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学校内部控制与财务管理信息化探讨

摘要:学校的财务管理进行信息化建设对于学校的财务内部控制的规范化以及合法化是非常重要的。财务管理的信息化建设能够更加准确、全面的进行财务数据统计分析,从而生成财务信息,便于学校管理者做出更加准确的决策。财务管理信息化也会对学校内部的财务控制造成影响,使财务的内部控制工作具有一定的问题,所以学校一定要按照财务信息管理对于内部控制进行不断完善。

关键词:学校;内部控制;财务管理信息化

随着信息技术和计算机技术应用越来越广泛,学校的财务管理工作以及工作环境都出现了比较大的变化。同时随着市场化制度的广泛普及,财务管理也逐渐成为了学校管理的核心内容。信息化技术的应用对于财务工作的流程进行了很大程度的简化,提升了财务管理的工作效率。但同时也一定程度上改变了财务管理的环境,造成学校财务内部控制面临着较为严峻的考验。这就需要认真分析内部控制存在的全新问题,并找出在财务管理信息化环境下增强内部控制的相关对策,确保学校的财务正常发展。

一、学校财务管理信息化对于内部控制的影响

1.学校财务管理信息化对于内部控制方式的影响

在传统学校财务管理中,内部控制都是要将不相容的岗位以及职能进行分离来进行的。但是通过信息化的方式进行财务管理则是要充分利用互联网以及计算机将财务管理当中的所有组织机构形成为统一的整体,对于财务数据的整理分析也都是使用计算机来实现的,并不需要外部人工处理,或者只需要简单的人工处理。此种财务处理的方式相对较为集中,这就弱化了传统的组织控制作用,同时也造成了相应的工作流程发生了改变,出现了某些新环节,包括对于数据的收集处理、审核、计算机系统维护等等。所以财务管理的信息化改变了学校财务的内部控制方式。

2.内部控制范围以及重点内容的影响

学校通过信息化进行财务管理能够扩展内部控制的范围,同时内部控制的重点也在发生着变化。较为传统的会计内部控制重点关注在学校内部方面差错的防弊,但由于采用了信息化方式进行财务管理就会造成管理工作环节的增加,内部控制中也要将增加的环节归入到控制范围当中。正是因为增加了一定的环节,所以内部控制的重点内容也要顺应做出调整,要对原有重点内容(包括牵制、审核等内容)向着确保网络安全、会计信息控制、人机交互处理、原始数据输入以及计算机系统连接等方面进行转变。另外,随着信息技术的应用,信息传递的频率以及速度会增加,消除掉了信息沟通的壁垒,这就使得财务内部控制的范围有所增加,并不单单局限在学校的内部,这也在一定程度上增加了财务内部控制的难度。

3.针对内部控制技术的影响

财务管理的信息化实质上是将人工控制和程序化控制进行良好的结合,程序设计过程中的所有环节内容都要为财务审计提供必要的信息,所以就使得财务管理信息化建设过程中,要在保留人工控制方式的基础上增加计算机程序控制。总的来说,随着财务管理所采用的信息化程度不断提升,所采用程序进行控制的比率就会增加。4.对于内部控制环境的影响财务管理通过信息化建设首先就会更改会计机构的人员结构,使得会计部门人员不单单要包括较为传统的会计人员和财务人员,同时也要具有计算机系统的操作人员和系统维护人员。另外,随着会计处理范围的不断扩大,会计人员除了要完成最为基本的会计业务之外,也要继承管理方面和财务方面的相关功能。

二、财务管理信息化背景下学校内部控制所面临的问题

1.信息化建设和学校内部控制相适应问题

随着信息化技术在财务管理方面应用的深入,学校会计核算以及会计管理的环境都发生了非常大的变化,原有会计系统的内部控制机制无法满足现代财务管理信息化建设要求,所以学校的财务内部控制体系也要进行对应的变革,要建立起与之相适应的内部控制体系,这也是现阶段学校财务管理最为重要的问题之一。

2.学校的安全风险问题

学校在进行财务管理信息化建设之后,其内部控制的关键问题已经发生了本质上的变化,其内部控制的关键问题已经不再是有关证实相符、账证相符和账账相符的要求,而是转变成为了数据传输和网络的安全管理问题。但是数据的传输以及网络安全会面临非常多的外在因素威胁,这就给财务内部控制管理造成了非常大的困难,要想做好内部控制的难度会更大。3.内部控制风险方面的问题财务管理要采用信息技术也就具有了信息技术所有的开放性特点,这也体现了财务信息开放性的目的,从而为增强财务和其余方面有机联系提供了相应的技术支持,从而进一步推动财务管理发展,并且提升学校财务管理的效率以及质量。但是开放性的特点决定了其和别的部门接触几率增加,容易造成财务信息泄露。没有一种加密技术是绝对安全的,不法分子可通过相关技术漏洞进行会计信息窃取,从而造成内部控制失效。

三、增强学校财务内部控制的相关对策

在财务管理信息化实施的背景下,企业一定要按照财务信息化管理形成的新环境来进行内部控制升级,缓解会计信息系统风险,从而完成学校的战略目标以及相应的业务目标,促进学校的发展。

1.进行财务管理信息化系统的不断完善

第一方面要增强系统的设计控制。要选择合理的软件以及相应的供应商,最大程度上避免信息软件质量问题或者功能不完善等问题而造成不能达到学校财务管理的要求。例如信息系统为专门进行开发设计的,要从完善设计需求等方面进行控制,从而提升软件的质量。在确定好软件之后,还需要对软件采用非常谨慎的可靠性测试,从而及时准确的发现结构数据或者是程序结构方面存在的问题,防止给学校造成损失。第二方面要增强系统的安全控制。学校财务信息管理安全风险方面的因素包括系统技术水平以及管理方式等,其中系统技术水平可以利用设计以及试用阶段进行检测,从而及时的发现系统方面问题。在组织内部并没有建立起有关信息安全管理的制度,缺少安全方面的操作规范以及相应的控制标准和安全规章制度等,这就容易造成内部控制问题,从而导致学校信息被盗。第三方面是要增强管理控制。要将财务系统的管理和维护当成日常工作当中的重点内容来对待,主要包括的内容有:工作人员的分工、相关权限的设置以及审批、日常的运营维护管理工作等等,从而增强系统的安全控制,最大程度上发挥系统的有效性。

2.进行内部控制管理的不断完善

第一方面要不断完善内部控制的制度。主要包括的内容有:确定相关岗位职责、对于财务会计岗位和职责进行合理的设置,从而形成互相牵制和制约的岗位制度。要在内部制定并不断完善技术安全制度,通过制度进行系统管理规范化,从而缓解系统受到互联网安全的威胁。同时要建立起较为完善的档案管理制度,主要包括两方面内容,分别为纸质档案管理、电子信息档案管理等,确保档案的安全。第二方面是要建立并不断完善内部的监督制度。学校要从几个方面来加强控制制度,分别包括:会计信息的资源控制、组织管理和财务管理信息化制度、财务系统应用以及维护等,通过较为有效的内部监督审计制度来确保工作得到有效执行。

四、结束语

学校财务管理信息化的建设一定会对内部控制造成影响,所以学校要对内部控制的影响进行深入分析,提升内部控制水平,进一步促进内部控制目标的实现,从而提升学校的整体竞争力。

作者:张红梅 单位:邵阳市商业干部中等专业学校

参考文献:

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[2]陈应华,吴强.财务管理信息化与财务内部控制探究[J].中外企业家,2013,(33):28-29.

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