企业采购流程内部控制研究

摘要：采购作为企业三大职能之一，不仅是企业进行科学管理的开端，也是企业最易出现漏洞的环节。随着市场竞争的日益加剧，企业越来越重视从内部控制进行节约，通过降低成本以提高效益。然而，目前企业采购流程内部控制的建设和执行还面临着许多问题，需要进一步改善和提高。本文针对企业采购流程内部控制的现状进行剖析，进而提出健全优化采购流程内部控制的对策，同时对执行采购内控时的关键点提出相关建议，从而对企业采购环节内部控制进行全面研究。

关键词：采购流程;内部控制;权责分离;预算决算

企业采购是生产和销售的基础，采购的成本、效率直接影响到企业产品质量的好坏和利润的高低。采购流程较多，涉及的内容繁杂，采购成本几乎占总成本的百分之七八十，是企业经营活动中需要重点关注的环节之一。然而，目前我国对采购流程方面的内部控制研究尚浅，很多企业采购过程不够透明、内部控制不够严密，导致了暗箱操作、以权谋私等腐败现象，使企业经营运作出现问题甚至倒闭。因此，深入研究企业采购流程的内部控制对健全优化采购流程内部控制、强化企业经营管理具有重大的理论与现实意义。

1企业采购流程的内部控制现状

任何一个企业的运行发展都离不开采购，采购业务作为企业各项活动的首要环节，对企业的持续经营产生着至关重要的影响。采购的开始是因为存在需求，所以要根据需求部门提交的请购单由采购部门制订采购计划，进行预算评估，决算商定，报经上级进行审批；审批通过后，由采购人员进行供应商选择，公平招标，货比三家；选定供应商后洽谈合同，签订采购合同并发出订购单；收到货时由库存管理部门进行验收，与采购单进行核对；不合格材料要进行退货处理，合格材料验收无误后再由财务部根据采购发票进行付款。综上可见，采购流程是一个连续的过程，涉及不同的部门和人员，所以需要各个部门人员之间相互协调、监督，才能实现采购的最优化。然而，目前我国部分企业的采购流程设计和执行仍然存在问题，流于形式。

1.1岗位未权责分离，缺乏监督

采购业务没有明确岗位的分工责任制，提交申请的人员同时负责审批工作；采购员负责执行的同时又负责记录、验收；审核人员负责审核的同时又负责付款等。这些不合理的岗位设置成为采购成本偏高，采购物资质量却不高，或者根本不是生产所需的主要原因。不仅如此，采购流程中缺少必要的审核监督，只是由采购人员进行供应商挑选、询价，可能导致采购人员与供应商进行暗箱操作、从中获利，而购入的物资或价格偏高，或质量不足，或与生产所需并不达标。因此，没有良好的监督机制也会影响企业采购成本及质量。

1.2采购计划不明确，缺乏预算控制

好多企业采购是随时需要随时采购，并无严格的采购预算计划。这样的采购流程，不仅采购时间受到限制，而且缺少对采购价格、质量的对比，因为时间紧张，无法对采购项目进行详细地调查分析，严重导致采购时机盲目性、采购信息不确定性。有的企业制订了采购计划，只是为了迎合领导的要求，或者计划内容不符合实际情况，使得采购计划严重不可行。

1.3供应商选择重人情，管理缺乏跟踪

采购活动就是要与供应商打交道，所以供应商的好坏直接影响到企业的利润。由于受到利益与情谊等影响，采购人员很可能忽略产品质量，选择价格偏高、质量偏低的关系户。同时，企业对已选定的供应商缺乏持续的跟踪，对供应商的资信、经营状况及范围没有实时关注，容易出现材料临时短缺、采购链断裂等问题。

2健全采购流程内部控制的对策

2.1落实岗位权责分离，完善监督机制

为实现高效优质的采购目标，要求企业设置合理的岗位分工，明确岗位责任，切实做到权责分离。主要的岗位分工包括：请购与审批分离；采购执行与记录分离；采购执行与验收分离；询价与付款分离；付款与审批分离。执行内控的人员要定期或不定期的督促、规范、审核相关负责人的业务操作，切实履行好内控管理的责任，定期组织开展有效地监督检查。采购环节涉及多个关键控制点，每个关键点都由不同的人进行负责。这样可以避免个人专权，避免利用职位之便以权谋私。还可以明确责任，某个控制点出现问题，可以快速准确地找出该控制点的负责人，询问原因，制定解决方案，根据问题情形追究责任。这样不仅提高工作效率、严防徇私舞弊、暗箱操作，更有利于明确责任，提高采购效益。

2.2合理制订采购计划，加强预算控制

在市场没有出现大幅度波动的情况下，企业的主要产品大致每年的生产量相同，对原材料的需求几乎也应跟随趋势变化。因此，为强化企业的采购流程内部控制，应事先进行合理地采购预算。采购预算是根据以往年度原材料的需求量对本年生产所需量进行估算，账表分析，结合本年的市场需求、原材料的价格浮动、通货膨胀、是否停产减产等因素，进行较为合理的预计，制订采购计划，完善采购需求，实现资金与存货的有效配置，尽量使资金流动起来，使存货既可以满足生产需求，又不会造成过量的储存成本或变质浪费。

2.3制定供应商跟踪体系

企业可以引进集财务与管理一体化的操作系统对供应商进行有效控制。以SAP为例，其为企业提供一整套标准化评价供应商的评分系统，分值从1到100分，评价标准主要包括价格、交货、质量和服务。在这些数值化的评价标准基础之上，采购人员能够减少主观差异性的影响，可以给供应商一个全面的评价。而且，对供应商建立跟踪体系，可以全面了解供应商的主营业务产品以及附加产品等等，便于在企业临时需要某项产品时，能够及时与供应商联系沟通数量价格，更可以节省选择的时间，有利于实现高效采购。

2.4运用新技术更有效助力采购内控

一方面，企业可以购买专用的网络采购软件，软件中包含提供各种需求的供应商，采购人员通过软件进行公开招标，公平竞价，选择物美价廉的物资用于企业生产。而且，通过网络招标还可以使采购信息公开化、过程透明化，加强了企业内部复核监督机制。采购人员选择供应商后，内部控制人员可以进行复核，严防存在徇私舞弊造成采购成本过高等风险。另一方面，随着财务软件的管理功能越来越具有实用性，企业可以扩展财务软件的管理模块，利用采购、存货等管理模块，更为便捷地对采购流程进行管理控制。财务部将请购单、订购单、发票等相关支持性文件录入系统中进行核对，核对无误后可自动记账，在系统自动化的链接下，完成采购内容的记录审核工作，避免了手工操作的误差、不及时性以及不完整性，保障了采购环节下物料管理的准确性，从而加强了采购流程的内部控制。

3采购流程内控执行时的关键点

3.1预算决策时应对账表进行细化分析

企业管理的重心在于决策，决策是根据合理有效地预算进行的，一项决策离不开正确、可靠、及时的相关信息，所以对账表进行细化分析十分必要。在管理会计中，对账表分析仅仅局限于量本利分析，投资决策等，但在实际的工作中，对账表分析要考虑的因素就不仅仅是这些了。采购、存货、成本费用、固定资产、预算等相关理论也涉及采购环节的内部控制，可大多都是程序方面的规定。因此，在实际进行采购预算时，应当结合采购内部控制环节，细化预算项目，综合考虑潜在风险的可能性，从而提高采购计划的科学合理性。不仅如此，还应当结合企业整体目标及资源配置能力，通过合理预测，综合计算和全面平衡，对当年或最近几个年度的生产经营和财务事项进行相关额度调整，从而建立一套完整的预算机制。

3.2采购环节应注意风险管理

为了加强内部控制管理，要注意风险管理这个大范围的影响。在企业的采购环节，风险体现在采购人员与供应商之间是否存在秘密交易，采购是否进行了充分的市场调查，采购合同责任是否明确，采购是否及时有效，采购成本是否真实合理等等。除了以上这些可控制因素，还有一些不可控制因素，例如自然灾害、运输途中出现事故、市场大幅异常波动等。要实现有效的采购流程内部控制，在健全内部控制制度时必须结合这些因素加以考虑。例如，对于不可抗力造成的潜在风险，企业应对其进行保险管理或者签订套期保值合同，一旦出现问题，可以将企业损失降到最低。

3.3应当关注财务软件存在的问题

企业采购流程的内部控制最终的目的是为了节约采购成本，减少废品损失，降低售后服务开支，获取高额利润。而采用财务软件系统进行企业管理，虽然可以在很高的程度上实现这一目的，但目前采用财务软件成本也是不容忽视的，这个成本不仅包括购买软件的价格，还包括使用人员的培训，软件的后期维护等支出。除此之外，财务软件自身也会出现一些问题，例如用友、金蝶有时会出现操作结果错误或运行缓慢等问题。因此，企业在选择采用财务软件对采购流程进行内部控制时，应全面考虑成本效益原则，并对软件自身问题做好防范。

4结语

只有将采购环节内部控制的设计与执行有效落实，做到权责分离、计划有序，合理运用网络新技术，综合考虑采购风险，才能够降低企业的采购成本及后续成本，提高产品质量，为企业的经营发展开好头、把好关。

作者:迟丽华 宋佳 单位:辽宁师范大学会计系

参考文献:

[1]胡明松.探析企业内部控制中采购管理与存货管理的业务流程[J].会计师,2015(01).

[2]成雪梅.ERP环境下企业采购与销售业务内部控制设计[J].财会通讯,2015(14).

[3]乔翱.企业采购业务内部控制现状分析及对策[J].中国商论,2016(04).