企业档案信息化战略思考

摘要：现代信息技术的深入应用加快了企业档案现代化管理的进程，自下而上、业务驱动的档案信息化建设模式已难以适应数字社会发展的需要。本文在分析企业档案信息化战略建设必要性的基础上，构建企业档案信息化战略模型，从战略目标、实施策略、组织保障进行分析和探讨，旨在为企业档案管理信息化的建设与发展提供思路和方法。

关键词：档案信息化;战略模型;组织保障

随着现代信息技术、网络技术、通信技术的不断发展与创新，信息化已成为推动社会全方位转型与变革的重要力量，信息资源日益成为重要生产要素、无形资产和社会财富。在此背景下，企业档案信息化的理论研究与实践经验得到前所未有的发展。目前，自下而上、业务驱动的企业档案信息化建设模式导致企业档案信息化管理与发展困难重重、效率低下，给企业带来人力、物力、财力的浪费。

一、企业档案信息化战略建设的必要性

我国《辞海》中解释“战略是依据敌对双方军事、政治、经济、地理等因素，照顾战争全局的各个方面、各阶段之间的关系，规定军事力量的准备和运用。”[1]战略依赖于内、外部环境因素而制定，通常包括总体谋划、实施和控制，战略对全局具有决定性影响。据此，企业档案信息化战略是指通过战略视角，统筹规划企业档案信息化建设，制定切实可行的实施步骤，并通过有效的控制，最终实现企业档案信息化目标的长远运作机制和体系。企业档案信息化是企业信息化战略的重要组成部分，决定着企业档案信息建设的方向。（一）企业档案信息化战略是时展的新趋势。从国家政策环境看，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，全国档案事业发展目标之一，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。早在2011年，冯惠玲教授的著作《电子文件管理国家战略》一书立足全局勾勒了我国电子文件管理国家战略的设计、构建、健全和推进之路，为我国电子文件管理提供了战略方向。企业作为全国档案信息化战略的重要组成部分，制定企业档案信息化战略，是企业信息化发展的必然选择。从行业环境看，企业电子文件归档和电子档案管理工作已纳入国家《电子商务“十三五”发展规划》和《促进电子商务发展三年行动实施方案（2016—2018）》。苏宁云商、浙江能源集团、江苏核电、国泰君安等33家企业成为国家档案局、国家发展改革委员会企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，为推动国家档案信息化战略的实现发挥了示范作用。（二）企业档案信息化战略是现状改变的新要求。1.电子文件信息价值与分散管理的矛盾亟须解决现代信息技术的发展，促进了企业电子文件的大量产生与应用。据统计，2007年，“中央和国家机关及其直属企事业单位的电子文件数量占全部文件数量的72.7%”[2]。电子文件逐渐成为企业生产、建设、发展过程的真实记录以及企业记忆传承的媒介。目前企业电子文件分散保存在各业务部门（文件形成部门）、行政部门（文件流转部门）、档案室（文件整理部门）、档案馆（文件永久保存部门），跨部门流转增加了电子文件全程管理、前端控制的难度，导致电子文件的质量无法保障。2.文件信息孤岛与共享服务的矛盾亟须解决相关数据表明，目前仅在办公领域就有1万多种办公文件格式，常用文档格式有300多种[3]。信息孤岛现象的出现，大量异构数据转化成统一数据格式的成本高昂、转换速度低下、转化效果难以保障，电子文件的长久保存与长期可读难度加大。电子文件归档保存的最终目的是实现企业档案信息资源的共享服务和利用，为企业提供智能分析和辅助决策支持。如何解决文件信息孤岛与共享服务的矛盾，成为企业档案信息化建设的重要课题。3.业务系统与文件归档规则的矛盾亟须解决据统计，2007年我国1.5万个国有大中型企业中，80%—90%企业中都建立了信息化系统。[4]为提高业务系统归档自动化，企业在建设档案管理系统的同时纷纷选择与各业务系统进行数据交换。然而各业务系统有一套独立的管理标准和业务规则，接换到档案系统的数据无法满足文件归档的需求。如企业PM系统（项目管理系统），与档案系统接口的映射关系中，无法匹配到档案系统中的案卷、卷内文件的概念，也无法智能化地为案卷命名。盲目的进行接口数据互换，只会造成人力、物力、财力的浪费。

二、企业档案信息化战略模型

企业档案信息化战略模型可以从战略目标、战略实施、组织保障三部分进行构建。战略目标揭示了企业档案信息化建设所要达到的目标和效果，战略实施是为了实现企业档案信息化建设目标所采取的策略，组织保障则是为企业档案信息化建设实施提供人力、物力、财力等方面的支持。如图1所示。（一）战略目标。随着信息技术的发展，企业档案信息化建设面临从目录数字化、业务自动化，向内容管理、知识服务的方向发展。企业档案信息化建设的最终目标是通过技术手段，整合、共享档案信息，深度挖掘企业档案的隐性知识和显性知识，为企业辅助决策、法规遵从发挥作用。企业在进行档案信息化统筹规划时，应把构建企业档案知识服务中心作为其战略目标，通过企业档案知识的挖掘、推送，提供知识服务，构建企业档案的知识地图。（二）战略实施。为实现企业档案知识服务中心的战略目标，企业应实施标准、制度和规范策略，文件生命周期全过程管理策略、企业数字档案馆（室）建设策略。1.标准、制度、规范策略企业标准、制度、规范是由企业制定的，以特定形式的，企业所有成员共同遵守的准则和依据。企业档案信息化战略目标的实现离不开企业相关标准、制度和规范的制定、下发和执行、考核。企业应建立文件产生、流转、归档、保管等各阶段的标准、制度、办法，用于规范、指导各单位、各部门电子文件的产生格式、元数据信息、移交手续、保管要求以及安全规范等方面的具体业务过程。下表列举了部分标准、制度、办法，[5]仅供参考。2.文件生命周期全过程管理策略企业档案信息化的对象按照其产生方式可分为计算机信息系统数据（结构化数据、非结构化数据）文件和传统载体档案的数字化文件（如纸质、缩微、胶卷等）。无论计算机信息系统数据文件，还是数字化文件，其从最初产生到最终销毁或永久保存是一个完整的生命周期。（1）结构化数据文件的全过程管理结构化数据是由二维表结构来逻辑表达和实现的数据，如企业的财务系统、项目管理系统、人力资源系统等，为保障企业各业务系统归档数据的齐全完整，首先档案部门要参与企业各业务系统的系统设计，提供归档要求、归档文件格式以及档案系统接口规则等。并预留功能扩展的空间；其次通过元数据、加密技术、身份验证、操作日志等技术手段，控制文件流转过程中电子文件的质量，确保电子文件的真实可靠、齐全完整；最后，通过电子文件档案化管理、数据备份、数据迁移等手段，制定企业自身的电子文件长期保存策略。（2）非结构化数据文件的全过程管理非结构化数据包括所有格式的办公文档、文本、图片、XML,HTML、各类报表、图像和音频/视频信息等。一是应制定非结构化数据的格式标准以及归档标准；二是归档移交非结构化数据的同时，移交相关元数据信息、技术说明书以及相关软件安装包；三是档案管理系统要通盘考虑企业非结构化数据的兼容性以及长期保存机制。（3）传统载体数字化的全过程管理传统载体的数字化过程包括整理、扫描/录音笔/数码相机、存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等，档案部门应详细登记数字化的每一环节，并采集其属性标志、参数以及非通用格式的相关软件等。3.企业数字档案馆（室）建设策略企业数字档案馆（室）建设是一项系统工程，应通过项目推动数字档案馆（室）系统建设，加强IT集约化服务的持续更新，立足于数字档案资源的长期保存，滚动活用企业数字档案馆（室）系统。（1）项目推动的集中建设策略。项目是目前企业信息化建设的重要手段，项目的好坏直接影响着企业信息化建设的成功与否，并与企业数字档案馆项目建设水平的高低息息相关。企业应集中企业领导、企业信息部门、档案部门、企业各业务部门等在内人力资源、智力资源，具体实施企业数字档案馆（室）项目的建设工作，全面推进企业档案的信息化、数字档案馆（室）系统的选型、硬件系统的配置、档案网站建设以及项目建设的管理等，构建满足企业实际发展需要的数字档案馆（室）系统。（2）IT集约化服务的持续发展策略。数字档案馆（室）系统项目的成功部署与实施仅仅是数字档案馆（室）建设的第一步，更重要的是数字档案馆（室）的运行维护以及滚动发展。企业应建立精通IT技术、跟踪档案业务发展的档案团队，开展面向档案的IT集约化服务，持续更新数字档案馆（室）技术，及时解决档案业务发展过程中的新问题、新需求，构建一个能够支持辅助决策、及时响应需求变化、可充分扩展并具长久生命周期的数字档案馆（室）系统。（3）数字档案资源长期保存的滚动服务策略。数字档案资源的技术依赖性，导致数字档案资源的长期保存面临着挑战，企业应定期或不定期进行多重备份、格式转企业各业务过程相关标准、制度、规范策略一览表文件生命件生命周期周期周期名称称通用标准企业档案管理标准企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定企业档案信息化标准企业电子文件元数据标准文件产生阶段企业电子文件格式规范（包括公文格式、多媒体文件格式等）文件流转阶段企业电子公文传输管理办法企业基于XML电子公文格式规范文件归档阶段企业电子文件归档与管理标准企业电子文件移交与接收办法企业纸质档案数字化规范文件保管阶段企业电子文件保管办法化、数据迁移等，以确保数字档案资源的长期可读、滚动服务。在长期保存的基础上，提供方便快捷的一体化检索手段、整合共享数字档案资源，主动为企业各项业务提供服务。（三）组织保障体系。1.组织与人员配合企业档案信息化建设是一项智力密集型工作，需要档案部门、各业务部门、信息部门等通力合作、密切配合，才能最终实现企业档案信息化建设的成功。企业档案信息建设初期，应组建包括企业领导、档案部门领导、信息部门领导以及档案人员、信息人员、业务人员的企业档案信息化领导小组和实施小组，明确职责与范围。其中档案馆或档案所属主管部门负责企业档案信息化调研分析、需求分析、质量评价、系统测试、验收鉴定等工作，信息部门负责数字档案馆系统的开发、实施、运维等工作，各业务部门应全面配合收集企业档案信息化需求以及提供业务支持等。2.技术支持与服务构建企业档案知识服务中心离不开计算机技术的支持，如档案数字化技术、数字档案馆系统开发技术、档案数据库设计技术、数字档案信息的共享与整合技术、数字档案长期保存技术等都依托于现代信息技术的发展与应用。现代媒体技术如数字档案馆系统手机端APP、微信公众号、蓝信信息推送等，为企业辅助决策、文化传承、工作需要等提供方便、快捷、优质的档案知识服务。3.资金支持与保障企业应重视档案信息化建设，保障档案信息化建设所需要的各项经费，并列入企业年度预算。在申报预算之前，档案部门与信息部门应根据企业档案信息化需求，进行市场调研，估算本企业档案信息化建设的费用，及时纳入本企业预算。企业领导应重视档案信息化建设项目，并给予资金支持，以确保企业档案信息化建设有质有量地完成。

三、结语

企业档案信息化以构建企业档案知识服务中心为目标，通过制度、标准和规范策略，文件生命周期全过程管理策略和企业数字档案馆（室）系统建设策略，在企业组织与人员、资金、技术的支持下，推动企业档案信息化建设不断发展。企业档案信息化战略的实施不能一蹴而就，应依据档案信息化建设目标进行年度分解，分阶段、分步骤推进。

参考文献：

[1]辞海编辑委员会.辞海[M].上海辞书出版社,1980:1351.

[2]冯慧玲,刘越南等.电子文件管理国家战略[M],中国人民大学出版社,2011:8.

[3]梁振鹏,孙琎等.打破微软垄断UOML成中国软件收个国际标准[EB/OL],第一财经日报,2008-11-05.tech.qq.com/a/20081105/000028.htm

[4]罗洪泽.分析：企业信息化的三个层次、四个阶段[EB/OL],2007-9-5.www.docin.com/p-66879370.html.

[5]冯慧玲,刘越南等.电子文件管理国家战略[M],中国人民大学出版社,2011:294.

作者:张盼 单位:苏州协鑫集团有限公司