信息化下行政机关档案管理探究

摘要：在社会的高速发展时期，市场经济影响不断扩大，行政机关的档案管理也进入新的发展阶段，亟待优化与改革。基于信息化背景之下，行政机关的档案管理也要与时俱进，加快信息化建设，以更好适应社会发展需求，加速实现档案信息社会共享的目标。行政机关隶属国家机构，承担国家行政事务。行政机关档案是其履行职责的重要材料，很多涉及国家机密。因此，要全面加强行政机关档案管理，对传统档案管理模式进行转变，积极创新和探究，切实提升档案信息化管理的水平和能力，加快行政机构档案管理向着的科学化、规范化和信息化的方向发展。

关键词：信息化；行政机关；档案管理

在信息时代，行政机关档案规模与数量不断扩大，类型繁杂，对管理效率和质量都提出较高标准。依托计算机信息技术，行政机关档案管理获取全新发展手段，突破传统档案管理模式的束缚，依托先进的管理方式，切实提高管理效率，为档案查询与使用奠定基础。因此，要以信息时代为背景，对行政机构档案管理工作进行全面探讨，寻求切实可行的发展之路。

一、信息化对行政机关档案管理产生的影响

（一）突破传统档案管理方式的束缚，信息管理与利用效率显著提升。在信息时代背景之下，档案信息化管理强化对传统档案管理方式的优化与改变，强调以档案服务为核心，依托信息化分类、加工和整理，达到对信息的高度整合与提取，提升档案管理效率。在传统档案管理中，查询难度较大，效率不高，一旦需要进行调整，面临复杂的流程。信息化支持下，实现对传统模式的有效改善，弥补不足之处，在方便档案信息保存的同时，为修改提供便利，提升档案信息查询的速度。另外，网络信息技术支持信息高效传递，档案利用效率显著提升，管理成本大幅降低。（二）与行政机关档案管理工作相契合，信息化建设加速。在当前行政机关档案管理工作，主要手段仍为手工的形式，需要面对较大工作量，工作效率不高。即使部分机关档案管理工作中引入了信息技术，但只是停留在基本的信息输入进系统中，尤其是查询与搜索建设缓慢，整体档案信息化水平不高。在新时期，行政机关重视推广无纸化办公，为档案信息化建设创造条件，加快其档案管理方式的转变，推进档案信息化建设进程，切实提升档案信息化管理水平。（三）提供档案收集与加工处理效率，管理成本大幅降低。对于档案信息化管理而言，强调档案内容的信息化处理，加快档案实体向信息化档案管理的过度。档案信息化管理的应用能够强化对信息的有效区分，促进信息收集与加工处理，切实提升信息整合与提高效率，档案管理更显高效性和效益。信息化管理灵活性与效益性突出，强化对传统方式不足之处的完善，信息共享度增强，操作更加便捷。除此之外，在信息化管理之下，档案信息利用率显著提升，有利于档案价值的发挥，合理降低档案管理的人工成本。（四）与时代同步，信息化管理模式保持较强的先进性在人工档案管理之下，管理流程复杂而繁琐，使得机关档案管理工作凸显局限性。另外，在档案信息查询使用中，也借助人工方式实施，管理成本显著提升，降低信息共享性，无法保证档案管理与利用服务发展同步。为了更好地适应社会的发展需求以及信息化的普及，行政机关需要对档案管理模式进行积极地探究，不断进行优化与调整，引进先进管理技能，满足社会和时代的发展需求，从真正意义上实现现代化的档案信息化管理。

二、行政机关档案管理中存在的不足

目前档案数字化工作中在制度、人员、管理上有一定问题，制约着档案建设水平的提升，主要有以下方面。首先，档案管理方式滞后。当前，很多行政机构虽然具备档案信息化管理的工具，但是，使用率不高。还有些单位对档案管理工作缺乏足够的重视，投入有限，设备落后，配置与需求不相符，阻碍了信息化建设速度。另外，很多档案管理人员并非全职，兼职较多，很难全身心投入工作实践。还有些档案管理的人员素质不高，信息化素养不强，尚未具备丰富的信息化知识，知识结构尚未得到及时更显，对传统的模式管理档案方式依赖性较强。其次，档案归档缺乏规范性。行政机关档案类型多样，不同类型具有差异化的归档范围、管理期限和重要性。但是，当前档案管理人员知识面有限，认识层面参差不齐，很难形成对档案资料的端正认识，影响操作的规范性。因此，同一个档案的归档极有可能被归到不同的类别，引发管理混乱，大大降低档案调取的效率，影响档案资料完整性，浪费人力物力和空间的同时，档案归档不科学，诱发档案资料缺失。最后，鉴于长期纸质档案管理方式的影响，档案管理制度缺乏更新，尤其是面对电子档案日益普及的情况，很多单位尚未建立全新的电子档案管理制度。面对档案数字化的不断发展，档案管理制度需要不断更新，保证具有前瞻性和统概性，以更好地适应档案管理的发展。

三、如何做好信息化背景下行政机关档案管理工作

在档案建设发展中，我们要多措并举，从管理工作的方方面面入手全面推动档案数字化工作的健康快速有序发展。（一）依托行政机关发展实际，构建档案信息化发展规划。为了将行政机构信息化档案管理落到实处，要重视构建档案管理信息化的规划，结合机关发展方向与战略，进行合理部署，依据实际情况，构建特色办公模式，保证方向正确，目标清晰，重视实践和探索，保证与时俱进，与时代同步，加快探索全方位的、多角度的大规模管理模式，以适应不同发展时期档案管理信息化的目标，推动档案管理信息化的健康、可持续发展。另外，对于行政机关而言，其档案管理信息化以灵活性与延展性为特征，需要全面关注机关档案信息化管理的发展和规划，强化两个特点的渗透，保证规划与实际相符，提升档案管理信息化发展的有效性，维护行政机关信息服务的高效性。（二）积极建立档案信息化网站，加快行政机关档案管理信息资源数字化建设。对于行政机关档案信息化建设，首要在是构建与自身发展相符合的档案网站，保证具有单位特色，实效性较强，便于提供更加有效的档案服务。基于专业化的网站，能够为档案使用提供便利，借助网站搜索、查询等功能，在最短时间内找到所需档案信息，突破时空限制，提升工作效率与档案管理的利用率。依托档案信息网站，便捷性与高效性增强，避免人工方式的复杂流程以及资源浪费。信息网站逐步实现了对传统手工操作的替代，代表了行政机关档案管理信息化改革的发展方向。在信息化网站建设中，要积极构建完善的档案管理体系，加快机构建设，强化档案管理体系与行政机构管理体系的融合，保证整体上与行政机构发展中战略的一致性，切实提升档案信息共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。另外，鉴于信息化发展的不断深入，档案信息资源的数字化建设成为重点，强化对档案原件的保护。数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得行政机关的档案管理体系更具科学性和规范性。（三）制定机关档案信息化建设标准与规范，维护统一性与一致性。行政机关档案的建设中，要加强标准与规范建设，这也是重中之重，重点内容之一，也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平在行政机构档案管理信息化建设中，要结合机构特征，分析其内部管理标准，进行妥善落实与执行，注重在过程中查缺补漏，实现对信息化体系的健全与完善。遵循国家相关标准，注重遵循便捷与精确标准，确保其发展能够达到现代化水平。在信息化建设中，要实施统一的标准与规则，在构建中及时发现问题并采用有效的方式解决，尤其是对于软件内容与格式，提升规范性，为资源共享提供便利。（四）全面提升档案管理人员专业素质与能力。在档案信息化建设中，发挥主导作用的是档案管理人员，因此，要千方百计加强档案管理人才队伍建设。档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，需要不断地更新管理理念。具体讲，要配备专业化的档案管理人员，设置专门的岗位。另外，要重视加强专业化培训，尤其是以信息技术为重点，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用。落实档案管理新方法和相关法律法规的培训，积极完善档案管理人员的知识储备。除此之外，要注重行业交流，较强学习，善于吸收他人的先进经验和好的方法。增强责任感，加强自我学习，不断更新知识库。（五）积极构建科学高效的档案信息化管理机制。建立数字化管理制度。遵循国家相关档案管理法规，进行深入剖析，结合实际情况，全面进行分析研究，构建具有信服力和指导性的档案管理制度，为档案数字化的良性发展奠定基础。其次，加快构建数字化管理制度。具体讲，要重视做好档案原始数据和资料的收集和管理，保证规范性，遵循相关归档，维护数据信息的正确性、完整性；而后，对电子档案进行合理分类，建立相关规章制度。除此之外，要落实查询与使用工作，维护保密性与安全性，构建相关机制，维护使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化标准制度。这部分工作强调信息收集格式的一致性，遵循标准规范，落实统一规划与设计，加强档案系统的科学规范化管理。同时也要在信息安全上执行严格的制度，做好相应的备份管理，保障数据的安全。

四、结束语

综上，对于行政机关档案管理工作，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索需要以信息化为背景，加快信息化建设，维护其自身的长期性和系统性，以实践为基础，善于积累经验，加强学习与培训，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打推动档案信息化管理的顺利开展，以期提供优质的档案服务，更好地服务于社会发展与建设。先进的档案管理模式应该适应社会和时展的需求，以创新为基础，寻求突破，推动行政机关档案管理信息化发展的有序推进。

参考文献：

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作者:陈莉 单位:二连浩特海关