档案规范化管理几点认识

近年来，各级价格认证部门高度重视价格认定档案管理工作，扎实推进价格认定档案管理工作，基本实现了档案综合统一管理目标，为推进价格认定工作法治化、规范化和制度化提供了强有力的信息保障。现就加强价格认定档案规范化管理工作思考如下。

一、价格认定档案管理工作存在的问题

1.对档案工作认识不高。档案管理工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，是软指标，没有硬性规定，并没有引起足够的重视。2.档案保管条件落后。单位档案室办公条件及设施离档案规范要求还有一定的差距。虽然有专门的库房，但档案装具仍是单位淘汰下来的、大小不一的铁柜，没有档案密集柜。3.缺乏档案专业技术人员。特别是熟悉档案内容、能进行档案信息深层次研究的专业技术人才十分匮乏。档案现代化管理进展缓慢，档案的利用率不高，档案人员忙于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。

二、做好档案管理工作的对策

1.制定制度，专人负责。体制机制上完善是做好档案管理工作的保障。第一，应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责人的责任分工；第二，要建立档案管理机构网络，形成以机关综合档案室为中心，各基层单位、各科室共同参与的管理网络；第三，要逐步建立健全统一领导、分级建档、逐级负责、条块结合的档案管理体制。第四，要制定《价格认定档案管理工作制度》，确保档案整理的规范化。第五，要指定专职管理档案人员以确保建档质量，同时要求档案专职人员及时了解掌握相关档案的类别、数量和保管期限。2.严格归档，规范管理。文件材料的归档是档案管理工作的重点，是做好档案管理工作的基础。在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。实行纸质档案和电子档案配套管理，由主办人存档，实行一案一结，每件案件工作程序单、查勘验记录、市场调查记录、测算说明、价格认定结论书、送达回证等均留存电子化记录，方便搜索查询。每月底由专职管理档案人员对中心所承办的价格认定案件进行收集、整理成卷，并对案卷必备内容进行审查归档。3.加大投入，完善设施。价格认证部门要将档案管理工作纳入年度资金预算，保证档案规范化管理工作的顺利开展。硬件方面，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案库房、档案柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要按照档案信息化建设要求，配备计算机、扫描仪和档案管理软件等信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。4.加强培训，提高能力。档案管理专兼职人员专业素质亟待提高，既要加强对认定人员的业务培训力度，着力提高认定人员对法律、法规和规章条文的学习理解能力，对文书的制作运用能力。通过对档案管理人员进行档案学科理论培训，提高档案管理人员专业技能和素质，使其熟悉档案工作的各个环节和基本要求，掌握科学管理的原则和方法，提高档案管理质量。同时加强对全体价格认定人员档案管理业务的学习，强化对档案管理重要性的认识，严格执行《价格认定档案管理办法》中文书制作要求，提高文书制作水平，并将文书制作使用和案卷质量纳入工作考核。5.细化流程，安全管理。严格落实执行档案借阅制度。所有入档案卷，凡需借阅的，必须按规定填写借阅登记手续，杜绝档案丢失、损毁和泄密事件发生，确保所有档案都能得到规范、长期、有效的保管和利用。这就在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现了制度化、规范化，做到收集齐全、分类科学、组卷合理、归档及时，确保价格认定档案完整、真实与安全，使案卷管理做到严格程序，依法管理。通过让档案管理员提前介入价格认定过程，按照《价格认定档案管理办法》的要求，对价格认定文书资料的规范性、完整性、真实性进行认真检查。检查是否缺少工作程序单、市场调查记录、实物勘察记录等资料，从中及时发现问题并加以整改，把每份档案都制成规范化、标准化的案卷，让每一份价格认定档案都要经得起检验。

总之，各级价格认证部门要不断完善内部工作制度，规范工作流程，认真做好价格认定档案的规范化管理工作，满足案卷合法性、规范性标准，切实提高价格认定工作水平和案卷质量，确保价格认定档案完整、真实与安全，充分发挥价格认定档案在价格认定实践中的重要作用，更好地服务于社会和广大人民群众。

作者:于广源 单位:大安市价格认证中心