人力资源档案信息化管理探究

摘要：人力资源管理服务部门利用信息技术加强人力资源档案管理，极大地提高了人力资源管理工作的效率和服务水平。本文在分析了人力资源模式下档案管理的必要性及人力资源档案信息化建设的现实意义的基础上，提出了做好人力资源档案信息化管理工作的对策，对提升人力资源档案管理水平具有积极的现实意义。

关键词：档案信息化；人力资源；信息化建设；管理

现代社会是科技十分发达的社会，现代科技条件下计算机信息技术与网络技术的融合发展，使得人力资源档案管理已经迈入了信息化管理阶段。计算机信息技术具有强大的数据处理能力，人力资源管理服务部门利用现代信息技术和专门的人力资源档案管理系统，能够对服务部门保存的人力资源档案信息进行统一保管和处理，极大地提高了人力资源管理的工作效率，也为人力资源管理服务中心掌握人才资源现状，管理失业人员、灵活就业人员档案，帮助困难群体提供就业援助，做好人才资源开发规划等提供了重要的档案信息查询和利用。

1人力资源管理模式下档案管理的必要性

人作为社会活动的主体，在管理方面发挥着重要作用。人力资源管理，就是将优秀人才组织起来，为用人单位服务。新时期，人力资源管理呈现出新的发展态势，对人的评价是多方面的。这也要求不断变革人力资源档案管理模式，以适应新时期人力资源管理和服务工作的现实需要。1.1满足人力资源动态评价需要。经济社会发展的速度日益加快，对人力资源的评价标准、评价内容也发生着深刻的变化。传统的人力资源评价模式是通过对人力资源档案工作的考察，再对人力资源进行考核，考察的层次具有多方主体特性，既有用人单位的评价，也有人力资源管理部门的评价。这种考察评价人才模式效率低下，且人才评价不够全面。随着各种信息要素流通的速度日益加快，迫切需要建立信息化人力资源动态评价机制，通过建立人力资源档案信息数据库，利用计算机超强的数据分析、计算能力，为用人企业人才选聘提供现实参考。1.2满足人力资源绩效评价需要。评价人力资源价值的关键是业绩。若失去了业绩的支撑，就相当于没有能够为用人单位提供有效的服务。反之，用人单位也是通过员工的工作业绩评价其工作绩效，为其提供相应的薪酬待遇和岗位职级，同时为岗位调整提供参考。人力资源档案信息化管理，能够通过人事档案信息开发及时梳理出个体在其就职的企事业单位中的业绩，从而满足人力资源绩效评价的现实需要。1.3满足人的职业素养评价需要。随着经济社会的发展，人才评价标准也不是一成不变的。评价人才的重要标准———职业素养，无论是职业素养的内容还是职业素养的高低都是重要的评价内容。职业素养包括人的能力、品质、道德、知识结构等能内容，是用人单位选人用人的重要标准。

2人力资源档案信息化建设的现实意义

人力资源档案信息化建设是人力资源管理服务部门利用现代信息技术管理人力资源档案信息资源、提高人力资源档案信息在人才市场中的利用率的重要途径。2.1推动人力资源档案管理转型。人力资源信息化管理，改变了传统的单一、自上而下的管理模式，通过设立虚拟组织、构建现代化人力资源管理理念，从而实现人力资源管理的的互动、全面、专业化。在此过程中，人力资源管理服务部门是整个人力资源管理体系的核心。利用信息化技术做好人力资源管理服务部门的人力资源档案管理，能够实现人力资源向人力资本转变，创造出更大的为社会所认可的价值，人力资源档案主体也由传统的被动管理向自我参与管理转变。2.2降低人力资源档案管理成本。将信息化技术应用于人力资源档案管理中，建立人力资源档案信息数据库管理体系、操作系统、信息安全保障体系等设施和设备，提高了人力资源档案管理效率，减少了操作成本，缩短了档案信息查询、统计时间，减少了档案查询、利用消耗的时间和费用。现代人力资源档案数据库建设，通过互联网技术的应用，突破了人力资源档案查询、利用的时空限制，提高了人力资源档案的查询效率。2.3整合人力资源档案信息资源。基于网络结构和现代信息技术建立区域全员信息系统，利用现代化信息技术手段，人力资源档案管理信息化让用人单位和人力资源服务部门能够实时了解区域人力资源配置现状、人才使用情况、人力资源成本等，将人力资源档案信息有机整合，促进人力资源管理机构的扁平化，档案信息的流通更加便捷，效果更优。

3人力资源档案信息化的建设原则

3.1立足当前与着眼未来兼顾。人力资源档案信息化建设应立足当前社会发展的现实需要，保障人力资源管理部门对社会人才管理以及档案社会价值发挥的现实需要。同时，也要为信息化建设预留发展空间，如数据库中应留有数据接口，或管理软件中留有信息管理栏目设置、增添功能的空间。3.2实体积累与信息集成并重。人力资源档案信息化管理，既要注重实体档案积累，也要兼顾信息集成，要做好人力资源实体档案信息的采集和分类整理，也要通过人力资源档案管理系统实现人力资源信息数据集成，从而保证实体档案和档案信息集成的完整性、全面性。3.3技术应用与强化管理相结合。人力资源档案信息化管理的核心是利用信息技术做好人力资源档案及其信息的编码处理，利用计算机信息技术统筹做好人力资源档案的实体内容、相互关系。在加强技术应用的同时，也要做好管理工作。根据信息化内容特点、技术指标、安全规范等要求，做好人力资源档案信息化管理。

4人力资源档案信息化的管理对策

4.1加大信息资源整合力度。人力资源档案信息化管理应坚持“统一领导、分级管理”原则，实现省市县（区）内的人力资源档案信息整合，既要做好人力资源档案系统化和编目等基础性信息整理工作，也需要积极开展信息编纂加工等研究性整理工作，利用信息技术实现信息逻辑整合，将区域内的人力资源档案信息整合于人力资源档案管理服务部门，通过互联网、物联网等技术应用，建立统一的档案数据库，实现人力资源档案信息的收集、归档、查询和利用的信息化，使人力资源档案信息形成有机联系的整体，以便于查询、利用和管理。4.2加大信息基础投入力度。人力资源档案信息化建设离不开软硬件的支撑和保障。应积极为人力资源档案信息化建设添置所需的计算机、扫描仪、打印机、照相机、光盘刻录机，及采购专门的人力资源档案管理软件，开发符合人力资源管理服务部门所需的人力资源档案数据库，从顶层设计、开发统一的可扩充性、易维护性、良好容错性以及操作简便的档案信息化应用平台，积极完善人力资源档案信息导入、查询、备份等平台建设，实现人力资源档案授权共享。此外，随着大数据、云计算技术的应用，还需要做好人力资源海量数字档案信息的云存储管理。4.3提升队伍信息素能。在人力资源档案信息化管理过程中，档案管理人员的信息素能是关键，既要掌握丰富的档案专业知识，也要掌握一定的计算机、信息技术应用技能。通过定期组织档案管理人员培训、赴先进地区考察学习等，不断提升档案管理人员数字和逻辑思维能力，使其能够熟练操作各种档案管理软件，熟练运用计算机输入、贮存、处理、检索、输出、传递人力资源档案信息，以及运用信息技术进行人力资源档案分析、编研，是非常重要的。4.4加强档案信息安全管理。信息化使人力资源档案管理面临着传统媒介下不曾遇到的网络信息安全问题。这要求档案管理者高度重视档案信息安全，提升系统的安全防范技术。一方面，要通过身份认证、双密钥、数据备份、定期“杀毒”等措施，防止因设备故障、计算机病毒、黑客攻击等因素导致人力资源档案信息被篡改、删除或丢失。另一方面，要制定完善的人力资源档案保密制度，加强涉密档案的安全管理，防止出现失泄密发生。

人力资源档案信息化管理是适应社会发展的现实需要，也是实现人力资源档案信息服务社会的重要途径。因此，人力资源管理服务部门应高度重视人力资源档案信息化工作，顺应信息化时展的现实需要，不断提升人力资源档案信息化管理能力和水平，为经济社会发展提供人才支持、服务和保障。

参考文献：

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作者:梁慧 单位:高密市人力资源管理服务中心