网络文档管理范文10篇

网络文档管理范文篇1

1.1传统国有企业文档管理

随着企业信息化的要求，国有企业的文档管理虽然实行了电子化、网络化，但是仍有许多纸质文档占用大量的存储库房、橱柜和文档架等空间。文档机构将文档转化为知识的能力严重不足，这使得原本步入半衰期的文档资源直接进入休眠期乃至死亡期，进而导致掌握着企业最有价值信息的文档机构在数字化时代不断边缘化。虽然文档机构所收藏资源实现了数字化储存，但这些资源长期处于休眠期，并没有实际价值意义。

1.2基于知识管理的国有企业文档管理

随着数字化、电子化，网络化时代的来临，文档管理的管理模式经历了实体管理、信息管理、知识管理过程，这演化过程实际是文档价值的升华与知识内涵的拓展过程。知识管理是指通过对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用,并且通过促进知识共享、鼓励知识创新、实现知识增值，从而来提高企业的应变能力和创新能力。基于文献的梳理，文档管理与知识管理的研究集中于构建知识管理的要求。笔者认为企业文档是企业重要的知识资源，是企业知识管理的基础；同时，文档管理是保护企业知识产权的有力武器。知识管理是实现隐性知识价值的途径，而文档管理是对显性知识的管理。从文档管理与知识管理的性质来看，文档管理是使归档文件的有序化和结构化，实现文档的利用价值；而知识管理是通过对文档的收集、加工、利用、编研和信息化管理等手段，将文档转化为知识资源。从文档管理与知识管理的共同性质来看，它们都是对信息资源进行加工，提取出有价值的信息，为企业提供服务。

1.2.1文档管理模式的转变

传统的文档管理是以纸质文件为管理对象，而现在多以电子文件与纸质文件互为交融的资源为管理对象，并且重视知识管理、知识共享与知识创新。

1.2.2文档业务的流程再造

业务流程再造是企业管理对组织流程重组的一种管理思想。文档业务流程再造是以文档业务流程为改造对象和中心，以关心客户的需求和满意度为目标，对现有的文档业务流程进行根本的再思考和形式的再设计，使得企业能最大限度地适应新形势下的现代经营环境。文档管理的流程再造是以文件管理的流程为基础，实现文件“产生、运转、归档、永久保存或销毁”流程的改造与知识管理的前端控制，流程再造是根据文件管理的流程实行文件前端控制，主要是对企业内部文档而言，将产生于职能部门的文档，经过初次加工，送入文档机构，由文档人员根据企业文档管理的标准体系进行再次加工，然后进行归档，通过数据挖掘的知识管理平台提取知识，最后通过服务平台提供给用户。

1.2.3文档管理人才队伍的建设

传统的文档管理人员的职能是接受、保管、排序、借出、归档等基本职能，但是基于知识管理的文档管理模式中，更要重视知识的产出，重视资料背后隐藏的有价值的知识。这要求作为参与信息管理、知识管理的工作人员提高自己的素质与工作能力，掌握管理学和现代企业管理知识，熟悉企业业务流程，同时懂得利用科学技术提高自己的工作效率。

2大数据环境下国有企业文档管理面临的新挑战

2.1文档管理模式面临的新挑战

大数据时代意味着企业的数据量多而且结构化数据与非结构化数据并重。基于知识管理的企业文档管理模式重视知识管理、知识共享、知识创新。大数据到来，对知识管理的模式提出了新的要求。现有管理模式的收集视角狭隘，而在大数据背景下，文档机构的收藏应多元化发展，从广泛视角收集文档资料，更多关注一些复杂化、碎片化、底层化信息的收集。

2.2文档业务流程面临的新挑战

目前，我们从文档流程与数据流程两方面进行文档管理。我们注重文档的前端控制，但是只是对文档产生之前的文件做出简单鉴定与加工处理。这样的处理并没有减轻文档机构人员的工作量，而是加重了文档机构重复性鉴定与加工处理。文档资料的冗余性、复杂性导致了知识提取工作量繁重，提取知识不可靠性。所以对文档的前端控制来说，文档产生之前的文档鉴定方法与文档的标准化格式是非常必要的，选择正确的文档鉴定方法能快速辨别文档的价值，提高文档输入速度，而文档标准化格式处理是挖掘知识的基础。

2.3文档管理人才建设面临的新挑战

人才资源是企业文档管理的关键。传统的文档管理模式中，只要求工作人员有归档、收集资料、查询等基本知识，而随着电子化、网络化的推进，企业要求文档机构人员除了具备基本服务素养，还要懂得信息化技术。但是在大数据背景下的企业文档管理，这些素养还远远不够，文档工作人员不仅要懂得现代企业管理理论，熟悉企业业务流程，还要具有数据处理能力，能够运用先进的技术提高工作能力与效率。工作人员要从数据的视角看待文档，以大数据理念推动文档的管理与服务。从管理层来看，要严格把关人才选拔；加快文档人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才。

2.4管理技术支持和服务面临的新挑战

技术是企业发展的生产力。在基于知识管理的企业文档管理模式中，技术是整个模式架构的基石。从整体来看，IT架构布局是整个知识管理平台的基础；从局部来看，数据挖掘技术是知识提取的核心技术，是整个企业文档管理的中心。整个文档管理的轴心是数据挖掘技术，所有的活动都围绕它开展。现有文档管理模式提供的是点对点的个性化服务。在大数据背景下，用户在竞争日益激烈的环境下需要更多的信息与知识才能做出好的决策，这对国有企业文档机构提供的服务提出了新的挑战。用户要求文档机构的服务响应速度更快，信息检索与查询更便捷，信息与知识的可理解性更强，并且能够提供全过程的信息服务。这要求文档机构在大数据背景下的个性化服务不仅提供用户所需要的信息，还要通过对用户需求进行分析，提供基于海量分布式资源的精细化知识组织输出，即实现“信息+解决方案”的一站式服务。

3基于知识管理的国有企业文档管理的优化途径

为了应对大数据时代的挑战，我们可从两个方面解决基于知识管理的文档管理的问题。

3.1基于知识管理的文档管理模式的改进文档

管理工作的开展需要两方面的支持。文档是企业的宝贵资源，促进企业的成长，所以知识管理需要管理层领导的支持。管理层要重视、关注企业文档管理工作，为文档管理配备必要资源，从大局出发，定时提出要求，及时给予工作指导。在人员配备方面，企业要选用有一定信息素养，掌握一定管理理论的工作人员，同时要具有数据处理能力。大数据技术能够解决企业文档的电子文档数据储存提供与调用速度慢的问题，所以企业的技术服务部必须从企业大局出发，全面建设企业信息化平台。从企业底层的网络IT架构到面向用户的信息平台，技术部的人员要提供一站式技术，为文档管理部门提供基础技术支持。另外，在面向用户的文档管理平台上，必须要对用户进行权限管理，防范企业泄密的风险。

3.2基于知识管理的文档管理业务流程再造

基于文档管理业务流程再造，是指我们在文档前端控制的时候，增加文档鉴定与文档格式标准化功能。在文档鉴定方面，采用徐拥军学者（2008年）的宏观鉴定论。它不再采用“时间、来源、职能、内容或用户”之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。这种宏观鉴定标准与方法可以对体积量大的文件进行批处理式的鉴定，提高鉴定速度，进而提高资料收集工作的效率。对于提高企业文档输入工作的效率问题，这就要求企业建立文档管理标准化体系。标准化体系分为两个层次：第一个是数据输入的标准化格式。标准化格式的电子文档数据提高了工作人员对数据输入的效率，同时也利于工作人员对海量标准化数据深层次的挖掘。第二个是企业文档管理流程的标准化。工作人员严格按照标准化流程办事，落实流程各个阶段的责任，防止文档泄密与丢失等其他突发事件。知识管理平台是企业档案管理的核心，它的前端是企业收集的文档经过标准化处理的数据，后端是面向用户的开放性信息平台。知识管理平台的核心是数据挖掘技术，数据挖掘技术是大数据时代的一种数据处理技术，它指从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程。数据挖掘技术善于发现文档海量信息中的精华，有利于有效的知识管理，是实现知识挖掘、知识共享、知识创新的途径与方法。

4结语

网络文档管理范文篇2

关键词：电子文档；网络环境；信息安全

随着计算机使用的逐渐普及，我国广泛使用计算机进行方案和公文合同等方面的联合修改，很多电子文档通过网络进行传输之后，在一定程度上使文档的传递速度显著提高，使工作效率增强，但是，网络具有多样性的特征，由于黑客的存在，网络安全难以保证，网络电子文档的信息内容泄密现象较为严重，这直接影响了系统的相关安全，本文对电子文档管理的方式进行全面的探讨。

1.电子文档的不安全因素分析

1.1非法访问

非法访问是指非法网络用户进入到政府网站之中进行文档的访问，非法的网络用户进入到政府的网站中之后，会窃取其中的相关文件，造成网络的泄密。

1.2非授权访问

合法的网络用户，随意的进入到政府的相关网站进行非授权文档信息的获取，这种的文档访问，相应也会造成泄密。

1.3篡改

合法的网络用户在网络上，将相关公众或私人的文档占为己用并使用自己的名字，将相关的网络信息进行更改，最终传递给网络的用户，从而获得相关的权利。

1.4伪造

伪造主要指网络中的用户等从公众或者政府的网站之中获得相关的文档信息，并选择重新应用这些文档的信息，将其中的信息根据使用者的具体需求等进行适当的改造与利用，有些人甚至修改了政府的文档，最终内容方面发生了巨大的变化。使文档与最初截然不同，通过相关的方式，最终损害政府的声誉，造成不良的社会影响。

2.电子文档的泄密形式

对于电子文档来说，常需要进行复制粘贴等，一般不会留下相关的使用痕迹，在一定程度上会造成文档内容的丢失，现阶段的泄密类型相对较多，主要有以下几种泄密的形式，首先，操作上的问题，直接导致文档的内容被粘贴复制到了公共的目录之中，另外，通过优盘等移动设备等可以将这些文件直接带走，泄密者同样可以使用一些非法的手段等获取相关的信息，并在一定的时间段之内，拷贝文件，将部分秘密透漏出去的，最终直接导致秘密被公开。分析其泄密的方式，具体来说，有以下几点：

2.1操作失误

首先，很多时候，电子文档的泄密并非是因为外部对其操作的攻击，并非通过黑客等进行文件的偷盗，其与操作的失误等同样有着相对较大的作用，当前很多操作人员常常会在无意之间将相对较为重要的文档内容直接复制到其他人的目录之中，最终会直接导致信息的泄露。

2.2目的性的操作

现阶段，很多网络管理人员在经过系统性的学习之后，其技术相对较高，如果想要恶意进行信息的偷盗，常常会将硬盘中存在的内容等恢复，并不留下任何的相关性的错误等，有些人不该看到文档的内容，但是已经看到了，但是其他的信息管理员很难发现。

2.3非法性技术操作

很多非法性的技术操作同样也会直接导致文档的泄密实践，对于一些保密性较强的文档来说，其往往管理较为封闭，如果没有相关部门人员的允许等，很难就直接进入到信息源的软件之中，但是现阶段有很多计算机的专业人员，其往往技术能力较为卓越，且能够在自身技术的支持和计算机的辅助作用之下进行文件的访问，甚至会使用非法的手段恶意获取计算机的访问权，并最终获得相关的文件。

2.4计算机自身存在问题

很多计算机自身的网络系统等相对较为混乱，现阶段病毒横行，如果计算机感染病毒，有些电子文档甚至会自己泄露出去，另外，文档的阅读权限也会公布到网上，给于浏览者，使大多数人掌握了文档的内容，最终造成了无法挽回的后果。

3.保障电子文档操作的安全具体措施

在我国，并没有掌握相关电子计算机中关于中央处理器的核心技术，因此，必须进行电子计算机管理的相关考虑，具体有以下的方法：

3.1访问控制

对于访问的控制是电子环境下文档管理的基础，只有进行高效的访问控制才能够确保文档中的网络资源不会被别人非法占有；其中有一定的措施，首先，需要对上网的访问情况进行全面高效的控制，并确定网络是否可以进行合理高效的利用，有些网络用户等通常不能合理的使用相关的网络。其次，可以对网络的使用人员和时间等情形合理化划分，不能在规定时间之中完成的，也同样无法通过相关的网络获取一定的信息。

3.2权限控制

对于用户的权限控制来说，其直接管理了用户的使用和访问目录，在一定的控制机制之下，用户可以对目录的相关内容实现高效的访问，并进行改写和文件的查找，真正避免电子文档的篡改非法拷贝。

3.3防火墙控制

对于防火墙的网络权限控制同样较为重要，网络防火墙能够较好的阻挡黑客和病毒等对网络的侵扰，另外，可以阻止非授权用户等进行全面访问，最终通过不同的网络管理部门等进行高效的网络控制。

3.4信息加密

对于信息加密的措施来说，其主要是对互联网中的数据和信息在传输过程中按照一定的算法进行加密，这样在传输的过程之中可以保证信息内容的私密性，其组成主要是加密的算法内容，具体有相对较为常规的算法和一些有着公共密码方式的算法，通过电子文档的加密措施能够对两者进行全面有效的统计与集合，并能够通过不同密钥和算法的使用，确保电子文档的安全性，我们可以同时对电子文档的信息使用数字加密的方式进行加密式处理，对打印等操作进行有效的控制。

3.5数字签名

数字签名主要是对相关的电子文档进行真实性和身份的验证，从而确认其中的内容是否是伪造的内容，电子文档的签名技术有证书形式和手写的形式，可以通过手写签名直接保证信息的安全。

3.6防写措施

可以将电子文档设置成为只读的模式，只读模式下，其他的用户只能在相关的计算机上对文档的内容进行读取，而不能修改，可以有效的防止用户更改相关的文件。

4.网络安全技术分析

现阶段，对于网络的安全方面存在诸多的问题，首先是人为操作对于网络计算机的威胁，相比较而言，人为因素主要指对计算机的恶意攻击和无意的失误操作等。人为的恶意攻击主要是黑客利用很多网络软件中存在的漏洞，直接进入到计算机的内部进行非法操作，并最终造成了不良的后果，这些严重影响了计算机的安全性；无意的操作失误主要指很多操作工作人员对计算机的配置等进行不当的修改，或将自己的账号借给他人使用，这也直接影响到计算机的网络安全。对于电子文档信息来说，网络的安全最为重要，相对安全的网络环境能对隐私的文件等加以更好的保护，在对网络安全工作的处理和实现之中，需要优先保证实体设备的安全性，确保计算机和网络服务器，打印设备等尽可能避免人为因素的威胁与影响，与之同时，需要确保通讯实体身份的真实性和正确性，保证信息正常，最终确保非授权的用户不会进行临时的操作更改。

5.网络环境下信息安全的管理措施研究

信息化背景下，信息网络中的电子文档管理工作的空间相对更大，对于文档的管理同样有了更大的施展空间，通过上文的分析可知，电子文档的形成，积累和传输等方面存在较大的发展空间，并最终存在着信息被复制的可能性，在技术支撑的前提之下，进行文档的泄密保管同样重要，以下便对文档的合理化保护建议进行全面分析：

5.1建立科学高效的管理机制

管理机制较为重要，现阶段，常存在黑客攻击网络系统，文档泄密等情况，必须完善相关的预防管理机制，并真正加强档案管理工作者的素质，进行安全性的教育，其最终能够提高管理工作者自身的工作责任感。首先，可以经常召开相关的会议，分析具体的安全管理经验，切实提高保密工作人员自身的责任意识与安全意识等，真正全方位的提升其工作的效率。另外，可以在管理的过程中结合计算机等系统，对各个环节进行安全处理，如果突发事件，可以使用跟踪记录的方式确保电子信息的保密性和完善性，在进行保密文档管理的过程中，同样需要拒绝有关人员的随意进出等，最后，必须将文档管理作为最主要的任务，密切关注防止文档内容的更改。

5.2加强电子文档的技术性保管

在档案管理的过程中，对于一些记录着重要信息的光盘等介质，需要进行重点保护，可以以光盘为媒介，在具体的保护过程中，可以将其设置为只读的状态，对于电子档案的借阅过程，必须严格使用规定的软件，不能使用较为原始的光盘等作为数据的传输载体，在使用计算机软件等进行硬盘的处理中，转化的过程不能够随意的篡改相关的信息，可以将文档进行多重加密，或者设置密码等，避免出现问题。在收发邮件的过程中，必须确保只有邮件的收方知道密码。最后，需要对用户的阅读和打印等过程进行合理化控制，确保信息的严密性，如果在设置密码的过程中丢失了相关的信息，需要进行备份，有效确保信息的完整性。

总结

现阶段，网络技术发达，电子文档泄密的形式多样。在网络环境下的信息安全管理，首先需要保证网络环境的安全，其次，我们必须采取相应的措施，防止电子文档发生泄密的现象，切实保证电子文档的安全有效利用。

参考文献：

[1]窦继惠.网络环境下电子文档的信息安全保障体系研究[J].黑龙江档案，2013，（04）:37.

[2]赵刚.网络环境下电子文档安全问题分析[J].中国新技术新产品，2012，（06）:27.

[3]谭远宏，刘健华.网络环境下电子文档信息安全保障体系的建立[J].科技情报开发与经济，2006，（06）:237-239.

网络文档管理范文篇3

该部分内容主要包括网络架构以及整个网络系统的功能。

1.1网络架构

文章采用B/S架构的浏览器访问模式，硬件与网络架构为：上层由数据源数据库统一管理项目归集的数据，通过网络平台将多个客户端以及WEB应用服务器以及数据库服务器相连，以使客户端和服务器与总的数据源数据库的数据实现共享。文章网络平台利用java语言开发，展现层应用extjs开发与腾讯微信公共平台以及和地理信息服务平台交互使用。其数据流向为：浏览器通过HTTP以Form提交和请求参数提交的方式，首先经过平台的编码过滤器和安全认证器，然后将数据采集到控制逻辑器Action中，Action将界面数据包装为Dto后调用Dao进行数据查询或调用业务服务组件BizService进行业务处理后，将查询结果集或业务处理返回结果序列化为JSON对象通过HttpSerletRe－sponse返回给浏览器客户端。文章所述数据库选用ORACLE数据库，它具有完整的数据管理功能；作为一个关系数据库，它是一个完备关系的产品；作为分布式数据库它实现了分布式处理功能，其处理速度快且安全级别高。支持快闪以及完美的恢复，即使硬件坏了也可以恢复到故障发前的1s。另外，根据业务需求，订制开发了ExcelExporter报表生成器，此组件可以方便快速地将所需数据导入Excel模板。此报表生成器底层获取数据采用本平台独创的dao数据操作组件（基于Spring对iBatis的支持机制实现，支持自定义的数据操作）和read数据读取组件。

1.2系统功能

根据前述的网络架构，可以实现的系统功能主要有：（1）计划管理，包括系统以项目数据为基础，针对单个项目进行文档管理、初步设计评审工作。（2）计划任务，包括系统通过该功能录入项目信息，并提供对项目记录的修改、删除、查看明细的等操作。另外，系统提供项目信息的Excel导入功能，通过下载导入模板，导入项目数据。（3）项目信息查询系统，提供项目信息查询的功能，用户可以通过该功能查询项目数据信息，通过选择不同的查询条件进行自定义查询。针对查询结果提供Ex－cel导出功能。同时，该系统还可针对不同文档制定文档格式规范要求，例如说明书类文件、依据性文件为不加密的PDF格式文件，材料清册文件为MSExcel2007及以下的表格类格式文件；图纸类文件为Auto－CAD2006及以下版本的DWG格式文件；概算书类文件为MSExcel2007及以下版本的表格类格式文件等等。

2电网项目管理方案研究

电网项目管理方案研究主要分为以下几个方面：项目进度规划、文档管理、沟通管理、进度控制、变更控制和质量控制。

2.1项目进度规划

进行项目实施，是要进一步明确系统各项建设任务，进行有效的阶段划分，确定各阶段、各项任务的工作量，从总体上把握整个项目的整个实施过程，最终达到预期建设目标。在项目过程中在各关键点设置里程碑，进行阶段划分，有利于控制进度和保证工程质量。这一阶段应遵循以下原则：将系统总体工期控制分解到各个关键环节的控制上，以便减小总体工期的压力和降低项目风险，而且增强使项目工期控制的可操作性；采用快速原型方法建设系统，使应用系统的设计、开发、建设周期相对缩短，整个项目的建设进度提前；应对项目各阶段中的各种培训工作充分重视，保障最终用户对系统使用操作的熟练和系统投运后的有效运行维护。

2.2文档管理

软件文档的编制和管理非常重要，在一个软件项目中，花大量的时间进行文档的编制，并由专人进行文档的管理。文档管理主要包括：项目合同、项目任务书、项目技术文档和客户文件，其中项目技术文档包括：项目投标方案、设备标准规范文档、项目实施方案、应用系统需求规格说明书、概要设计、详细设计、数据库设计、技术文档编码规范、系统测试计划与用例、系统测试分析报告和用户手册；客户文件主要包括：项目招标书、需求说明书、用户意见反馈表、用户使用报告和项目验收报告。

2.3沟通管理

由于项目组成员之间沟通管理在一定程度上决定项目管理的成败，沟通管理对于项目的开发建设是非常重要的。项目经理对该项目负责，同时必需对项目的沟通进行详细的规划及组织，项目组的沟通形式将采用的主要方式有：例会、电话会议、E-Mail以及其他有利增进团队建设的沟通方式。对于重大事项，项目经理必须采用正式发文形式进行沟通，必要时启动重大事项通报制度，对影响项目进度的重大变更，必需书面提交申请，经项目指导委员会讨论决定并签字确认后，对项目进度及相关计划进行变更处理，并以新的项目计划基线为实施标准。

2.4进度控制

项目管理者应按既定的项目计划定期进行项目进展的考察，应结合剩余工作，分析项目进展趋势，预测风险及机会；应确定进度计划偏离的根本原因，包括有利的和不利的两个方面的原因；应采取措施确保不利的偏差不至于影响项目目标；应确定进度计划变更对项目预算及资源和产品质量的可能影响；对项目目标有影响的变更，在实施前应经顾客及有关利益相关者同意。为了有效管理项目进度，项目经理及有关的工作人员需借助一些工具去了解工作的进展，并及早察觉出现问题或脱期的环节。管理进度的方法主要是收集项目完成情况的数据与计划进程进行比较，一旦项目进程晚于计划，则采取纠正措施，常用的工具包括项目定期状态报告、项目例会、项目过程检查、项目测试、问题清单和尚待处理事项清单等。

2.5变更控制

项目执行过程中，出现与项目计划不符的项目范围、进度、与费用的变化是正常现象，以上三项项目要素中任何一个要素的变化都会导致项目计划的变更，变更控制是整个项目成功与否的重要因素。在项目实施过程中，采用以下变更控制方法：清楚定义项目变更申请及审批控制流程、明确各级项目管理控制人员的控制权限、并确定项目计划变更信息方案、确保对项目实施中出现的各种情况及时处理，尽可能降低因项目变更而带来的负面影响。

2.6质量控制

网络文档管理范文篇4

1.文档生命周期理论及其局限性。文档生命周期已经被视为一种理论，其概念是以提供操作纸质文档管理程序为框架和模型。该理论认为，文档不是静态的，而是有自己的生命，它的生命类似生物有机体的成长阶段与“年龄”之限。它们经历从出生（文档创建或收集），成长为青年（记录使用和维护），进入老年（转移到档案库记录），然后死亡（到期销毁）的演变。文档的生命周期包括其当前使用和最终的命运，从产生到销毁的全过程。根据文档的内容和价值不同，档案会采取不同的保存期限，即寿命时间。而文档是档案的初始形式、生命之源，这是目前国内外专家注重文档管理的原因之一，即在档案的生成阶段就把好关。紧接着，它历经创建、维护、储存、使用和处置等五种形式，形成一个完整的生命过程。同时在不同阶段又表现出不同的作用和工作要求，这是一个通过分阶段管理提升档案整体质量的过程。所以，每位档案管理者必须首先了解文档生命周期理论，以提高自己的有效管理能力。然而，文档生命周期描述的并非文件运动规律的全部[1]。近年来，生命周期的概念，一直受到很多负面的评论。首先，批评者指出，销毁不一定是文档的全部归宿，有文档不“死”现象，即无限期保留，因为有持续的价值存在。其次，在“三种年龄”的生命周期阶段之间划分，极容易凭借主观判断。其实文档的生命周期不是单向的从幼变老，而是根据实际使用的需要、价值的转变，会发生逆转和反复，生命形式可能会打乱。文档好比货币，可储存，也可重复循环使用，他们会产生恢复活动期，使用与存档可能会多次交替。生命周期模型不存在重复阶段，或者人为地省略某一阶段。再者，文档生命周期概念延续和记录之间存在人为的区分，由于单位经营宗旨和文档保存文化等原因，专业视角之间档案和记录管理会发生区别。此外，生命周期概念的批评者也认为，它过于集中记录物理实体的操作任务，特别是那些纸质文档的保管。纸质文档依靠逻辑结构，与纸质的物理存储相关联，很大程度上局限于传统的管理模式，缺乏现代创新。

2.连续体理论与信息通信技术的引入。而文档管理早在20世纪80年代已快速引入信息和通信技术（ICT），档案管理进入了一个全新的实践层面，产生了灵活辩证的生命周期模型。这种新模型的发明，被称为连续体理论。该理论认为，档案和文档管理责任之间没有严格的界限。文档有创建、修改、归档、使用等任意处理的权限，不局限于不同环节和先后顺序，也不是被动等待最终处理决定的文本。20世纪90年代通过LanMachean开发了记录连续模型的可操作框架电子记录管理程序。学者指出，电子环境能达到单凭理论和基于纸张的方法所无法实现的档案管理模式，使档案工作对象从静态到动态，能融会贯通，得到立体化处理。在行之有效的生命周期来看，文档和档案管理过程分明，有章有序，明确定义了文档在每个阶段的管理责任。在连续体理论中，通过记录连续模型，文档和档案总是在被创建或编辑的状态，即文档管理被描述为交互式过程，贯穿于整个文档的寿命。文档生命周期和连续体模型的发展是档案信息化的重要驱动力，同时档案信息技术的发展也为生命周期和连续体理论提供了先进的技术条件。两大模型的互补配合提供了一个积极合理的保存记录的结构，体现了电子文档环境安全、有效、便捷的必然趋势。它超越时间和空间，逐渐满足企业、法律、社会、文化等需求管理。作为更为先进的档案管理办法，通过现代模型构建科学组织框架，对于档案现代化与信息通信的融合发展具有重要的意义。

二、现代信息通信技术（ICT）应用现状

1.信息技术的创建、存储、检索与数字化趋势。信息技术与通信技术相融合环境下，电子文档的处理有着极高的要求。每一份文档可分为三个端结，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理是中端，永久保存或到期销毁是末端。无论是图案表格的绘制，还是文字的写作修订，文档处理都脱离不了计算机。在此基础上，利用网络技术创建电子数据库、编发电子邮件、远程检索与构建移动通信平台、管理ICT基础设施信息系统等，通过多措并举，产生更有效的利用与管理。由于不同机构保存和使用的主要数据和信息系统存在差异，信息系统（IS）集成部署系统的数据管理则更有利于实现无缝传递和信息共享，从而打破不同档案部门“信息不对称”的局面，改善“信息孤岛”现象。同时，该系统是由多个电子文档组织路线，以不同的部门和个人根据具体工作需求进行查询和使用，这种积分式工作流程有效节约了财务和人力资源方面的成本。虽然针对庞大数据，计算机系统可能会导致冗余，但它可以消除员工对大批量物理文档的恐惧。在数字化档案管理中，尽管试图改善信息通信能力，但关键基础设施与目标还是存在一定差距。这些差距和弱点与信息部门的推进力度有关，也与档案工作人员对新技术的运用程度有关。尤其是研发和使用过程中未能解决数字档案中的DRM数字版权管理，因此ICT技术的应用实则依赖于基础设施的存在，而相对高端设施的建设尚未熟练普及。随着互联网的发展，现代电子政务、OA系统的运用，QQ群、微信圈及电子商务建设的开展，各部门相应建立了系统办公网络平台，不仅最大限度地证明了信息和通信技术优点，而且也在不断探索与实践中，将现代信息技术的功能推向优化。2.有效的档案管理方式在实践中改进。在ICT的支持下，档案管理已经从基本的纸张文件的存储向众多电子、计算机的数字化管理过渡。“云计算”的引入将全面丰富现代文档管理模式，以其提供速度快、精准度高、查询灵活、呈现方式多样等优势，在世界范围内被迅速接受并作为关键信息管理与沟通工具。此外，在档案管理中使用电子系统，可以节省文件存储空间，利用电子方式查询也可减少纸质文档的物理磨损。计算机中的档案管理，以强大的存储、检索、访问、使用功能，增强了安全性和便捷度，也便于人档沟通和信息交流。尽管如此，他们也面临一些挑战。如由于技术的飞速变化，档案记录越来越依靠计算机及网络，增强了软硬件故障所造成的数据失真或丢失风险。而在处理文件时人为的改写、剪切和粘贴、发送到另一端等，操作失误也会影响数据的真实性和系统的完整性。尽管如此，这些缺点并不会贬低信息与通信技术在档案领域已发挥的显著作用。在电子档案的时代，传统的档案实体服务已不能满足人们复杂的用档需求，任何一种有意义的文档都无法忽略信息和通信技术所带来的有效记录管理。三、当前信息技术环境下文档运用与服务1.信息通信推送技术成为服务的主功能。当前信息技术的飞速发展拉近了人与人之间信息的交流，传递方式的嬗变，也进一步完善与提升了档案信息服务中技术体系的应用水平。信息通信推送技术成为服务的主功能，比如“云计算”文档存储功能与数字化对接，OA系统、电子邮箱等文档信息传递对接，网络平台信息咨询、留言，电子政务与公文流转，网站信息查询、文件下载、转移链接、用户对话等推送与互动功能。网络信息沟通工具具有集成化和开放性等特点。为了提供高速、快捷，不受地理、时空限制的服务，各种信息技术资源必须加以整合，才能达到系统优化的效果。但是在实际操作中，由于网站服务平台和服务体系的更新周期较长，服务还是以被动的信息咨询反馈为主，缺乏主动的信息推送服务。总的来说，还是存在先进信息技术研发滞后、技术应用不全面、兼容不够等问题。因此，在未来除注重终端信息技术的研发和使用外，一些网络平台和智能服务平台的新生技术也是应关注的方向。

2.电子信息转化成为运用与服务的基本途径。当前信息技术下文档运用与服务，主要有两大类方式。一类是对档案室（馆）藏传统档案，以方便利用为目的，运用专用设备进行信息技术加工处理；另一类是对直接以数字化形式产生的电子图档进行数字化管理，包括电子图档和文件的接收与安全保管，以及科学合理利用。档案信息的利用包括信息检索、信息传递以及信息反馈等，而档案的编研活动实质是对档案信息进行改编重组的过程。虽然档案信息化中并不完全是信息理论与技术利用的内容，但是所有的标准化、网络化、数字化及其他工作都围绕着信息技术展开。信息技术应用成为实现档案信息化的基本途径[2]。在档案资源运用过程中，人们获取信息的需求呈现快餐式又精细化、多样化的特点，信息服务的给取已转变为以网络服务、虚拟服务为主的电子高科技服务。当前信息社会中，档案信息服务更多的是基于互联网，利用现代信息技术向公众提供档案信息查询、咨询等服务方式。现代信息技术的发展，在影响人们信息获取方式和社会形态的同时，也改变着人们的生活和学习面貌。因此，信息公开背景下的档案在线服务必须以用户为出发点，创新理念，更新现代信息技术手段，积极开展信息推送、站点链接、网页聚合等多功能服务。借助ICT的推动力，实现信息与通信环境下的档案信息公开、共享与利用，不断提升档案服务质量和管理水平。

作者:王辉 单位:江阴职业技术学院

参考文献

网络文档管理范文篇5

在信息技术与网络技术迅速发展下，现今社会中企业的管理越来越注重对计算机技术的应用，这样的发展状况使得对高新计算机网络技术的需求量逐渐加大，对功能全面的计算机网络技术进行研发和构建，成为现今科技领域工作开展的重要内容。同时，在实际应用中对需要创新的部分进行研究，同样属于现阶段重点探究的问题。基于这样的状况，本文从以下几个方面对此次研究的课题展开详细的论述。

2计算机网络技术简介

计算机网络技术是伴随信息化快速发展而衍生出来的一门技术，这一技术通常情况下是将计算机先进技术和网络通信技术进行有效的融合，利用网络通信协议为重要的基础，将世界各地独立兼并分散的计算机技术相结合，在计算机与网络连接的过程中，能通过以下几种介质实现有效的连接：通信卫星、载波、光纤、电缆、双绞线。在这样的网络环境下，计算机能使得各种各样的资源实现共享[1]。例如，硬件资源、软件资源和数据资源等。除此之外，还能对进行共享的相应数据展开相应的管理和后续维护，这对用户在进行信息共享提供了重要的技术支持和保障。

3计算机网络技术构建分析

3.1内部网络方面的建设

在计算机网络技术不断发展下，计算机技术和网络通信技术得到广泛的应用，在实际应用的过程中，需要对可利用的技术进行整合，并构建出实用型的系统[1]。其中，在现代企业当中，信息化主要用来处理一些文档方面的管理事务，同时还要用在信息交互方面，基于这样的状况，需要用到互联网对相应的数据进行传输，进而形成相对完备内部网络系统。办公室内部网络能为企业提供重要的信息管理保障，对现代企业的发展具有重要的促进作用。此外，由于互联网中具有丰富的资源，能在办公室出现问题的状况下向互联网进行发问，有利于提升办公室的工作效率。

3.2分布式框架构建

计算机的网络式架构，主要根据办公室自身业务开展方式和特点来进行，按照网络的状况合理地对网络架构进行设计，为完成自动化的运行，在实际操作中，可以通过采用分布式框架的结构来进行，该种架构形式能实现用户之间的信息交互，同时还能保证系统内外信息的交互，这样的状况为实际办公效率的提升提供重要保障性的作用，便于信息的上传与下载[2]。对分布式结构网络体系的构建，有助于网络体系信息资源的管理，分布式在对信息进行处理的过程中呈现快速和准确的特点，对信息的有效管理具有重要的作用。尤其是在现代社会中，大量的信息管理花费了工作人员较多的时间，分布式框架的构建能有效解决该方面的问题。

4计算机网络技术创新

4.1对信息管理平台进行创新

办公室信息的处理平台主要是信息化和自动化办公软件的创新应用，强化办公信息管理平台方面的建设对达到信息共享和管理具有重大的意义，能在很大程度上提升信息管理的效率[3]。对办公各管理平台进行统一化管理，能实现对内部管理信息的汇总，有利于信息的系统管理。通过信息相应的管理平台，实际管理人员能实现办公活动的监管工作，在此过程中能及时发现当中存在的问题，便于对策略的制定，并很好地解决该方面的问题。如若某一企业的办公规模相对较大，企业的分支部门较多，采用统一化的平台进行管理，有利于管理的集中化，能在很大程度上提升企业信息管理的质量和效率。

4.2结合办公需要开发文件管理软件系统

随着信息化不断发展，在办公室关于文档管理方面，办公室系统中不具有专门的电子文档相应的管理系统，为了充分利用人工劳动对文档进行归类，需要浪费大量的人力资源和物质资源。针对这样的状况，很多企业和公司研发出小型的数据库电子文档管理系统，但是无法应用到特定的企业信息化管理当中，不同类型的企业在其发展的过程中对文档的处理方式和方法有不同的需求。基于这样的状况，在实际的管理中，应充分结合现代企业办公的需求，对文件管理软件系统进行重新研发和开发。在实际开发的过程中，应注重对文档管理和处理的效率与便捷性，同时对系统功能和系统进行优化，这样不仅能有效地提升办公的效率，同时还能减低实际操作的难度。此外，在对办公室文档和信息管理软件进行开发创新的过程中，还应注重对安全机制的构建，这样能提升文档的安全性。防止出现文档处理不安全的现象出现。

4.3完善自动化的监督管理机制

现阶段，企业在对自身办公资料进行管理的过程中存在不能有效监督的现象，使得实际信息管理和处理存在诸多漏洞，这样就导致办公自动化管理平台构建和创新的过程中需要注重对管理机制的完善。自动化监督管理机制主要是针对计算机办公业务的网络管理系统，进行相应的改进和创新，充分和企业其他相关的管理规程进行结合，对办公人员办公网络管理实际效率予以监督，进而提升管理的效率和质量。在实际的操作中，企业内部的相关部门要结合办公自动化的特征，通过计算机网络来实现细致的监督和管理。此外，计算机办公还需要监督的功能，主要起到督促的作用，对办公人员制定和管理文件的工作态度进行指导，进而提升其工作职责意识。

5结论

通过本文的论述得知，在信息化的迅速发展下，现今企业在制定自身发展战略的过程中，离不开先进技术。大数据和物联网技术的应用虽然能为现今企业提供重要的技术支持，但是需要在应用的过程中对其进行合理的利用，并进行创新。因此，本文从计算机网络技术构建和计算机网络技术创新两个方面对相关的内容进行分析和研究，望此次研究的结果能为现代企业更好的应用计算机网络技术提供可供参考的建议，进而为推动现代企业的发展和社会的进步献力。

作者:戴晖 单位:长江职业学院

【参考文献】

【1】高爱辉.计算机信息数据传输技术在通信工程和办公自动化中的应用解析[J].电子测试，2016(13):93+86.

网络文档管理范文篇6

办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的，同仁们对此一定深有体会。在从事办公室工作的过程中，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。

为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的工作管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文档不知道哪里去找，不同的文档说法不统一等等，诸如此类的问题让人有点无从下手。

在管理文件、档案的整个过程中会形成很多的文档资料，包括工作文档和数据文档。文档管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文档管理方面，目前还没有统一的标准。而在实践过程中，人们已经认识到了文档系统管理的重要意义，并且已开始体现在文档管理的工作中。

档案整理是档案管理工作的中心环节。科学优化的档案整理，可以促进档案管理的各个环节良性互动和协调发展，进而能为档案信息资源的开发利用奠定重要基础。因此，档案整理是职业经理人在档案管理过程中必须做好的一项基础性工作。

随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要注意以下几个方面。

1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。

2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。

3、由于电子文件利用途径的多样化，尤其是在网络高度发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。

建立良好的文档管理体系是我们能够流畅、有序工作的一个重要环节。

二、网点服务培训工作

良好的个人形象对客户传递一种信息，即优质的产品与卓越的服务，而这种信息传递的结果就是客户信任度的明显提升。在竞争日益激烈的今天，越来越多的企业和员工认识到职业形象和服务礼仪对企业形象和个人形象的重要性。

优质服务是银行创造价值永恒的源泉。一、服务是银行品牌的外衣，要体现管理层意志，做长远规划和系统性安排,在目前银行产品同质化现象严重，网点硬件条件相差无几的情况下，占领市场，赢得客户依靠的就是银行的服务。加强服务文化建设。培养良好的服务文化服务不是技巧，而是一种文化，不可能一蹴而就，文化的形成和发展要经过长期的沉淀和融合，需要一整套的制度安排。

银行服务培训是培养工作人员以客户为中心的现代银行服务理念，并且能够提升职业形象，树立服务意识，在银行服务工作中充分展示自己，以专业的方式与客户沟通，有利于提升营业网点的服务质量，吸引客户群体。

1、树立正确的职业化意识与积极的服务心态，增强爱岗敬业的精神。

2、通过训练掌握银行工作流程中的优质服务规范及行为举止，树立正面的银行形象。

3、掌握工作中必备的客户服务沟通技巧及服务知识，培养忠实客户。

4、通过投诉案例教学，提高应变能力和处理客户投诉的能力，把潜在的客户抱怨转变成赢得客户的机会。

5、打造良好的个人形象及企业形象，树立优质企业品牌形象。

网络文档管理范文篇7

施工现场数字化管理系统是将计算机网络和通信技术、视频数字压缩处理技术、决策支持系统等现代高新技术融为一体，采用LBS/GPS、无线网络等技术，依托手机、摄像头等载体，对建设工程施工现场情况进行数据采集、分析和管理。其系统组成可由“建筑施工现场远程视频监控”、“建筑安全培训及用工管理”、“建筑施工安全监督管理”、“建筑企业综合管理”、“建筑项目综合管理”、“大型施工设备管理”等部分组成。系统以网络远程和客户端组件的方法进行布置和操纵，以采用施工人员指纹识别、智能化取证等程序，进一步改善了建筑施工人员培训、劳务用工管理和施工安全监管等工作，同时具有大型施工设备监管、施工现场视频监控、施工项目与建筑企业管理等功能，达到了建筑工地安全生产的综合管理并建立了基础应用数据库共享平台，以建筑项目为核心，使建筑行业各监管部门的综合信息得以整合。同时，为建筑行业行政主管部门、建筑工程安全监管机构、建设单位、监理单位、施工单位对建筑工地的规范化管理提供了信息化支持。

二、建筑企业施工项目管理中数字化建设的实施

（一）施工投标工作

目前建筑市场竞争越来越激烈，项目施工投标的结果影响着企业的发展，因为目前项目报标期限的减少，根据时间要求报标是企业能否成功投标的重要环节，所以每一个施工单位投标工作都非常重视，努力做好。在以前因为技术和工具的不足，大部分单位对施工投标工作中投入了许多的人力、物力，但效果却是一般，非常严重的影响了工程收益。在施工投标工作中使用标书制作管理软件制作标书，在为单位做标、投标都带来便利的同时又使施工单位的投标工作提高竞争力。

（二）前期施工准备和项目管理工作

在工程项目顺利中标后，最主要的目标是控制成本和增加收益。在企业生存发展之路上对管理水平的提高有着重要意义，是每一个企业的重要发展方向。我国项目管理法指出“三控、两管、一协调”其意思就是：控制进度、质量与费用，管理合同、图纸文档，进行组织协调，进一步加强和稳定了企业的发展之路。然而，因为保障实施的工具不足，使很多工作统筹协调不完善，导致在管理施工项目时杂乱无章。施工项目管理是整个工程中非常重要的环节，从准备工作再到项目竣工验收，施工项目管理自始至终串联着整个施工进程。在施工项目管理的数字化建设时，现在主要可以使用的软件有施工组织设计软件、施工平面图制作软件、网络计划技术软件、合同管理软件等。施工组织设计软件类似于施工投标工作中的标书制作管理软件，一般都是运用常用的文字编辑程序，然后再添加专业资料，运用图纸和各类表格，完成施工组织设计书。施工的进度与成本在建筑施工项目管理中是两个重要的衡量指标，衡量着施工项目的管理水品。管理技术提升施工单位的效益，网络技术为核心，是建筑施工项目管理中两个关键地方。一般这方面的问题都是通过网络计划技术软件来解决。

（三）施工项目和图表文档管理工作

建筑项目开始施工后，要保管好工程文件和图表，这也是建筑施工项目管理中数字化建设的配套构成部分。工程图纸是进行施工的根本，科学的工程管理必须对文档和图表进行有效的管理。由于大量工程图表和文档种类，以往的人工管理始终存在着很多缺点，查询和维护都不太方便，这给施工单位的管理带来了许多不必要的麻烦，同时对工程的进度、资源投入和质量都带来了许多影响。有效的图表文档管理是有效进行施工项目管理的必要保障路。使用工程图表和文档管理软件可以让图表和文档管理工作更加方便和规范，同时可以与其他管理软件一同使用，达到报警和冲突检测的效果。当施工项目的个别工序因为图纸规划不完善时，系统会给予及时的提示，使项目竣工后的维护工作搭建了良好的基础。

（四）施工现场视频监控和建筑机械安全监控管理系统的应用

当前基建现场的安全生产管理主要是靠施工人员的自觉性和监理人员的监督，但现场作业点多面广，常规监管方式很难做到面面俱到，极易发生施工质量和安全事故。运用视频监控和建筑机械安全监控管理系统，监管人员对施工现场重点部位、重要机械进行实时在线监控管理，不仅直观监测工作程序是否标准、施工手段是否安全，并可提前发现事故隐患，并可及时采取措施加以预防。同时24h的视频监控和视频监控资料的记录，对预防材料和设备的人为损坏和偷盗行为，落实和提高工地标准化管理措施和水平都具有重要作用。运用信息化手段能够全面系统了解工程进度、物资设备、人才组织等方面的信息，管理人员能够根据视频监控系统提供的第一手资料作出准确的决策，保证施工现场保质保量的进行。

三、结束语

网络文档管理范文篇8

（一）借阅复杂、时效性不强

当某些人员需要阅读一份文件时，不能立即的查找到，人员首先要进入到专门的档案管理室进行查找，在寻找过程中也耗费了大量的时间和精力，对于外地的工作人员来说更是对其造成了很大的困难和不便。另外，当有紧急文件需要读取时，也不能马上进行查阅，影响了办事的效率。还存在一点问题就是文档的数量较少，甚至于一些重要文档的数据资料仅为一份，这就造成了借阅时的困难，为了一份文件需要等待很长的时间，严重影响了借阅的时效性。

（二）文件档案管理繁琐，不宜整理

传统的借阅文档过程首先是人员进行登记，对人员的姓名、身份证号以及借阅时间、文件资料进行详细备份，再允许人员去寻找文书档案。管理人员要对这些登记的资料进行备份和收录，在这一过程中就增加了工作人员的时间。另外，档案的收录要经过多个部门，当基层的管理人员对借阅档案人的资料进行备份后，还要将所有备份的资料进行汇集，等待审查部门的审核通过从而放入到资料管理室中，原本轻松简单的一个过程却变得如此繁琐，这不仅仅给借阅人员带来难度，还给工作人员增加负担。

（三）纸质文件保存不当极易损坏

传统文件文档多以纸质形式出现，一些重要的资料由于年限的积累以及运输过程的碰撞极易损坏，极珍贵的文档一旦遭到损坏则很难复原。

二、文书档案管理信息化的优点

（一）增强实效性

运用信息化来管理文档，可以有效增强档案管理以及借阅的实效性，当某部门的工作人员想要查询文档资料时，可以省去人工寻找的麻烦直接通过网络管理查询到文件的位置，轻松查阅，节省了大量的时间。另外，有些资料由于珍贵数量很少，通过网络查阅可以减少人员排队借阅，工作人员可以通过网上登记从而轻松进行资料的备份，极大地增强了档案管理的时效性。

（二）实现快速查询

信息化管理可以极大地加快文档的查询速度，对于一般的资料文件，一些客户可以在相关的地点通过网络直接查找，或者输入相关的关键词语即可快速显示出资料，省去了到档案部门的不便。

（三）保证了文件的机密性

信息化档案管理更加强化了档案的保密性，由于有些文档是成卷的，所涉及到的机密众多，一些人员所需要借阅的档案只是成卷中的一部分，通过信息化管理，相关的借阅人员可以通过准确的搜索从而将需要的文件进行精准的删减，避免了机密的泄漏，保证了文件的机密性。

（四）提升检索的效率

在传统的人工管理中，一些借阅人员清楚的知道自己所要借阅的文件，可以直接寻找，然而一些借阅人员并不太清楚所要借阅文件的类型。因此，信息化建设可以轻松的解决这一问题，信息化管理中设有模糊查询的功能，客户只需要输入个别关键语，系统即可自动帮助客户查找到需要的资料。

三、文书档案管理信息化系统的功能构建及设计

（一）权限管理

权限管理是信息化建设的主要功能，这一功能不仅有利于节省文档管理人员的工作时间，还能增强管理者的效率。只有档案的管理者可以进行系统的管理和查询数据库，并可对借阅者进行看管。普通的借阅者只拥有阅读的权限，不可随意查看数据库和相关管理资料。同时，可以将管理者区分为日常看管和系统管理者。其中，系统管理人员可以进行密码的设定和档案的操作，日常看管者可以进行系统的日常维护，从而加强权限。

（二）分类检索

文档信息化建设及其便利，可以随时调整。文档管理人员不但可以对文档进行自定义，还可以根据文档的类别进行分号，通过分号代码将同类的文档归纳到一起，客户可以按照文档的编号及时间直接搜索。

（三）文书档案管理信息系统设计

网络文档管理范文篇9

关键词：文档一体化；文档管理系统；业务策略；安全策略

一、引言

近年来，随着信息技术高速发展，文档工作不可避免的进入数字化时代，且在以绿色环保为主题的办公形式的要求下，海量电子资源的管理与传统落后管理手段的矛盾越来越突出，因此，安全高效的文档管理系统便成为了实现文档一体化的关键工具。指出：“档案工作确实要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”这就要求文档管理系统建设应统筹考虑文件全生命周期，将文档产生一体化、管理一体化和利用一体化融入到文档管理系统的开发过程中，切实提高文档管理系统的便捷性、安全性和标准性，促进一体化文档管理水平不断提升。以下对实施文档一体化管理的理论基础、组成、优势及文档一体化管理系统的问题和构建策略进行相关说明。

二、实施文档一体化管理的理论基础

文件和档案是统一事物发展过程中不同阶段价值和形态变化的体现，前者是后者的源头，后者是前者的转化，实际上二者是具有内在联系的有机整体，仅存在运动阶段的差异，并无本质性的区别，因此对不同发展阶段的文件实施一体化管理是切实可行的。文件生命周期理论发源于欧美，该理论是以普遍联系和运动发展的眼光将文件从产生至作为文档保存或销毁的过程看作为一种整体的运动过程，是具有生命的现象和值得进行全方位研究的学说，认为文件管理和档案管理是相互渗透和水乳交融的，是文档一体化管理的理论基础。文件连续体理论是一种以目的为导向的系统理论，具有连贯性和一致性，该理论任务文件从形成到作为档案保存、并进行管理是一个连贯的过程，并倡导对文件的形成、保存和长久利用进行一体化管理，而其中的长久利用是对文件和档案进行管理的主要目的，文档一体化管理不仅可以保持文件之间的关系，还可以促进文档信息的共建和共享，可为社会提供更好的服务。

三、文档一体化管理系统

一般情况文档一体化管理系统是由收文管理、发文管理、归档管理和文档管理4个模板组成，各模块之间具有一定的关联性，信息可实现集成化共享，对电子文件到电子文档的自然归档和一体化管理的实现具有促进作用。收文管理：是对上级公文和平级来文通过电子文件的形式进行处理和记载，根据公文的登记日期、流转状态和急缓程度等过程信息，用户可通过相应的操作快速找到相应的文件，并进行有效的处理，该过程主要由登记、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成。发文管理：该环节主要是由发文起草、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成的，即起草电子文件之后，各级主办与会签部门的人员逐级进行审批和修改，最后交由上级签发，待正式公文形成后进行登记和归档，要对内部制定的外来文件进行处理和转发的。归档管理：对电子文档进行归档主要有以下两种形式：（1）利用机构内部局域网的电子公文传输系统通过电子签章、完整性验证等措施进行自动归档，同时保障了电子文件的有效性和完整性，该环节实现后，电子档案生成，电子文件的管理权也就为档案管理部门所有，相关业务人员尽可通过系统授予的权限对电子档案进行查询，但不能进行任何修改。（2）各立卷部分在将纸质档案移交给档案馆时，需将光盘和磁盘等存储电子信息的载体上交，该方式主要是对某些机密性电子文档或重要凭证进行移交的，且需要采取相应的物理隔离措施和安全防护方法对文档的厚度进行管理，比如，不能将涉密的档案存储在网络上，以防泄密。文档管理：对档案的移交、接收、审核、保存、管理、查询、统计和利用服务的提供等工作需严格按照国家颁布的电子档案归档和管理的相关规定和标准进行执行，同时，根据档案的来源或类别等信息，档案形成机构可建立通过年度、部门和实体分类进行快速检索的档案信息资源库，便于相关人员的查询和利用。

四、文档一体化在管理上的优势

实施文档一体化管理，有利于保障文件和档案的质量，提高文档管理工作水平；有利于二者相互协调、合作；有利于文件向档案的转化工作，其优势主要体现在：整体性。文档一体化将文件管理和档案管理的全过程作为整体统筹把控，打通文件归档壁垒，缩短归档时间。保障了档案四性。效率性。文档一体化实现了文件、档案管理的全方位自动化，在实际的运行过程中，降低了公文流转强度的同时提升了公文的办理速度，打破了传统的手工操作的旧模式，提高了工作效率。而文档一体化管理可全面、详细地记录电子文件的流转情况，有助于管理人员实时监督电子文件的办理过程，有效提升了公文提交和运转的效果，避免了文件积压情况的出现。经济性。以往档案整理工作需要大量的手工劳动力，且在文件归档的过程中容易出现重复著录等情况，且档案工作的质量较低。而文档一体化从文件形成阶段就采用系统管理，做到一次输入多次输出，相关人员只用对电子文件和纸质文件的准确性和完整性进行核对，避免了重复劳动，节约了大量的人力、物力和财力。前控性。文件是档案的基础，文件处理的质量直接影响到档案质量。运用系统对文件、档案进行一体化管理，可以对文件处理进行有效控制，实现从文件到档案的有效转换，为档案质量奠定基础。

五、当前文档管理系统的普遍状况

1.用途单一，功能点重复。文档管理软件产品的种类众多，但在功能上没有较大差异，多为数据库增加了一个交互界面。这类文档管理系统在一定程度上使文档人员摆脱了部分繁杂的手工操作，但普遍存在通用性差、安全性低、检索质量不高、共享程度低等问题，未充分创造使档案工作适应社会发展需要的新的工作模式，不能满足文档一体化管理的需要。2.标准化程度低。文档管理软件的标准化是文档管理工作标准化进程中重要的组成部分。但是目前文档管理软件多为短期行为，不考虑过去和今后，新旧软件无法接轨，数据无法共享，导致很大的资源浪费。

六、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的业务策略

1.文档生成一体化。（1）通过文件体系结构设计实现文档生成一体化基于“文档一体化”的文档管理系统通过元数据和目录结构的二维分类概念来构造文件体系结构。文件元数据（type）即文件的实质，通常由系统后台设置，它的分类是横向的，可以打破各种文件的内容和用途界限；而目录结构（folder）又将打破界限的文件重新根据内容和用途进行组合，用于前台展示，使用户方便、直观的查找所需文件。在文件向档案转化的过程中，文件的分类目录发生改变，归档人员根据文件的内容和性质选择相应的档案目录，补充档案相关的元数据，如：档案号、归档人、归档日期、保存期限等。这样的文件体系结构设计突破以往文档系统仅以文件种类来划分的固有模式，解决文件向档案转化过程中元数据丢失或损坏的问题，在文件形成时就确保了文件和档案元数据的一致性和安全性。（2）通过加强文件前端控制实现文档生成一体化对文件的前端控制也是保证文档生成一体化的重要内容，是实现电子文件全程管理的重要保障。前端控制要通过系统设计和应用规范两方面来保证。一方面，系统设计时应依据国家标准从元数据的定义、分类、执行强度、缺省值等方面对文件元数据、档案元数据、系统基本元数据和文档扩展元数据等设置一定的规范。系统在文件生成时，可以依据元数据设置，实现元数据内容自动校验、自动捕获、错误纠正，从系统设计上保证元数据形成的规范性和准确性。另一方面，文档管理系统的开发商应提供相应的产品应用规范，明确各种文件生成时需要采集和捕获的元数据，以建立统一的文档数据著录、修改规范，保证文档数据形成的规范性、数据信息的准确性和信息的可检索性。2.文档管理一体化。系统设置文件库、移交库、预归档库和档案资料库，覆盖文件向档案转变的全过程。用户的文件可以在适当的时候批量进行整理，由文件库转移到移交库，档案人员进行预归档操作，再经过组卷、整理、添加相应档案元数据后，从文件状态转变为档案状态，最后正式进入档案资料库，成为真正的档案。此外，在文件全生命周期管理流程中，做好用户权限控制也至关重要。文件形成、使用、鉴定、归档、保管、利用和处置等不同阶段，要根据业务需要和分工授权设置包括浏览、只读、批注、关联、修改、删除、执行动作、更改位置、更改权限等不同的权限级别，并结合系统用户角色、系统模块、系统功能分别授权，以保证文档信息和元数据在系统中的安全性。3.文档利用一体化。（1）通过开发统一的利用模块实现文档利用一体化借阅利用模块是用户借阅文件和档案的统一入口，也是文档人员审批借阅申请、办理归还手续的统一平台。用户在此模块进行申请操作，完成对相关文档的借阅，实时获取所需资料和信息。在利用完成后，通过归还操作可快速归还文件档案，实现文档人员和用户操作平台的一体化。（2）通过建立多层次的检索工具实现文档利用一体化针对不同用户需求应设置不同的检索方式，如快速检索、普通检索、高级检索、全文检索。由于文档生成的一体化，部分档案元数据继承自文件元数据，因此，除非检索条件为档案专有元数据，正常情况下通过文件信息都能检索到相应结果，从而实现文档利用一体化。（3）通过设置多维度的展示方式实现文档利用一体化为满足不同用户对文件分类的不同需求，系统应根据元数据间组合顺序的变化，对文档目录树设置一种固定的展示方式，辅之以多种可选的展示方式，用户可根据工作习惯，选择符合自己偏好的文档分类展示方式，在同一页面实现文档展示利用一体化。

七、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的安全策略

1.文件生命周期全防护。（1）根据文件时效和价值，分级分类定密系统在对文件进行定密时，要全面分析文档的时效性和价值性，分类分级定密，分类可分为技术文件、商务文件、财会文件和专业报告等；密级可以定为核心商密、普通商密等。定密措施可以通过属性化来实施，即加入一个元数据，使其在产生时就具备特性。（2）嵌入元数据，加密属性不能篡改系统加密服务对需要保护的文档按不同的策略进行加密，向该文档嵌入相应的元数据，加密后的电子文档的密级标志作为文档属性的一部分与文档内容不可分离，且密级标志也不能被篡改。（3）自毁机制是主动防护的最后一道屏障除以上加密措施外，为规避少数人员保密意识欠缺导致的泄密风险，在系统开发时，设置文档仅在授权域和用户使用，如果在其他终端打开，文档会开启自毁机制，显示为密文乱码，实现主动保护，作为最后一道屏障。2.用户授权管理全覆盖。系统开发时，对不同用户要结合其岗位特征进行授权，并根据岗位的变化动态调整。授权级别一般分为：访问条目、阅读、录入、下载、迁出、修改和删除。授权不是单一地针对用户授权，而是用户和文档分级分类相结合的混合授权。当用户岗位变化时，其授权访问权限需要调整，管理员可随时根据用户属性，删减、收回或增加某用户或用户组对加密文档的操作权限。3.文档操作记录可追溯。系统开发时应考虑文档系统的记录功能，系统通过详细日志反映相关用户在某时间在某个地址对文档执行的编辑、复制、打印、删除等操作，使得电子文件生命周期的审计跟踪简单、准确、高效且可追溯。

八、结语

将文档一体化融入文档管理系统建设中，是推进文档一体化管理、实现文档管理系统优化升级的必然要求。通过文档生成一体化、管理一体化、利用一体化的业务策略和文件生命周期防护、用户授权管理、文档操作记录追溯的安全策略，可有力促进电子文档管理技术的发展和文档一体化规范的建设。相信随着信息技术的进一步发展，基于“文档一体化”的文档管理系统功能也将日趋完善。

参考文献：

[1]杨要科，高艳霞.文档一体化在档案应用中的研究[J].兰台世界，2015

[2]严永官.“试论文件生命周期理论”与“档案生命周期理论”[J].档案管理，2017

[3]刘鋆.“证据”与“记忆”的逻辑错配——基于文件连续体理论模型的批判性思考[J].档案与建设，2019

[4]任沁.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台世界，2017

[5]靳月庆.文档一体化研究[D].山东大学，2009

[6]田晓辉.电子文件时代文档一体化管理措施探讨[J].卷宗，2019

[7]米静.大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析[J].办公室业务，2019

[8]徐丽敏.大数据时代下文档一体化管理的构建与实施方案[J].科技资讯，2018

[9]崔靓.对电子文档一体化管理标准规范应用的探讨[J].建筑工程技术与设计，2017

网络文档管理范文篇10

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

比较传统的文件收集管理方法，高校要对被管理的文件进行收集和直接存储，需要大量的工作人员，同时工作效率较低，也耗费了大量的时间和精力[4]。如果现代高校采用电子信息记录管理档案的方式，将能够更快地实现数据采集管理，具有自动化、网络化、实时性的优势，实现档案共享的同时降低了管理工作人员的工作强度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保证快速查询

网络信息技术进步发展的时代下，传统的管理方法有效地处理了高校存档文件，加强了监督，访问管理人员在详细查看存档文件的仓库就能直接基于所需的文档，这一方法是困难的。然而，如果使用计算机检索所需的档案，可以找到的信息相对更快和更准确。这有效地降低了管理组的工作强度，使查找更快捷、更方便。文献数字化建设是适应时展的一项新举措，它能够提高档案文献管理的单一化操作，打破文献存储的地域性[6]。通过采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以让管理人员更快的收集和编辑记录。

（三）便于信息的安全以及保密

对于高校而言，档案文件是一种相对重要的信息资源，直接影响着高校的生存和发展，档案中的信息具有较高的价值。高校档案中的信息一旦损坏，就会给高校带来不可避免的损失，也可能直接影响到高校人员的利益。通过档案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。与传统的纸质保存相比，它更快、更机密，有效地保证了数据信息的安全。同时，可以通过使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盗，从而保证高校的利益，传统的档案管理方法已不适应信息时代的要求。

三、高校档案管理信息化存在的问题

（一）没有重视档案信息化的管理

对于一些高校来说，由于在学校发展过程中没有建立专业的档案文件信息管理部门来节约成本资源，无法承担档案文件管理信息的发展。即使一些部门监督档案文件管理信息的发展，也只是以形式出现。监督管理人员往往只是一个简单的分类，归档文件的集合不配备档案的知识文档，因此责任不强，从而归档文件的管理部门不规范。信息管理至关重要，如果管理不严谨，高校档案文件可能被大量非法使用。

（二）档案文件管理在信息发展水平上存在一定差距

因为有很多相对传统的高校受这些传统的限制，信息技术不发达，大部分的高校仍然采用手工归档，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。说到先进高校，他们认识到档案信息管理的重要性，投资于档案信息领域，把档案信息管理作为高校生存发展的基础。这使得高校可以在社会上获得更多的信息和支持，有效地结合网络技术，不断开发文档资源，进一步加速高校的发展[8]。

（三）档案管理人员存在的问题

1.档案文件管理规定的业务态度缺失。在一个高校的发展过程中，拥有大量档案管理经验是相当不错的，管理档案文件的单位的工作人员也是如此。许多高校的文件存储管理都有一种应对业务流程的态度，并没有及时更新文件归档或者缺乏清理工作，同时也发现工作人员缺乏适当的耐心，这对高校管理业务单位的发展产生了非常大的负面影响。2.档案文件管理重新建立后的存储文件管理。现代高校的档案文件管理，常采用纸质归档文档管理，在涉及许多其他部门临时员工，在校学生的归档文件管理，大部分管理成员没有专业知识。阻碍了档案文件管理事业的发展。当许多档案管理部门的文档管理人员被替换时，文档管理接管工作没有很好地完成，许多文档被丢弃。这对高校来说是巨大的错误。

（四）高校没有采用相应的措施保管好档案

大部分的高校仍然采用手工归档文档管理领域的工作，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。相对先进高校，档案文件管理上存在许多欠缺。因此，加强存储业务的管理，同时明确这些文件容易损坏的特殊性质，特别保管。1.档案文件管理业务单位不规范。档案文件的管理是一项复杂的业务，在高校中，没有存储文件的管理规范。另外，档案馆的文件混乱无序，需要花很多时间才能找到，影响了管理的效率。2.业务单位个人资料更新不及时。大多数业务单位不能及时更新档案，或者更新速度慢。随着时代在变化，科技在进步，一切都在变化，这就要求管理档案文件不能停留在一个阶段，而是要跟上时代的进步。3.对企业集团引进先进技术进行文件归档的管理和保护意识不强。随着时代的进步，现有的存档管理方法和设施，已经无法适应时代的发展，但许多业务单位都没有意识到问题的严重性，有必要引进高科技产品，进行全面高效的管理。4.关于法律法规的制定。在我国，当前管理业务单元，开发过程起步相对较晚，因此相关法律法规不是很完整，归档文档管理的内容暂时无法进一步提升，单位负责人有大量的档案文件，无法妥善管理，由于低效率的归档文件管理，混乱的档案文件管理业务多，也存在归档文件的损失。因为没有法律保护，没有办法对其处理。

四、高校档案管理的对策研究

鉴于档案管理工作中存在的诸多问题，需要我们去进行整改、去创新去发现，通过分析原因，结合现状找到合适的解决措施，从而提高高校档案管理的工作效率，促进我们国家各高校档案管理工作现状的提升。

（一）制度建设方面

1.建设规范统一的管理平台。档案管理信息化的实现，首先要建立规范统一的管理平台。明确规定信息采集标准、应用软件标准等内容，确保相关规定不断规范统一，使管理平台能够实现与其他信息系统的集成。确保数据的完整性、真实性和有效性。在社会发展的当下，业务集团为社会做出了巨大的贡献，档案文件的管理在业务单位的发展中，发挥了相对重要的作用。因此，在高校中发展中，存储文档的管理，是建立一个相对严格的存储文档管理系统，在必要的业务单位，按照国家有关法律、法规，归档文件的管理监督高校可以依规处理工作，确保安全的高校档案文件。2.加强电子文件保管及技术。归档文件的管理必须首先改变自己的想法，必须积极认识到电子文档存储的重要性，加强高校本身统一管理系统技术，保证个人信息的安全，归档工作小组应该谨慎对待，注意归档文件的管理。各部门使用的存储文件管理电子系统也必须与存储文件管理系统相一致，实现一体化的存储文件管理系统要有保障，保证准确性和真实性。通过采用规范的制度，可以有效地提高数据库的质量，增强资源共享的力度，从而减少不必要的工作和资源成本。3.云存储。作为高校，电子文档的数量可能会稳步增加，给内存带来压力。在这种情况下，高校可以采用云存储，云存储具有大量的库存和数据存储以及业务访问。通过提供在线存储空间，确保最大安全性，高校也可以降低成本，提高资源利用率。另外，在信息技术飞速发展的今天，互联网的应用已经渗透到各个行业，建立一个业务单位档案管理的信息平台是非常必要的。一种新形式的记录管理方法可以快速发现记录持有者的存储位置，也可以方便地导入，可以减少记录归档人员的工作压力，一边记录管理也可以做一些更细微的工作。4.引进先进的设施，形成管理规则。如果存储文档管理设施被上锁，必然会影响高校的发展，高校也要意识到已经走出了传统时代，应该通过引进先进的设施来管理存储文档。电子档案文件的使用是新时代档案文件管理的必经之路，存储文件管理都应朝着这个方向发展。只有这样，才能加强档案的服务。管理归档文档应逐步加强的过程中合理有效地管理文档，补充自己的管理规则，不能陷入困境。文档管理人力资源消耗高，高效管理文档目前是所有高校的目标，所以管理工作应加强。5.及时更新档案，合理有效地保存档案。因为每一个新的人员波动，都需要对档案文件，收集和归档，这对高校发展将有很大的帮助，也能够快速收集，实现业务单元信息的归档。因为高校需要的信息在任何时间，如为自己增加存档文件的利用率和使用合理的现有记录。各高校单位必须将注意力转向现有档案文件，及时了解有用的信息，这会是一个巨大的帮助，也能更好地发展高校。

（二）人员管理方面

1.加强对高校档案管理人员的培训。高校档案管理单位应定期安排一组管理人员接受相关业务培训，加强他们的专业知识，确保他们认识到工作的重要性，树立正确的业务态度。自改革开放的开始，我国的发展速度迅速，信息需求快速增长，文档管理工作必须跟随时代的发展，不能雇佣非专业人员。最好是在每个部门都认真做好管理，特别是档案管理的单位，应该把管理质量放在第一位。第二，管理监督部门也进行定期专业培训项目的管理保留文件，通过培养党的思想教育项目，在许多方面增加高校整体发展，保证归档文件管理的操作项目。2.业务单位档案文件的管理应符合业务接管的相关规定。管理单位委员会应严格规定档案文件管理业务接管事宜。高校人员因故缺勤的，应当在离开前交接保管文件并在原单位发现问题时进行及时交接。3.做好档案文件管理的保护工作。加强档案组的管理意识，定期检查归档文件的完整情况，发现问题及时进行修复和补充。归档业务似乎是一项非常复杂的业务，但事实并非如此。管理团队必须非常耐心，并且关注这个业务。

五、结论

在档案管理中，目前许多高校都采用信息化平台系统管理档案。紧随现代互联网和信息技术的发展，各高校更加重视教育领域大数据技术的应用，同时努力提高互联网信息数据处理效率，促使现代文件管理更加清晰智能。这些工作既促进了高校的发展，同时解决了文件信息的规范管理。高校的档案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一项繁琐、系统的工程，高校档案管理人员不仅要做好传统的档案管理工作，还要结合档案现代化管理需要，充分运用信息化技术等先进手段提高档案科学管理水平，这样才能使高校档案工作不断创新发展，适应现代高校发展的需要。

参考文献

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[2]柏海玲.人事档案管理信息化建设策略与实践意义之研究[J].中国管理信息化,2017(9).

[3]杨军.高校人事档案管理策略分析[j].黑龙江档案,2010.

[4]章研.浅谈高校档案管理工还是作中存在的突出问题与解决措施[J].经营管理者,2015(12):350.

[5]周丽娟.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].中外企业家,2017(06):242.

[6]刘志春.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务,2016(05):104.

[7]孙航.高校档案管理信息化建设的必要性及意义解读[J].才智,2016(7).