档案信息化管理问题与对策

摘要：随着时代的发展，我们已经进入信息时代，档案管理也应与时俱进，构建新时代背景下的信息化管理。从当前我国档案信息化发展历程分析，企业、组织、个人在进行档案信息化管理过程中，会形成许多电子档案，数码档案，声像档案等，这些档案的存在，对档案信息化管理而言，即是发展的机遇，也是展过程中的挑战。本文立足当前档案信息化管理中存在的问题，然后提出了解决对策，仅供参考。

关键词：信息；档案；数码；管理

近年来，档案信息化管理成为档案管理领域中的热点词汇，研究这一问题，首先我们要明确档案信息化管理的含义，所谓档案信息化管理，就是在时展的过程中，为有效解决档案管理面临的新问题和新挑战，从而将档案管理与现代科技结合，即运用科技网络实现对档案的管理，进而促使档案工作更好的为人类社会发展服务。档案信息管理是社会发展的必然要求。因此，对档案信息化管理进行研究是具有现实意义的。

1档案信息化管理中存在的问题

1.1档案信息化管理管理落后

长期以来，我国都是采用传统的档案管理方法，即通过手工的方式对资料信息进行整理和存档，随着时代的发展，传统的档案管理方式已经无法适应时代的变化，无法满足人们对的档案的需求，这一现实情况下，传统的档案管理也在尝试着调整与改革，希望能够朝着信息化方向发展。但是，想要彻底的改变传统档案管理的限制，需要长期的努力。首先，要从思想层面开始转变，即相关工作人员要充分认识到信息化在时代中的地位和作用，明确档案信息化管理的必要性和迫切性，深刻认识到信息化对提高档案管理效率以及档案利用效率的重要作用，同时，也应该认识到档案管理工作对减少自身工作量的积极影响。档案信息化管理目标的实现，需要相关工作人员对信息化管理形成正确的认识，走出思想误区。但从目前档案管理的实况分析，信息化水平的投入和产出比没有达到理想效果[1]。

1.2对档案信息化管理的重视程度不够

研究显示，大部分企业在档案信息化管理过程中，对档案信息化管理的重视程度普遍不足，对其缺乏正确的认识，导致在档案信息化管理建设工作，以及展开工作中投入的人力、物力、财力无法满足信息化发展的要求。调查表明，大多数的企业都人为信息化管理没有必要，因此，所进行的档案信息化管理措施仅停留在表面，流于形式，同时，档案信息化管理，对企业自身的影响微乎其微，没有充分发挥档案信息化管理的作用。档案信息化管理已经成为整个社会发展中的主流，因此为响应国家对档案信息化建设的号召，企业的档案管理部门只能展开工作，照搬照抄信息化建设的方式方法。这一过程中产生了一系列问题，如缺少资金和专业人才等等。

1.3信息化管理的推进威胁到档案保密与档案安全

21世纪是科技时代，是网络时代，网络信息技术已经被广泛应用在各个领域和行业，档案管理领域也不例外。随着档案信息化程度的加深，档案保密性和档案的安全性已经成为档案信息化过程中急需面对和解决的问题。导致这一问题的因素有两个，一是人为因素，人为因素对档案保密性和安全性构成威胁，是指相关的工作人员其保密意识不强，安全意识不足，没有认识到对档案而言，保密与安全是何等重要，同时，在对档案进行信息化管理过程中，一些工作人员在部门的档案网页中随意发表信息，这些信息缺乏考虑与研究，管理人员缺乏对信息的检测审查意识，这些信息中可能会暴露档案信息，导致本部门的档案信息外泄。二是技术因素，网络环境是开放的，这导致网络环境中存在不安全因素，如木马病毒和黑客，档案信息容易遭受木马的攻击，受到不法黑客的入侵，导致档案信息遭到破坏，或是被盗取。

1.4档案信息化管理任务繁重

无论是哪个领域、哪个行业的档案管理部门，都需要面对大量的资料和信息，对这些资料信息的整理和归档，促使档案工作的时间长、任务重。导致档案信息化管理过程中，所收到的实际功效较小，这是受传统档案管理的制约，档案管理部门的主要任务是保证档案的完整，同时，在不同的发展阶段，对档案管理工作的质量都有着不同的要求，管理部门的工作没有具体、统一的操作标准。解决上述难问题，需要通过技术手段对档案进行整理与存储。

2对于档案信息化管理提出的对策

2.1转变管理观念

时代在向前发展，在社会的发展过程中，各个领域与行业的信息化程度都在逐渐提高，档案管理工作也要与时俱进，促进档案管理的信息化，这也是时代对档案管理的新要求。目前，网络时代背景下，网络已经成为人们获得信息的主要途径，若是档案管理部门，没有危机意识，仍固步自封，必然会促使档案失去信心服务的有利条件。因此，推进档案管理的信息化，首先就要转变传统和落后的思想观念，树立现代化的管理理念[2]。

2.2提高档案信息化管理的技术水平

无论是档案信息化管理工作的建设工作，还是档案信息化管理的推进工作，都需要依托计算机，运用现代信息技术，需要在对档案进行信息化管理过程中，具备一定的技术水平，同时，在档案信息化管理的过程中，也会不可避免的存在一些问题，需要克服一些技术障碍。现代的档案信息化管理，要在开放的网络环境中生存和发展，并让信息资源为社会共享，提供信息社会化的服务，这一目标的实现，需要档案信息化管理过程中，实现智能检索。同时，开放的网络环境也会对档案构成威胁，这要求网络的智能检索进一步完善，提高档案在网络中的保密性和安全性。

2.3建立档案信息资源数据库

为促进档案资源的合理配置，为档案信息应用者能够方便、快捷的查找和应用档案，则必须建立完善、系统的档案信息数据库，这也是当前档案信息化管理工作开展的前提和基础。信息资源数据库的建立，要充分发掘那些存储在档案馆中的档案，同时，通过文件级著的方式，将档案收录在网络系统当中。

2.4提升档案信息化管理的责任感

档案信息化管理的发展与推进，不是在朝夕之间可以完成的，其工作任务繁重，需要先关工作人员长期的坚持和努力方可完成，因此，为了实现档案信息化管理，就要提升相关工作人员的责任感，促使相关工作人员形成紧迫感，最终在所有工作人员的努力下，促进我国档案信息化管理的建设工作，进一步落实我国的档案信息化管理[3]。

3结论

结合工作实践，首先分析了当前档案信息化管理中存在的问题，然后提出了相应的解决对策。档案管理的相关部门和工作人员，应该转变观念，认识到档案信息化的必然性和重要性，针对本部门档案信息化管理工作建设过程中存在的问题，采取行之有效的措施和对策，进一步促进档案信息化管理的水平。

作者:曹蕾 单位:黑龙江省农垦职业技能鉴定指导中心

参考文献

[1]周秦.浅谈信息技术在社保档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2016（5）：167-169.

[2]王丽.关于加强高职院校档案信息化建设的思考[J].科技展望，2016（26）：248.

[3]毛彦杰.加强档案人才队伍建设，促进企业档案信息化管理[J].中国科技信息，2005（14）：370.