在建项目工程档案信息化管理研究

摘要：在建项目工程档案信息化是当前新时代档案事业快速发展的必然趋势，在建工程档案管理工作需有效结合在建工程项目的特点，不单单局限于对在建工程项目的档案进行收集和整理，还要结合信息化技术加强对工程档案的管理，从而提升在建项目工程档案的信息化水平。

关键词：在建项目工程；档案资料；信息化

在建项目工程档案资料主要是指建筑工程在建设过程中形成的各类记录，能够直接体现出项目建设的过程，它是建筑项目工程的质量保障，也是建筑项目最终验收合格的必要资料。当前，我国对建筑工程项目提出了明确的要求，如果申报的工程档案资料不满足验收标准，将会直接判定建筑工程项目不满足验收标准。建筑单位在工程竣工以后需按规定要求整理工程档案，并移交到相关的责任部门或单位进行保管。在建工程项目的档案资料也是项目进行技术改造的纸质依据，对质量管理有着非常重要的作用。

一、在建项目工程档案信息化的意义

由于工程项目在建设过程中会留下很多图表和文字资料，这些资料记录了工程项目在设计、规划、运行等多方面的信息。这些档案资料能够直接体现建筑工程项目的质量，也是对建筑工程项目进行评级的重要依据，对后续工程项目修缮、改造有着指导性意义。传统的工程项目档案管理主要是收集在建工程项目的纸质资料以及在建工程项目的照片，这些资料的收集和保管都是通过人工完成的，在项目建设过程中需要投入大量的人力和物力，并且整理以后的档案资料无法很好地被利用。对在建工程项目实现档案资料信息化管理，能够使得档案管理人员从大量的工作中解放出来，将工作精力放在对档案资料的整理和分析上，这有助于在建项目工程档案管理工作的效率得到提升。由于档案工程资料在收集过程中会涉及很多部门，因此需要进行长期收集，但一线施工人员往往有着很大的不稳定性，容易造成很多档案资料会被丢弃，这使得建筑项目在施工结束以后往往没有完善的资料，无法对档案进行集中分析和利用。如果将项目工程档案进行信息化管理，档案的内容和保存格式将会被统一，大量的电子资料可以被实时查阅，提高了档案查阅的效率，也能够使得档案管理部门的工作效率得到显著提升。

二、在建工程档案资料管理过程中的不足

（一）对档案资料管理没有引起足够的重视。由于很多施工单位存在对档案管理认识不足的问题，在实际的项目建设过程中，往往以建设项目工程为主，抓施工、抓质量、抓进度，而忽视了工程档案资料的重要性，简单地认为工程档案资料是为了应对相关部门的检查。因而存在很多单位没有完善的档案管理制度、档案资料管理人员变动频繁、未及时随着项目进度而进行相应的档案资料编制与收集以及管理不到位导致原件丢失等问题。（二）档案资料管理制度有待进一步完善。我国对在建项目档案资料有着明确的管理标准，但在工程施工承包合同中，却没有就在建项目工程档案资料的收集和整理进行明确的规定。这就导致在建项目工程中的各施工单位未能严格按照相关法律法规以及合同内容进行档案资料的收集和整理。从而造成档案资料缺失，往往会在项目竣工前对遗失的资料进行临时制作，而不是对在建项目工程的实际情况进行完整地记录，这使得相关资料的真实性难以得到保障。（三）施工单位档相关工作人员综合能力有待进一步提高。由于一些在建项目工程的档案资料管理人员没有经过专业的培训，因此在实际工作中对档案资料管理的业务不熟悉。由于建筑行业中档案资料收集人员多为兼任，这些人员往往没有接受专业的培训，也没有取得相应的资格证书。因其不熟悉相关法律法规及档案资料收集流程，这使得实际收集的档案资料不完善，难以保证在建项目档案资料的完整性。

三、加强在建项目工程档案信息化建设的举措

（一）提升对在建项目工程档案资料信息化管理的重视程度。在实际的在建项目工程档案资料管理中，工程档案资料没有受到领导层的重视，企业在项目实际的施工过程中未设立专门的工作人员和档案管理办公室。由于档案资料管理人员存在着很大的不确定性，导致在建项目工程档案资料的质量难以得到保障。企业想要快速推动在建项目工程档案资料信息化管理，需要相关领导提升对档案管理的重视程度，使得管理层和基层档案资料管理人员树立全局观，对档案资料引起足够的重视。此外，信息化建设是否成功与工作人员的参与程度有很大的关系，需要确保基层工作人员与管理人员能够在工作中对档案资料管理引起足够的重视，推动在建项目档案资料信息化管理的进程。（二）加大工程档案管理信息化力度。当前很多建设项目已广泛运用信息技术，企业想要实现档案中资料信息化，需要购买扫描设备、服务器、计算机等硬件设备。施工单位可以从市面上购买专业的信息系统或是自行研发信息系统，搭建工程档案信息化数据库，做好在建项目工程档案信息化工作。由于档案资料信息化过程中档案资料的选择也非常重要，如果选择满足项目实际情况的档案资料，则可以使得在建项目工程档案资料信息化管理更为科学有效，还能够借助相关软件实现对电子资料的整理，有助于将工程档案资料的利用程度发挥到最大，也可以为后续其他工程项目提供参考借鉴。（三）加强对在建项目工程档案信息化的保护。在建项目工程档案管理主要是将项目在建设过程中的各类资料进行收集和分析，以期对后续起到参考和借鉴作用，所以档案资料的真实性非常重要。相比电子档案，纸质资料更易表现原始资料的特征。一旦纸质档案被篡改，会留下非常明显的痕迹。电子档案则难以从表面识别出该文件是否被篡改，这就需要档案管理人员确保在工作过程中不对相关资料进行修改，保证电子档案资料的原始性，并在收集过程中将文件设置为只读模式，避免其他人员在阅读过程中对档案资料进行修改。档案管理人员还要为电子档案的保存提供合适的物理环境，由于电子档案保管的介质一般是硬盘，其往往容易受到来自温度、湿度等影响，甚至出现完全无法识别的情况，所以需要对相关档案资料的保管引起足够的重视。此外，还需及时对电子档案存储介质进行检测，如果发现潜在的危害，则要第一时间进行处理，以确保电子档案得到妥善的保管。

本文通过分析在建工程档案资料管理信息化的重要作用，以及传统档案管理方法对档案进行管理过程中存在的不足，提出通过引入信息化的方式来提高在建项目工程档案资料的质量和效率，以助于工程档案资料能够得到有效的保存，进而发挥出最大的价值。

参考文献：

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作者:蔡春玫 单位:深圳市建筑工务署