人力资源档案信息化建设路径探讨

人力资源档案信息化建设是国内外人力资源管理发展的一种主流趋势，也是提高企事业单位人力资源管理效率和水平、增强我国企事业单位核心竞争力的重要手段。笔者结合档案信息化管理的实践经验，提出人力资源档案信息化建设的必要性，分析人力资源档案信息化建设与人力资源管理系统的关系，针对人力资源档案信息化建设面临问题进行研究，探讨推进人力资源档案信息化建设路径，这对提高企事业单位人力资源管理水平具有重要的现实意义。

一、人力资源档案信息化建设的必要性

企业单位通常实行多层级子公司或事业部管理模式，事业单位实行人事部门主管，各部门分管的二级管理模式，管理幅度、跨度较大，人力资源档案亦呈现多层级管理模式。这种多层级管理模式，使管理信息传递不到位，政策执行不一致，造成人力资源档案管理流程不规范，档案信息转递、刷新不及时。未形成系统化的动态跟踪管理，造成员工档案的新材料不能及时存入档或者档案资料不完整的现象。因此，构建以人力资源管理系统为基础的人力资源档案信息化建设，是解决人力资源档案信息化、系统化、规范化的有效路径。

二、人力资源管理系统与人力资源档案信息化建设的关系

人力资源管理系统与人力资源档案信息化建设密切相关，相辅相成。人力资源管理系统在实现系统、机构、合同、薪资、保险、晋级、教培等人力资源管理过程中形成新的人力资源档案材料，人力资源档案材料与人力资源信息相呼应。人力资源管理系统形成数据的真实性和准确性直接影响到人力资源管理水平，而人力资源档案作为人力资源管理的组成部分，它是职工信息的重要载体，是人力资源管理信息系统各个模块的主要信息源，促进人力资源管理系统的开发和利用，合理利用人力资源档案中的信息资源，可以避免采集录入时的重复劳动，节省大量的人力、物力和财力，提高工作效率。

三、推进人力资源档案信息化建设措施

（一）完善人力资源档案信息化体系建设，推进信息化进程。人力资源档案管理若采用传统的管理方法必然会增大工作量，降低工作效率。管理者必须转变理念，明确人力资源管理各部门职责与岗位间分工协作以及信息流的共享，明确人力资源管理系统与人力资源档案信息化建设的关系，同时，建立人力资源档案信息化建设的总体规划，逐渐完善以信息化为核心，网络化、标准化为重点的体系建设。人力资源档案信息在录入到人力资源管理系统时，代码标准采用国家人事部、中组部颁布的全国统一标准代码，数据库格式采用人力资源档案网络环境下信息的存储与著录，确保目录输入的规范化、合理化，实现网络环境下人力资源管理系统与人力资源档案信息化系统数据有效兼容和共享，实现人力资源各部门、各子模块之间的整合、协调与合作，推进信息化建设进程。

（二）选择合适的人力资源档案信息化建设系统，优化业务流程。在梳理人力资源管理体系基础上，企事业单位应该积极与管理软件供应商、相关专门管理咨询公司充分沟通，把企事业内部的管理语言转化为技术人员、操作人员易于理解的信息技术的语言进行软件开发。此外，在选择信息软件和系统时，首先要注意分析软件产品与企业自身管理需求之间是否能够契合，企事业单位应根据自身情况，综合考虑各项因素，选择相关软件产品。企事业单位应以自身所处的行业、面对的群体以及未来战略的发展方向为指导，去寻找并创建适合本单位的人力资源管理与人力资源档案信息化建设相兼容或集于一体的管理系统。

（三）加强人力资源档案信息化建设保密和安全管理。人力资源档案是保密性很强专业档案，人力资源档案信息化建设人员必须要树立保密意识，制定并严格执行档案信息化建设的规章制度和操作规程。严格落实访问权限控制，既可以通过用户或用户组对目录、文件、设备的访问权限设置，还可以采取网络锁定控制对非法用户访问的次数进行设定与自动锁定。严格落实访问权限控制企事业单位人力资源档案信息。需要安装并更新防病毒软件建立病毒入侵监控与报警系统确保档案数据免遭破坏，对密级信息资料要采用动态口令、多道加密等手段，防止病毒恶意篡改或攻击；要完善备份和恢复制度，防止电子档案和数据信息的丢失。

（四）加大培训，提升档案管理人员的职业素质。企事业单位需要充分发挥企事业单位人力资源档案管理信息化的作用，取得长远发展，人才是重中之重。人力资源档案管理工作是专业性、政治性、机密性较强的工作，涉及个人的隐私和企业员工的成长、工作、遵纪守法的记录，其材料份数多，资料复杂，实现信息化管理，对档案管理人员要求，不仅具备一定的政治素养和专业素养，还要具备一定的档案业务知识、电脑操作知识、速录技能、一定的软件应用能力和网络知识，才能做好人力资源档案材料的管理和存放，才能做好人力资源档案的信息化维护和管理。因此，要组建一支高素质和高水平的使用和维护队伍，一方面应该不遗余力地吸引优秀的复合人才；另一方面应该重视企业现有档案管理人员的培训和继续教育，重点是使用人员对信息系统的保密意识和规章制度及操作规程培训，并对使用过程中发现问题及时组织学习，让使用人员熟悉实际情况。

参考文献:

1.卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业，2011.29

2.许玫.论我国中小企业人力资源管理的信息化发展策略[J].中国商贸，2013.8

作者:刘焕霞 单位:黑龙江农业经济职业学院