公共图书馆项目管理的应用

一、公共图书馆进行项目管理的必要性

任何社会机构作为社会活动的基本细胞都有其定位和属性。计划经济年代国家操办一切，任何机构单位都纳入国家政府管辖范围。随着改革的深入以及我国加入WTO，企业的经济细胞作用凸显，政府机构、企业和事业单位二类机构的划分格局是吧能继续维持下去，公共图书馆作为事业单位的法律地位是不是稳定，公共图书馆到底是什么性质的实体，将来的发展趋势是什么?这些都不能确定。然而只有—样可以确定，那就是公共图书馆的管理模式是不会一成不变的，从大的意义上来说，项目管理给我们提供了变革的契机。任何社会机构的管理都是围绕其职能和目标施行的，公共图书馆的核心价值在于通过对各种文献的保存和利用达到交流知识、传播文化的目的，公共图书馆的管理也必然服从于它的制度，以维持公共图书馆功能的正常发挥。公共图书馆的管理在很多方面与—般社会机构的管理是相同或近似的，例如人事管理、财务管理等等，所不同的是其实现核心价值的管理，业务管理，公共图书馆的业务管理围绕其业务流程而设计，涉及资源采购、编目、典藏、流通、期刊管理、读者服务等整个业务过程的各个环节，随着计算机的使用，业务管理的整个过程被固化在公共图书馆自动化系统中，构成公共图书馆管理的中心内容。然而随着数字化和网络化的发展，公共图书馆的信息环境发生了很大的变化，数字图书馆的提出就是这样一种变化的结果。在向数字图书馆过渡的过程中，传统的公共图书馆业务管理必须建立一种自学习、自适应的机制，调整自身，才能适者生存。项目管理的许多理念和方法正好提供了这种可能性，它正在为业务管理提供营养。在项目管理中探索的行之有效的做法，常常被固化、被吸收为业务管理的组成部分，从而使业务管理不断得到发展和提高；这个过程正在企业管理领域非常激烈地进行着，例如企业流程再造、知识管理等等的提出，都经历了这样的过程。从整合社会资源的角度考虑，现代公共图书馆常常被赋予更高的目标，它已不再是只具有保存文化、传播知识、娱乐大众等传统功能的机构，各级政府和社会大众还希望它同时兼有信息枢纽的功能。在我国，一些大型的公共图书馆常常能够提供非常专业的信息咨询与研究服务，常常拥有非常现代化的信息加工、制作能力，有的甚至拥有图书、期刊、电子资料等非常全面的出版发行渠道，能够开发、研制和出版多种数据库和其他信息产品。这类公共图书馆实际上已经成为信息服务产业的一部分，有能力向社会提供全面的高水平的信息增值服务。项目管理这种形式能够为复杂机构的管理提供面向任务的实现机制，使这些机构能够集中人力或其他资源实现一些特定的目标、任务，突击解决一些瓶颈问题，克服单兵作战的不足。公共图书馆的机构设置来自于传统公共图书馆的管理模式，现代公共图书馆常常要完成一些实验性、临时性或突发性的任务，而在原有管理框架中则难以解决，为此，必须借助项目管理这种灵活的方式，先进行目标明确、资源投入的试验，经试行后再考虑与原有机构建制进行整合。由于大量采用现代化技术，图书馆在“升级”的过程中会涉及到很多项目，同时图书馆人才的不足，常常采用资源外包的方式管理系统，项目管理的应用将不可避免甚至非常普遍。

二、公共图书馆项目管理的模式和管理过程

（一）公共图书馆项目管理的模式

就项目的属性来看，凡是目标明确、有一定独立性、必须利用一定的资源完成的工作都可以作为项目，因此在引入项目管理以前，公共图书馆早就在同项目打交道了；项目不一定必须按项目管理的程序和方法来做，但是项目管理的方法往往能够带来出奇制胜的效果。公共图书馆工作有许多内容可以成为“项目”，例如公共图书馆的馆舍建设一般都是按照项目管理的方法进行运作的，我国建筑行业自20世纪70年代后期就开始普遍采用项目制，以后扩大到各类工程；著名数学家华罗庚在推行项目制方面做出过很大贡献；图书馆的计算机应用开发顶目也多采用项目制进行管理，这也与公司普遍采用项目制管理有关，几乎所有的软件公司都全面采用项目管理，软件公司职能部门设置的目的就是为大大小小的项目服务，类似采用全面项目管理的机构还有广告公司、影视制作公司等等。公共图书馆是否能够全面推行项目制管理呢，目前有一种“项目泛化”的管理思潮，认为任何管理对象都可以泛化为“项目”，甚至日常重复性的工作，也被看作是可重复的项目，由于公共图书馆的传统管理还是行之有效的，因此我们不主张把这种项目泛化。但是公共图书馆管理工作中的确有许多内容可以作为项目进行管理，除了上述的工程类、技术应用类项目之外，凡是与公共图书馆现有机构建制基本无关(即现有组织机构中没有“当然”的部门应该从事这项工作)，有明确的目标，需要调动一定的人力、物力、财力在—定的时间内完成的工作、都可以列为项目，这些工作如果按照项目管理的规则去做不一定能够带来事半功倍的效果，以求消耗最小，利益最大，并避免传统管理的许多弊端。

（二）项目的生命周期和管理过程

项目管理的主要内容就是进行项目的定义、计划、执行、控制和结束。生命周期是项目的基本特点之一，虽然有人把周期性重复的工作也作为项目，但项目必须在可预见的期限内有始有终。项目的生命周期可以差别很大，但都可以划分为四个阶段：（1）前期策划与决策；（2）设计与计划；（3）实施与控制；（4）结束与移交。不同类型的项目在生命周期的不同阶段具有不同的特征，例如资源消耗不同，应该采取不同的方式进行管理。在项目的策划和决策阶段，应该进行预研，提出可行性分析报告，进行项目定义，明确项目目标，并计算项目的资源投入，提供决策参考。项目策划和决策阶段一般还设有项目组，尚未正式立项，但项目管理必须以此作为起点，做为好的开头往往是成功的—半。此过程一般由主管部门委托第三方，或由图书馆自行承担，也可以向社会和厂商征集项目方案，作为下一步项目计划与设计的前期准备。经过项目评估和审批流程，明确了项目的边界和投入后，即可立项，进入项目和设计阶段。该阶段需要进行需求分析、概要设计、详细设计、任务划分、人员配备、成本计算、资源分配、进度安排，有些过程需要详细科学地测度；项目如果涉及技术复杂，或金额巨大，可编写项目指南，进行招标。详细的项目计划是项目控制实施的基础，其中主要文档同时也是合同的附件，是项目执行的依据。例如需求报告是需求管理的依据，应该力求规范。从这个阶段开始就有许多软件可以辅助进行项目管理了。

三、结论

在公共图书馆中应用项目管理的最大益处，是令员工工作目标清晰、工作范围明确、责任分明、成果明显，提高管理效率，避免互相扯皮推诿，工作迟滞不前的状况。项目化管理，使项目人员的沟通、合作、协调能力与团队精神得到重复的培养和检验。项目成功完成，也就是每一个人都成功了，令员工充满成就感，保持员工持续的工作热情。

作者：张笑品工作单位：牡丹江市图书馆