学校档案管理范文10篇

学校档案管理范文篇1

【关键词】学校档案管理；电力档案；应用

进入21世纪后，电子信息技术得到了巨大的发展，并且在社会各个领域都有着广泛的应用。许多学校对档案的管理依然使用着传统的管理模式，而电子档案的出现极大提高了档案管理工作的效率，并且可以用报表、图案、视频等方式全方位展示相关的数据信息。在现阶段学校的档案管理工作中扮演着极其重要的角色，下文阐述学校应用电子档案的必要性。

一、学校档案管理过程中应用电子档案的必要性

（一）顺应时展方向。现阶段我国信息化多媒体技术发展日新月异，在这样的时代背景下，学校已经充分应用这项技术，不但实现了多媒体教学、多媒体办公，而且正在推进信息档案电子管理化。采用信息化管理档案能够与现代信息化教育模式相匹配，更好地满足时代对学校提出的新要求。（二）促使学校制定正确的发展方针。对学校的运营来说，正确的决策直接影响到学校的长久发展。对于任何正确的方针都离不开数据的统计，所以在学校面对机遇和挑战的关键期，相关负责人能够根据科学合理的数据信息对学校的发展决策进行正确的调整，对学校的长久稳健发展起到促进作用。这些是学校实施电子信息档案管理的重要因素之一，使得各类档案信息能够实现快速分析判断，对有关领导作出关键决策提供有力的信息数据。

二、现阶段学校档案管理过程中出现的问题

（一）档案信息管理任务量过大。在一些人数较多的学校中，每个学年需要更改的数据信息有很多，比如学生的升学信息、转校信息、新生入学信息等，在信息管理的过程中存在着各种人为或非人为的不利因素，导致了整个档案更新管理过程任务量过大，并且档案管理过程十分繁琐，需要学校投入大量的人力物力资源进行管理。（二）提升电子档案信息化管理水平。电子档案作为一种高效率的档案管理模式，很多学校并没有充分利用电子档案管理模式中的优势作用。在大部分学校的档案管理工作中，还是采用纸质档案为主的管理方式，只是在档案索引、档案编号备案等方面使用了电子档案的功能。与电子档案应用在档案管理的初衷相违背，这种传统的档案管理模式难以满足实际要求，并且在许多学校对电子档案的应用处于初级阶段，存在工作人员不能熟练操作档案管理业务，并且没有采用专业技术人员进行对应的档案操作，这些问题的出现导致了电子档案在学校的档案管理应用过程中没能发挥出最大的功效。（三）电子档案管理工作操作水平层次不齐。由于不同学校的实际情况不同，存在一些学校由于硬件设备等问题无法将电子档案操作工作落在实处，这就导致了电子档案的管理规章制度和管理标准难以实现统一水平。所以存在不同学校之间的电子档案管理规章制度标准参差不齐、甚至有的条款相互违背。所以现阶段如何制定统一合理的电子档案管理制度迫在眉睫。

三、学校档案管理工作中电子档案的应用

上文已经对现阶段学校档案管理过程中出现的问题进行了详细的分析，可以看出现阶段学校档案管理过程中存在三个方面的问题：档案信息管理任务量过大，提升电子档案信息化管理水平、电子档案管理工作操作水平层次不齐。其中电子档案管理工作操作水平层次不齐这个问题较为严重。根据上文分析的问题以及在实际档案管理过程中面临的问题给出以下几个方面行之有效的建议。（一）强化电子档案的安全性。在实际工作过程中，借助网络对档案信息传递的过程中存在安全性的问题，对于档案信息安全要时刻重视起来，采用技术手段和人为力量相结合保障数据的安全。主要有如下几种手段：对电脑软件进行按时杀毒、及时更新和维护软件、对于网络服务器进行定时更换，避免长期使用一个网络服务器进行数据传输工作。同时学校应该招聘相应的网络安全人员，对不同年份的文件和档案进行定时检查和备份，对于一些重要的档案要做到重点备份。采用多种技术手段和管理方法，保证数据的安全，将文档信息传输过程中可能遇到的风险降到最低。（二）完善管理制度。工作中首先要保证工作人员的业务水平能够满足档案管理的要求，并且有着良好的职业操守。定期开展工作人员的技能管理培训，使得工作人员的管理技能不断提升。在管理电子档案的过程中，需要建立科学合理的管理制度，根据学校的不同情况，做到具体问题具体分析，不能教条主义，保证整个管理制度构建的标准合理。（三）提升服务水平。学校的档案管理人员，在工作中要注重信息的收集、加工、处理的过程，结合现代信息技术对信息资源进行科学处理。并且在保障安全的情况下进行信息共享。提升服务水平，可以有利于学校档案的管理工作顺利开展，对学校的整体管理工作也起到促进作用。科学的管理服务体系，能够为师生提供各种所需要的服务。

四、总结

总而言之，随着时代的发展，学校的档案管理工作转化为电子档案管理是时代所趋，在电子档案的管理过程中依然存在许多问题，相关部门的研究人员要不断优化管理模式，制定更加完善的管理制度，让电子档案技术更好地服务于校园工作。

【参考文献】

[1]秦凤萍.学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].兰台世界,2016(24):69-71.

[2]路慧泽,戴娜.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].价值工程,2017(14):196-197.

学校档案管理范文篇2

一、学校人事档案管理模式存在的主要问题

现阶段，国家人事档案管理体制存在诸多有待改革和改进的地方，一是多头管理，存在着严重的分散性，隶属混乱，参加主管人事档案的部门有组织、人事、劳动、民政等，兼管人事档案的部门还有教育、医疗卫生等部门。二是管理体系上仍为传统干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。三是管理模式上实行封闭式管理，从维护人事档案真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，人事档案不对本人开放，多数公民难以接触到人事档案，人事档案的利用效益非常低。学校人事档案作为一种信息源，在学校人才管理中有着它的特殊作用。学校的人事档案管理由于受国家人事档案管理的传统观念及其他诸多因素影响，其管理模式也相应存在以下几个主要问题：

一是学校人事档案内容信息量少。

学校人事档案包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、职务职称工资材料等十大类材料，内容信息量小、实用性较差，不能适应现阶段人才开发的要求。反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容较多，反映个人工资变动、职称评聘、党团组织的材料比较齐全，而反映个人的德才表现、政绩才能、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、技术专长、心理素质等个性特点的内容更微乎其微，因此人事档案在利用时，只能提供一些肤浅的人才情况，满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。

二是学校人事档案管理分散化和非专业化。

体现在各个学校没有统一由上级主管部门进行人事档案集中管理，各个学校还通常根据各管理部门职能的不同，将教师的有关材料分散在几个部门管理。例如，教务部门管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部门管理反映教师教材开发、、教科研立项的科研档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩、薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏，而且造成人事管理体制的混乱，并且破坏了人事档案的完整性。

三是学校人事档案管理方法落后、手段陈旧。

目前很多学校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。四是学校人事档案管理投入不足。体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求，如档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。人事档案信息化、现代化水平不高。另外，人员配备不足，档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致学校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。五是学校人事档案过度实行内向型、封闭式的模式。受国家人事档案管理政策限制，由于保密观念的束缚，学校很难对人事档案进行信息开发，更谈不上与其他单位实现人才信息的“互通有无”。

二、如何建立适应现代学校管理要求的人事档案管理体制

我们应该从具有个性的人事档案材料入手，加大学校人事档案管理投入，建立一支高素质的管理队伍，努力提高人事档案材料的质量。同时，要紧紧抓住学校人事档案管理的难点问题，改分散多头管理为集中统一管理，建设区域性人事档案管理中心，加快学校人事档案信息化建设，建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放，争取早日建立起适应现代学校管理要求的人事档案管理体制，为人才开发提供更有价值的信息，让人事档案更好地服务社会。

一是建立具有个性的学校人事档案材料。针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。以教师档案为例，应补充的材料包括:(l)教师登记表，可反映教师专业方面的基本情况。(2)教师教育教学情况资料，可反映出教师的教育教学态度和水平以及教育教学工作量。(3)科学研究和学术活动情况资料，可反映出教师的学术水平、学术地位和学术研究的历史。(4)业务进修情况资料，可反映出教师继续教育的状况。(5)获奖和荣誉情况，可反映出教师在社会和学术界的影响和地位。如果教师档案在原有人事档案的基础上，能及时地补充上述材料，就能较全面地、动态地反映教师的教学、科研水平，它有助于学校开展定量化、科学化工作，有助于师资队伍建设工作的科学决策，有助于提高教师评价的客观性和公正性，有助于形成高校管理者对教师评价的延续性，有助于在教师中形成良好的竞争激励机制。

学校档案管理范文篇3

【关键词】中专学校；学籍档案；管理工作；规范；优化；探索

学籍档案主要两大块：一是教育教学档案，包括对学生进行德、智、体、美、劳教育过程中的各类教材、教学计划、课程表，教育活动、教学计划、方案、报告、总结，各类试卷、历次考试成绩、各种报表，以及历届毕业生名册、学籍管理材料等；二是学生档案，综合反映学生在校期间发展情况，主要包括学籍卡、学年评估：思想品德考核表、体育登记表、健康卡、学期成绩、毕业自我鉴定、奖惩情况以及纪律表现、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表。在学校，学籍档案比较客观的记录了学生的成长过程，管理学籍档案，也是中专学校教育管理中，十分重要的工作内容。只有不断的规范学籍档案，结合实际情况，对其进行优化，才能够有效的保障中专学校教育管理工作的质量，为学生上高校打下良好的教育基础，从而为我国培养更多的优秀人才。现在我国的中专学校在开展教学管理的时候，基本都是使用学分制。因此，一定要合理的优化以往的中专学校学籍档案管理内容，及时优化管理模式，探索促进中专学校教育工作的顺利开展。

1中专学校的学籍档案管理工作所包含的内容

何为学籍档案？也就是学生们从入学的第一天开始到学业结束的最后一天，整个学习过程中，由考核和管理所开展的各种活动的客观记录，也是现在我国中专学校在学习过程中，做好档案管理工作的重要内容。其主要包括的有：招生的信息，学籍的信息，学习过程的信息，考试成绩的信息，以及毕业的信息。对学生的学习情况，学习成绩，奖惩状况，特长专业，学习能力，个人特征等都有着较为详细的记录。第一，招生的信息。其主要指的是，学生从初中迈入中专学校这个过程中的相关记录。主要有：招生计划，招生简章，招生的文件，相关的专业，建立学生档案。第二，学籍的信息。这里指的是狭义的学籍档案，也就是初中生进入中专学校之后，转换成为了中职学生的身份，所产生的相关信息。主要有：新生来校报到的信息，所在的年级，所在的班级，性别，学号，身份证件；学生客观存在的有关材料或者奖励等；学生的登记表，也就是学生在校期间的学籍卡；学生的变更材料以及学籍的注册等。第三，考试的信息。指的是学生在校期间，所参加的各类考试科目，考试的形式，考试的具体安排，考试的成绩，重修，补考等记录。第四，学习过程中的信息。其主要有：课程的具体安排，各科教师的名单，教学计划，学生的选课信息，选修课的成绩，毕业设计，实践活动，辅修课程等。这一信息，对学生学习水平和质量的评价起着十分关键的作用。第五，毕业的信息。其主要有：学生毕业时的资格审查，毕业证的发放以及登记等。

2在中专学校开展学分制，对学籍档案管理工作所带来的重要影响

学分制，也就是将学生的课程学习，划分为具体的学分，来对学生进行考察。以学生的选课为主要内容，在学习的过程中，学生只要完成了所规定的学分，就能够向学校办理毕业申请。开展学分制，中专学生能够建立自己的兴趣爱好、特长、发展方向的基础上，更加自由的选择课程。即便是身在一个班级，学生们也不必拘泥于统一的课堂，学生的学制和课程都更加的灵活。随着学分制的普遍运用，使得学校的学籍档案管理工作或多或少的都受到了影响。2.1以课程的管理为主进行教学管理，为规范与优化学籍档案管理工作打下良好基础以往的中专学校教育管理之中，大多都是运用学年制，按照比较统一的教学要求和培养规范来管理学生。也就是说，只要属于相同专业，相同班级的学生，他们的学制就是一模一样的。大家使用统一的课程表，在统一的教室听同一个老师来授课，管理形式环环相扣，班级有班主任管，班主任有学生科管，学生科有学校管，在管理学籍档案时，一般以班级为单位，记录一个班级里面的学生信息，学生的学籍存放，学籍登记，课程的安排，考试的成绩等。中专学校运用学分制之后，学生们能够更加自由的选择课程。有的学校就曾经对学分制管理，作出以下几点规定：第一，学生能够自由的进行学习进度的安排，可以延迟或者提前修读课程；第二，学生能够自由的进行课程层次的选择；第三，学生能够自由的进行听课方式的选择。所以，随着学分制的广泛使用，原先的班级观念已经慢慢的开始淡化，从原先的班级管理开始逐步转为流动管理，而原本的学籍档案管理工作，已经无法适应学分制下的管理需求。所以，在管理学籍档案时，一定要实现观念的转变，注重初始资料的收集录入与电子化管理。2.2开展个性化管理，对规范与优化学习档案管理起着关键作用学分制是近几年来，比较先进的一种管理制度。其特征就是：以学生为核心，尊重学生们的身心特点和个性发展。在中专学校使用学分制，让学生们能够更加自由的选择学习科目、上课时间、任课教师以及学习的进度等，学习具有高度的灵活性与弹性。比如说：学校的选课制度，每一个学期，学生都可以根据自己的喜好或者学习计划等，自由的进行选课，即便是身处同一个班级，学生们所选择的课程也有不同的。而原本的班级课程表，显然已经不再被需要了。每一个学生都有属于自己的那一份课程表。而且，学生们因为所选择的科目不同，那么相应的考试内容、考试地点、考试时间也有差别。原先的中专学校考试一般都是以学期为单位，逐一班级登记考试成绩，登记工作明显有了难度。而学分制所具有的灵活性，使得就算是相同年级的学生，也不一定会在统一的时间毕业。有的学校就作出规定：学生只要完成规定的学分，那么就可以申请毕业。学分制教学管理模式，因人而异，千差万别，尊重了学生的主体地位，符合个性化管理。2.3进行科学管理，是规范与优化学籍档案管理的主要手段学籍档案能够有效的体现学生们的学习过程和教师的教学过程，所以，一定程度上，学籍档案和教学档案也有交叉性。另外，档案本身具有服务性，因此，学籍档案必须要满足学生们随时查询的需求。原先在管理学籍档案时，学校一般都是进行实体管理，档案工作人员要消耗很多的时间，用来搜集、保管、整理和移交相应的原始资料，内容多样，工作繁琐。中专学校使用学分制后，学生们能够自由的进行选课，考试，重修等，这些都和原先的班级模式大相径庭，提高了教学管理的复杂程度和难度。所以，中专学校一定要对学生的学籍档案管理手段和方法进行有效的创新和改革，促进学籍档案管理的优化和规范。

3中专学校学籍档案管理规范与优化的主要策略

随着信息技术的不断发展，笔者认为，中专学校可以借助电子信息技术的优势管理学籍档案，建立详细的档案信息库，从而进一步的优化学籍档案管理工作。3.1建立详细的管理人员操作平台学籍档案的管理人员，主要的管理功能有：学籍管理、选课与教学安排，学生成绩以及毕业管理等。第一，狭义的学籍管理，主要有：学生的学籍变更与注册，学生的主要信息等，具体划分为对学籍档案信息进行建立与维护，学期注册等。对学籍档案进行建立主要包括，将学生的主要信息进行记录，记录入学时间，新生的年级、班级进行设置，记录新生的信息状况，生成学号，记录学生的奖惩情况，对学生个人信息进行增改。学期注册，也就是对学生每个学期的报到情况和注册进行记录。学籍档案一般有两个主要功能，一是能够分析和统计各类数据；二是能够生成档案，学生证，打印学籍卡等。教学安排和选课。管理人员要对学期的开课计划进行设置，安排相应的上课考试，分配相应的教室和教学时间，并让学生自由的选择课程。第二，学生成绩。教务处要根据实际情况，安排好成绩录入的具体时间和相应的参数，根据不同的学科，让任课老师输入学生的考试成绩，最终生成成绩表。第三，毕业办理。根据学校的毕业规定，审核每个毕业生的实际情况，形成毕业生花名册，就业花名册等。3.2提供学生全面的操作平台要尊重学生，以学生的个人意志为主体，给学生提供科学全面的操作平台，让学生能够更加自由的选择科目，促进学生的个性化发展。首先，要提供丰富的选择功能。学生能够自由的操作该平台，其次，提供全面的查询功能。学生能够在平台上及时的查询到想要的信息，包括课程安排、单科学分、学业目标、考试成绩、奖励等；最后，提供合理的参考交流功能。学生能够通过该平台，自由的抒发自己的意见，对教学水平进行及时的反馈和评价。3.3建立科学的教师平台在课堂教学的过程中，教师占据着重要的作用，教师的教学质量和教学态度，直接决定了整堂课的教学水平，影响着学生们的学习成绩。建立科学的教师平台，让教师能够对学校的科研、教学动态进行及时的了解，更加客观的接受学生们的建议和评价。另外，教师还要通过该平台，输入学生们的考试成绩，方便学生们的查询。

4结束语

在中专学校的教育管理中，学籍档案的管理是十分重要的组成内容，一方面，学校要利用电子信息技术，实现档案管理的数字化，另一方面，还要保管好实体材料，保障学籍档案的真实性和客观性。对学籍档案要进行维护保养、防霉、防虫、防火工作，

【参考文献】

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［4］吴学慧.对搞好高校学籍档案管理工作的思考[J].才智,2018,(11):126.

［5］高秀娟.信息时代下高校学籍档案管理模式的不足及创新研究[J].卷宗,2018,(16):91-92.

学校档案管理范文篇4

1.教学档案形成的全面系统性。不仅包括教师自身形成的材料，如教学日历、教案、教学任务书、奖状等，而且包括由此产生的一系列资料，如学生的听课记录、教学评估、研究结果等。要将这些教学档案资料进行科学整理、分类、归档、标示和管理，是一项非常艰巨的系统工程。

2.教学档案收集的全程动态性。教学档案资料是围绕教学任务而产生的，如教学日历、教案、教学任务书、听课记录、学生对教师的反映、科研论文等，这些都是教师在教学活动中每一个环节的真实记录。建立教学档案就必须全程跟踪，动向收集。

3.教学档案整理的学科专业性。除了学生工作有一定的共性外，学校教学档案的专业性都比较强，在人才培养过程中，需要按照不同的专业特色实施教学，各种教学活动存在很大的差异性，因此，不同学校的教学档案的整理具有很强的学科专业特性。

4.教学档案载体的形式多样性。各个学校教学活动的形式多种多样，有课堂教学、课外教学、课内实验、校内实训、校外实习、野外考查、社会调研等。不同的教学活动所产生的原始材料的形式也是多样的，有纸质材料、照片、光盘、标本、样本等，这种多样性档案原始材料，可以真实确切地反映多样性教学活动的面貌，更能体现档案的作用和价值。

二、学校教学档案的归档范围

1.上级机关和本学校的有关收发文，包括上级部门文件、学校下发文件和业务主管部门文件等。

2.人才培养、教学计划、教学大纲、教学日历、教学文件、教材、毕业论文、毕业设计任务书、开题报告、多媒体课件、学术交流、特殊报告、研究生入学复试试卷、面试记录等。

3.实验报告、实习笔记、学生选课、参加各种国家考试报名的相关材料、教师停调课申请、学生试卷等。

4.学籍档案、学生花名册、学生课表、学生原始成绩单、教师任课一览表、学科申报材料、学位点申报材料、教材使用情况记录、专业建设、申报新专业的有关材料、典型教案、试讲记录、听课记录等。

5.各种教学奖励申报材料、学科建设、专业建设、教学评估材料、科学研究立项、科研报告、成果鉴定等。

三、加强学校教学档案管理工作的措施

1.加大重视力度，强化档案管理意识。学校教学档案管理工作是高校重要的基础性工作，各学校要积极宣传，认真学习国家有关档案法规，不断增强档案意识。首先，各学校相关领导应高度重视教学档案的建设，把教学档案工作纳入学校教学工作计划，加大投入，改善教学档案保管条件，及时研究和解决教学档案工作中存在的问题；其次，负责教学档案管理工作的专兼职档案人员，要认真做好本部门文件材料收集、整理、立卷、归档工作，并保证案卷质量，把教学档案管理和建设工作落实在平时的教学管理工作之中，提高教学档案管理水平；再次，教职员工要积极了解有关教学档案的各方面知识，强化档案意识，做好教学档案的建立和利用，为教学管理服务打下良好的思想意识基础。

2.从德能勤绩四个方面，规范教学档案内容。建立学校教师教学档案应该是有选择性的，学校教师考核办法规定，聘请、任命教师必须从德、能、勤、绩四个方面来考核。因此，教师教学档案的内容也要围绕这四个方面来确定，并结合教学实际来确定，以规范教师教学档案内容。德，主要是指教师的思想品德、政治觉悟、职业道德、工作态度等方面的表现。对有违反法律法规、组织纪律和学校规章制度等情况的，也要实事求是地记载。能，主要指文化知识、专业水平和教育教学能力等，包括个人简历、学历学位复印件，任职资格、专业技术职务与教学任务下达表及完成的工作量等。勤，主要是指教师的国内外进修、考查、讲学及参加学术活动情况，刻苦钻研精神、尽责尽职情况和完成学校分配的教学任务，以及出勤考核记录等情况。绩，主要包括教学改革、科学研究的成果，国内外公开发表的论著、译著、教材、论文、资料汇编及参加各级课题的任务书，考评结果、奖惩情况，以及教学效果情况。

3.加强信息化建设，提高教学档案科学管理水平。在当今信息化时代里，如果教学档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上，是适应不了新形势发展需要的。随着办公自动化的普及，学校的档案管理者要充分利用教学档案管理的丰富性、教育性、综合性等优势，加强教学档案的管理工作，逐步实现教学档案管理和开发利用的数字化、网络化，利用统一的网络平台整合教学档案信息资源，使教学档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、合理的网络信息系统，最大限度地实现教学档案信息资源共享。

学校档案管理范文篇5

【关键词】档案管理；规范化；思路

随着互联网的普及，学校档案管理工作也实现了质的飞跃。因此要逐步淘汰了传统人工管理办法，实现档案管理的数字化。提高档案时效性对未来教育事业改革、建设发展具有重要意义。

一、新时期新形势下学校档案管理的重要性

1.学校档案是学校发展的主要见证者。学校成立之初，档案记录就伴随着产生了，它见证了一个学校的发展创新和壮大的整体过程，它记载了学校基本的正常职能活动，可以管窥到学校的管理方式的变迁、文化氛围、教学水平等特征。2.学校档案是顺应时展风向标。当前社会信息化多媒体技术发展日新月异，在这样时代背景下，就要推进信息档案的智能化管理。采用信息化档案管理变得更迅捷更方便，与办学规模相辅相成，将更好的满足新时代对学校提出的要求。3.学校档案对学校发展能提供关键的决策信息。十年树木百年树人，良好声誉的学校可持续发展离不开正确决策。正确的方针政策离不开数据统计，所以在学校面临发展机遇关键期，相关责任人通过各类档案信息进行政策调整。可根据科学统计数据档案信息快速分析判断，对关键决策提供信息数据，这对学校发展将发挥重要作用。

二、新时期新形势下学校档案管理工作存在的问题

从目前掌握的情况看，部分学校在档案管理方面存在一些问题，这制约了学校的发展。1.学校档案管理意识薄弱，方式简单粗放。档案管理工作是促进学校发展的主要工作，其中管理水平对于学校教学质量有着直接的影响。它是一项严谨细致工作。龙兆佛在《档案管理法》就说：“尽可能谋适合一般人士之习惯，而又不失完整严密之科学精神为原则。”[1]但现在，一部分教职员工对档案管理工作不屑一顾，认为管理工作属于低端工作，没必要较真，工作粗放单一，认为只要资料保管好，应付好检查即可，对档案工作对学校的重要性认识不够。2.管理制度不健全。管理人员业务素质参差不齐。很多学校的通病是档案管理制度不健全，从一定程度上限制了档案管理工作的正常开展。很多学校对档案管理员缺乏必要培训，还是老教职员工带领新人办法，部分管理人员从其他岗位转来，还有兼职负责或年龄偏大的老教工担任。有的虽有丰富教学经验，但对档案管理却是门外汉，只能做些简单的档案保存、看护等基本功能，工作没有前瞻性和持续性，严重制约学校档案管理工作。3.档案管理工作信息化水平亟待提升。在互联网普及形势下，信息化技术在档案管理工作中逐渐取代了传统工作方式。当然，凡事要有渐进过程，传统理念、资金不足、人才短缺等现实问题刻不容缓，学校档案管理工作信息化建设受到阻滞。信息化阶段还要有新老观念交替，逐步淘汰适应过程。实现真正意义信息化建设，就需要配置完善的软硬件配套设置，这是建设档案信息化建设的首要标准。另外相关设备和软件价格昂贵，学校资金缺乏问题，管理人员信息化水平有待培训。都是制约学校档案管理信息化建设的主要因素。

三、新时期加强学校档案管理工作的策略

1.重视学校档案管理工作。信息化的档案管理具有安全、保密性高，技术先进、兼容性和可扩展性强的特点，能够大大提高档案管理工作效率和质量，是未来档案管理工作的主要发展趋势。[2]对于学校相关领导而言，要深刻认识到学校档案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性为原则，科学配置管理任务，提高学校人力、物力等资源利用率。从学校的实际情况出发，逐步使档案管理信息化达到最佳状态，使学校的档案管理工作得到更加完善。2.完善基础设施建设。学校档案信息化建设离不开良好的基础设施建设。为此学校要加强档案基础建设的投入力度，配备相关硬件设备，同时还要专人负责档案管理系统软件检测，处理不同硬件平台和操作系统运行，衔接其它数据库系统数据交换链接。在完善基础设施中，重要是加强档案数据管理自动化和智能化系统建设，这样，计算机在智能监控调配系统运作下自动运转，既优化环境又降低人为错误操作和风险，还能减轻管理人员工作量，提高工作效率。促进学校档案管理工作迈上新的台阶。3.构建信息化档案管理规范化工作流程。档案管理工作的信息化建设是适应时展的新趋势，档案信息作为原生资源，其重要性正逐步凸显。但要规范化制度化，具体应包括：（1）档案整理与规类。定期为纸质档案需要转化为数字化档案进行归类、整理。包括文字档案、声像档案、照片档案等。（2）建立目录库。将纸质档案建立纲目，分类划分录入系统。这些数据把包括建目时间、存放柜号、文件号、页数、存放类型、保存期限等。（3）数据备份。防止系统出现断电、或操作失误导致故障致使数据丢失，而将全部或局部数据集合从应用主机硬盘或列阵复制到其他存储介质。（4）数据校验。逐条检查每个案卷目录下扫描文件，是否打开正常，页数、目录和扫描文件是否一致等。这样，规范化档案管理流程将使信息录入、检索和查找更迅速、更便捷、更高效，使档案收集、整理、移交、接收、保管、使用有规可依，有据可查，实现了档案管理业务质的飞跃。

参考文献：

[1]张立云.学校档案管理与工作效率的提高探讨[J].经营管理者,2015,(31):332.

学校档案管理范文篇6

论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏，素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。

2．加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备，搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).

[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.

[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.

学校档案管理范文篇7

关键词：档案管理；问题研究；对策分析

结合当前学校档案管理的现实状况来分析，整体呈现出一种向好向上的态势，但是其中依然有很多问题亟待商榷与研究，其中个别问题非常突出。主要有：第一是如何基于学校档案管理工作的开展，有效培养档案管理专业人才队伍，提升人才建设和发展的标准，实现后续档案管理工作的有序开展；第二是如何结合档案管理工作的开展构建科学的发展思路与应用措施，实现对档案管理的进一步创新，为后续的发展奠定基础；第三是如何基于档案管理工作的开展提升工作人员的认知与素养，丰富工作人员的管理理论与实践技能，保证档案管理工作的有序开展与深入贯彻落实。

一、现阶段学校档案管理的发展趋势

对我国学校档案管理工作的开展现状来分析，在未来的档案管理工作开展中，务必要构建起一套行之有效的管理方案与管理办法，在这一背景下重点提升档案管理的效率与整体质量。通过这一思路的应用，能够为后续的档案管理工作做有效的支撑与保障。在此，主要的发展趋势存在有三个方面：第一，需要结合学校档案管理人才队伍的建设和发展效能，对人才队伍进行全面的深化改革与发展，利用培训与教育体系的构建提升人才队伍的专业技能与个人素养，为人才发展开辟全新的道路；第二，需要结合档案管理工作的开展构建符合时展与学校自身发展的具体思路与应用方法，结合现有的工作制度、管理模式、应用措施等，制定符合学校档案管理现实需求的管理办法。这样可以突出对管理项目的创新、发展、延续与纠正，逐步满足学校未来的档案管理与建设需求；第三，需要结合当前档案管理工作的开展设计相应的档案管理部门，发挥职能机构的作用，应用职能机构的发展对未来档案管理工作的有序开展奠定扎实的基础。这样能够确保档案管理制度的有效建设、管理方法的深度落实、管理体系的全面构建以及管理思路与管理科学性的进一步升级和优化。

二、学校档案工作的重要性

（一）从学校层面来讲，档案的如实记录，对学校的规划发展有着重要的历史意义，学校在做出各项决策的时候需要借助档案的记录，对学校的规划、学校的计划做出比较正确的抉择，学校对档案管理的投入、各项设备的资助，以及对人员的培训，直接影响着档案管理的水平，档案虽然看起来是一些死板的书籍纸张记录，但是却是记录着鲜活的历史，鉴于档案管理的重要性，学校需要重视档案馆的建设，坚持与时俱进，加强档案馆的管理做好档案管理工作，不断适应档案管理工作的新形势。

（二）从借阅者角度来讲，档案的所有记录对借阅者所需要的各项研究有着重要的意义，学校专业的不同，借阅人不同的文件需要，都可以在档案管理找到所需要的资料，档案馆里记录着方方面面的历史，对研究者来说，把握好之前的历史资料，从过去的资料中与前人进行沟通，得出历史规律，如实地反映历史各个阶段的同类现象，从纵向的角度梳理脉络，为读者呈现比较系统的历史记录，这就要求档案的归档、存放需要按照档案管理的要求进行，以便于查档的人员方便快捷地拿到自己所需要的材料，鉴于资料的重要性，也要求档案馆在硬件方面做出相应的改善，关心和支持档案管理工作，投入必要的资金支持和精力配置设备，保证档案在管理过程中的安全，尽可能地将档案的损耗降到最低，让死的档案服务于更多有意义的事情。

三、学校档案管理存在的主要问题

（一）档案管理专业人才队伍建设有失偏颇。由于档案管理人员的个人素养参差不齐，导致学校档案管理工作的开展存在一定的问题与疏漏，且管理人员对于如何正确应用既定的管理思路、管理办法与管理模式也无法做到全面的掌握。这一问题的蔓延与发展，直接导致学校档案管理工作的开展无法支撑教育教学体系的高效发展和建设。

（二）档案管理思路和策略性创新能力不足。学校对于如何提升学校档案管理工作的开展质量与开展效率，如何促进档案管理工作人员的个人素养与综合品质，却存在较大的疏漏与短板。上述问题直接导致了学校档案管理工作开展中，相关工作人员对于档案管理的具体思路、具体方法与创新能力无法得到有效的延续与发展，削弱了档案管理的重要性，降低了档案管理的质量。

（三）档案管理工作开展松懈导致认知低下。由于学校、教师、学生以及档案管理人员对于这一工作的开展关注程度较低，造成了学校档案管理工作的整体质量无法得到有效的提升和发展。学校所有的资金、教师所有的精力、教研组所有的注意力都集中在如何提升高考升学率、促进学生学习水平上，进而导致学校档案管理工作的开展被“冷落”。由于思想的松懈与责任意识的下降，档案管理人员对个人工作的岗位以及工作的态度也会发生转变，逐渐放松态度，敷衍了事，失去工作动力。

四、学校档案管理的有效策略

（一）思路方法的创造和创新，满足学校未来发展。学校档案管理工作的开展需要结合学校的自身发展效能与未来发展方向做相应的思考和研究，在这一背景下创设符合学校发展需求的档案管理模式，制定相关方案，并按照规章制度有效贯彻与落实。而且需要基于档案管理思路和管理方法的创新与应用，提升档案管理的服务效能，促进档案管理工作人员的服务意识。学校需要对这一工作项目进行严格的控制与把控，实现对档案管理工作的精准化定位，分析学校的自身发展状况以及学校的未来发展趋势，制定符合学校发展的档案管理体系与结构。为需求全新的档案管理方法，学校需要鼓励档案管理人员对管理的具体方法和思路进行创新，对传统档案管理方法的优化，制定符合电子档案管理的具体办法，实践对电子档案的有效统管，保证对传统管理模式优势的撷取与融合。

（二）机构的监督和应用，强制实现管理升级。在档案管理工作开展的过程中，学校需要构建相应的管理与监督机构，以此提升档案管理的整体效能，促进档案管理的质量。而且需要学校与监督管理人员结合档案管理的需求正确的设计监督方法与制度，将之有效的落实和应用起来，为后续的管理工作深度开展与监督效能稳定提升提供支撑与保障。通过对管理人员的确定、管理范围的确定、管理项目的确定，提升问责制度的应用效率，体现问责制度的应用质量。同时还需要端正监督管理的态度，应用公开化、透明化、正规化的方法实现对管理工作的有序开展。除此之外，还需要结合教务工作管理、教学工作管理、教研工作管理、人员档案管理、财务档案管理以及后勤档案管理等多方面的管理内容做相应的区分。

（三）加快人才队伍的建设和发展，开辟人才应用渠道。在档案管理工作中，学校需要对档案管理工作人员进行个人素养的提升与发展，应用精准培训的方法，通过定岗定位的措施，有效的深化工作人员的业务水平与业务能力。借助该方法，档案管理的整体效能会在人员素养的提升与发展背景下得到有效的建设，未来的发展效率与管理质量也会得到持续进步，同时还能够为将来的档案管理人才队伍建设和人才收纳渠道做有效的拓展与延伸。结合人才队伍的建设与发展对档案管理工作进行深入的研究和思考，根据档案管理的现实问题制定相应的人才培训方案与办法，有序的推进后续工作开展和运行。同时，还需要基于档案管理做人员的定期培训工作，鼓励相关工作人员学习最新的档案管理方法，了解最新的档案管理事务等。这样，后续的档案管理工作开展将得到人才队伍发展与建设的支撑和保障，对人才的培训方法、应用方法与拓展方法也会实现进一步的强化与建设。档案管理工作的开展能够为教育教学体系的深入发展和建设提供全新的动力保障与支撑，为后续的教育教学体系创新和改革提供参考意见与帮助。学校需要融合时展的特征以及教育教学体系建设的方向，针对档案管理的各类问题提出全新的解决思路与办法，融合科学的档案管理措施与管理理论，为后续的管理工作开展制定有效的应用方案，筹备管理工作开展项目，实现对管理步骤、管理制度、管理人员、管理模式的严密监督与控制。

[参考文献]

[1]王琨.试论高校学生档案管理工作的新机制——基于弃档死档的视角[J].改革与开放,2016(17).

学校档案管理范文篇8

关键词：学校档案；基本建设档案管理；具体措施

随着我国二胎政策不断开放，即将入学的学生数量不断增多，在校生规模不断扩大，为了充分响应国家教育体制改革的号召，必须加大学校基础设施建设的投入，扩大学校教学面积，为学生提供更好的学习环境，提高学校教学水平。学校扩大教学面积，增加工程施工之后，也会产生大量基本建设档案，根据国家颁布的《档案法》等相关规定需要将学校基本建设中所有相关资料加以汇总和整理，存放到档案室储存保管。为了提高学校基本建设档案管理水平，应充分了解基本建设档案的特点以及基本建设档案管理中存在的问题，有针对性地制定基本建设档案管理措施，保护好相关文件。

一、学校基本建设档案的特点

（一）学校基本建设档案具有反复利用性

学校运营期间，对于学校各项基础设施使用频率始终居高不下，需要不断完善基本设施场所的建设。学校对各个教学楼和基础设施建设和维修过程中，对于基本建设档案的应用频率较高，基本贯穿于学校维修和改扩建工程项目的始终，是维修和改扩建工程项目必不可少的数据依据，因此学校基本建设档案具有反复利用性。在学校对基本建设档案进行储存保管时，应充分认识到基本建设档案资料的反复利用性，保存真实有效、完备的基本建设档案，以便后期学校开展相应的维修、改扩建工程项目时有最优质的学校基本建设档案提供原始依据。

（二）学校基本建设档案内容具有复杂性

学校基本建设档案不仅仅是几张关于学校基础设施建设、整改意见和建议的文件性档案，而是学校某一教学楼从建设之初对其进行的规划建设设计、设计图纸、施工图纸、采购报表、项目运营报表、员工资料统计、各项施工项目数据统计，以及设备安装的说明书、调试记录、施工过程中现场资料管理、所有物料进出场管理、设施设备的使用说明、工程施工过程中的意外事故记录、以及在竣工阶段工程验收报告、消防、防疫验收等所有纸质版记录和录像版记录等资料，具有较强的复杂性，所有基本建设档案资料涉及到不同材料生产商，供应商和政府部门，来源广泛，资料珍贵，一旦有所丢失，很难再找回原版数据，难以为后续学校基础设施维修、改扩建工程项目施工提供科学合理的数据支持。

（三）学校基本建设档案具有周期性

学校运营期间，学校的基本建设档案具有强烈的周期性，因为学校在开展某一教学楼建设项目时，从决策、立项、设计、施工、决算、备案、开始施工、验收、提交一系列工程用时长短不同，最快的需要2-3年，最慢的甚至需要8-10年，每一项工程再提交各项报告由其他部门进行审计、审批，投标招标以及采购物原材料和寻找合作的建筑企业都需要耗费大量的时间；每一个建筑建完之后投入使用最少10年时间，最长可以使用几十年或者上百年，像清华北大的百年学校等。由此，学校基本建设档案也具有长周期使用性，伴随着工程项目的存在持续使用。

二、现阶段学校基本建设档案工作中存在的问题

（一）基本建设档案管理意识较低，没有建立完善的基本建设档案管理制度

截止到目前为止，由于学校的工作重心以教学工作为主，重视学生的升学率、优生率，对于学校基本建设档案管理工作的重视性认识不够充分，使得学校对于基本建设档案和其他类型档案的管理方式不同，更加重视学生学籍档案、文书档案以及教育教学档案的管理，而对于基本建设档案给予不同程度的忽视，学校基本建设档案管理意识较低，没有建立完善的基本建设档案管理制度，基本建设档案管理场所和储存设备、储存方式较为陈旧，没有及时与学生学籍档案和教育教学档案、以及学校其他档案一同建立信息化管理。

（二）学校基本建设档案管理人员专业能力素养较低，业务水平不高

我国大部分学校档案管理中并没有专职的基本建设档案管理人员，而是由统一的档案管理工作人员对所有档案进行储存保管。由于基本建设档案具有较强的周期性和复杂性，基本建设档案整理工作量较大，对于档案工作人员来说，需要耗费大量的时间和精力，由于学校对于基本建设档案的重视程度较低，使得档案管理人员将更多的时间和精力放在学生学籍档案和教育教学档案的整理和储存上，对于基本建设档案没有投入过多的精力。总体来说，学校基本建设档案管理人员储备不足，专业能力素养较低，业务水平较低。

（三）学校基本建设档案管理资料储存不规范，资料储存质量低

学校基本建设档案具有较强的复杂性和周期性，审批报告和设计图纸从决策立项到最后竣工期间，档案中所涉及到的类型和数量、内容及收集、整理工作复杂难度之大，严重影响资料的完整性。在学校档案管理工作人员对基本建设档案进行整理的时候，由于学校档案管理工作人员对于基本建设相关专业知识掌握不足，对于档案整理存在较大的难度，而且由于人员频繁调动，经常出现资料内容与图片、电子录像的资料不匹配的现象，资料丢失等，资料失去连续性、完整性，使得基本建设档案资料储存呈现不规范、质量低的情况。

三、进一步加强学校基本档案建设管理的具体措施

（一）提高对基本建设档案工作重要程度的认识，建立基本建设档案工作网络

为了提高学校基本建设档案的储存质量，及时做好各项基本建设资料的妥善保管和及时归档工作，首先应提高学校对基本建设档案工作重要性的认识，学校领导人员加强学习，提高基本建设档案管理工作的相关专业知识，在学校内加大对基本建设档案工作的宣传，争取学校相关人员参与到基本建设档案管理工作中，提高工作人员的责任心，加大培训力度，对基本建设档案储存管理工作开展相关专业业务培训，提高基本建设档案工作人员专业素养，从而提高业务水平。建立完善的基本建设档案工作网络，明确基本建设档案管理工作的主管领导、分管领导以及各个项目的负责人，促进基本建设档案管理工作人员之间加强联系，不断优化和提高基本建设档案管理水平。

（二）建立健全基本建设档案管理制度，健全相关责任机制

为了提高学校基本建设档案的管理水平，学校应结合学校基本建设档案实际情况和档案管理工作人员专业能力素养，建立健全基本建设档案管理制度，健全相关责任机制。将基本建设档案管理工作进行分工，每一个负责人，每一个工作人员都有自己的工作内容和责任，一旦基本建设档案出现资料内容与图片、电子录像的资料不匹配的现象，资料失去连续性、完整性，直接将责任落实到个人身上，给予相应的惩罚措施。尤其当员工出现调岗或离职，岗位变动时，及时将所有基本建设档案工作事项进行交接，确保基本建设档案的完整。

（三）加大投入力度，积极开展基本建设档案信息化管理

随着我国社会经济快速发展，科学技术水平不断提高，传统的以纸质版为主的档案管理方式已经不再适用于现今时展的需求，工作效率极低。在这样的背景下，为了切实提高学校档案管理工作效率，学校应加大投入力度，积极开展档案信息化管理，其中也包括基本建设档案信息化管理。将所有从决策到决算到最后验收、提交工程项目所有涉及到的文稿、图纸、有声电子录像和文稿等档案数据都使用扫描设备扫描成电子档，存放到硬盘加以储存，进行备份。实现使用电脑可以自动检索检阅的功能，节约储存空间，提高基本建设档案管理信息化程度。综上所述，学校基本建设档案具有反复利用性、复杂性、周期性，在对基本建设档案进行管理过程中，要注意档案资料保持完整性、连续性、准确性，从而提高基本建设档案的应用价值。为了进一步加强学校基本档案建设管理水平，学校必须提高对基本建设档案工作重要程度的认识，建立健全基本建设档案管理制度，建立档案工作网络，确定责任机制，将责任落实到具体责任人。加大培训力度，提高基本建设档案工作人员专业能力素养，提高业务水平和工作效率，加大经济投入，积极开展基本建设档案信息化管理，提高基本建设档案管理的数据化、信息化水平，从而保障学校基建档案管理变得更加规范高效，充分发挥基本建设档案的价值和作用。

[参考文献]

[1]毕强梅.综述学校档案管理工作中存在的问题与计策[J].科技传播,2010(22).

学校档案管理范文篇9

（一）学校没有重视档案管理工作

在许多中专学校中，学校的普遍意识是把学生的学习情况放在首位，这么做的结果往往是会忽略档案管理这样的辅助式教学，尽管对于学生来说，档案管理往往不会对他们的学习和生活起到太大的影响，但是如果一个学校对于学生的档案管理得好的话，就会从根本上保障学生的权益，从而使学生在一个安全稳定的环境下学习。

（二）学校往往没有应用先进的档案管理设备

在一些中专学校中，学校往往没有很多的资金来对档案管理方面的设备进行一个系统性质的更换，对于进行档案管理的方法只是采用以前那种文本的形式，通过笔录的过程来进行存档，这样做会大大增加管理人员的工作量，同时也会大大增加档案存放的空间位置。与此同时，还会出现由于年份久远，造成档案流失的情况出现，使学校的利益受到损伤。

二、对于上述存在的问题进行具体措施的说明

（一）对在职的管理人员进行专业系统的培训，扩招专业的管理人员

从目前的管理人员的专业能力上来看，学校应该在外面聘请具有专业知识的档案管理教师，来到学校对学校在职的管理人员进行一个短期而又系统的培训，让他们能够用更加专业的眼光来看待以后的档案管理工作，同时还要对现在在职的管理人员进行相关的知识考核，保证他们都能认识到专业知识的重要性。同时学校还应该扩招相对应的具有专业知识的毕业学生，让整个管理队伍更加充满活力，避免档案管理系统现在所面临的青黄不接的现象，保障队伍的不断壮大。

（二）学校加强对档案管理工作的重视性

学校在进行整体改革时，要注重对学校的整个教学系统的全面改革，不要仅仅把目光放在对学生的教学工作上。学生的教学工作固然很重要，但是如果没有像档案管理这样的陪衬来进行辅佐，也是不可能达到事半功倍的效果的。所以说，学校要加强对于学校档案的管理力度，要增大人力和资金来对此进行改革，保障后续教学工作的合理展开，这是在为学生及教师日后的教学成果和学术科研成就打下稳定的后勤保障基础。为此，学校的领导要为学校的档案管理增加人员上的配置，如增加安保人员，防止重要档案资料的流失，同时还应该增加档案文本资料管理方面的人员，保证文本性质的档案不会随着时间的流逝而渐渐地老化发黄。对于一些相对重要的文件，学校应该及时派人录入电脑，防止不慎将其遗失或者损坏。综上所有步骤的简述，直接说明了学校对档案管理的重视，也间接说明了档案管理是关乎学校整体核心的工作，保障了学校的正常发展。

（三）学校可以进行招商引资，改善档案管理方面的设备

学校档案管理范文篇10

关键词：学校档案；信息化管理；安全策略

从当前来看，信息化技术已经被我国的很多所高校引进到档案管理工作中，加快了高校档案信息化建设的步伐，但是随着档案信息化的完善，档案信息的安全问题显露出的弊端也越来越明显，档案信息的安全性在网络入侵、网络病毒以及网络漏洞的破坏下很难保证，所以就要对学校档案信息化管理的安全问题进行针对性的研究。

一、学校档案信息化管理的安全问题

（一）档案信息化的建设不够完善。与传统的学校档案相比，学校档案信息化涉及到的层面较多，配置相应的设备设施和技术人员在档案信息化建设中是必要的过程，更最重要的是将传统的学校档案进行数字化转换。如果在某个环节出现纰漏，最直接的影响就是破坏学校档案的准确性和完整性，降低档案信息的使用价值，同时还会给档案使用者传递错误信息，阻碍高校档案信息化管理的可持续发展。目前我国的很多高校档案信息化建设都存在诸多漏洞，例如设备落后、人员不足，所以在档案信息化的建设过程中，很多的传统档案不能及时进行数字化转换，散乱的档案储存无法使档案资料发挥最大的作用，无法达到学校档案标准化和数字化的需求。（二）档案信息化内容的保存困难。在把学校传统档案升级为信息化档案的过程中，需要利用计算机将传统档案资料进行数字化转换，并保存在硬盘、光盘以及磁带等储存介质中。在使用这些存储介质的过程中，学校档案信息的修改、删除和复制等各项操作都具有不可逆转的性质，一旦操作出现失误，就会破坏原始档案信息的完整度，给学校的档案管理工作带来影响。另外，档案信息化建设具有专业化和特殊化的性质，要求工作人员具备相应的专业知识和专业能力，如果不能达到就很可能造成原始档案信息的破坏，导致档案信息残缺不全，严重情况下会导致档案信息丢失。

二、学校档案管理中计算机网络安全策略

在进行传统档案的数字化转换过程中，工作人员应该对档案的数字化转换情况了如指掌，也应该建立专门的资料室用来保存还未进行数字转换的传统档案资料，防止传统档案资料在没有保护的情况下出现泄露或者破坏等情况。在进行档案信息化的建设过程中，工作人员也要做好相关措施来保护档案资料的安全，不能在工作时间擅自离开工作岗位，禁止在工作时间饮食，使用明火，在进行完资料转换后将档案放回原始位置进行妥善保管等。如发现了档案损坏的情况应该及时向管理人员进行汇报，保证档案管理部门每一项工作都能找到专人负责，确保各项工作正常有序进行，避免人为因素对档案信息安全带来的不良影响。此外，在档案信息系统的管理过程中，档案信息的安全性以及保密性是第一管理目标，杜绝不法分子利用各种手段盗取信息的现象，保证档案信息的安全。为更加有效的进行档案信息管理工作，应该明确分配工作人员的任务，进行合理有效划分。确保工作人员能时刻保持细致、严谨的工作状态，避免出现工作人员在工作时间利用部门计算机进行工作之外的活动。（一）提高档案工作人员的综合素质。档案信息管理的操作都是由档案工作人员进行，所以档案工作人员不仅是提高档案信息价值的途径，也是保证档案信息安全的执行者，所以档案信息的工作人员不近要有相关的专业知识和专业能力，也要具备专业知识素养以及信息安全知识，以此来确保档案信息建设以及管理过程的安全性。所以，学校的管理者应该努力建设和优化档案管理工作，对应聘的档案管理工作人员进行传统档案管理和信息化档案管理知识的全方位考核，确保应聘者有管理档案的能力。与此同时，档案管理部门也要通过档案信息管理的经典案例对工作人员进行定期的技能培训和知识培训，强化档案工作人员的知识储备和管理技能，确保档案工作人员能够深刻认识到传统档案管理和档案信息化管理的异同，使档案工作人员快速领悟到档案信息化管理的重点内容，从而使得信息化档案管理的工作质量和工作效率得到保证。此外，档案信息化管理的安全问题也是档案工作人员必须了解的问题，通过将技术和管理融合的办法将档案信息管理的安全性和系统性提升档次。（二）提高档案管理信息安全意识。学校档案信息安全关系到万千师生的信息安全，所以档案工作人员的安全意识直接影响到档案信息资料的安全，那么对档案工作人员的思想教育和职业道德监督就显得尤为重要。首先，每一位上岗工作人员都要进行严格的信息安全教育，在工作中不使用U盘存放和移交资料，讲解使用U盘的危险性和可能带来的风险；不在电子档案管理系统专用的电脑上安装任何与工作无关的软件；对于来历不明的文件不要打开，因为目前见到的携带病毒的软件会穿上安全文件的外衣，所以在培训中要提醒档案管理人员提高警惕性，对任何不明来历的文件一定要谨慎处理。其次，还要确保信息管理人员具有处理应急事件的能力，在发生紧急事故的情况下能够迅速做出反应，减少信息泄露带来的损失，此外工作人员要学会防火墙的工作原理，确保及时发现网络中违反常规的行为以及受到黑客攻击的迹象，能够识别网络病毒的入侵，进行快速有效的拦截。

综上所述，目前我国高校的档案信息建设速度和发展水平都相对较快，在当前信息技术快速发展的有力支持下，只要着重解决当下存在的几个问题，就能完成传统档案信息到信息化档案的转变，为师生以及学校带来便利。

参考文献

[1]高斌升.学校档案数字化安全管理策略研究[J].黑河学刊,2013(10):104-105.