住房公积金档案的特点及管理策略

摘要：由于我国住房公积金起步较晚，在制定和管理工作中还存在许多不完善的地方，住房公积金档案是在住房公积金业务活动中形成的最原始资料，作为住房公积金管理的重要内容，需要具有一套与其相适应的档案管理制度，从而使其在当前人才流动性强及房地产不断升温的社会环境下能够有效的提高住房公积金档案管理水平，确保住房公积金档案管理的规范化，有效的维护好缴存人的合法权益，为住房公积金制度的顺利实施奠定良好的基础。

关键词：住房公积金档案；特点；管理策略

我国住房公积金制度建立时间较短，随着制度的不断完善，住房公积金档案数量也呈快速增长的态势。住房公积金档案是对在住房公积金业务办理过程中形成的最原始记录，具有重要的参考和利用价值。为了更好的推动住房公积金业务的发展和保证住房公积金资金的安全，需要进一步加强住房公积金档案管理工作，更好的促进我国住房公积金事业的健康发展。

1住房公积金档案的特点

1．1档案形成者较多

我国住房公积金制度实施过程中，作为住房公积金管理、经办机构、缴存单位及职工等都是档案形成者，在公积金办理过程中所产生的各种文件和材料，都是会作为公积金档案进行归档保存会。由于存在着较多的档案形成者，这也使住房公积金档案在管理中存在较大的难度。

1．2住房公积金档案具有种类多样及内容丰富的特点

目前住房公积金档案主要分为三大类，即归集、提取和贷款，而且在每大类业务档案下面还进行了多层次的细分。而且业务类型不同，也使不同种类的住房公积金档案内容存在较大的差异。因此可以说住房公积金档案在种类和内容上较为丰富。

1．3留存材料基本相同

住房公积金办理过程中，缴存单位和职工需要提供业务办理时所需要的各种材料，并对材料进行审批，当合格后这部分材料则会进行留存，留存的材料多为纸质材料和数字载体的资料，而且对于同一业务，留存材料与审批材料具有一致性的特点，基本上没有什么差异。

1．4整理立卷具有时效性

在住房公积金业务开展过程中，前台窗口留存的材料即形成住房公积金档案。由于住房公积金业务办理环节较多，而且每一个环节之间都存在着紧密的联系，这就需要在公积金档案管理工作中，每种业务办理完成后即需要对所形成的材料进行整理、立郑、复核，不能存在材料积压的情况，避免对下一个环节的业务工作带来影响，这也决定了公积金档案整理工作和立卷工作具有较强的时效性特征。

1．5查阅和使用具有针对性

住房公积金档案由于其自身的特殊性，这也使其查阅和使用方面具有较强的针对性，多为上级监管部门、本单位业务部门及缴存职工，除了这些使用者之外，需要严格遵循住房公积金档案保密制度，任何单位和个人都不能随意对公积金档案进行查阅。

2加强住房公积金档案管理的策略

2．1提高对住房公积金档案管理的认识

作为住房公积金管理层需要加快自身思想观念的转变，对住房公积金档案的重要性有一个深入的认识，清晰认识到强化住房公积金档案管理对完善住房保障体系及防范公积金贷款风险的重要意义。公积金档案管理人员也需要在工作中充分的发挥主观能动性，有效的提高住房公积金档案管理水平。在住房公积金档案管理工作中，需要建立住房公积金管理中心档案室，构建完善的档案管理体系，落实好相关的责任，使各种档案管理部门能够相互协调，提高档案管理工作的规范性。同时加快考核机制、奖惩机制及激励机制的建立，充分的调动档案管理人员的工作积极性和主动性，使其在工作中能够不断创新，加快推动住房公积金档案的现代化管理进程。

2．2建立健全住房公积金档案管理规范

国家应当制定一套切实可行的住房公积金档案管理规范，出台指导性文件，使各级住房公积金管理机构能够在上级部门制定的管理规范下结合自身实际情况，制定出既符合上级宏观协调需要，又符合自身工作实际的管理规范制度，这对于实现档案管理工作规范化、标准化具有非常重要的意义

2．3要加强档案的信息化建设

在住房公积金档案信息化建设过程中，需要加大资金的投入，购置各项信息化管理的配套设施，加快对住房公积金档案工作环境进行改善。配备各种硬件设施，加快住房公积金档案管理体系的构建。同时还要加快住房公积金档案管理配套软件的开发和建设，利用各种先进的管理系统、检索系统及监测系统来提高住房公积金档案的管理水平。另外，在当前信息化技术快速发展的新形势下，数字化已成为档案管理工作的未来发展趋势，因此在实际工作中，需要加快推进文书档案向电子档案的转换，加快住房公积金档案信息化建设，实现住房公积金档案的无纸化管理，利用纸质和数字相结合的方式进行存档，提高档案信息的安全性，使住房公积金档案工作能够更好的服务于住房公积金管理，全面提升住房公积金管理水平。

2．4提高档案管理人员专业素质

住房公积金档案管理人员作为住房公积金档案管理的主体，其专业素质的好坏直接影响到档案管理的水平。因此需要努力提高住房公积金档案管理人员的整体素质。因此需要做好住房公积金档案管理人员的日常培训工作，努力提高档案管理人员的专业知识和专业技能，熟悉公积金管理工作的各项流程，从而利用现代化的技术来加强住房公积金档案的管理。同时还要做好后备档案管理人才的培养工作，有高校内采取定向培养的模式来为住房公积金档案管理工作提供高素质的人才供应。

3结语

由于住房公积金直接关系到广大职工的切身利益，为了更好提高住房公积金的规范化管理，则需要加强住房公积金档案管理，通过对住房公积金进行动态的管理，并在管理工作中充分的遵循公积金档案的特点，不断的对管理工作进行创新，确保住房公积金档案管理水平的提升，为我国住房公积金事业的健康发展奠定良好的基础。

作者:孙丽茹 单位:哈尔滨市社会主义学院

参考文献:

［1］樊盛英．论新时期下住房公积金档案的管理［J］．兰台世界，2011(5)．

［2］田卉春．住房公积金档案管理存在的问题及其对策探讨［J］．科技创新导报，2013(04)．

［3］刘硕．论当前档案管理工作存在的问题与对策并做出创新的建议［J］．黑龙江史志，2013(21)．