疾控中心档案信息化管理思考

[摘要]根据国家档案局颁布的第13号令，明确了机关档案信息化工作管理要求。本文针对疾控中心固定资产仪器设备档案信息化管理现状，分析疾控中心固定资产仪器设备档案管理在工作中存在的问题，提出可行性建议和措施。

[关键词]固定资产；仪器设备档案；信息化管理

根据国家档案局第13号令，明确了机关档案信息化工作管理要求，对传统载体档案数字化和电子档案的管理做出了详细规定，为提升数字档案室建设品质和水平提供了依据。数字档案室建设是新时代推动机关档案工作的一个重要抓手。借助现代化信息技术，对疾控中心固定资产仪器设备档案进行整合和利用，便于资源共享，降低成本，从而保障了疾控中心顺利的开展各项工作。

1固定资产仪器设备档案信息化管理现状

仪器设备档案，指的是固定资产管理的仪器设备从计划、申请、采购、验收、安装、使用、维护维修一直到更新改进、报废处理等每个阶段全过程形成的各种载体的全部材料。疾控中心的仪器设备归档范围是：单位各类仪器、设备、车辆、宣传器材等使用技术说明书，仪器设备的图纸、说明书、合格证书、装箱单、开箱照片及其登记卡、操作规程、安装调试，验收运行过程中大、中修记录（贵重仪器）、维修保养、交接手续记录等资料。因疾控中心单位本身和科研发展的需要，每年都要购置仪器、设备等固定资产。当前，疾控中心的固定资产仪器设备档案已经使用了信息化管理模式，在OA系统中增加了申请、审批、政府采购、报废等流程管理和设备档案的数据管理，实行了网络平台信息化管理，使单位的资产管理更加系统化、规范化，在实际操作过程中具有良好的效果。

2固定资产仪器设备档案信息化管理存在的问题

目前，疾控中心使用了设备资产档案管理系统，通过信息系统能较快捷准确的查到每份资产档案资料，但是信息化程度不高。2.1固定资产仪器设备档案的共享信息化程度不高。由于各部门职能和分工不同，存在资源分散、封闭的模式，通过此系统的输入或输出模式，彼此之间均是单一的，没有关联，对于设备信息的录入，只是简单的输入，并作记录保存，就数据文件而言，难以知道其完整的信息。对固定资产仪器设备档案信息数字化管理需要综合办公自动化、财务管理、计划管理、监督管理等各类档案资源的管理需求，缺乏一个互通的信息化平台来开展固定资产仪器设备档案管理数字化的工作。2.2固定资产仪器设备档案的效益评估信息化程度不高。对仪器设备使用过程中的各种数据没有很好的信息化平台和软件的统计分析，无法及时掌握固定资产仪器设备的效益评估。2.3固定资产仪器设备档案的动态管理信息化程度不高在资产形成、配置、使用、管理、处置等各环节之间缺乏动态的管理监控系统，无法实时管理，造成资产的使用效率不高，维修环节薄弱，甚至存在闲置和浪费现象。

3推进固定资产仪器设备档案信息化管理模式和手段

3.1把固定资产仪器设备。档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划设备资产管理和档案管理工作相辅相成，完善设备资产管理信息系统、提升管理信息化水平，不但能提高管理效能，也能促进设备资产档案管理的信息化、规范化和标准化。把档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划，有利于统一规划、合理调整与配置，从人力、财力、物力上统筹安排，推进固定资产仪器设备档案信息化，实现对档案形成、积累和归档的全过程监督指导，提供方便快捷的仪器设备资产档案服务。3.2利用信息化手段。进行固定资产仪器设备档案管理根据归档资料建立信息网络，建立统一规范的固定资产仪器设备档案数据库，包括仪器设备申报、采购、验收、使用、档案建立到报废等整个过程资料的统一管理。将所有仪器设备名称、型号、生产厂家、购入日期、单价、使用房间号等资料输入系统。编制档案检索工具，专题目录、分类目录和各种索引做得要尽可能详尽，便于查询、分类统计等管理工作，每个科室都有权限对网上数据进行查询、统计和打印，实现数据共享，提高工作效率。将固定资产仪器设备的静态档案（审批文件、磁盘资料等）进行信息化管理，将纸质文档转化为数字化档案进行存储和利用，并对设备运行、维护阶段产生的动态档案进行信息化管理，使静态管理变为动态管理，由事后监督变为事前审查和实时监控。3.3加强指导、沟通和培训。要想确保固定资产仪器设备档案的完整性、准确性以及系统性，对仪器设备档案管理人员的业务水平具有较高的要求，应具备档案管理、联系协调、档案信息化、档案宣传等多种能力。这就需要对参与固定资产仪器设备档案管理人员的采购部门、使用部门、总务部门、财务部门等一些有关工作人员进行资产信息化管理的定期专业知识培训，使他们了解本单位的固定资产仪器设备档案数字化的相关要求，熟练运用固定资产仪器设备档案系统，掌握归档内容和进程，提升整个资产档案的数字化水平。

4结语

总之，做好固定资产仪器设备档案信息化管理贯穿在档案管理的各个环节和具体工作中，对后期的运行、维修、管理等工作都起着重要的作用，是实现设备资产的动态管理，使固定资产仪器设备档案这一无形资产的效用最大化，更好地服务于疾控的科研工作。

【参考文献】

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作者:钱晓敏 单位:浙江省疾病预防控制中心