐。（二）“中间型”人才缺乏。目前，我国专职从事档案信息化工作的人员大致分为两种：一种是有丰富纸质档案管理经验的档案人员。这些人在档案管理理论基础、管理方法上已轻车熟路，但对计算机、应用软件较为陌生；另一种是年轻、掌握计算机知识、精通信息化建设所需技术的档案人员，但这部分人对档案管理的基本原则和管理流程又知之甚少。因此，在档案信息化工程规划、系统分析、功能设计和技术实现中真正能够起到“主导”“沟通”作用的双料人才少之又少。

五、创新发展是推动档案信息化建设的唯一出路

创新是档案信息化建设的驱动力，创新是实现档案工作跨越式发展的根本动力，也是加快档案信息化建设进程的根本之策。（一）观念更新。观念更新是自我否定、自我变革和自我超越的过程。只有观念更新，才会设计出具有创新性、突破性的档案信息化建设方案。想要把档案信息化建设工作做得更好，就必须解放思想、更新观念、创新变革、确立科学先进理念。（二）技术和制度创新。技术和制度创新是档案信息化建设和工作模式变革的保障和规范。技术规则是破除由传统向信息化工作模式转型障碍的最好利器，通过设置技术规则，强制性地倒逼着信息化体系中的所有人都必须主动适应变化，融入档案工作体系，按照程序工作。用制度去规范和约束各项工作的运行，提高工作者档案服务意识，促进、保障档案信息化建设进程。（三）知识革新。档案信息化建设工作需要我们克服自满和畏惧情绪，加强学习和大胆吸纳新知识、新技术，突破实践与理论，封闭与开放，实体与虚拟的界限，丰富知识结构，弥补信息化技术知识的不足。创新意识有赖于知识的积累，丰厚的知识贮藏和良好的综合素质。在推进档案工作转型发展和工作模式转变的过程中，我们必须在学习中创新，在创新中积累知识，以实现档案信息化建设又好又快发展。档案信息化建设是一项具有长期性、艰巨性、复杂性特点的工作任务，档案事业资源整合能力建设、安全保障能力建设、公共服务能力建设都离不开档案信息化建设。它是适应时展的必然选择，是加速档案现代化建设的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路。档案信息化建设体现着人类文明进步的成果，对档案事业发展起着重要的作用。做好档案信息化建设不仅有利于带动中国特色社会主义档案事业健康发展，更有利于促进国家社会公共服务能力大幅提升。档案信息化建设的发展，必将推动当今社会的飞跃发展。

作者:孙倩 单位:大庆市档案局