医院综合档案室档案数字化建设研究

摘要：随着信息时代的到来，医院档案数字化建设不仅有助于信息资源集约化管理，还能为医院决策提供支持，同时也是医院管理水平的体现。但是长期以来医院对档案管理工作不够重视，现有制度、设施、信息系统、人才方面的建设还有待完善。因此，医院应当重新审视档案数字化建设的重要性，及时健全档案管理制度，及时完善相关基础设施，加强信息管理系统开发，提高档案管理人员队伍的素质。基于此，笔者针对医院综合档案室档案数字化建设存在的问题，提出了针对性的对策。

关键词：医院；档案；数字化

0引言

医院综合档案室管理的档案包括病案、实物、照片、声像、人事、会计和文书等多种类型，这些档案资源不仅记载了医院的发展历程，还能为临床治疗工作提供重要的参考，同时也是医院的无形资产。随着信息时代的到来，及时开展档案数字化建设工作对于资源的保存、利用具有积极的意义。新时期，医院应当重视创新档案管理工作模式，采用信息化管理手段提高档案资源的价值。

1医院综合档案室档案数字化建设的重要性

近年来，我国大力推进医疗卫生事业改革，医院不但在临床治疗、科研工作中取得进步，而且在基础设施建设、人力资源培育等方面也迈上新台阶。在此过程中，医院档案资源不断积累，综合档案室应当及时开展档案数字化建设工作。1.1有助于信息资源的集约化管理。医院在发展过程中会持续积累档案资源，尤其在我国医疗卫生体制改革进程中，无论是临床治疗领域还是运营管理方面，医院存储的档案资源越来越多，并且为满足患者的治疗需求，一些医院已开设分院，档案处于相对分散状态。成立综合档案室可以打破传统的档案分散管理，使工作向集约化方向发展，而档案数字化发挥着不可或缺的作用。例如，医院每个分院的档案有其自身特色，将各个分院或科室的档案以数字化的方式进行统一管理，更加便于医院科室人员查阅和使用。1.2有助于为医院决策提供依据。综合档案室管理的档案包含大量前人在临床治疗、科研、教育等方面记录的资料，以及医院历史沿革。这些档案资料不仅需要妥善保存，而且具有重要的使用价值，在制定决策时及时回顾和分析档案资料，可以帮助论证决策的可行性。参考以往的临床治疗及医院运营经验，有助于规避决策风险。档案数字化建设能够提高信息查阅效率，便于决策人员查找，避免在查询传统档案资料时遇到字迹不清、资料不全的问题。1.3有助于提升医院管理水平。档案数字化建设需要医院从基础设施、技术、人员、方法等多方面实施部署，不仅要引入档案数字化所需的硬件设备，建立信息管理系统，同时还应配备专业人才对综合档案室的资料进行识别、归类、建档，推动档案信息的合理共享，所以综合档案室数字化建设的成果能够体现出医院的管理理念和管理水平[1]。

2医院综合档案室档案数字化建设存在的问题

近年来，医院面对行业竞争，将主要精力用于发展业务，而忽视档案数字化建设的重要性，现有管理制度不健全，基础设施不够完备，信息管理系统开发不足，专业人才缺乏，都是今后工作中急需改进的方向。2.1医院对档案数字化建设的重视不足。近年来，医疗卫生行业的竞争日趋激烈，尤其是民营医院的异军突起，在医疗服务方面展现出自身的优势，医院之间的竞争和分化也进入新阶段。医院投入大量精力用于临床和科研工作，力求实现临床治疗的发展以及科研创新，因而容易忽视综合档案室在数字化方面的建设。各个科室也是忙于自身的工作，对数字化档案不够了解。2.2档案管理制度不健全随着医院综合档案室的建立和发展，相应的管理制度也需要进行改进。在传统的档案管理工作中，医院虽然都制定了相应的管理制度，但是进入档案数字化建设阶段，对档案管理的工作内容、管理流程、质量要求都有了新的变化，以往的制度已经不适应现有的工作。而且管理制度不健全也不利于落实工作责任，一旦出现档案管理问题，难以追究责任人。2.3档案数字化建设基础设施不完备。档案数字化建设对基础设施有着严格的要求，对于不同类型的档案，在收集整理及数字化存储时离不开基础设施的支持。基础设施关系档案信息采集和存储的质量，是综合档案室开展数字化建设的硬件基础。将各类档案实施数字化管理工作量较大，现有硬件设施有限，包括综合档案室整体的布局、规划、环境控制等都需要加大基础设施投入[2]。2.4信息管理系统开发不足。医院档案数字化建设并不仅仅是将档案资源录入计算机系统，信息采集和存储只是数字化管理的开始，更重要的是在今后能够持续发挥档案资源的价值。这就需要综合档案室协助技术人员共同开发功能强大的信息系统，在系统中对各类不同档案合理划分目录，便于各科室人员查找所需信息，随时了解档案资源的建设情况。但是医院综合档案室和各科室之间的衔接不够紧密，科室人员对档案信息系统的功能还缺少深入了解。2.5档案管理人员的素质参差不齐。建立医院综合档案室是为了促进档案信息资源的统筹管理，使资源充分发挥内在价值。因此，无论是档案资源的分类，还是数字化系统的设计，以及日常的档案信息存储，都对档案人员的综合素质提出了更高的要求。信息时代的档案数字化要求管理人员必须具备信息素养，不仅要熟练使用计算机和网络，还要具备信息管理的思维。但是医院综合档案室的管理人员在专业学历基础、工作经验方面还有所欠缺，有的管理人员并不具备档案专业知识，而是从其他岗位转入档案工作，还不能完全适应数字化管理的工作要求。

3医院综合档案室档案数字化建设发展的措施

医院档案数字化建设是新时期的一项重要任务，需要医院给予高度重视，并从制度、基础设施、信息系统、专业人才等方面实现发展，从而展现档案数字化管理的优势。3.1增强档案数字化管理的意识。新时期医院正在大力推进医疗服务工作的发展，力求不断提高临床治疗水平，构建和谐的医患关系，促进科研创新。档案数字化建设与其是相辅相成的，档案收集本身具有动态性，会随着医院整体的发展而不断增加内容，形成新的档案资源。而且数字化档案更便于档案信息的存储、保管和使用，所以医院应对档案数字化建设给予充分重视，深刻理解档案工作与医院运营之间的紧密联系。医院领导也要及时开展全员宣传，鼓励各科室配合档案数字化建设工作。3.2健全综合档案室管理制度。档案管理涉及一系列复杂的内容，特别是在数字化建设过程中，从档案类型细分，到数字化存储，以及数据库的建立和使用，各科室的配合，信息共享，都需要责任到人，确保各项工作依据严格的制度执行。完整有效的综合档案室管理制度应涵盖医院的全部档案信息，包括医院设施、医院进展等档案，而且能够按照信息时代数字化管理的要求，明确档案原始文件及数字化档案的管理流程，规定管理人员的岗位职责。此外，医院要紧跟时代步伐，丰富现有制度规范，为开展档案工作提供指引。3.3加强档案数字化管理基础设施建设。医院档案信息类型较多，不仅有重要的病案资源可以查询和追溯，还有很多实物档案、照片以及视频等。管理不同的档案对专业方法和设施有着较高的要求。因而医院应重视档案基础设施建设，深入了解档案收集、存储、数字化录入、使用所需要具备的设备设施，以及档案室在资源保存工作中应具备的温湿度，增加所需的设备设施，使综合档案室实现科学的功能分区，为档案数字化建设以及资源保护创造条件[3]。3.4加强档案管理信息系统建设。医院综合档案室进行数字化建设不仅是为了保存现有的信息资源，开发利用也同等重要，包括医院建设的历史、临床研究的成果、病案等信息资源，都将在医院的实践工作中发挥作用。档案管理人员要协助技术人员设计档案资源数据库，使档案信息系统的功能与各科室业务有效对接，促进各类档案资源有效存储和利用。而且很多时候医务人员忙于医疗工作，对档案系统的使用缺少了解，想要查询临床治疗资料、药品资料以及实物资料时，对数字化档案及信息系统的使用并不熟练。这就需要档案管理人员及时向各科室介绍档案数字化建设进程，使用档案信息系统的具体方法，使综合档案为医务人员提供更多的帮助。3.5提高档案管理人员综合素质。综合档案室管理的档案内容复杂，这些档案资源记录着宝贵的信息，针对不同档案类型需要使用专业的方法，防止不恰当的存储和使用给档案资源带来损失。而且医院档案资源实现数字化管理后，拥有广阔的应用空间，这些都应由专业人员负责。所以医院应吸纳具备档案学历基础或工作经验的专业人才，使其加入新时期的档案数字化建设，同时医院应加强档案管理人员的信息素养培育，引进人才时注重对其复合型技能进行考察，并定期组织对档案人员进行培训，不断提高档案人员的业务素质[4]。

4结语

档案是医院管理工作的重要组成部分，在大数据环境下，医院档案管理工作也应及时创新，推动档案数字化建设。综合档案室不仅要加速构建档案数据库，通过数字化方式提高档案资源利用率，更要积极宣传数字化档案的使用方法，促进信息共享，深入挖掘档案资源的价值，提高医院智慧化水平。

参考文献

[1]杜秀霞,陈尚志,曹印专.浅谈医院综合档案数字化管理[J].中国医院建筑与装备,2019(5):98-99.

[2]孟磊.网络环境下医院档案现代化管理创新策略[J].办公室业务,2019(11):82.

[3]廖建群,王友初,陶鹏.数字化病案在医用信息化建设中的作用与特征分析[J].中国医学装备,2019,16(3):289.\

[4]张翼.新时期医院档案的信息化管理探析[J].河北医学,2019(5):879-880.

作者:钟燕萍谭玉琼 单位:广东医科大学附属医院