文书档案管理信息化建设研究

一、传统文书档案管理存在的问题

（一）借阅复杂、时效性不强

当某些人员需要阅读一份文件时，不能立即的查找到，人员首先要进入到专门的档案管理室进行查找，在寻找过程中也耗费了大量的时间和精力，对于外地的工作人员来说更是对其造成了很大的困难和不便。另外，当有紧急文件需要读取时，也不能马上进行查阅，影响了办事的效率。还存在一点问题就是文档的数量较少，甚至于一些重要文档的数据资料仅为一份，这就造成了借阅时的困难，为了一份文件需要等待很长的时间，严重影响了借阅的时效性。

（二）文件档案管理繁琐，不宜整理

传统的借阅文档过程首先是人员进行登记，对人员的姓名、身份证号以及借阅时间、文件资料进行详细备份，再允许人员去寻找文书档案。管理人员要对这些登记的资料进行备份和收录，在这一过程中就增加了工作人员的时间。另外，档案的收录要经过多个部门，当基层的管理人员对借阅档案人的资料进行备份后，还要将所有备份的资料进行汇集，等待审查部门的审核通过从而放入到资料管理室中，原本轻松简单的一个过程却变得如此繁琐，这不仅仅给借阅人员带来难度，还给工作人员增加负担。

（三）纸质文件保存不当极易损坏

传统文件文档多以纸质形式出现，一些重要的资料由于年限的积累以及运输过程的碰撞极易损坏，极珍贵的文档一旦遭到损坏则很难复原。

二、文书档案管理信息化的优点

（一）增强实效性

运用信息化来管理文档，可以有效增强档案管理以及借阅的实效性，当某部门的工作人员想要查询文档资料时，可以省去人工寻找的麻烦直接通过网络管理查询到文件的位置，轻松查阅，节省了大量的时间。另外，有些资料由于珍贵数量很少，通过网络查阅可以减少人员排队借阅，工作人员可以通过网上登记从而轻松进行资料的备份，极大地增强了档案管理的时效性。

（二）实现快速查询

信息化管理可以极大地加快文档的查询速度，对于一般的资料文件，一些客户可以在相关的地点通过网络直接查找，或者输入相关的关键词语即可快速显示出资料，省去了到档案部门的不便。

（三）保证了文件的机密性

信息化档案管理更加强化了档案的保密性，由于有些文档是成卷的，所涉及到的机密众多，一些人员所需要借阅的档案只是成卷中的一部分，通过信息化管理，相关的借阅人员可以通过准确的搜索从而将需要的文件进行精准的删减，避免了机密的泄漏，保证了文件的机密性。

（四）提升检索的效率

在传统的人工管理中，一些借阅人员清楚的知道自己所要借阅的文件，可以直接寻找，然而一些借阅人员并不太清楚所要借阅文件的类型。因此，信息化建设可以轻松的解决这一问题，信息化管理中设有模糊查询的功能，客户只需要输入个别关键语，系统即可自动帮助客户查找到需要的资料。

三、文书档案管理信息化系统的功能构建及设计

（一）权限管理

权限管理是信息化建设的主要功能，这一功能不仅有利于节省文档管理人员的工作时间，还能增强管理者的效率。只有档案的管理者可以进行系统的管理和查询数据库，并可对借阅者进行看管。普通的借阅者只拥有阅读的权限，不可随意查看数据库和相关管理资料。同时，可以将管理者区分为日常看管和系统管理者。其中，系统管理人员可以进行密码的设定和档案的操作，日常看管者可以进行系统的日常维护，从而加强权限。

（二）分类检索

文档信息化建设及其便利，可以随时调整。文档管理人员不但可以对文档进行自定义，还可以根据文档的类别进行分号，通过分号代码将同类的文档归纳到一起，客户可以按照文档的编号及时间直接搜索。

（三）文书档案管理信息系统设计

档案管理信息化建设主要分为以下几个步骤，第一，文件管理。文件管理主要指档案管理人员的管理，档案人员对文档进行直接操作。第二，档案调阅。档案调阅是对于普通的客户而言。第三，文档系统维护，系统维护是文档管理人员对文件归档，将档案的类别、时间、编号进行调整从而录入到相应的数据库中，同时更新数据库。第四，档案借阅。档案借阅是当客户进行借阅时，首先进行登录注册用户，随之查找相关文档进行下载和备份，这一过程，系统将会全面的进行记录，实现借阅文档的科学性管理。结束语综上所述，信息化建设已经走向了我们的生活，随着科学技术的创新进步，人工管理的时代已经一去不复返。相关的行政管理档案机关只有不断的紧追时代的步伐，开展无纸化的信息建设才能真正的发展和变革。在本篇文章中我们探究了人工管理档案的缺点以及信息管理的相关优点和功能，以期为档案管理提供有效的指导，从而推进档案管理的建设。

作者:赵峰 单位:陕西省地方电力（集团）有限公司咸阳供电分公司