档案管理内容和方式的探索

1研究背景

本世纪以来，为回应数字时代的挑战，我国多个地方档案局（馆）先后建立电子文件中心的机构或项目，针对某行政区划内的机关电子文件，开展各种集中管理的实践，迅速吸引业内外人士的注意力，也引发了研究的聚焦，可以说电子文件中心的实践和研究高度互动、平行发展，形成了一个颇有特色和影响的领域。笔者于2013年4月7日选取中国期刊全文数据库（），以“电子文件中心”或“数字文件中心”为检索词，以主题为检索字段开展精确检索，共检索出174篇文献，其中“电子文件中心”命中文献168篇，“数字文件中心”命中文献6篇。电子文件中心是个固定的名词称谓，各地对其功能定位却并不一致，电子文件集中管理内容也有很大差异，或在查阅利用，或在长久保存，或在临时代管，或在系统建设，或在信息备份，形成一名多实的局面。在未有定论的情况下，电子文件中心实践仍在向纵深方向发展，以地方名称命名的各种电子文件中心“模式”纷纷出现并得以宣传推广。2010年，国家档案局行业标准“电子文件中心系统功能规范”正式立项，是时候统一电子文件中心的定位了。揭示我国电子文件中心问题背后的实质，而不是简单肯定或否定某一种模式，可以为相关问题的解决提供基础。

2研究方法

鉴于研究的目的在于发现我国各种电子文件中心理论和实践背后的规律性内容，故而本文采用历史回溯的方法。笔者以文献调研为主，以实地调研为辅，对我国电子文件中心实践和理论的发展过程进行梳理，通过对发展动力、发展阶段、研究过程的回溯，发现我国电子文件中心问题的实质，是档案界对于数字时代地方政府对档案集中管理方式的积极探索，探索的结果在于坚守和拓展，所谓坚守，是对档案永久保存职能的坚守，所谓拓展，是对除永久保存之外档案集中管理职能的尝试。

3我国电子文件中心的发展阶段

电子文件中心建设始于21世纪初，起初只是个别地方的探索性做法，经国家行政管理部门的大力推广和推动，短短十余年左右的时间，已在全国全面铺开，大致经历了起步、高潮、全面发展三个发展阶段。

3.1起步阶段

该阶段的时间跨度从21世纪初到2007年，标志性事件是有关地方开始出现名为“电子文件中心”的建设项目。尽管同类的实践项目早于2004年，比如2004年4月青岛市数字文件中心建设完成并正式投入运行，12月通过鉴定验收；[1]但是我国档案学界习惯于将2004年底江苏省常州市电子文件中心的启动视作我国电子文件中心建设的起点，随后带动了全国电子文件中心的快速发展。[2]2005年10月，第一个省级电子文件中心———安徽电子文件中心启动，[3]标志着电子文件中心建设范围由市及省。

3.2高潮阶段

该阶段的时间跨度从2007年到2009年，标志性事件是全国各地大规模涌现“电子文件中心”建设项目。2007年4月26日至27日，国家档案局在江苏、安徽两省召开了全国电子文件中心建设经验交流会。此次会议经中共中央办公厅批准召开，重点研究全国电子文件中心建设情况。与会代表实地考察了江苏省常州市、张家港市、江阴市和安徽省开展电子文件中心建设的情况，听取了天津、上海、江苏、安徽、山东、广东、四川、陕西等八个省、市档案部门开展电子文件中心建设的经验和做法。[4]参会的各地方档案部门回到当地之后，贯彻落实会议精神，开展本地电子文件中心建设。

3.3全面发展阶段

该阶段的时间跨度从2010年至今。2009年底，国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议的讲话中明确指出：“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。”[5]自此，电子文件中心建设已经成为各级综合档案馆的基本任务。

4电子文件中心的发展动力

是什么原因让一个新生事物在功能定位不统一的情况下，便以较大力度全面推开？我们认为有必要分析电子文件中心的发展动力。电子文件中心是我国特殊文件、档案管理背景下的产物，其诞生有三大动因：

4.1公开现行文件的需求

1998年深圳市档案馆以“文档资料中心”的设置首开现行文件服务，为档案部门担此职责积累了实践经验。[6]在政务信息公开的巨大推动力下，2004年底，全国千余家档案馆都已开展了此项服务。[7]信息时代，政府文件大多以电子形式产生、处理和。档案部门如果要成为政务信息公开的统一窗口，那么统一收集、管理政府机关的电子文件可以为之提供坚实的前提。

4.2集约化管理电子文件的需求

“IT黑洞”以鲜明、形象化的比喻告诉人们：信息化投入将是一个持续不断的过程，而如何提高产出将是隐匿在信息化华丽外衣下的严峻挑战。小而全的机关档案室，即便只是管理着纸质文档，人员、场所、经费等方面的投入，已经显现出与机构精简、政府效率提升大潮的不和谐之音。管理电子文件所需的软硬件购置、维护、升级的往复投入，放大了积存的不和谐。电子文件中心，只需一套软硬件设施和一班人马，便可完成原来四、五十家机关档案室的大部分工作，并可在积聚的文档信息的基础上进行种种增值开发与服务。集约是包括电子文件管理在内的所有信息化建设的必由之路。

4.3永久保存电子文件的压力

2006年8月5日，美国国家航空和航天局(NASA)宣布，记录人类首次登月的1.3万盘原始录像带遗失，并表示主要此前电视上人们看到的都是转化后的影响，比较模糊，而这次一时的原始录像具有高清晰度的画面，清晰地记录了阿波罗登月时的状况，如果丢失，损失无法估量。[8]这则社会新闻将电子文件的保存问题纳入了公众视线，使得普通公众认识到数字文件除了满足当下应用之需之外，尚对历史的延续、文明的传承干系重大。电子政务的发达，意味着政务活动对电子文件依赖程度增加，意味着政府管理社会事务的过程将以电子的方式记录并留存。21世纪，全世界的国家档案馆都将集中作为保存电子文件之道。由档案部门以其专业技能来抵御各种可能摧毁数字记忆的技术风险和非技术风险，将电子文件中心建成“电子记忆宫殿”，履行保存社会记忆的神圣职责。上述三股力量的合力作用下，电子文件中心现身于历史舞台，在我国文件中心的实践基础较为薄弱的情况下，特地为电子文件管理成立的电子文件中心，并非西方文件中心实践在电子环境下的简单照搬，而是一套兼具现行文件服务中心、文件中心、电子文件档案馆功能的复杂运作系统。

5电子文件中心功能定位的研究过程

正是肩负多重使命，各地对于电子文件中心的认识不一，实践做法五花八门。学者们对电子文件中心问题的关注，出发点和焦点在于其功能定位的设计和总结。通过梳理相关文献的发展脉络，我们发现我国电子文件中心功能定位研究过程具有如下几个方面的特点：

5.1以现行电子文件统一利用为起点

2003年，何嘉荪教授首先对具有中国特色的数字文件中心进行了概念设计，他认为以已经在各地兴起的现行文件阅览中心为基础，可以开始考虑在我国比较普遍地建立文件中心或数字文件中心，与国外半现行文件保管中心的对比，这种数字文件中心为立档单位暂时保管现行文件，并在此基础上实现利用服务，这个中心可以是数字档案馆的组成部分，也可以相对独立。[9]何教授务实地抓住了现行文件阅览中心的实践基础，然而他更多地从电子文件长期保存这一档案部门核心职能出发，考虑到电子文件进馆时日尚远，提供一种过渡性设计，现行文件服务只是其更容易为人接受的增值性服务。其思路在此后一些文献上得以继承和发展[10]，也为天津[11]、绍兴[12]等地所实践。随着江苏省部分城市电子文件中心的兴起，电子文件中心的理论探讨从概念设计走向功能确认。2005年，张照余教授连续四篇发文阐述电子文件中心问题，[13]掀起了电子文件中心研究热潮，张教授的论述并不涉及归档电子文件代管，而是突出强调了电子文件中心是现行电子文件的网上阅览室，基于这个功能定位，进一步明确了电子文件中心系统的功能，包括归档前电子文件的接收、审核、和保管（非档案化管理）等。借助于政府信息公开的东风，这种模式为常州[14]、张家港[15]、南宁[16]等许多地方的实践所落地，也为2007年全国电子文件中心建设经验交流会所推广，可以说是最为普及的电子文件中心定位。

5.2以电子文件集中式长久保存为核心

虽然档案部门以“现行文件利用”为电子文件中心建设的切入点，然而电子文件管理的实践者和研究者，仍然无法忘记电子时代档案部门长期保存文件的使命。2005年底安徽省电子文件中心以永久保存数字遗产为核心目标。而2006年之后的电子文件中心研究，也越来越重视电子文件长期保存。比如，胡杰继2005年和导师张照余教授共同提出“现行文件利用”的功能定位之后，在其2007年的硕士论文中对电子文件中心的功能进行了拓展，他认为电子政务环境下的电子文件中心还应该具备“归档”功能，是电子政务办公自动化系统到档案管理系统的中间环节。[17]虽说是中间环节，却也在一定程度上是对档案集中保管职能的回归。邵枫是我国首位总结多种而非构建一种地方政府电子文件中心建设模式的研究者，他总结了窗口式、备份式、归档式等三种模式。[18]其中窗口式的功能定位即现行文件的公开服务；备份式除了窗口的功能之外，还承担本级政务网上文本文件的备份任务。归档式除了前两种模式的功能之外，还是政务网各入网单位电子文件在线移交的统一通道，在形式上更接近一个“数字化档案馆”。在这三种模式中，他认为归档式对档案信息化的贡献最大。档案学者的天平进一步向长期保存倾斜。冯惠玲教授将研究视野扩大至所有综合档案馆开展的针对原生性电子文件的集中管理项目，而非单独针对“电子文件中心”，也更具有普遍的意义。同样基于功能，她总结了四种项目类型，分别是永久保管型、中转站型、现行文件查询服务型和备份型[19]。这四种模式相互排斥，她认为只有永久保存型才是综合档案馆开展电子文件集中管理项目的准确定位。冯教授也成为第一个旗帜鲜明地主张“永久保存”应当成为档案馆设立电子文件中心的宗旨，其总结和结论在较大范围内产生了影响，黄玉明[20]、于英香[21]、李明娟[22]、肖秋会[23]等人结合不同地方的实践，重申了永久保存电子文件是综合档案馆在数字时代的基本使命。赵屹则进一步指出，电子文件中心、数字档案馆是从不同角度对于同一新生事物命名所形成的不同名称的概念。两者的本质并没有区别，这两个概念理当保留其中一个，淘汰另一个。从字面上看，她更加认同电子文件中心这个概念。[24]至此，电子文件中心应集中地长久保存电子文件的呼声达到顶峰。

5.3以电子文件管理系统统一建设为新的发展点

2012年，梁凯基于杭州市电子文件中心建设的实践，提出了一种新的功能定位，即为政府机构提供统一、专业的电子文件管理系统（ERMS）应用服务。[25]各单位无需自行构建电子文件管理系统，电子文件中心负责提供统一规范的电子文件管理系统（该系统在实际应用的时候，可以只用来管理归档电子文件———作者注）。我们也可以将这种电子文件中心模式归纳为系统服务型。与中转站型不同的是，系统服务型中的系统仍然为各立档单位所有、所用，除了系统维护、存储等后台工作，电子文件的捕获、分类、鉴定、处置等前台业务工作，仍然由立档单位负责。也可以说，系统服务型将中转站型中立档单位和文件中心两个系统的功能合并，将立档单位、文件中心的文件归档、归档文件代管顺序衔接的职责分工变为了系统前台操作和系统后台维护同步进行的职责分工，是对中转站型的发展和升华。无独有偶，2012年夏天，笔者去青岛档案馆调研，发现该馆2003年建成使用的“数字文件中心”也有类似的功能，虽然在其介绍文献中没有将重点放在电子文件管理系统统一建设上，但是在“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”的背后，就是统一的“易初档案管理系统”。[26]我们再次反刍相关文献，发现以绍兴为代表的一些中转站型电子文件中心，各立档单位使用的也是统一的档案管理系统。这些现有的工作基础，将档案部门统一建设和维护ERMS的机会摆在我们面前。

6结

通过历史回溯，我们认为电子文件中心实践和研究现象背后的实质是我国地方政府数字档案集中管理内容和方式的积极探索。可以说电子文件中心是我国档案界抓住了历史机遇的一个概念，是一个包含了利益相关方博弈的概念，是一个集技术变革和机构变革于一身的概念，也是一个需要再次构建的概念。

6.1电子文件中心是我国地方档案部门抓住历史机遇创造的概念

21世纪初，按照当时的规定，电子文件同样要遵守实体档案在原单位保管二三十年后方才进馆的时限要求，而在系统不断变更的条件下，在原单位保存时间过长一方面加重了立档单位的负担，另一方面也加大了保管不利的风险。那么，档案馆是否坐等这二、三十年呢？希望有所作为的地方档案局馆不愿被动等待，于是利用电子政务建设的大平台，创造性地构建了电子文件中心这个概念，搭着现行文件公开、系统集约化建设，甚至是信息备份的快车，各自出招，各自占地，希望在数字时代有所作为，闯出一片天地。

6.2电子文件中心的不同定位反映了地方政府不同的档案集中管理内容和方式

不管档案部门如何拓展，开垦了多少新领域，其根本的立足点仍然在档案长久保存的法定职责。由档案局馆建设的电子文件中心，承担的是立档单位电子文件的集中管理，在具体的管理任务中，虽然备份、代管、利用都为特定环境所需要，但就合法性而言，进馆范围内的电子文件长期保存最为名正言顺，这个功能定位得到广泛的坚守、认同也不难理解。文件长期保存的质量受制于归档文件的管理质量，在纸质时代，档案局通过统一制度、统一规范等软性方式实现对进馆档案的质量控制。在数字时代，由于制度、规范最终要在系统中实现，以杭州、青岛为代表的地方档案部门，面向立档单位提供统一的电子文件管理系统，化软控制为硬控制，这样的举措不仅不违背档案集中保存的宗旨，而且有助于该宗旨的最终达成。“电子文件中心是什么？”的问题，其实可以理解为“哪些电子文件（档案）管理工作可以集中开展？”这样一来，我们的思路就不会受限于“电子文件中心”这个特定的称谓和概念，而对档案部门工作内容及其方式进行全方位的思考。我们认为，数字环境下，可以跨机构集中开展的工作，包括制度、系统、业务三个层次的工作，其中，制度建设和长期保存业务和纸质环境中的相关工作一致，系统建设则是新增的内容。可以集中建设的系统类型除了ERMS之外，还可能包括数字档案馆系统，即由上级档案馆统一建设数字档案馆系统，供其下级档案馆使用，这种IT集约化服务型的数字档案馆运行模式方式已经在2007年被设计出来，[27]该构思借助于云计算技术，在5年之后的北京市科委项目资助的北京市数字档案馆建设方案中得以清晰化。[28]

6.3需要对地方政府数字文件、档案集中管理机构、项目重新命名

2012年8月，国家档案局印发《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号），其第六条规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交”。[29]这表明电子文件中心建设当初文件移交年限不足的前提已经消失，是时候重新思考电子文件中心的发展了。我们认为，电子文件中心这一个名称满足地方政府数字文件、档案集中管理多元化的需要，应从名实相符的原则来设计、建设地方政府数字文件、档案集中管理的机构或项目。在使用电子文件中心的概念时，不宜违背文件中心的本意，否则不利于中外交流。中转站型的电子文件中心，并不一定由政府来建设，未来的中国也许会和西方国家一样，有商业性的文件中心发展电子文件代管、存储业务[30]。以电子文件长期保存为主要功能的项目可以明确称为“数字档案馆”，不必再以“电子文件中心”之名曲线救国。以电子文件管理系统集中建设为主要功能的机构或项目不妨称为“电子文件管理系统服务中心”。现行文件的利用，只有和归档文件利用相集成，才能彰显档案部门信息服务的长处。至于为其他系统中的信息作备份，由于偏离了档案主营业务，可能是个别地方的机会，不太可能全面铺开。

本文作者：刘越男