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企业内部流程控制风险管理体系探析

摘要:探索出适合于企业的内部流程控制体系,可以降低企业各类风险的发生。本文在分析企业内部流程控制风险管理现状的基础上,找出了存在的问题,提出了完善公司风险管理体系建设,建立规范的合同履行管理流程,增加应收账款预警提示及账龄分析,采购过程中对付款进行控制等的完善路径。

关键词:内部控制;内部流程;风险管理

现代企业管理的关键就是内部流程的控制,是将眼前利益与长期利益相结合。我国民航业具有技术含量高、成本风险高、收益比较低的特征,在民航企业经营管理过程中,内部流程控制可以使企业在战略框架下健康有序的赢得竞争优势。航空公司想要占得更多市场成为领先者,不仅要有适合国情的营销方法,更要关注公司内部制度的规范性和执行有效性,确保民航企业稳定发展。

一、企业内部流程控制下的风险管理现状

(一)资金支付管理流程。该流程主要描述了企业对资金管理流程的管理和控制,其目标是保证资金的核算和披露的真实、准确和完整;完善资金管理制度、加强企业资金业务的管理,确保资金安全;根据资金的规定,使用资金,不能出现资金被挪用等现象。不仅如此,资金的日常使用也要符合国家法律的规定,不能违背国家的法律制度。此流程中会有库存现金风险、对外资金支付风险等风险。针对库存现金风险,财务审计部长审批每月需要的现金后由出纳填制现金支票,每月总账会计编制一张库存现金盘点表并与出纳一起盘点,盘点后总账会计与出纳应分别在监盘人和盘点人处签字。比如有些企业规定超过5000元的,将超过部分送银行存入银行账户。会计通过财务软件系统的现金日记账明细及余额,监督与检查实际库存现金余额,严禁“白条抵库”等行为。针对对外资金支付风险,在对外支付货款工程款时,企业各部室、各业务部门填写支票领用审批单或网银汇款审批单,主管经理进行支付审核后,交由财务审计部长进行审核,根据《财务支出审批办法》的规定,对需要企业总经理签字的审批,需由总经理签字审批后方可支取资金。(二)应收账款管理流程。在应收账款方面,在执行各项买卖交易业务流程过程中,没有对客户进行信用评价而加大了风险隐患。在毫无证据支持此项交易的前提下,由于利益驱使以及季度考核,业务人员就与客户签订销售合同。合同执行过程中,对应收账款的管理也仅执行各客户的年末应收账款总额不超年初应收账款总额的规定。导致企业现有长达三年以上的应收账款。不仅如此,内部控制手册中对应收账款的规定俨然变为事后监督,而没有在事前及事中对应收账款进行严格管理。由于应收账款缺少统计与催收程序,导致应收账款长期挂账,容易出现坏账,影响企业利益。(三)合同管理流程。该流程主要描述了公司对合同管理流程的管理和控制。在合同的订立方面,有谈判、文本编写拟定、审核批准、签订等等;到了合同的履行环节,就涉及到了补充、变更、接触、结算等等以及登记环节。在合同在履行过程中,合同的签订部门从未对履行权利进行管理,财务部在付款时才会浏览合同的付款金额,但是对于合同的其他方面权利,没有部门去监督和管理,增加了企业经营的风险。比如,对于航班超售销售合同缺乏有效的风险提示,导致航班超售的预测往往不够精准,一旦发生将给航空公司带来极大的利益损失风险。

二、企业内部流程控制下风险管理体系存在的问题

(一)缺乏合同履行管理流程。在《企业内部控制应用指引第16号—合同管理》中,合同履行方而有所规定:交易合同在订立之后,组织主体的双方应当共同遵守诚实守信的原则,一起履行合同的相关权利义务,共同确保合同的保密等工作。然而在许多企业合同管理流程中,合同履行环节管理力度最为薄弱。比如,民航业的销售合同签订与其他行业合同签订不同,民航业的客户是散客,购买机票通过网站或者App,对于航班超售风险不够了解,这是航空公司在制定销售合同方面的不足之处。作为财务部门,对于合同的签订、合同的履行情况只能起到事后监督作用,无法在事前对合同的订立进行合规性审查。只是在付款环节予以要求,但维权时机为时己晚。在与其它企业发生法律纠纷过程中,已发现可能导致企业利益受损情况,但却未能采取有效措施来避免此事件的发生,这与多数企业没有科学严谨的合同履行监督机制有着密切的关系。(二)付款流程职责不明确。许多企业没有设计完善的岗位职责体系,很多岗位和职责不匹配、不合理,缺乏相互牵制,企业管理者对此重视程度不足。出于确保供货的思想,只要签订销售合同,就采购所需的原材料等,没有形成分阶段整体筹划采购的意识。集中采购造成资金压力巨大,采购管理随意性非常大,没有制定出年度、月度采购计划,没有科学的预算,只根据企业需求随机决定采购,采购部门的采购员经验主导了整个采购过程,也决定了供应商的选择。因为缺乏有效的供应商数据库控制,采购过程的随意性,导致企业在采购方面缺乏话语权、缺少优势,和供应商谈判时面临着巨大的谈判压力,财务部门被动的参与财务结算,整个过程很难形成系统的管理,很有可能引发道德风险。(三)应收账款管理流程不完善。在对应收账款的管理过程中,有些企业只进行了应收账款的事后监督与考核工作,从未对应收账款进行事前与事中控制。企业财务管理只能核对账目,缺乏相应的权力,因此缺少监控意识,导致一部分应收账款得不到有效回收,政策的制定和执行存在着偏差。企业缺乏风险意识,一旦出现合同缺陷和风险,只能被动的接受,没有主动的寻求解决方案。企业市场部门没有制定完善的制度流程,比如接单不规范、售后服务不完善、企业的定价业务没有得到及时的审核,缺少主动进行市场监控的意识和能力。在客户方面,个别客户销售额巨大,承载了企业的大部分销售额,导致企业的各种销售政策得不到普遍推广,无法对市场形成吸引力,企业在市场中难以占据优势。个别客户销售量大,结算周期长,不利于应收账款的回收。

三、企业内部流程控制下风险管理体系完善的路径

(一)完善公司风险管理体系建设。随着社会经济的快速发展,企业面临着日趋复杂的内外部环境,建立完善的风险管理体系,有利于加强企业风险管理。现代企业内部控制通常属于风险管理导向型内部控制。只有积极主动的开展风险管理,建立健全风险管理体系,才能够做到风险的事前和事中控制。企业为有效加强公司风险管理体系,首先要增加风险识别功能;其次要重视风险事项评估做好实时监控;再次要设置风险应对方案;最后要加强监督,防范道德风险。(二)建立规范的合同履行管理流程。在合同开始执行之后,合同任务就开始履行管理阶段。在合同进入履行期后,业务部门的合同负责人可以通过“合同履行验收”功能进行履行情况的跟踪,对已生效的合同进行履行验收任务。当合同达到履行验收时间节点时,合同管理平台将会发出一条“履行验收提醒”给业务部门合同负责人,负责人打开此条消息后,会出现两种情况,一是合同义务已履行,那么负责人对该合同进行评价,可以在客户信用评价中加分;二是对于未能履行义务的对方,业务部门要进行信用等级评价(客户信用评价),如果该客户一次未履行合同义务,扣减该客户的信用评分。在信用评分过低的客户同时建立客户黑名单。以上信息在录入之后,需要传输到经营管理部,经营管理部在对该信息审核处理后,信息会自动上传到合同管理平台。合同管理平台中会有未履行合同业务的客户的具体信息,以及未履行合同的交易追踪记录。这些信息都会被共享出来,经营管理部、业务部门、财务审计部及相关领导就会对该信息进行跟踪,业务部门也会迫于压力对该客户催收账款。航空公司应当做的是如何规范航班超售销售合同风险提示,提前告知潜在被志愿者现存的风险,并完善航班超售应急处理机制,建立一套标准而人性化的处理流程。(三)增加应收账款预警提示及账龄分析。引入应收账款周转率、应收账款周转天数经营指标。同时,在经营指标表格中添加对比数据:去年同期数、同期对比;行业良好值、行业良好值对比。使经营管理者可以横向比较(行业范围内进行比较)、纵向比较(自身的成长过程进行比较)。添加此类对比收据,可以使经营指标更为立体、更其参考价值。在此基础上指导经营管理者采取下一步管理措施,使管理更具精细化、科学化。在参见经营指标和行业良好值的同时,引申推算出应收账款最大限额,并制作出《应收账款预警提示》表格。《应收账款预警提示》表格涉及:累计销售收入、截至本月应收账款、应收账款最大限额、应收账款超限金额以上四项数据。为经营管理者的安全经营意识拉紧红线。为使信用评价管理模式真正深入到经营管理当中,除以上对应收账款进行经营指标的测算和预警提示的制作之外。以客户为主体,将《客户信用管理制度》中的重要参考指标提取出来,浓缩制作出《应收账款账龄分析表》表格。此表格将上一阶段对客户的信用评分和信用等级逐一列示后,通过责任人、赊销账龄、收款期限、超限金额、超限时间等五个维度对应收账款账龄进行分析,从而把客户信用风险控制在最低限度。以此改变“一味追求客户订单,忽略坏账损失风险”的经营思想。(四)采购过程中对付款进行控制。企业财务部需要严格的审核采购发票,对发票的真实性、合法合规性进行审核。采购合同对付款的节点、付款的条件等信息有所约定,这些也是财务部审核的重点内容之一,同时还需要对结算凭证、验收证明等信息进行查看。财务部门进行账务处理时,应当备注是否为关联方交易,并按月汇总关联方交易明细,包括关联方名称、当期发生额、期末余额等,并将关联方信息上报给本级或上级控制层审阅并用于内部控制或披露。对于预付账款,财务部门应加大其监控力度,对其进行追踪核查,判断预付账款的期限、合理性、不可收回风险。对有疑虑的预付账款应及时采取相关措施,尽可能降低预付账款的风险及形成损失的可能性。财务部门还应定期与欠款金额占前五的供应商核对应付账款、预付账款、其他应付款等往来款项,务必做到账实相符,如若不符,查明原因,迅速处理。

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作者:许旭波 单位:深圳深航商旅有限责任公司

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