企业人事档案信息化研究

时间:2022-06-07 08:32:29

企业人事档案信息化研究

[摘要]随着企业的发展和大数据时代的到来,对企业人事档案工作提出了更高的要求。人事档案的信息化是企业人事档案管理的必由之路,是信息时代人事档案事业发展的大势所趋。为适应信息时代的数据大爆炸,实现企业的效益最大化,必须加快人事档案信息化建设的步伐。为此,应通过加强领导、规范管理、建立完备的企业人事档案数据库系统和网络化管理体系、建设高素质的人事档案管理人才队伍等有效途径,推进人事档案管理信息化进程。

[关键词]人事档案;大数据;信息化;企业

大数据是指无法在一点时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合,是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。企业人事档案对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等人力资源方面的管理工作起着重要的凭证、依据和参考作用。面对新的信息化、大数据化的背景以及人事制度改革的不断深入,人事档案的管理工作也由传统人工手工的管理方式向着现代信息化的管理方式转变,这种高效化的管理方式已成为企业人事档案改革的重要趋势。

1企业人事档案管理现状

1)人事档案管理人才缺乏。在企业单位人事档案的管理中,兼具档案管理技术和计算机应用技术的复合型人才缺乏。从而导致人事档案的信息化建设缺乏计算机技术支持,更难以将大数据处理运用在企业人事档案管理中。2)人事档案管理技术落后。目前企业人事档案还是以实体档案为主,依靠传统纸质档案建立和保管,没有充分利用计算机建立电子档案、进行网络查询与检索。使得人事档案管理的工作效率低,甚至影响了企业的整体发展水平。3)基础人事档案数据库系统缺乏。企业人事档案信息库建设中存在功能不全,难以实现对数据的精确分析、检索、操作繁琐等问题。

2大数据背景下的企业档案信息化建设

2.1意义。企业人事档案管理面临着诸多问题。人事档案管理总伴随着人事档案工作人员对大量的纸质档案资料的登记、更新、归档等手工处理,这极大影响了档案管理的效率;并且在对档案信息进行查找时,难以在大量纸质资料中精确定位,更难以对已有信息加以分析、研判。若将大数据应用在企业人事档案的管理中,则可以将大量纸质信息电子化,储存于数据库中,并且能精确定位、快速查找已录入的信息。在单位之间调取人事档案也可以通过网络传输或网络云端下载代替之前复杂的档案邮寄。甚至可以通过软件研判个人信息进行量化评比,为人力资源工作提供理论数据支持。这将大大减轻档案管理工作人员的工作强度,提升企业人事档案的管理效率。2.2举措。1)加大对人事档案信息数据库的建设力度。为了保障企业人事档案的信息化管理。首先,应该要建立一个企业员工的完整、全面的电子信息档案。需要使用管理软件来实现人员基本信息录入、档案的目录编辑、档案转递等几个计算机应用(见图1)。收集员工的包括纸质档案在内的各类基本信息录入计算机或者网络云端,从而实现基本数据库的建立。其次,在数据库中,云计算将使用大数据算法将各类信息进行预分类,以便后期检索、使用。图1人事档案数字化加工流程图2)加强对企业人事信息档案的安全防范。介于档案的保密性要求,系统的安保措施也是极为重要的。企业人事信息档案的管理将要设置不同的登陆和使用权限,并且要建立高效的防火墙,并定期升级安全防范措施,防止外部黑客的入侵。从而实现企业档案信息化的安全发展。3)加大对企业人事档案信息化的重视。要实现基本数据库和安全防范措施的建立,需要企业领导对企业人事档案工作给予足够的重视和支持。因为,此项工作不但要求专业性人才的培养,还要求投入更多的资金来用于信息化设备的购置。4)发展大数据等新型网络技术的使用。企业人事档案在信息化的基础上,还可以发展对大数据、云端计算等高端计算机网络科学技术的使用,针对企业单位的发展规划,对人力资源调配提出准确的、量化的参考。比如使用大数据中的数据挖掘、决策树等技术,建立单位内部员工的年龄、专业、工作能力以及工作表现等诸多方面的量化模型,并用神经算法将其与工作岗位的量化模型做优化处理,展开全面的统计与分析,可以得出最优的工作调配方案。

3结束语

在大数据背景下,要对人力资源工作进行高效、量化的指导,就必须实现企业人事档案的信息化建设。企业单位要看清当前人事档案管理方面所存在的问题,不断创新其管理理念。充分使用新型计算机网络技术,完善企业的人事档案信息管理方式,使企业人事档案工作真正、有效地发挥作用,为企业创造经济效益。

[参考文献]

[1]宁慧敏.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].人才资源开发,2016(02):180-181.

[2]姜以敏,于霞.加强人事档案管理信息化建设[J].黑龙江档案,2008(3):67.

[3]SteveLohr:TheAgeofBigData[EB/OL].TheNewYorkTimes.http://www.nytimes.com/2012/02/12/sunday-review/big-datas-impact-in-the-world.html?pagewanted=all,2012-02-12.

[4]付彩霞.大数据背景下档案管理模式的转换与创新:A集[C]//国家档案局.建设与文化强国相匹配的“档案强国”论文集.北京:国家档案局,2014:6.

作者:高峰珍 单位:中石化江汉油田分公司江汉采油厂