诉讼档案管理范文10篇

时间:2023-05-15 16:54:27

诉讼档案管理

诉讼档案管理范文篇1

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二条规定:“人民法院的诉讼文书,要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别,按年度、按审级、一案一号的原则,单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。”这一原则早在新中国成立时就已在法院确立并付诸实施。

按年度立卷,就是根据法院受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷,可以客观地反映各法院每年度审判案件的数量、特点和逐年发展变化情况,有利于现行利用和归档后提供利用,也与法院工作制度相吻合,同时自然而然地把法院全部案件划分成了各种年度类别。按年度立卷,要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度,某一年度受理的案件应当集中管理,不可分散,不可将一个年度的案件放入另一个年度之中,跨年度审结的案件,无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。

按类别立卷,是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定,诉讼案件分为刑事、民事、行政、执行四大类别。

按审级立卷,是指按照案件所在的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序,一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、执行程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定,必须认真遵照执行。

按一案一号立卷,是指按照案件在立案部门收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时,只能编定一个案号,收、结案登记薄,案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。

上述四个因素是一个紧密联系而不可分割的有机整体,缺一不可。执行这一原则必须综合四个因素合并使用。充分运用这一立卷原则,有利于正确编定案号,简化管理手续,提高管理效率。法院从受理一个案件开始,就按年度、类别、审级和收案顺序编定一个案号,诉讼活动中产生的所有诉讼文书材料以及立卷、归档、整理、上架、保管、利用、销毁等等,都只能使用这个案号。一个案件诉讼活动全过程的所有原始记录,通过运用这一原则编定的案号,把它们全部统领、集合起来,并有机地结合成一个完整的诉讼档案实体,从而有效地方便了日常管理,便于查找利用,对没有按时归档的案件也能了如指掌,便于未归档案件的清查催归,有利于确保诉讼档案的完整与安全。

二、并卷管理原则

《人民法院档案管理办法》第十二案规定:“同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷,应当合并保管。并卷的要求是:再审卷并入一审或二审卷;向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷;向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档;近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时,要在卷宗封面、卷宗登记薄和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。”这一规定是并卷管理原则的具体化,其核心内容是确定诉讼档案实体管理,要以案件为基本保管单位,即同一法院的同一案件,无论是改变审级或其他原因所出现的多个案号及其所形成的多本卷宗,均应集中起来合并为一个案件的诉讼档案,并以此为基本保管单位。并卷原则要求法院管理诉讼档案,必须以案件为基本保管单位,而不是以案号为基本保管单位。由于诉讼制度设计上的规定和诉讼活动的客观要求,某一法院审理的某个一审或再审案件,就有一个一审或再审案件案号,并由此产生一审或再审案卷;当该案再再审时,又必须编定一个再再审案号,又由此产生再再审案卷;当当事人不断申诉或其他原因发生时,该案便处于多次再审或无限再审状态,这就会出现多次再审案号或无限再审案号,由此产生多次再审或无限再审案卷。同一法院对同一案件一审再审才能定案的为数众多。案件反反复复,三五次、七八次审判的情况屡见不鲜,每次审判均会出现新的案号和案卷。此外,案件进入审判程序前,当事人提出管辖异议、财产保全和先予执行申请时,以及案件审判结束后,当事人提出申请执行、案外人提出执行异议等情况时,都会出现专门处理此类问题的案号和案卷。由此看来,所谓一案一号只在一个特定的审判程序内才是现实的和确定的,事实上多数案件都会出现一案多号多本案卷的状况。当这个状况出现时,就必须运用并卷原则进行并卷处理,才能把一个案件在诉讼活动中形成的数个案号及其全部案卷组成一个基本保管单位。如不并卷,同一法院同一案件就可能出现以案号为基础的数个基本保管单位。因此,这一原则有效解决了同一法院审理同一案件,出现数个案号及其数本案卷时,集中并卷管理问题,也便于档案部门为法院和诉讼当事人查询利用提供完整齐全的诉讼档案。全国各级法院在执行这一规定中存在较大偏差,许多法院没有严格落实并卷管理原则,同一法院同一案件存在多个基本保管单位。即以审级编定的案号为基本保管单位,以案号为档号。一个案件既以一审案卷为一个基本保管单位。又以再审或多次再审案卷分别为一个基本保管单位,还以执行案卷为一个基本保管单位,跨年度编定案号的必然跨年度存放保管。这种管理方法完全不符合并卷管理原则,应予纠正。过去出现的这种状况,现在纠正比较困难,也容易引起混乱,关键是今后在日常档案工作中应严格执行并卷管理原则。

三、书记员立卷归档原则

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第5条明确规定,诉讼文书立卷归档工作是审判岗位责任制内容之一,是书记员的重要岗位职责。书记员将全部诉讼文书材料收集整理,按一定顺序排列,装订成册,逐页编号,全卷编目,这就是诉讼文书的立卷工作。立卷符合要求后,书记员应将诉讼档案送审判长或案件承办人审查是否合格。如果不合格,应重新装订;如果合格,应将诉讼档案交审判庭内勤,并办理交接手续。审判庭内勤应及时登记,编写归档清册,按有关规定及时或定期将诉讼档案移交给本院档案管理部门,这就是诉讼文书的归档工作。诉讼文书材料立卷归档,是一项极其严肃、极为重要的具体工作,书记员应以高度认真负责的态度,按有关规定做好立卷归档工作。书记员为合议庭组成人员,自始至终参与案件审理活动全过程,担任庭审现场和合议庭会议记录,参与部分诉讼文书拟制、处理工作,负责收集保管涉案的全部诉讼文书材料。因此,由书记员立卷归档责无旁贷。庭长、审判长和合议庭法官有监督书记员立卷归档的责任。档案管理部门对书记员立卷归档工作应进行监督指导。

四、正副卷分别立卷管理原则

正副卷分别立卷管理原则,是1991年第二次全国法院档案工作会议上确定的,并在《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中作了明确规定:“人民法院的各类诉讼文书,应当按照利于保密、方便利用的原则,分别立为正卷和副卷。”依照这一原则规定,除适用简易程序审理的案件外,法院审理其他案件的诉讼档案,书记员在立卷时,均应分立正卷和副卷。正卷主要列入当事人提供的诉讼书状、证据证物,法院制作的诉讼文书正本等对外公开的诉讼文书材料。副卷主要列入上级领导机关和领导同志批示及其答复,法院内部请示批复、审委会讨论案件记录、合议庭笔录、诉讼文书原稿(审签稿)等不宜公开的诉讼文书材料。副卷属审判工作秘密,一律不对外查阅,只限法院内部使用。执行正副卷分别立卷原则,既有利于诉讼档案的提供利用,该公开的全部公开,又适当控制了使用范围,该保密的坚决保密,有利于保守国家秘密和审判秘密。

诉讼案件案号管理方法

实践证明,诉讼案件案号管理在审判流程管理和诉讼档案实体管理中处于首要地位。如果一个法院诉讼档案管理混乱,案件底数不清,未归档案件案号情况不明,未归档案卷去向不明,首先必定是因该院各审判庭案号管理混乱,案号登记不清,案件登记本残缺不全、丢失所造成的。诉讼案件案号管理是诉讼档案实体管理的源头,做好案号管理工作对诉讼档案实体管理具有正本清源的重要作用。

案号是指法院受理各类案件及制作其诉讼文书的编号。案号依次由立案年度、收案法院简称,案件性质类别、审判程序代字、顺序号五要素组成。编定案件案号除遵循上述立卷原则外,还应遵循编定案件案号的基本要求和方法。

一、编定诉讼案件案号的基本要求和方法

编制立卷年度,时间必须与各级法院规定的司法统计起始日期和截止日期一致,如果年度司法统计截止日期为12月25日的,当年案件的案号年度,应当起于上年12月25日(含本日),止于当年12月24日(含本日)。如2005年度的案件,应当是2004年12月25日以后,至2005年12月25日新收的全部案件。

编制收案法院简称,应按照各级法院正在实行的法院简称编制。全国各省、自治区、直辖市的简称,国家已有明文规定,建国后一直照此执行。但一个省高院辖区内,或一个中级法院辖区内,往往有数个法院简称可能相同,如不加以区别,则容易引起混淆。如海南省高级人民法院简称为“琼”。在相当长的一段时期里,海南省内有一个琼北中级法院,有一个琼南中级法院,还有琼山市法院、琼海市法院、琼中县法院。如果上述5个法院,均简称为“琼”,则会出现5个法院简称完全相同,无疑不妥。因此,需要由省高院发文明确规定各法院简称,以便各法院简称有所区别。人民法庭是基层人民法院的派出机构,不能在基层人民法院简称中增加人民法庭的简称。

编制案件性质类别和审判程序代字,应按照最高人民法院颁布的有关各类诉讼文书样式等一系列规范性文件的要求执行。如编制刑事一审案件案号,其案件性质类别、审判程序代字为“刑初”;二审改判、维持、发回重审、撤销变更一审裁定,准许撤回上诉、抗诉,二审附带民事诉讼的案件,案件性质类别、审判程序代字为“刑终”;报请复核死刑(含死缓)的案件,案件性质类别、审别程序代字为“刑复”;报请核准在法定刑以下减轻刑罚的案件,案件性质类别,审判程序代字为“刑核”;按照一审程序再审的案件,案件性质类别、审判程序代字为“刑再初”;按照二审程序再审的案件,案件性质类别、审判程序代字为“刑再终”。其他各类案件案号编制办法,最高人民法院均有明文规定,总共有数十种之多,各级法院应当紧密结合具体案件实际情况,灵活运用,认真遵照执行,做到准确、贴切。

编制立案顺序号,是指按各级法院受理案件的顺序,用阿拉伯数字和自然数排列顺序,编制流水号。当一个案件需要制作数份内容相异的裁判文书时,不同内容的裁判文书应在案号后使用破折号加顺序号予以区别。

上述五要素在编制任何一个案件案号时都应全部使用,综合使用,缺一不可。只有综合运用五要素,才能确保案件案号的完整准确。

二、编制案件案号容易出现的错误

(一)审判程序代字编制错误。以刑事案件为例:如将上诉、申诉、抗诉进入二审程序的案件,分别错编为“刑上”、“刑申”、“刑抗”;将由申诉、抗诉进入再审程序的案件分别错编为“刑申”“刑抗”或“刑监”;多次反复再审的案件,从第一次再审刑到最后一次再审均为“刑再”,也有“刑再再”“刑再再再”案号,从字面理解应当是第二次、第三次再审。诸如此类的问题,在各类案件案号编制中层出不穷。究其原因,主要是案件案号种类繁多,难以把握;有些案号的编制办法过去没有明确规定,编制案号人员业务素质不高,责任心不强,随意性太大;有关业务部门负责人轻视案号编制和管理工作,审查把关不严,疏于管理。

(二)空号、重号、错号大量存在。如一个终审案件当事人申诉时,先编一个“申”字号,人民检察院抗诉时,又编一个“抗”字号,审委会决定再审后,又编一个“再”字号,这就使同一案件在再审程序上出现了数个不同的案号。由于工作上的疏忽大意,一案多号,或多案一号,空号、错号、重号等问题,在一些法院普遍存在,有的达到10%以上。还有一种空号是基层人民法院编定案件案号方法不当所产生的。一些基层人民法院对民事案件编号,采取一次性分配办法进行管理,很容易出现空号。如某县法院规定:民事案件案号按下列方案分配,并由本院民庭和3个法庭自收自用。本院民庭:1号至300号,XXX人民法庭:301号至400号,XXX人民法庭401号至500号,XXX人民法庭501号至600号。按照这个分配方案要求,该院民庭及3个派出法庭,各自应在分配方案范围内编定案号,当有的单位案号不够用或有多余的案号时,再调剂使用。善于调剂使用的,不会出现空号,不善于调剂使用的,到年终往往会出现大量空号。因年初分配的案号无法填满,该院的民事案件案号便不能按照顺序号完整地连接起来,给立卷归档及档案管理工作带来诸多不便。

(三)有的法院没有统一建立收、立案登记薄,案件目录登记薄、案件登记表等有关反映诉讼案件案号及其他案件信息内容的原始记录凭证,或者没有建立统一的管理、移交制度和规定,或者不认真执行制度和规定,或者没有定期移交给档案管理部门,或者保管不善,残缺不全,甚至下落不明。丢失了诉讼案件案号管理的原始依据,给诉讼文书材料的立卷归档、整理移交、清理催归和长期管理留下了隐患,损害了诉讼档案的完整与安全。

三、纠正方法

(一)法院领导应加强对案件案号的规范化管理工作,严格要求有关部门和人员认真执行最高人民法院关于各类诉讼文书样式及案号管理的有关规定,坚决纠正错编乱编案号的做法。将案号管理纳入法官、书记员、内勤业务培训内容,切实提高审判工作人员编制和管理案号的能力。选择那些责任心强,业务熟练的人员负责案号的编制和管理工作。

(二)在全国法院或以各法院以单位建立内容完整、设计合理、方便工作、便于管理的收立案登记薄,案件目录登记表、案件登记表。实行统一管理,由内勤专人掌管使用。要求每案必登,各类别各审级案件一案一号,一案一表。各审判业务部门之间、审判人员之间移送交接案件,必须在登记表上签后备查,注明交接年月日,完善交接手续。各类登记薄、登记表,每年年终以案件性质和审判程序为类别装订成册,移交档案管理部门归档,永久保存。

诉讼档案管理范文篇2

档的本义为横木框格;案的本义为长方形桌子。以乎与我们现在所称的档案相去甚远,但并非风马牛不相及。从词义的演变和档案历史渊源方面考证,选择档案一词,并赋予它现代含义,是历史的选择,反映了中国方块字强大的生命力。

档案一词,在我国历史上,各朝各代有不同称谓。商代称档案为“册”,据郭沫若考证,早在甲骨文中已有“册”字,是连结木牍竹简的象形字。我们至今仍将档案、图书以“册”为计量单位,是沿用其义。周代叫“中”,即官府的簿书。“治中”即整理案卷,也是一个官位的职称,“史”字就是史官右手执“中”写史的象形字。秦汉时代称档案为“卷”,卷是简牍和缣帛沿左右或上下轴曲卷起来保存的意思,我们今天仍将档案、字画以卷为保管单位,盖出于此。汉代以后称档案为“案”,人伏于桌子上书写文件,称为“伏案”写作,“伏案”一词,沿用至今,仍然新鲜活泼。唐宗以后,档案多称“文案、”“案卷”、“簿书”等等。

档案二字组成联合词组,是中华民族优秀传统文化大融合的结果。明末清初,满人入关前,用木片作文字书写材料,文案处理完毕,横竖成行挂在墙壁上,叫“牌子”、“档子”。满人夺取政权,建立大清帝国后,虽改木片材料为纸质材料书写文件,但仍习惯称“档子”,而广大中原地区的纸质文件材料,则称为“案”或“案卷”。因此,满汉融合之后,便把办理完毕保存起来的本质和纸质文件,称为“档案”,一直沿用至今。

到了近现代,人们又赋予“档案”新的外延和内涵。我国有关方面的学者对档案定义进行了长期不懈的研究探讨,也有各种不同模式和表达方式。

1937年何鲁成所著《档案管理与整理》表述为:

“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书”。

1960年《档案工作》杂志第1期社论表述为:

“档案是本机关在工作和生产中形成的,具有一定保字价值的,并且经过立卷归档,作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料。”

1980年上海辞书出版社出版的《辞海》表述为:

“凡具有查考使用价值,经过立卷归档集中保管起来的各种文字材料,包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、影片、录音带,以及具有保存价值的各种文书。”

1985年国家档案标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》表述为:

档案是“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”

1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条表述为:

“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

1988年吴宝康主编的《档案学概论》表述为:

“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见,也可表述为:

档案是原始的历史记录。“

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是:

“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2001年,冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中表述为:

“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”

以上几种,是常见的有关档案的法律、法规、专著和有关文件资料对档案定义的不同表达形式,各种不同定义,反映了不同历史条件、社会背景、观察角度和侧重范围。表述方式,各有千秋,异同互见。但都分别反映了档案定义的基本要素,概括了档案定义的内涵和外延。集中突出了档案的来源和形成的原因,是人类在实践活动中形成的;突出了档案之所以需要保存的因素和范围,是那些有保存价值的物质存在;突出了档案的主要特点和基本性质,是广义的文书、文件、信息、信息资料的历史记录、真实记录、真实历史记录、原始记录、原始的历史记录、固化信息等等。

2、诉讼档案定义

诉讼档案,即诉讼案件档案。给诉讼档案下定义,必须明确诉讼档案的内涵和外延,揭示诉讼档案的本质属性,把握诉讼档案与其他相关档案的联系和区别。

建国以来,我国档案界和最高人民法院有关著作和文件,对诉讼档案定义分别从不同角度进行了研究和概括,形成了几种不同的表述方式:

“诉讼档案是由诉讼文书转化而成的。任何一个案件在诉讼过程中所形成的文书材料,经过系统整理工作,作为历史记录而归档保存起来,就是诉讼档案”。

-摘自陈兆、沈正东主编《最新档案工作实务》,中国档案出版社,1996年版。

“诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按有关规定立卷归档,集中保管起来的诉讼文书材料和声象材料。”

-摘自最高人民法院档案处《诉讼档案讲义》,宇航出版社,1990年版。

“诉讼档案,是人民法院行使国家审判权,完成基本职能任务,进行审判活动的真实记录。”

-摘自祝铭山主编《中国法院诉讼文书教程》,中国政法大学出版社,1996年版。

“诉讼档案是国家重要的专业档案之一,是人民法院审判活动的真实记录,是做好审判工作,实行审判监督的重要依据和必要案件。”

-摘自最高人民法院法办发(1991)46号《人民法院档案管理办法》。

“诉讼档案,是人民法院审判活动的真实记录。”

-摘自最高人民法院法办发(1991)46号《人民法院诉讼档案管理办法》

为了更加深刻确切地揭示诉讼档案的本质属性和内涵与外延,对诉讼档案定义还可以进一步表述为:

诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的,具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录。

确立这一定义的基本指导思想是:从诉讼档案管理学角度出发,以我国实体法、程序法、有关司法解释和档案法为依据,以《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼档案管理办法》关于诉讼档案的定义为基础,参考借鉴前述诉讼档案定义中的精华,吸收法学、档案学研究的最新成果,适应审判实务和诉讼活动的新发展,力图全面准确地反映诉讼档案本身所具备客观属性。谴词造句尽量与有关法律法规和规章制度的标准提法保持一致,但在诉讼档案的外延和内涵上,对前述定义有所突破与创新,表述方法亦略有变通。

本定义与过去所有关于诉讼档案定义最显著的不同之处,在于贯穿了现代法治精神和司法观念,首次将法院与诉讼当事人及其他诉讼参与人并列,在诉讼活动主体上,适当淡化法院的职权主义,适当突出当事人主义。因为如果没有原告与被告,没有上诉人与被上诉人,没有申请执行人与被执行人就无所谓诉讼。没有双方当事人及其他诉讼参与人参与诉讼活动,则法院审判活动必定是无源之水,无本之木,诉讼活动就难以进行或不能进行。所以,使用“法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动”的表述,这是在前述定义基础上有所突破与发展的新观点,也与有关法律规定一致。

本定义所称“法院”,指全国各级人民法院和军事、海事、铁路等专门法院,即泛指全国各级各类法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”,是因为“人民法院”可作广义和狭义两种解释,而“法院”则没有歧义,也不致引起误解,其准确性与简约性不言而喻。

本定义所称“诉讼当事人及其他诉讼参与人”,指依照法律规定和诉讼需要参加诉讼活动、享有一定诉讼权利和承担一定诉讼义务的人。检察机关代表国家行使检察权,提起公诉和抗诉,是一个比较特殊的诉讼参与人。但它在诉讼中相当于原告的地位和作用,与公民、法人的地位和作用没有根本区别,因为控辩双方当事人,在诉讼中的地位是平等的。

本定义所称“诉讼活动”,就是法院通常所称的“审判活动”,严格限定在我国三大诉讼法界定的诉讼范围之内,即狭义的诉讼活动,不作广义解释。

本定义所称“原始信息记录”,主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料,当事人和其他诉讼参与人制作或提供的各种具有法律意义的诉状、证据材料(包括实物)等,法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等,就其物质形态而言是广义的。排除了不属于上述三大诉讼法界定的诉讼活动的原始信息记录。

3、诉讼档案概念的基本含义

诉讼档案概念的基本含义有如下几个方面:

(一)讼档案产生于法院的审判权。只有法院才具备产生、收集、立卷、保存诉讼档案的国家权力、法定资格和必要条件,除法院以外的任何机关、团体和个人,都没有这种权力、资格和条件。许多法人和自然人收集保存的档案门类可能比较齐全。如行政文书档案、会计档案、人事档案、基建档案等等,各个机关单位都能够产生和形成,事实上许多单位大都建立了一个门类比较齐全的综合档案室,但唯独产生不了诉讼档案。全国唯有法院一家因行使国家审判权而产生诉讼档案。公民、法人因参与诉讼活动所形成的自已保存的诉讼文书材料,可以称作诉讼档案,但不是本文讨论研究的范畴。

(二)讼档案来源于法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人。依照我国宪法和法律规定,法院依法独立公正地行使国家审判权,但首先必须有双方当事人及其诉讼档件,才有法院审判活动,否则既无诉讼也无诉讼活动,谈何诉讼档案!诉讼档案的来源实际上由两大部分构成,一部分是法院产生的诉讼文书材料,一部分是当事人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料。公安机关(含国家安全机关,下同)、检察机关,虽然依法行使侦查权、检察权,也产生司法文书材料,这些司法文书材料,只有进入法院诉讼程序以后,才是真正意义上的诉讼活动原始信息记录,才能最终成为诉讼档案的一部分。

(三)诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动直接形成的。依法,是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人共同进行诉讼活动的前提条件,也是诉讼档案产生和形成的必要条件。依法诉讼,依法制作、依法使用,依法产生或提交的具有法律效力或法律意义的诉讼活动原始信息记录,依法按一定规则立卷归档,才能转化为诉讼档案。

(四)讼档案是具体案件诉讼活动的原始信息记录。只有具体个案诉讼活动的原始信息记录,才能转化为诉讼档案。一个具体诉讼案件,一般分为告诉、申诉、公诉、抗诉、收案、立卷、证据交换、庭审、合议、宣判、执行、送达等程序,诉讼活动展开的过程,就是诉讼活动原始信息产生和记录的过程。法院收到当事人及其他诉讼参与人的诉状并决定立案,标志诉讼活动正式开始。当事人及其他诉讼参与人收到法院的裁判文书,并将送达回证退回法院,标志着一个具体案件诉讼活动结束,原始信息记录到此为止,且不能更换、修改或丢失。凡事后编写、添加、修改的,都不是原始信息记录。诸如案例汇编、裁判文书汇编等等,都不具备诉讼档案必备的基础要素,不能转化为诉讼档案。违法的和虚假的诉讼活动原始信息记录,也有可能依法定程序而产生,并转化为诉讼档案。但却由于其信息记录的原始性,确保了“违法的和虚假的”真实性,即诉讼档案的原始信息记录,维护和再现了违法的真实和虚假的真实。

(五)诉讼档案是具有查考利用价值的诉讼活动的原始信息记录。有没有查考利用价值是诉讼活动的原始信息记录能否转化为诉讼档案的基本标准。并不是所有诉讼活动的原始性信息记录都有查考利用价值。如法官办案的工作日记,法官拟制的各类诉讼文书提纲,未成形也未报批的各类诉讼文书草稿,合议庭因分析案情需要勾画的涉案人物关系或事件因果关系的草图,庭审法官`主持庭审所列提纲或争议焦点,诉讼当事人及其他诉讼参与人在庭审中的发言提纲等等,虽然是诉讼活动的原始信息记录,但有的不具有查考利用价值,有的已通过别的形式,如裁判文书、庭审记录等,形成了具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料,所以,不必将它们转化为诉讼档案。

(六)诉讼档案是经过立卷归档保存的诉讼活动的原始信息记录。依照法律法规立卷归档,集中保存,是诉讼活动原始信息记录转化为诉讼档案的必然要求。诉讼活动原始信息记录,经过有机组合、立卷归档、集中保存起来之后,与诉讼活动过程中的原始信息记录有了很大区别。它们发挥的作用在立卷归档前后是截然不同的。零散的诉讼活动原始信息记录,立卷归档前,属于诉讼文书材料;按照一定规则立卷归档后,成了诉讼档案,其称谓和存在形式发生了变化;办理移交归档手续后,保管单位发生了变化;如果当事人上诉或检察机关抗诉,一个一审案件的诉讼档案,全部成了二审案件诉讼活动的重要依据和必要条件;一个案件诉讼活动的原始信息记录只是该案的诉讼文书材料,一旦立卷归档入库集中统一保管后,则成了国家档案的组成部分。

4、诉讼档案与相关档案的联系与区别

(一)诉讼档案与侦查档案

在刑事诉讼活动中,公安机关的侦查文书和起诉意见书,通过检察机关依法进入法院诉讼活动并在诉讼活动结束后,转化为诉讼档案的一部分,法院称其为“侦查卷”或“公安卷”。未进入诉讼活动的侦查文书,不能转化为诉讼档案,也不能称作诉讼档案。

(二)诉讼档案与检察档案

检察机关的检察文书,主要指起诉书、抗诉书、证据材料等,依法进入法院诉讼活动,并在诉讼活动结束后,转化为诉讼档案的一部分,法院称其为“检察卷”“起诉卷”或“抗诉卷”。未进入法院诉讼活动的检察文书,不能转化为诉讼档案,也不能移作诉讼档案。

(三)诉讼档案与诉讼证据鉴定文书档案

诉讼证据鉴定文书档案,主要指涉案标的物鉴定文书档案。包括动产、不动产等有形资产和无形资产的价值评估等诉讼证据鉴定活动中产生的原始信息记录,它与诉讼档案属于不同门类的档案,应当单独分类立卷归档。但与诉讼档案有密切联系。诉讼证据鉴定文书档案是鉴定结论的原始依据和凭证,而鉴定结论具有法律意义,属于一种独立的诉讼证据,是当事人的呈堂证据,也是法院审判、执行的依据,经过庭审质证、认证后,成为诉讼活动原始信息记录的一部分,应列入涉案诉讼文书材料,随卷归档。

(四)诉讼档案与法医学鉴定文书档案

法医学鉴定文书档案,是按照法医学鉴定程序,运用现代科学技术,为查明和确定案件真实情况,提供科学证据的原始性真实记录,它与诉讼档案属于不同门类的档案,以活体检验、尸体检验、文证审查、物证检验、现场勘验等为类别,按年度和一人(件)一号的原则,单独立卷归档。1991年12月24日,最高人民法院颁布的《人民法院法医学文书立卷归档办法》,对鉴定文书材料的收集、排列、编目、卷宗装订、归档的原则和方法作了明确规定。法医学鉴定结论具有法律意义,是法院和法官办案的依据,属于一种独立的诉讼证据,应列入涉案诉讼文书随卷归档。

(五)诉讼档案与法院行政文书档案

法院行政文书档案,是指法院诉讼文书以外的各种行政文书(含党、政、工、团等文书)。凡是反映法院工作活动,具有查考利用价值的司法行政文书材料,均必须立卷归档。它与诉讼档案属于不门类的档案,单独分类立卷归档。许多行政文书涉及诉讼活动的决策部署、督促反馈、总结报告、调研成果等等,虽与诉讼活动密切相关,因不具备诉讼活动原始信息记录这一本质特征,仍属于行政文书。但部分行政文书也同时被列入诉讼档案的副卷归档保存。如:有关案件的请示、批复,上级领导机关和领导同志对案件的批示和监督函,人大代表、政协委员对案件的书面建议案、提案、意见、建议,以及法院对上述案件的办理报告和答复函等等,依照《人民法院行政文书立卷归档办法》应当归入行政文书档案;依照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》应当归入诉讼档案,这样的规定是完全正确的,因为它们同时具备了上述两种档案的属性。将这些行政文书归入诉讼档案,是因为它与案件有密切关系,可能对案件的诉讼活动或裁判结果产生影响。

(六)诉讼档案与审判委员会记录

审判委员会记录,是最高权威的诉讼活动原始信息记录,理所当然属于诉讼档案应当立卷归档的范围。审判委员会原始记录必须保持其连续性和完整性,而一次审判委员会讨论的案件不止一件,将原始信息记录归入诉讼档案存在工作上和技术上的不便。因此,在审判实务操作上便出现了多种不同的技术处理办法。一种是将一次审判委员会讨论数件案件的全部原始记录复印或复制数份,分别存入本次会议所讨论决定的案件案卷归档;第二种是审判委员会讨论案件时,除会议记录之外,同时请所讨论案件的法官或书记员到会另行单独记录,再由书记员入卷归档。第三种是审判委员会每次会议都保存一套完整的原始记录,以保持审判委员会记录的连续性和完整性,并作为诉讼档案的一个独特的类别单独立卷归档。同时以该原始记录为准,将审判委员会讨论决定每个案件的结论,按照固定格式和规范程序,经全体委员签名或经会议主持审签后复制数份,加盖审委会印章交由案件承办人或书记员作为办案依据入卷归档。笔者认为前二种办法,各有弊端,不宜采用,第三种办法符合有关法律和规定的要求,简便易行,应予推广。

诉讼档案管理范文篇3

关键词:档案;信息化;困境应对

一、平阳法院档案信息化建设现状及梳理

(一)档案存储情况

我院现存档案分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案,从1949年至2015年10月,我院档案室库存诉讼档案131680卷,169802册。从档案管理系统显示,我院诉讼档案从1949年至今共有案件133459件,其中已将案件材料扫描进入系统的共有131194件,比例为已存案件的98.3%,并且诉讼档案的数量还在不断增加。

(二)档案管理利用现状

从档案管理使用方面看,随着司法公开的不断深入,案件审理的透明度也不断增强,社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高,对诉讼档案的查询需求也与日俱增。

(三)档案信息化建设情况

目前,我院共有6名工作人员从事档案管理工作,其中两名档案人员有正式编制,聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例仅16.6%。另外,档案室尚未完全建立档案管理长效机制,现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。

二、基层法院档案信息化建设困境

(一)档案电子化利用效率不高

当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快,目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节,档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后,已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库,使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63.26%,如果不进行扫描,显然影响电子化数据运用,进而影响档案信息化建设进程。

(二)实践中档案归档模式不统一

省高院要求结案后5日内必须归档报结,我院则结合现实状况,因地制宜,创新留庭保管模式。考虑到两个派出法庭距离院机关比较远和送达难等客观因素,允许法庭在1个月内必须完成归档入库,以达到省高院要求案件审结后5日内装订入库达70%,十个工作日装订入库达90%的工作要求,每统计月因送达等原因需留庭保管的案件严格控制在10%以内。

(三)对档案信息化建设认识不足

少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够,认为这是可有可无的事,即使争创档案信息化一级达标,也是办公室档案人员的事,与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助,单单靠档案管理人员,是很难实现档案信息化。

三、基层法院档案信息化建设对策

(一)加强组织领导,稳步布置信息化建设工作

档案信息化建设工作应坚持以利用为中心,充分发挥档案信息化工作的效用,服务于司法审判工作,服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发,将档案信息化建设列为全年重点工作计划,注重检查档案信息化建设工作的进展情况,帮助协调工作中的矛盾,解决实际困难。

(二)加强有序管理,夯实硬件基础设施

我院以新审判大楼搬迁为契机,依托先进管理技术,实现档案库房智能化管理,在档案库房配备10区73列智能密集架、24小时控制的新风空调、7台库内自控除湿机,21台热气溶胶自动灭火装置、库区内配有自动恒温电脑数据采集、防磁柜5台。

(三)推广应用律师服务平台,探索网上档案预约查询

根据最高院要求,在诉讼服务中心开设律师志愿者服务窗口,由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与县司法局、律师协会建立沟通协调机制,尝试推广应用浙江律师服务平台,进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能,当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约,实现档案定点定时查询。

(四)开展法院间远程调阅卷工作,落实便民诉讼

在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口,当事人或其律师可申请异地档案查阅,在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后,当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦,更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。

四、结语

总之,随着档案信息化建设的不断深入推进,档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要。法院诉讼档案管理必须及时改进组织架构,实现科学有效管理,并以“科技强院”为契机,着力建设诉讼档案信息化。在“互联网+审判”时代,档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利,还能够共享全社会的法律资源,从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。

作者:郑永建 单位:平阳县人民法院

[参考文献]

[1]张旭.检察机关诉讼档案电子化管理初探[J].档案与建设,2014(3).

[2]石洁.法院档案的信息化管理[J].档案与建设,2010(11).

诉讼档案管理范文篇4

随着法院档案工作重要性的日益显现,多数基层法院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫,如常州市天宁区人民法院拨出专款建立了400多平方米的档案中心,做到办公、库房、阅卷三分开,购置高新档案密集架等现代化设备,并采取措施强化档案信息化建设,实施电子档案、纸质档案双式管理,取得一定成效。但不可否认的是,目前基层法院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。

1、诉讼档案的数量急速递增。随着社会主义法制的健全,普法教育的深入,人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强,诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准,直接导致基层法院收案数量的大幅度上升,档案数量也随之急速增长。如常州市天宁区法院1980年至1990年的库存档案数量为465卷732册,1991年至2000年的库存档案数量为27407卷48351册,到2008年8月,全院库存档案数量已经达到66378卷116953册,其中仅2008年8个月的归档数量即有10452卷18712册,增长速度可见一斑。

2、人员配备相对不足。根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定,各基层法院相继都设置了档案机构,配备了专职档案干部,这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷(件)应该设专职档案干部一名为基数,超过部分每超过一万五千卷再增配一人,但受案多人少矛盾的影响,大部分基层法院的专职档案员仅有1-2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾,导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜,无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。

3、法律规定的相对滞后。最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》(下称《办法》),时至今日,随着社会生活日新月异的变化,世界经济突飞猛进的迅速发展,该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的,保管期限为永久,诉讼标的在五万元以上十五万元以下的,保管期限为长期”,然而随着经济的迅猛发展,诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院,若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准,必将导致档案库存量过大,笔者认为将诉讼标的在一百万元以上作为永久保存,五十万元以上作为长期保存更为适宜。《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件,因被告下落不明,缺席判决就定为永久卷,或是一件标的不满1000元标准的普通案件,仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷,笔者认为不妥,定为短期卷即可。《办法》还规定“经上级法院复查改判的民事、经济、行政诉讼案件定为永久卷”。一般上诉案件有三种结果:维持原判,依法改判、发回重审,而改判又分为部分改判或变更原判决的全部,此项规定较难执行,这样的案卷定为长期卷即可。因此,《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展,人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,根据新形势新特点,重新确定相关管理办法,发挥法院档案利用的实际效益,更好地服务审判。

二、解决问题的相关对策建议

时代在前进,社会在发展,档案工作作为党和国家的一项重要事业,也必须根据时代和实践的发展要求不断创新,如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在诉前、诉中、诉后的有效服务,是提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见。

1、抓领导,积极争取支持

加强组织领导,完善档案管理体制,是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系,注重检查档案工作进展情况,帮助协调工作中的矛盾,解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结,院领导都要突出强调档案工作,真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识,增强干警主动参与档案管理的积极性。

2、抓队伍,提高人员素质

注重加强专职档案人员培训,参加上级法院、档案局组织的档案业务培训,并邀请上级档案局的有关领导具体指导,主动向先进单位学习,通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训,重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导,有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员,应进行手把手地业务指导,使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求,确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊,督促其自觉学习,促使其掌握必要的档案知识。

3、抓质量,严格把好“四关”

为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正,一要把好质量评查关,把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查;二要把好归档关,应对各部门上交的各类档案坚持原则,严格把关,不符合归档要求的,及时指正,并督促整改;三要把好保管关,库存档案要经常检查,确保库房“八防”措施到位,保持库存档案整齐、美观、牢固;四要把好利用关,重视档案利用工作,充分发掘档案资源,提高利用率,为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。

4、抓规范,实现长效管理

加强制度建设,规范档案管理,是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程,依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求,严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程;二要实行报结案审查制度,每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查;三要确定归档限期制度,严格办理诉讼案卷移交手续,编制归档目录,做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范;四是要实行借卷登记审批制度,制定一此借阅、查阅档案规定,严格诉讼档案的管理,对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库;五要规范通报制度,不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。

诉讼档案管理范文篇5

一、基层检察档案管理工作的特点

1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映检察工作活动的珍贵资料,大部分材料只有一份,是孤本,一旦丢失或损毁,将造成无法补救的损失。

2、其保管的诉讼档案专业性强,使用频繁。特别是公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中,需要经常查阅有关的刑事诉讼档案,以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。

3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进,诉讼档案数量不断增多,并且根据《高检院档案管理办法》的规定,诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关办案信息管理系统的启用,各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑,事实上,形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

二、存在的问题及原因

1、重诉讼档卷,轻文书档卷。由于以办案工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯,直接产生了重诉讼档案,轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节,诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视,强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多,甚至没有强调文书资料的重要性,工作移交的重点也是强调针对诉讼宗卷材料,档案保管的重心也在诉讼档案上,对于每年的文书档案归档工作重视不够,除会计档案外,导致多年来一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时,查找困难,甚至无法查找,不仅浪费时间和精力,还带来工作上的被动和不便。

2、档案管理人员不能做到专职。按有关规定,应当配备1名专职档案管理人员,由于单位长期严重缺编和其他原因,档案管理人员长期由1人兼职担任,精力和时间都无法得到保证,给档案管理工作带来不小的影响,除诉讼档案外,文书档案多数不能做到及时清理归档。

3、缺乏专门档案管理人员,加上变动频繁,造成档案管理人员素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案,由于档案专业毕业的人员很少,专业技术人员比例不高,整体素质低,工作适应性不高,很难适应档案档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用,对进一步研究和探索档案管理工作,促进档案管理工作发展有一定的局限性,目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动,工作效率低,档案意识淡薄,认为档案归属于个人行为,应该由相关的部门自行保管,这种错误思想的存在,使那些珍贵的资料没有能及时归档管理,有的在单位科室个人手中,有的在各部门,导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。档案管理工作具有较强的专业性和工作的连续性,档案人员的频繁变动不符合档案工作专业性和连续性的要求,直接给档案管理工作带来不小的影响。

4、对电子档案信息化建设不够重视。由于基层院缺乏经费,加之人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强,直接导致检察案件数量大幅度上升,档案数量也随之急速增长,虽然配备了电脑,却没有形成完整的电子档案,很多时候仍然在使用纸质档案,即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中,既不备份也不存档,一旦电脑出现故障、网络出现问题,很容易损毁、丢失,造成不可挽回的损失。

三、解决问题的对策

1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体检察官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育,结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作,对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案,轻文书档案的问题,对文书档案的重要性进行特别的强调,与文书档案接触较多部门,如办公室、政治处等,更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管,清退、移交要完整及时。文秘人员、业务科室内勤和档案人员要尽心尽责,及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。

2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序,加强公文办理各个环节的工作,是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中,要严格遵守公文办理程序各个环节的工作,把工作责任落实到人,提高公文办理质量,避免公文的遗失和毁损,使所保存的档案既能全面反映检察院主要职能活动情况,维护其历史面貌,又为档案的保管和利用打下良好的基础。

3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感;保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程,也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。

4、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹,但是电子档案相对来说更稳定、更方便,更有利于长期保存和提供利用,为此应该建立两套制管理,更好的方便档案的合理使用,一是要提高对原始纸质档案的录入速度,逐步实现软件管理,二是要实现档案管理设施的升级,对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代,科学的管理好新型档案材料,三是要规范电子档案的归档管理,一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上,也需要特殊的保管设施和环境,温度应保持在17-20度之间,相对湿度保持在35-40%之间,还要有防磁设施等等。

诉讼档案管理范文篇6

论文摘要:如何做好法院档案管理工作,实现法院档案工作规范化、制度化、科学化、便捷化,使人民法院档案工作在推进依法治国、建设社会主义法治国家进程中发挥其应有的作用,是当前基层人民法院亟待解决的问题。基层人民法院作为国家审判机关的前沿阵地,不仅承担了大量的刑事、民商事、行政和执行等多项审判工作,也是构建和谐司法、展示国家司法权威和提高司法公信力的“第一道防线”。

随着社会的不断进步,档案的拥有量和使用量日益增多,法院档案的管理工作必须坚持高起点、高标准、高要求,不断提高法院档案质量和档案的有效开发和利用,更好地服务审判服务社会。如何做好法院档案管理工作,实现法院档案工作规范化、制度化、科学化、便捷化,使人民法院档案工作在推进依法治国、建设社会主义法治国家进程中发挥其应有的作用,是当前基层人民法院亟待解决的问题。

人民法院的档案是国家档案的重要组成部分,真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动,为实行审判监督提供了重要依据和必要条件,是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。

一、基层法院档案管理利用面临的形势

(一)诉讼档案数量急速递增

随着社会主义法制的健全,普法教育的深入,人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强,诉至法院的各类纠纷也不断增长。如綦江县人民法院,2006年全年受理案件2809件,到2009年全年受理案件攀升至6345件,预计今后案件数还将继续递增,随之带来的诉讼档案数量也急速递增,急需扫描、编号、归纳、整理的档案数量极为庞大。

(二)人员配备相对不足

根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定,各基层法院相继都设置了档案机构,配备了专职档案干部,这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷(件)应该设专职档案干部一名为基数,超过部分每超过一万五千卷再增配一人,但受案多人少矛盾的影响,大部分基层法院的专职档案员仅有1-2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾,导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜,无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。

(三)档案管理欠缺专业化

长期以来,法院档案由于诉讼审判的专业性,鉴于安全和维护社会稳定的出发点,一般都由法院的正式干警专职或兼职从事法院档案的管理工作,而这些法院干警在之前求学和工作经历一般都与法律专业相关,往往对档案管理的专业知识极为欠缺,加之国内高校档案管理专业设置较晚,法院对档案管理专业的高校毕业生吸收较少,导致法院档案管理的专业化极为欠缺。由此造成法院档案的管理利用的规范化、制度化、科学化、便捷化明显不足,与国家地区的相关档案管理标准有较大的差距,无法完全体现档案管理利用的有效价值。

(四)法律规定滞后凸显

最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》(下称《办法》),时至今日,随着社会生活日新月异的变化,世界经济突飞猛进的迅速发展,该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的,保管期限为永久,诉讼标的在五万元以上十五万元以下的,保管期限为长期”,然而随着经济的迅猛发展,诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院,若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准,必将导致档案库存量过大,可见《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展,人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,根据新形势新特点,重新确定相关管理办法,发挥法院档案利用的实际效益,更好地服务审判。

(五)法院信息化挑战日益严峻

伴随科学技术信息化的发展,社会生活各个方面生产力的进步都依托着信息化的深入对接和有效利用,人民法院的建设也不例外。重庆法院在实现跨越式发展规划蓝图的指引下,在审执中心工作的各个环节都积极引入当今先进的科学技术保障法院建设的顺利进行,在档案管理利用方面也提出了全面数字信息化的要求,也对过去的档案管理利用方式带来极大的冲击,提出了更高的要求。目前,法院档案的数字信息化管理利用还处于起步阶段,数字信息化要求的及时性、快捷性、便利性还未充分得到体现,还不能为当前高速发展的审执中心工作的数字信息化提供强有力的支撑,跨越式发展受到严峻挑战。

二、基层法院加强档案管理利用的对策

(一)必须狠抓领导建设,积极争取支持

加强组织领导,完善档案管理体制,是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系,注重检查档案工作进展情况,帮助协调工作中的矛盾,解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结,院领导都要突出强调档案工作,真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识,增强干警主动参与档案管理的积极性。

(二)必须强化队伍建设,提高人员素质

注重加强专职档案人员培训,参加上级法院、档案局组织的档案业务培训,并邀请上级档案局的有关领导具体指导,主动向先进单位学习,通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训,重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导,有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员,应进行手把手地业务指导,使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求,确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊,督促其自觉学习,促使其掌握必要的档案知识。

(三)必须牢固质量建设,严格把好“四关”

为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正,一要把好质量评查关,把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查;二要把好归档关,应对各部门上交的各类档案坚持原则,严格把关,不符合归档要求的,及时指正,并督促整改;三要把好保管关,库存档案要经常检查,确保库房“八防”措施到位,保持库存档案整齐、美观、牢固;四要把好利用关,重视档案利用工作,充分发掘档案资源,提高利用率,为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。

诉讼档案管理范文篇7

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我院在接到政办发()号文件通知后,对档案执法工作检查非常重视,迅速组织相关人员按照通知要求的内容,开展档案执法自查工作,现将自查情况汇报如下:

一、自查基本情况汇报

(一)、领导重视,思想统一,任务明确

我院的档案工作由院长×直接分管,办公室主任×主管,×到×乡挂职后,又由院志办主任×主管,档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务,大小会议上经常讲,检查工作中对照查,年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”,增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念,使我院的档案管理工作在年×月×日经考评验收已达省级标准的基础上,又有了新的进展。

(二)、增加经费投入,抓紧系统化的档案管理

我院于年月就设置了机关综合档案室,专职档案员在原有一人的基础上,于××××年又增加了一人。现有的两人中,其中一人已于××××年参加了云南省档案人员岗位资格考试,并取得了专业资格证书,改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近万卷,每年又新增近千卷。原有的库房和阅卷室只有平方米,已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况,××××年我院在经费非常困难的情况下,又投入了五万余元的经费,将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室,总面积达平方米,比原来的档案室扩大了平方米。其中库房面积平方米,阅卷室平方米;新购置密集架列组,加上原来的列组,现有密集架列组;标准档案柜组个、灭火器个、电风扇一台、型电子计算机一台,改善了依法管理档案的条件。

经过不懈的努力,完成了年至××××年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作,所有各种档案归档均符合要求,查找方便,利用效果好。××××年至××××年两年间各档案借阅卷次,利用档案卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。

(三)、建立健全档案管理制度,强化档案管理工作

为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化,更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《×市人民法院档案管理办法》、《×市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《×市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度,建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系,编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度,为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

(四)、做好归档工作,不断丰富库藏工作

做到归档时间早知道,每年月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等,使其做好归档的准备工作。截止××××年月底止,综合档案室共收集整理保管各类档案卷、册。其中,诉讼档案卷,册;行政文书档案卷;会计档案卷;司法鉴定档案卷;资料档案卷;科技档案卷;声像档案卷;实物档案件,归档后的档案门类齐全,库藏丰富,结构合理,为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

二、存在的问题

(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档,对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。

(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作,因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况;有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况,特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。

(三)按档案管理正轨化、信息化的要求,该更换的设备没有更换,该配备安装的设备一直没有安装。如型电子计算机维修未跟上,因此档案管理处于手工操作的管理状态;库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(℃——℃)以上,但有时也超过度以下,不符合档案管理规定的要求。

(四)档案库房尽管加设防盗钢条,但保卫人员看不到其,保卫视角差,存在着安全隐患。公务员之家版权所有,全国公务员共同的天地!

三、整改措施

(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视,定期或不定期地检查档案管理工作,办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作,做到下情上传、上情下达、心中有数,不断总结经验,解决好存在的问题。

(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》,依法开展档案管理。

(三)加强全院干警的档案意识,以及业务学习和培训,特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训,努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

(四)针对自查中存在的问题,不断完善各种规章制度,对存在的问题进行整改,该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。

(五)抓好档案管理的工作指导,坚持落实好已经建立健全的各种规章制度,把问题解决在档案归档入库之前,保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

(六)做好档案管理开展利用工作,使档案资料更好地为法院审判工作服务,为经济建设服务,为社会服务。

特此报告

诉讼档案管理范文篇8

一、主要工作完成情况

1、调整充实了档案工作领导小组成员,加强了档案工作的队伍建设。根据今年院里的人事变动,调整充实院档案工作领导小组成员,成立了档案鉴销领导小组,做到档案工作时时有人抓、事事有人管,分工协作,责任明确。另外,利用院机关工作人员轮岗交流的契机,补充了我院档案专业人员的队伍,并及时对新进档案人员进行了保密和档案业务培训,强化了专业档案人员的队伍建设。

2、加强了档案管理的软硬件建设,促进了档案工作的规范化管理。今年来,我院为了加强档案管理工作,按照省市有关文件精神,结合本院档案工作的实际,进一步制订和完善了一些档案管理制度,如新制订了《市中级人民法院档案管理暂行办法》,进一步规范了诉讼、文件、财务档案的整理、立卷、归档、调阅、定密、销毁等档案工作。根据档案安全的“八防”要求,给档案室新配置了防磁、防潮等设备,增加了档案保管的安全性。

3、加强《档案法》的宣传教育工作。我院利用网络媒体,在法院网上宣传《档案法》,解读《档案法》的有关规定。

4、档案信息化工作正式起步。我院购置了档案管理服务器、A3高速扫描仪、A3高速复印机、卷宗自动装订机等设备,为档案信息化做好了物质准备。《津科档案管理软件》已经正式使用,部分文书档案已经实行了电子化。

5、加强了档案基础基层工作。今年十一月份,我院还组织了档案业务知识培训班,对全市法院的档案管理人员进行了业务培训,大大提高了我市法院的档案工作人员的业务水平。

6、认真做好本院档案的日常工作。2012年归档文件于2009年4月开始收集,于6月初开始整理,于8月整理完毕。收集基本齐全,无三笔及金属物现象存在,文书类按新的归档范围和保管期限划分,按照党群工作、综合、审判业务、司法行政、人事管理、秘书档案统计、财务来分类,共收集整理永久142件,18盒;30年的25件,3盒;10年的100件,7盒,收集各类诉讼档案10524册,4783卷,合计115盒,185册。合计文书类267件,28盒,诉讼10524册,4783卷,文件汇集3盒,合计115盒,185册。装订、编号、归档文件全部用缝纫机左侧轧边,每份文件右边角编相关号。

二、存在的问题及下一步工作打算

1、部分基层法院及本院少数部门负责人,对档案工作重视不够;

2、诉讼卷宗整理装订还存在不规范的问题;

诉讼档案管理范文篇9

我院在接到X政办发(2004)102号文件通知后,对档案执法工作检查非常重视,迅速组织相关人员按照通知要求的内容,开展档案执法自查工作,现将自查情况汇报如下:

一、自查基本情况汇报

(一)、领导重视,思想统一,任务明确

我院的档案工作由院长XXX直接分管,办公室主任XXX主管,XXX到XX乡挂职后,又由院志办主任XXX主管,档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务,大小会议上经常讲,检查工作中对照查,年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”,增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念,使我院的档案管理工作在1998年12月18日经考评验收已达省C1级标准的基础上,又有了新的进展。

(二)、增加经费投入,抓紧系统化的档案管理

我院于1996年12月就设置了机关综合档案室,专职档案员在原有一人的基础上,于2003年又增加了一人。现有的两人中,其中一人已于2003年参加了云南省档案人员岗位资格考试,并取得了专业资格证书,改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近4万卷,每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有66平方米,已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况,2003年我院在经费非常困难的情况下,又投入了五万余元的经费,将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室,总面积达140平方米,比原来的档案室扩大了74平方米。其中库房面积100平方米,阅卷室40平方米;新购置密集架5列10组,加上原来的10列30组,现有密集架15列40组;标准档案柜2组10个、灭火器2个、电风扇一台、586型电子计算机一台,改善了依法管理档案的条件。

经过不懈的努力,完成了1950年至2003年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作,所有各种档案归档均符合要求,查找方便,利用效果好。2002年至2003年两年间各档案借阅326卷次,利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。

(三)、建立健全档案管理制度,强化档案管理工作

为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化,更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《XX市人民法院档案管理办法》、《XX市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《XX市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度,建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系,编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度,为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

(四)、做好归档工作,不断丰富库藏工作

做到归档时间早知道,每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等,使其做好归档的准备工作。截止2003年6月底止,综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、36340册。其中,诉讼档案31548卷,35824册;行政文书档案516卷;会计档案382卷;司法鉴定档案726卷;资料档案64卷;科技档案9卷;声像档案6卷;实物档案2件,归档后的档案门类齐全,库藏丰富,结构合理,为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

二、存在的问题

(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档,对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。

(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作,因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况;有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况,特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。

(三)按档案管理正轨化、信息化的要求,该更换的设备没有更换,该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上,因此档案管理处于手工操作的管理状态;库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(14℃——24℃)以上,但有时也超过30度以下,不符合档案管理规定的要求。

(四)档案库房尽管加设防盗钢条,但保卫人员看不到其,保卫视角差,存在着安全隐患。

三、整改措施

(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视,定期或不定期地检查档案管理工作,办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作,做到下情上传、上情下达、心中有数,不断总结经验,解决好存在的问题。

(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》,依法开展档案管理。

(三)加强全院干警的档案意识,以及业务学习和培训,特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训,努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

(四)针对自查中存在的问题,不断完善各种规章制度,对存在的问题进行整改,该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。

(五)抓好档案管理的工作指导,坚持落实好已经建立健全的各种规章制度,把问题解决在档案归档入库之前,保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

(六)做好档案管理开展利用工作,使档案资料更好地为法院审判工作服务,为经济建设服务,为社会服务。

诉讼档案管理范文篇10

我院在接到X政办发(2004)102号文件通知后,对档案执法工作检查非常重视,迅速组织相关人员按照通知要求的内容,开展档案执法自查工作,现将自查情况汇报如下:

一、自查基本情况汇报

(一)、领导重视,思想统一,任务明确

我院的档案工作由院长XXX直接分管,办公室主任XXX主管,XXX到XX乡挂职后,又由院志办主任XXX主管,档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务,大小会议上经常讲,检查工作中对照查,年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”,增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念,使我院的档案管理工作在1998年12月18日经考评验收已达省C1级标准的基础上,又有了新的进展。

(二)、增加经费投入,抓紧系统化的档案管理

我院于1996年12月就设置了机关综合档案室,专职档案员在原有一人的基础上,于2003年又增加了一人。现有的两人中,其中一人已于2003年参加了云南省档案人员岗位资格考试,并取得了专业资格证书,改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近4万卷,每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有66平方米,已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况,2003年我院在经费非常困难的情况下,又投入了五万余元的经费,将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室,总面积达140平方米,比原来的档案室扩大了74平方米。其中库房面积100平方米,阅卷室40平方米;新购置密集架5列10组,加上原来的10列30组,现有密集架15列40组;标准档案柜2组10个、灭火器2个、电风扇一台、586型电子计算机一台,改善了依法管理档案的条件。

经过不懈的努力,完成了1950年至2003年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作,所有各种档案归档均符合要求,查找方便,利用效果好。2002年至2003年两年间各档案借阅326卷次,利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。

(三)、建立健全档案管理制度,强化档案管理工作

为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化,更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《XX市人民法院档案管理办法》、《XX市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《XX市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度,建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系,编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度,为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

(四)、做好归档工作,不断丰富库藏工作

做到归档时间早知道,每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等,使其做好归档的准备工作。截止2003年6月底止,综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、36340册。其中,诉讼档案31548卷,35824册;行政文书档案516卷;会计档案382卷;司法鉴定档案726卷;资料档案64卷;科技档案9卷;声像档案6卷;实物档案2件,归档后的档案门类齐全,库藏丰富,结构合理,为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

二、存在的问题

(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档,对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。

(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作,因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况;有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况,特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。

(三)按档案管理正轨化、信息化的要求,该更换的设备没有更换,该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上,因此档案管理处于手工操作的管理状态;库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(14℃——24℃)以上,但有时也超过30度以下,不符合档案管理规定的要求。

(四)档案库房尽管加设防盗钢条,但保卫人员看不到其,保卫视角差,存在着安全隐患。

三、整改措施

(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视,定期或不定期地检查档案管理工作,办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作,做到下情上传、上情下达、心中有数,不断总结经验,解决好存在的问题。

(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》,依法开展档案管理。

(三)加强全院干警的档案意识,以及业务学习和培训,特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训,努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

(四)针对自查中存在的问题,不断完善各种规章制度,对存在的问题进行整改,该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。

(五)抓好档案管理的工作指导,坚持落实好已经建立健全的各种规章制度,把问题解决在档案归档入库之前,保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

(六)做好档案管理开展利用工作,使档案资料更好地为法院审判工作服务,为经济建设服务,为社会服务。

特此报告