城建档案管理信息化建设解析

【摘要】近年来，随着我国经济的迅速发展，信息资源已经成为各个领域以及各个行业在生产与生活过程中的重要组成部分。尤其是对于城市建设领域来说，其城建档案作为城市信息资源的集中点，在城市建设及管理过程中所发挥的实质性作用是不可替代的。那么，如何在信息化社会不断发展的今天，实现对城建档案的有效管理，成为相关部门需要思考的问题。基于此，本文对城建档案管理的信息化建设进行研究。

【关键词】新时期；城建档案管理；信息化建设

随着城市化建设的快速发展，城市整体功能的构建愈发完善。在此情况下，城建档案管理工作的顺利开展显得尤为重要。但对于传统方式下的城建档案管理工作来说，其工作流程比较繁琐、工作内容比较复杂，这就导致城建档案管理工作的难度增加。而城建档案的信息化管理工作，不仅能够缩短工作流程、简化工作内容，也能够实现电子化的记录方式，进而为档案管理的安全性提供了重要保障。

一、城建档案信息化管理过程中存在的问题

（一）管理意识不高的问题。在开展城建档案管理工作的过程中，档案的信息化管理主要是为了简化相关管理人员的工作内容与工作流程，但也正是因为如此，相关管理人员在实际管理的过程中出现了过度依赖信息化系统、对待工作不认真的现象，导致城建档案管理工作出现错误的概率直线上升。在这种管理意识严重匮乏的工作环境下，相关管理人员非但没有对其加以重视，反而继续对传统方式下过于棘手的管理模式进行应用，这便造成了档案管理工作难度的增加。由于传统管理观念下的档案管理工作并不能满足现代化社会发展的实际需求，导致档案管理工作在实际开展的过程中出现了不断受挫、不断落后的现象，进而阻碍了档案管理的可持续发展。（二）管理系统过于简单的问题。对于传统方式下的城建档案管理工作来说，其主要是利用人工操作的方式对城建图纸与相关资料进行合理编整及归纳，这种方式不仅会浪费大量的人力、精力与物力，还会拖慢整个管理工作的进度，甚至会因管理失误而达不到预期的管理效果。比如，在利用传统方式对城建档案进行管理的过程中，相关管理人员需要以首字母为依据进行排版，这种排版及管理的方式虽然看起来比较简单，但若是想要实现对城建图纸的有效查阅，需要浪费大量的时间进行查询。这不仅会降低档案信息化管理的管理效率，也会加大管理难度，进而阻碍了城建档案管理的可持续发展。（三）管理人员素质过低的问题。在对城建档案进行信息化管理的过程中，相关部门除了要对档案管理的效率进行有效提升外，还应对相关管理人员的自身素质进行强化。但是就目前来看，相关管理人员在实际管理的过程中不仅存在工作上的疏忽，在个人素质以及综合素质的问题上也存在着比较严重的缺失。比如，部分管理人员在实际工作的过程中并没有对档案管理工作加以重视，也没有对其进行细致化管理，这就导致档案管理工作的出错率越来越高，这不仅会对城建档案管理的可持续发展造成影响，也会因态度不认真而导致档案整理与管理工作达不到管理要求，进而造成了管理效率与管理质量的直线下降，最终影响了城建工作的顺利开展。

二、城建档案管理信息化建设的相关措施

（一）对新型的档案管理理念加以重视。对于城建档案的管理系统来说，其在实际使用的过程中主要由软硬件设施和相关数据资料组合而成。其中，软硬件设施是通过外部购买所得，而相关数据资料则是城建档案管理工作中需要重点关注的核心内容，这便需要相关管理人员在实际管理的过程中，既要对其进行悉心建设，也要对其进行日常维护。在此情况下，要想适应现代化社会不断发展及变迁的实际需求，相关管理人员就必须要树立正确的新型档案管理理念，并在加大重视力度的同时对城建档案的信息化管理保持积极的管理态度。首先，相关管理人员应结合实际情况，在满足档案管理信息化建设需求的基础上，对其总体规划进行合理制定，并制定出较为合理的实施步骤，以确保所构建出的城建档案管理信息化系统能够以循序渐进为主要管理原则进行有效管理。其次，相关管理人员应根据实际需求结合现代化信息技术手段对城建档案管理平台进行有效构建，并加大对档案管理信息化建设与数字化建设的推进力度，以确保能够实现对城建档案的信息化管理。（二）对管理人员的综合素质进行有效提升。对于城建档案管理工作来说，管理人员是实现对档案管理进行信息化建设的关键性因素之一。所以，要想促进城建档案的信息化管理，就必须要在实际管理的过程中对管理人员的实质性作用进行充分发挥，并以“以人为本”为主要管理理念对档案管理人才的培养战略进行有效实施。但是对于城建档案管理的信息化建设来说，它虽然对原本过于传统的档案管理模式进行了有效改变，但对于相关管理人员的管理要求却愈发严格。所以，相关部门应制定相应的措施对管理人员的综合素质进行提升：首先，相关部门应根据实际情况结合实际需求对现有的相关管理人员开展二次教育工作，并定期利用开会或是演讲的方式对相关管理人员实施岗位培训，同时也要对档案管理人员所具备的信息化管理知识与管理技能进行有效培训，以确保档案管理人员都能够具备高质量的信息化管理技能与管理知识，进而为城建档案的信息化管理提供保障。其次，相关部门应对相应的招聘企划进行合理制定，并引进档案信息化管理的专业人才，同时也要有计划地对人才培养方案进行合理制定。最后，相关部门应结合档案管理的实际需求，对相应的激励政策进行合理制定，以确保能够对档案管理人员的工作积极性与工作热情进行有效提升，进而起到鼓舞的作用，最终为城建档案管理的信息化建设提供保障。（三）对相关法律法规进行有效完善。对于城建档案的管理工作而言，它与档案管理工作的特征与属性是一致的。但就现阶段而言，唯一一个可以作为城建档案管理的法律依据便是《档案法》，但这并不能作为城建档案管理信息化建设的法律依据。所以，在对城建档案进行信息化管理的过程中，相关部门应制定能够满足城建档案信息化管理的法律法规，并加大对其的建设力度。同时，各地区也应根据实际情况，结合地区的发展特点对城建档案的信息化管理政策进行有效制定，并对档案管理的收费要求、管理程序等内容进行严格管理，以确保所制定出的城建档案信息化管理政策能够满足各地区发展的实际需求，进而为城镇档案信息化管理的顺利进行提供保障。此外，相关政府部门也应加大对城建档案信息化管理的资金投入力度。对于城建档案管理信息化建设而言，其在实施的过程中所需要的软硬件设施是需要自行购买的，所以大部分管理人员为了节约管理成本，没有对信息化的软硬件设施进行采购；有部分地区的政府部门虽然给予了一定的资金支持，但支持力度不大，软硬件设施便出现了老化现象过于严重的情况，进而阻碍了城建档案管理信息化建设的顺利进行。由此可见，只有保证财政资金充足，才能够为城建档案管理的信息化建设提供保障。基于此，相关政府部门在开展预算工作的过程中，一定要对城建档案管理的信息化建设进行充分考虑，并以此来促进城建档案信息化管理工作顺利进行。

三、结束语

综上所述，近年来，随着我国经济的迅速发展，城建档案的管理模式也在不断发生变化。为了满足现阶段城市建设的实际需求，相关部门加大了对城建档案管理信息化建设的重视力度，并对其进行了有效研究。

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作者:刘庆平 单位:芜湖市南陵县城建档案馆