部门运转信息平台作用发挥论文

摘要:本文介绍了物流管理的内涵以及高校图书馆物流活动包含的内容,分析了物流管理应用于高校图书馆管理中的可行性,及其在高校图书馆管理中的应用,有助于图书馆各个部门高效地运转起来,充分地发挥信息平台的作用。

关键词:物流管理;高校图书馆;图书馆管理

图书馆作为高校一种重要的信息保障和服务平台,面对环境的变化和用户需求与行为模式的变化,需要在既定的资源条件下,大力挖掘自身的潜力与信息服务能力,以便充分地发挥信息平台的作用。物流管理的使命就是根据用户的要求,高效地向其提供特定的产品和服务,使正确的产品和服务在正确的时间以良好的状态到达正确的地点,同时为组织做出最大贡献。这一点和图书馆的使命基本一致。[1]高校图书馆可以充分发挥物流管理的作用,提高服务水平,提升服务质量,以达到充分发挥信息平台的作用。

1、物流管理

物流管理是指在社会生产过程中,根据物质资料实体流动的规律,应用管理的基本原理和科学方法,对物流活动进行计划、组织、指挥、协调、控制和监督,使各项物流活动实现最佳的协调与配合,以降低物流成本,提高物流效率和经济效益。现代物流管理是建立在系统论、信息论和控制论的基础上的。实施物流管理的目的就是要在尽可能最低的总成本条件下实现既定的客户服务水平,即寻求服务优势和成本优势的一种动态平衡,并由此创造企业在竞争中的战略优势。根据这个目标,物流管理要解决的基本问题,简单地说,就是把合适的产品以合适的数量和合适的价格在合适的时间和合适的地点提供给客户。

2、高校图书馆物流

高校图书馆日常工作活动就是一个物流活动。图书采购、包装、运输、储存、搬运、配送,图书从采访编目到流通部门,再到读者,读者再还回到上架,图书的修复再加工,期刊的加工上架,电子资源的购进到用户使用,信息的输入输出等等,所有的活动都和物流密切相关。其实在本质上来说,高校图书馆就相当于一个融采购、流通加工、信息服务于一体的信息物流配送中心。新校区与老校区之间的总分馆模式,就相当于一个信息物流配送中心网络,新馆与老馆就成为网络上的一个节点。许多高校图书馆的“一卡通”、“总分馆”、“通借通还”等都可以充分利用物流管理的理念来规划实施。物流活动对图书馆能否有效实现和优化对用户的服务起着至关重要的作用。[2]对高校图书馆物流进行系统的规划,可以保障其物流畅通无阻的进行,可以降低成本,可以有效地提高服务质量。

3、物流管理在高校图书馆管理中应用的可行性

图书馆的最终目的就是利用现有资源,以最少的工作成本和最高的工作效率为读者提供最优质的服务。现在社会都提倡资源共享,而高校图书馆日常工作中有大量的书籍流通、有大量的信息与外界交流,这些都是物流管理发挥才能的基础。相对其他行业和部门来说,高校图书馆的文献虽然在数量上比较庞大,但是其供应链较短,而且部门设置完善和流通有序,这些都为物流管理在高校图书馆管理中的应用提供了一个较好的环境。总之,物流管理在高校图书馆管理中运用是完全可行的。

4、物流管理在高校图书馆管理中的应用

4.1采访部门的物流管理

电子商务和物流管理的出现改变了传统的文献资源采购方式。通过网络,高校图书馆可以了解全球的出版信息,从而扩大了图书选购的范围和品种。图书采购人员可以通过主题检索或者分类检索,可以查询到所要购买图书的全部信息,便于采购人员做出比较,从而选购出满意并适用的图书。网络化采购则极大地提高了工作效率。采购人员不必亲自跑书店和书展了解图书出版信息、查看订单、划订单、人工计算账目、跑书店送订单等。所有这些繁琐的工作程序,通过网络在很短的时间内就能完成。网络书店的一切数据和信息都在网上传递和流动,原来所有的费时的工作都可以在一瞬间完成,从而缩短了采购周期,提高了效率。[3]图书传统的发货方式大多是通过邮寄,而采用物流技术可将客户所订购的文献尽快传递到客户手中,并且在过程中可以实施订单跟踪、查询到货是否有误等。对于电子文献,则可以从电子仓库中将文献直接传递到客户端,既节约了交货时间,也降低了交易成本。

4.2流通部门的物流管理

高校图书馆最繁忙的部门应该就是流通部门。高校图书馆面对的读者是多则几万的学生,而学生在下课的间隙去图书馆借还书就容易形成扎堆现象。这时候如何快速做好图书的借还以及快速上架,就显得尤为重要了。流通部门可以调拨人员在高峰期整书上架,使读者归还的图书能够及时的供下一批读者借阅。图书馆可以采用分借总还的方式,各库的图书在各库借阅,还书在专门的地方,这样可以保证归还的图书能够及时整理上架,缩短图书在读者和图书馆之间的物流时间,为读者提供快速高效的服务。

4.3信息咨询部门的物流管理

由于高校学术研究和社会生活的日益复杂,在高校图书馆的信息参考咨询过程中,用户提出的检索任务和信息需求在综合性、复杂性、有序性等方面也有越来越高的要求,人们不再满足于对相关信息、信息线索、文献书目数据或信息参考数据的获取,而更注重获取有深度的信息内容和文献全文。与传统的文献相比,采用物流技术的原文传递,覆盖的地域更广,传递速度更快,过程控制性更强。[4]运用物流管理,借助网络还可以实现高校图书馆的非中介性的文献传递。

4.4多校区和馆际互借的物流管理

读者的文献需求越来越多样化和复杂化,高校图书馆有时候不能凭借一己之力来满足读者的需求,馆际互借就相应应运而生。传统的馆际互借,需要读者亲自到馆去借还,有颇多不变。如果遇到相隔很远的地方或者需要的数量较大,传统馆际互借更是无法在质量上和时间上满足读者的需要。近几年来,高校合并,新校区的建设等等,往往几个校区间采取分馆制,由于没有采取物流管理,无法实现图书的通借通还,不但给读者带来很大的不便,更无从实现高校合并后图书资源共享带来的效益。因此,采用物流管理,借助计算机和网络技术,不仅可以扩大馆藏,还可以扩大读者群,缩短各个图书馆之间及与用户的时空距离。这样,高校图书馆不仅可以实现服务本单位,还可以服务其他高校甚至其他行业及地区,真正实现资源共享,节约成本,提升服务。

总之,作为高校的核心组成部分,图书馆不是以营利为目的的,但是同样可以借鉴企业的一些管理方式来提升自己的服务。系统的现代物流管理有助于高校图书馆提升服务能力、打造核心竞争力、塑造良好的社会形象,有助于图书馆各个部门高效地运转起来,对挖掘图书馆的信息服务能力与潜力、更充分地发挥信息平台的作用具有重要的意义。

参考文献

[1]许异兴.图书馆物流系统规划[J].图书馆建设,2008(9):79-81.

[2]王秀举,李静宜.物流管理视角下的高校图书馆管理思考[J].煤炭高等教育,2009(3):111-112.

[3]李冬梅.图书馆的馆藏资源建设与物流管理的应用[J].物流技术,2006(132):123-124.

[4]徐旭光.物流技术在图书馆的应用前景[J].图书馆学研究,2004(11):34-36.