城建档案管理信息化建设探索

摘要：随着现代信息技术的发展，城建档案管理也开始慢慢朝着数字化、现代化、规范化、智能化的方向发展。现代信息技术的应用有效促进了城建档案管理效率的提高，也让档案管理工作更加便捷。档案管理人员应当意识到推进城建档案管理工作信息化建设是一项长期性系统性的工程，必须要予以充分重视。基于此，本文结合笔者实际工作研究，对此展开了探讨。

关键词：城建档案；信息化；建设路径

近年来城市现代化建设进程逐渐推进，也在很大程度上增加了城建档案管理的工作量，对城市建设信息资料的整理、分析和开发利用难度进一步提升，在新时期下必须要努力推动城建档案管理信息化建设工作，从而对城建档案进行科学高效地管理。信息技术的应用能够让档案管理活动更加便捷、规范，也推动了城建档案管理事业的长足发展。

一、城建档案信息化建设的重要性

（一）符合时展需求。推进城建档案管理信息化建设是档案事业创新改革和现代社会不断向前发展的客观要求。城市建设档案材料数量庞大，类型繁多，如果实施过去那种人工收集管理的工作模式，必然会降低档案管理工作效率，而纸质档案材料也不利于长期保存，在查询利用时存在一定的难度。信息化建设的不断推进，城建档案管理工作依靠现代信息技术的帮助，结合了数字化技术，也让传统档案管理工作模式有所创新，真正做到了从纸质档案管理朝着数字化档案管理的转变。现阶段，城建档案信息化管理步伐日益加快，能够利用的现代技术更为丰富，如通过建设数字档案信息管理平台、城建档案动态化管理系统、在线实时查询下载平台、城建档案信息数据库等，在很大程度上可促进城建档案信息化管理水平的提升，为城市建设发展作出有力的贡献。（二）推进档案管理规范化。推进城建档案信息化建设，能够有效保证城建档案管理工作朝着更加规范化的方向发展，也彰显出信息技术的价值与功能。比如，可借助信息化管理模式，从城市建设项目报建到验收整个流程实现动态化、可视化管理，确保城建档案资料收集管理的所有环节都能够做到规范准确。而城建档案信息数据库的构建实现了城建档案的信息化统一管理，其和城市空间管理系统相结合，能够实现城建档案的集成化、可视化管理。又如，借助信息技术打造城建信息数字服务基站，其能够与城建档案信息服务平台进行对接，从而非常方便查询和调取相应的城建档案材料，有效发挥数字档案材料的开发利用价值。

二、城建档案信息化建设的主要内容

在工作实践过程中，推进城建档案管理信息化建设一般来说有三个环节：一是需要对城建档案材料予以接收，审查档案材料的完整性和规范性，接收过程中应当把成果和资料实施分类整理并归档；二是需要对城建档案实施备份处理，将纸质档案数字化后进行备份存储，保证城建档案的完整；三是对档案材料的借阅与利用，管理人员应当根据相应政策法规和工作标准对数字化档案材料实施借阅管理和挖掘开发[1]。推进城建档案信息化建设的过程中需要尤其重视几点内容：第一，基础设施建设是城建档案信息化建设的重要基础，不单单要根据国家规定的标准规范来设计档案馆，还需要对城建档案信息化建设涉及到的各种软硬件设备、工具等予以采购安装；第二，确保城建档案信息化建设过程中，数字档案资源的安全、标准存储，各类图片、文字、影像等档案材料都必须严格根据标准予以建档和归档；第三，档案信息管理系统主要是负责城建档案材料的录入、处理、存储和查询等，要开展好档案信息管理服务系统的维护工作，确保其充分发挥在档案管理工作中的价值和作用，促进城建档案管理工作效率的不断提升。在实际工作中必须要定期坚持对档案管理信息服务系统进行检查维护，从而确保城建档案信息化建设朝着更加规范化和科学化的方向迈进。

三、城建档案管理信息化建设路径

（一）加强档案信息资源管理。档案管理人员必须要尽快转变过去那种陈旧的思想理念，要真正做到与时俱进，紧跟时展步伐，树立符合新时展的工作思维，将档案管理重心逐渐转移到信息管理方面，唯有如此才可以确保城建档案管理信息化建设目标的最终实现。在工作实践过程中，还需要强调电子档案材料收集整理的规范性，保证电子档案材料的真实完整。同时，因为城建档案常常源于各个部门与机构，因此还需要制定完善相应的管理制度，规定档案管理人员在接收档案文件后，按照统一的标准规范进行收集归档。唯有在获得城建档案材料之后进行深入全面地研究分析，才可以确保档案管理活动的准确性与高效性[2]。（二）注重档案信息的安全。安全管理属于城建档案信息化建设的重要一环，如何保证档案资源的安全完整，可靠性与准确性非常关键，这也与档案信息化建设水平的提升和档案的开发利用直接相关。应当在城建档案信息化建设之初就确定好入选范围和成果，合理制定各环节的工作计划，严格开展好档案材料鉴定审查工作，提前制定应急机制，依靠全面有力的安全举措来确保档案信息化建设的有序开展。在利用信息技术进行档案管理服务时，不但能够满足多种不同的档案使用需求，还可以促进档案整理、归档、开发、查询等效率的提升。最后应采取有针对性的信息安全技术如设置防火墙、入侵检测技术等来避免数字化城建档案因为计算机病毒或黑客入侵而受到损坏。（三）加强电子文件的收集。电子文件通常来说指的是各类数字档案资源，如音频文件、视频文件、图片资料等，也是城建档案信息化建设后越来越多的档案文件形式。首先，档案管理人员需重视对电子文件的收集整理，在实际工作中要确保电子文件的准确性，确保其系统性及完整性，有效确保城建数字化档案材料的安全，为后续的整理归档工作打下良好的基础。其次，必须要注意电子文件的存储问题，确保城建数字化档案能够真正做到随时可存取、可查阅、可利用。最后，应当统一电子文件的格式，保证数字档案管理的规范与标准。让各单位各机构都根据统一的标准和格式来实施数字化处理，从而更好地实现城建档案的共享开发，提升档案管理工作效率，避免在实际工作中出现不规范的问题[3]。（四）进一步加大投入力度。一方面，应当进一步加大对城建档案信息化建设工作的人力、物力、财力投入。把城建档案信息化建设资金纳入到地方财政预算，选择逐年投入的模式来处理好档案基础设施建设和运行维护的相关问题。可通过自主解决、外包服务或者开放合作等不同方式，推进城建档案信息化建设发展，从不同的途径来获取更多建设发展经费。另一方面，应当确保城建档案信息化建设所涉及到的各类软硬件设施完整齐全，坚持从实际出发和严控成本的基本原则，确保档案管理部门能够拥有齐全的信息化管理设备设施，例如计算机、数码相机、扫描仪、复印机、移动存储设备、UPS电源、激光刻录机等。此外，还需建立更加安全系统的局域网络，保证城建档案信息化建设管理工作的有序推进。总而言之，城建档案管理信息化建设属于时展的必然选择，然而从现阶段的实际情况看，在这一过程中依旧存在一些影响因素，在一定程度上阻碍了档案管理信息化建设。对于档案管理人员来说，必须要真正认识到城建档案信息化建设的重要性，采取科学有效的对策不断推进城建档案的数字化发展，不断提升档案管理工作效率，为城市现代化建设作出更多的贡献。

参考文献：

[1]刘庆平.新时期城建档案管理信息化建设分析[J].办公室业务,2019(22):97+113.

[2]隋曼.基于城建档案信息化建设的理论思考[J].农家参谋,2019(20):215.

[3]林振坤.城建档案管理信息化问题研究[J].办公室业务,2019(17):62.

作者:陈红 单位:昭通市城建档案馆