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高校档案信息管理技术的统一性研究

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新建的高校档案信息管理技术系统,往往在初期因各项工作千头万绪,而忽视了档案工作,档案管理人员工作方法和工作习惯不尽相同,工作后形成的文件千差万别,给管理工作带来不便,给高校造成不必要的损失。所以高校应重视单位的档案工作。

1影响高校档案信息管理技术统一性的因素

1.1档案管理队伍结构问题

相对而言,高校档案工作者年龄普遍偏大,成分复杂,且以女性占绝大多数。她们实际档案管理经验较为丰富,但专业研究能力不强,对先进的计算机网络环境比较陌生,更缺乏数字化、信息化等方面理论知识和实践经验。而窘于传统的档案管理认知与偏见,高学历、有活力且对数字化、信息化娴熟的年轻人一般不愿意到档案管理部门工作。因此,当前高校档案工作队伍在年龄、性别、学历、知识背景等方面存在着严重的结构性问题。

1.2信息技术标准化问题

近年来高校数字化档案信息数据规模急剧增加,且来源于校内各职能部门不同的业务管理系统软件,运行环境复杂多样,从而导致生成的数字化档案信息数据格式纷繁多样,不利于档案信息数据的收集、整理、存储和迁移,也不利于后期的数据资源开发和利用。所以,当下高校数字化档案信息数据的非标准化问题是档案信息化管理的重难点之一。

1.3管理体制问题

现行的高校管理机构中,档案管理部门一般处于附属或从属地位,有的隶属于学校办公室,有的隶属于图书馆;少数独立建制的也属于弱势部门。在这样的管理体制下,档案管理部门行政地位低,话语权不大,难以有效统一的组织协调各部门参与数字化档案信息的协同管理。而且,各职能部门或学院之间相互独立、各自为政,即使学校统一使用校园OA系统办公,数字化档案信息资源仍然相对独立,各自封闭,不能实现一体化,给数字化档案信息网络化、集成化管理带来极大的困难和障碍。

2推动高校档案信息技术集成化管理的方法

2.1高校工作人员的统一管理及分配

确定分管档案工作的单位负责人,加强对高校档案工作人员的培训、教育。优化档案人员的知识结构,提高其业务水平,以适应本高校档案工作的发展需要。档案工作涉及高校党、政、群众多个方面,因此每个高校都应由一位单位行政领导具体分管档案工作,并将档案工作方面的有关领导责任列入其职责范围,作为考核其政绩的一方面内容。确定一位高校行政领导具体分管档案工作,是单位加强对档案工作领导的具体表现。

2.2统一推动档案信息技术标准化及其管理技术集成化

合乎规范、统一标准的数字化档案信息及其技术是档案信息集成化管理的前提和基础。高校档案管理部门应该协同各归档部门统一规划和布置,对档案信息数据及其运行环境进行规范化和标准化处理,其中应包括:压缩格式的规范化、数据交换的规范化、数据加密方式的标准化、水印技术的标准化、档案管理软件的统一化。将学校档案信息管理系统与其他职能部门的业务管理系统有效对接,使档案数据资源由分散管理转为集中管理,从而实现高校档案信息资源管理的集成化及统一化管理。

2.3高校档案信息管理技术应转变管理理念与管理技术政策

档案一般实行综合管理,将单位形成的各种门类、各种载体的档案由专门设立的综合档案工作机构进行统一归档保存、分类整理和开发利用。统一制定单位档案管理规章制度,纳入考核,使之成为共同执行的基本制度;把单位档案作为一个整体,统一档案工作业务规范和要求。建立档案工作的管理体系,制订档案工作发展规划和计划,有效地加以组织实施,使之与本单位其他各项工作和活动保持同步协调发展,更好地为档案信息管理技术的统一性做服务。

3结语

高校档案信息管理技术是存储和传播信息的核心,很大程度上为高校的管理工作提供了有效的依据。但是,高校在高校档案信息管理技术的统一化管理中存在众多的因素。本文分析了当前影响高校档案信息技术统一化管理的主要因素,并针对这些因素提出了相应的解决方法。本文仍存在一定的局限,希望高校工作人员能够意识到统一化管理技术的重要性,通过有效的管理措施来推动高校档案信息管理技术的集成化及统一化。

作者:刘萍 单位:南阳医学高等专科学校

参考文献

[1]姚建萍.论高校档案管理现代化的一些问题[J].四川档案期刊,2007(06).

[2]何树娟.加强高校档案管理工作的探析[J].改革与开放,2010(05).

[3]李淑艳.高校教学档案管理的创新模式思考[J].中国科技信息,2005,(12).

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