石油工程公司物资采购论文

1引言

ERP系统是目前世界上比较先进的企业管理系统，实现了企业物流、资金流、信息流“三流合一”的管理体系，对企业所拥有的人力、资金、材料、设备、信息和时间等各项资源进行综合评价管理，最大限度地利用现有资源获得更大的经济效益及管理效率。随着企业经营环境的不断变化，企业集团化发展进度不断加快，ERP技术引入，现代信息技术的发展逐步在企业集团内部实施开来，并在实施的过程中，为企业集团的成本管理、采购计划管理、物资调度管理以及各类资源的有效管理带来新的机遇。

2ERP系统实施对胜利石油工程公司的意义

胜利石油工程公司ERP项目于2017年11月8日正式启动，在ERP系统建设和运行过程中，公司党政领导给予高度重视，认为ERP项目不仅是总部的重大战略部署，是中国石化与国际先进企业“论伯仲、比高低、共经纬”的技术支撑，也是胜利石油工程公司数字企业建设的重要内容，是提升胜利石油工程公司管理水平的重要契机。在ERP未上线前针对物资采购业务管理方面提出了很多控制管理方法及业务流程，但由于控制制度以业务部门来分管运行，容易出现实施上的错误及误区。自ERP系统上线后，在一个统一的管理平台上进行操作、运作和协调，在软件系统上设置了内部控制点，各项控制实现了统一化、规范化、关联化，使信息流在企业内部与外界进行横向有效的控制和传递，使各业务主管领导可以及时得到企业全面、准确的动态经营数据，有助于提高内部控制的效率和管理效果，为建立统一的内部控制管理和业务流程控制创造了有效的基本条件。

3ERP系统功能

一个典型的ERP系统应包含以下功能（图1）。财务管理：财务管理主要是实现会计核算功能，以实现对财务数据的分析、预测、管理和控制。生产控制管理：生产控制管理是收银软件系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机地结合，使企业有效地降低库存，提高效率。物流管理：物流管理模块主要对物流成本进行把握，它利用物流要素之间的效益关系，科学、合理组织物流活动，通过有效的ERP选型，可控制物流活动费用支出，降低物流总成本，提高企业和社会经济效益。采购管理：采购管理模块可确定定货量、甄别供应商和产品的安全。可随时提供定购、验收信息，跟踪、催促外购或委外加工物料，保证货物及时到达。ERP系统可建立供应商档案，可通过最新成本信息调整库存超市管理成本。分销管理：分销管理模块主要对产品、地区、客户等信息进行管理、统计，并分析销售数量、金额、利润、绩效、客户服务等方面。库存控制：库存控制模块用来控制管理存储物资，它是动态、真实的库存控制系统。库存控制模块能结合部门需求、随时调整库存，并精确地反映库存现状。人力资源管理：以往的ERP系统基本以生产制造及销售过程为中心，随着企业人力资源的发展，人力资源管理成为独立的模块，被加入ERP系统中，和财务、生产系统组成了高效、高度集成的企业资源系统。以上是典型ERP所具有的功能。在此基础上，ERP供应商还应该提供针对石油石化行业上的相关解决方案。

4ERP系统在胜利石油工程公司物资采购中的应用

4.1ERP系统可降低企业成本。成本核算和管理是现代企业管理的重点和难题，也是ERP系统的核心和枢纽。中石化胜利石油工程公司的物资采购业务是一项极为困难、复杂和难以控制的过程，各类采购对象均是生产运行所需，因此需要一个强大的管理平台来增强物资采购系统的管理运行。一般传统的采购业务流程主要囊括了从采购运行计划、制定物料清单框架、提出采购申请、确认采购订单、到货检验入库、支付货款的整个过程，除了专门的采购部门以外，还需要其他部门的介入与配合，这些部门不仅包括企业内部的外部市场部、财务计划部门、技术质量部、物资管理部等，还包括企业外部的各个供应商。在整个过程中，不同阶段的业务要由来自不同部门的人员来完成，由于分工较细，经常会因为粗心导致信息上的沟通困难。因此，在传统的采购过程中，明显存在着一些弊端。ERP系统通过数据处理流程规范化和管理化可大大简化采购程序。ERP中的采购管理系统通过建立采购订单的方式，采用集中、统一、系统的采购办法来实现采购合同的安排及跟踪供应商交货进度等需求目标，从而提高物资采购的效率性及完整性，降低采购成本和节约支出；通过对库存物资的货位管理，达到控制超储物资、积压物资等目的，节省大量库存资金，提高了采购物料的质量；通过对客户信息和价格信息的管理物价水平可以进行及时汇总，客户信息可得以及时反馈，为调整销售策略提供了第一手的资料，企业得以及时调整战略，这期间，及时调整价格，为企业增加了利润。4.2ERP系统对物资采购的统一管理性及规范性。ERP系统具有对物资采购工作进行全过程掌控、强化精细化的管理能力，尤其是客户跟进的细节，生产过程中的细节，质量控制中的细节,有利于解决多变的市场与均衡生产之间的矛盾，解决企业运营过程中出现的信息流问题，减少信息孤岛行为。通过ERP的实施，还可对原有管理采购方式、采购操作流程及管理职责进行重新修订，实现精细化、专业化、统一化管理业务。针对企业原油成品油业务，从售前业务活动—订单制作—库存采购—发运—开票—付款，整个过程清晰明了，有效避免了传统物资采购管理中由人为因素引起的采购盲目性以及相关材料及数据的准确度不高的问题，通过ERP系统的内部功能还可实现随时检查，读取数据信息及管理统计，这就可以使采购人员及相关领导主管对企业库存以及采购状况可以随时了解和掌握相关信息，有效确保了收货、发货、存货的及时性和准确性，进而每笔业务都可实现对其价格的审批，使采购漏洞得到及时补救，确保实际物资采购成果与账单记录的一致性[1]。4.3ERP系统对财务管理与物资采购的集成在应用。ERP系统之前，物资采购与财务之间常常互相独立，在采购业务模块系统完成销售处理后，相关数据还需在财务系统中重新录入一次，具有逻辑关系的业务与财务数据被分割在不同的信息管理上，财务与业务对不上账的事常有发生。在应用ERP系统后，当物资采购入库时，ERP系统自动产生会计凭证，增加系统中的存货；收到对方单位的发票，业务部门把该发票、系统外的合同（系统中的订单）、入库单一并交财务部门，财务部门按照“三单校验”的要求，在系统中把暂估货款转为应付账款，并后续进行货款支付。加强了财务与物资管理之间的统一性及连续性，更好地提高了业务效率和规范性。

5结语

ERP上线运行是胜利石油工程公司经营管理信息化建设的新起点，公司目前实施的ERP并未实现系统本身的所有功能，后续功能挖掘是一项长期任务，通过总结前一段时间的系统运行情况，下步需按照中石化统一规划，统一规定及要求，进一步完善ERP系统功能模块的开发工作，在胜利石油工程公司运行管理方面形成以ERP为核心的应用模式。

【参考文献】

【1】米绍行.基于ERP系统的物资采购管理应用[J].现代电视技术，2012（10）：2-4.

作者:王成龙 姚姗姗 单位:中石化胜利石油工程有限公司物资采办中心