人事档案管理网络信息化建设探析

摘要：以往的人事档案管理工作，是针对实体管理进行开展的，通常会以人工收集整理档案资料作为主要工作，但工作量非常大，会消耗一定的人力以及物力。现在，利用网络信息化的管理形式，使相关的管理工作走向了现代化，更加细致和完善，极大地提升了工作效率。因此，文章针对人事档案管理的网络信息化建设的对策做出了进一步探究，对人事档案管理网络信息化建设的意义、现阶段人事档案管理、人事档案管理的网络信息化建设的措施给出了详细的分析。

关键词：人事档案管理；网络信息化；建设

人事档案管理工作当中，最关键的便是对合理科学的人事档案管理制度进行建立，其中可将其分为人事材料归档制度、档案资料、传递制度、统计制度、保密制度以及查验核实制度，每一项环节对人事档案管理都有着非常关键的作用和意义，因此人事档案管理的相关工作需要借助现代化的科学技术手段，以便使管理的效果以及水平得到提升。其中，档案管理的网络化建设可起到非常重要的帮助作用，因此针对网络化建设的有效对策作出了如下分析。

1人事档案管理网络信息化建设的意义

以往的人事档案管理工作，是针对实体管理进行开展的，通常会以人工收集整理档案资料作为主要工作，但工作量非常大，会消耗一定的人力以及物力。例如：在对档案进行查找时，需要工作人员在目录当中寻找相应的档案位置，之后依照目录的位置，对所需档案进行查找，这样的查找方式会花费大量的时间。当前，管理工作已经进入了现代化时代，档案管理工作也发生了相应的改变，利用信息技术实现了高效化以及自动化管理，在网络信息化建设的过程中，档案信息只要在数据库当中进行录入，便可重复应用。此外，档案管理部门还可以利用相关的档案信息检索对档案信息进行查找，有关部门在对人事资料进行查找时，可以依照规章制度在网络当中对信息资料进行查找，这样不但使档案管理工作更加高效，还使信息的使用率得到了提升[1]。

2现阶段人事档案管理分析

2.1人事档案管理存在的问题分析。其一是信息化建设问题。由于从事档案信息化建设以及管理的人员需要对档案管理技能进行掌控，并对计算机以及网络技术进行掌握，但在实际工作中，从事档案管理的工作人员数量并不多，在长期档案管理工作当中，有些人员积累了非常多的档案管理能力，但计算机技术能力比较有限，只能简单应用，缺乏专业的技术支撑，所以针对档案信息化建设并不能快速精准的完成信息的检索以及录入工作[2]。此外，在信息化进行建设时，还需要注重安全风险问题，这也是档案管理需要承担的一项风险，在信息化人事档案建设当中，如果有信息产生泄漏，造成的后果会非常严重。当前，安全风险认识不足，为人事档案管理当中非常严重的一些问题，会存在非常多的安全隐患；其二，体制机制问题，这是对档案工作进行制约的客观原因，良好的制度是对管理工作高效运行进行保障的重要基础，但是在当前的条件基础下，由于制度的不完善，人事档案管理工作的设施建设并没有得到相应的保障，现代化的管理手段也有些不完善，应用的管理模式比较落后，同时还存在的管理信息不通畅的问题，这些问题都使得人事档案管理工作不能高效运行，没有将其价值作用真正发挥。在对制度进行建设的过程中，尽管档案法以及全国档案信息系统信息化建设实施纲要给出了明确的标准和方式，但由于颁布时间比较长，对其的落实没有到位，有些单位并没有形成系统的、科学的制度体系，在没有具体细则进行指导的基础上，信息化建设会存在非常多的困难，甚至止步不前，许多人事档案信息化建设依然停留在形式当中，没有将具体的行动落实在实践中[3]。2.2人事档案信息化管理的突出优势。人事档案的信息化管理，可以将人事档案的变化情况进行及时补充，使档案的准确性得以提高，使其安全性有所保障。以往的纸质档案查询检索效率非常低下，在反复查询之后还会产生损坏、丢失等情况使得档案保管的难度有所提升。实施信息化管理对于信息库以及检索目录的建立，使得档案管理工作效率翻倍提升，极大节省了人力资源以及物力资源[4]。以往的纸质人事档案针对工作人员的能力分析作用比较少，不能使工作人员快速完成比对以及分析，所以纸质档案的作用在人力资源管理当中被忽视。但由于信息化建设、人事档案管理能够对信息进行快速筛选和比对分析，从不同的角度对工作人员的各项能力进行分析，使其成为岗位调整以及人力资源分配的关键性依据，同时在对信息化档案进行建立时，利用人事部门以及其他部门之间的相互协调，还可以使工作效率得到有效提升。

3人事档案管理的网络信息化建设的措施

3.1应用先进的技术设备。档案管理信息的发展水平得到进一步提升，需要投入更多的资金，对当前最先进的技术及设施进行引进，以便构造出一个系统完善的网络信息管理平台，针对档案信息化管理的建设，最关键的一步便是对硬件设施的投入，它是对资料传输以及共享的技术保证，利用科学的管理信息档案，可以使信息管理工作得到全面系统的发展。3.2提升人事档案资料信息化水平。依据当前的管理形势进行分析和研究，一些档案信息依旧使用纸质进行记录，所以档案管理机构需要针对电子档案以及纸质档案进行统计以及整理，从而对科学、完善的管理系统进行建立，将纸质档案信息在数据库当中进行录入，以便信息能够得到高效的利用和共享[5]。3.3提升人事档案信息的安全性。在对档案信息进行应用的过程中安全使用是非常重要的一项问题，不但要对信息共享进行保障，还要对信息安全给予保证。为了使信息的安全系数得到真正提升，需要管理部门在对信息真实性给予保证的基础上，强化网络安全管理工作，其中档案管理员要遵循各种规章制度，严于律己，依照法律法规对档案进行管理，不能向任何人透露档案信息管理，更不能因为个人利益泄露资料秘密，如有泄密者需要接受相应的处罚，甚至移送司法机关。此外，还要对人事档案管理工作人员进行培训，使其责任感、综合素养、技术能力得到提升，能够在工作当中端正态度，明确自身的责任，进行良好的保密工作，以便使人事档案信息的安全性得到有效提升。3.4提升人事档案管理服务水平。在档案管理信息化逐步建立的过程中，会利用计算机技术将文字、图片、声音、视频等相关档案依照分类进行保存和整理，可方便之后的查询以及共享交流，为人们提供不同的档案信息资料，这样可以使人事档案管理的社会地位得到有效提升，并且在某种程度上使人事档案管理的发展水平有所提高，使档案的重要价值得以体现。3.5注重对系统的定期维护。人事档案的信息化管理属于动态的一种过程，在这一过程当中还需要对其进行维护和定期更新，其中需要注意的是：其一，信息录入必须保证完整性，数据的完整性是后期管理的重要技术；其二，培养数据定期更新的意识，指派专业人员对数据库进行有效分析，并对系统进行定期维护。此外人员的变动以及成长，都属于不断变化的一种过程，只有将最新的信息进行录入才能对系统信息的可靠性给予保证[6]。3.6注重对人事档案的应用。人事档案信息化的有效建设，包括的内容有：其一为人事信息收集以及相应的统计；其二为数据维护以及更新、信息检索和统计。在对信息进行收集以及统计时，工作人员需要依照不同的性质对其进行有效分类，如依照姓氏或者编号进行分类，之后依据人员入职、培养以及工作当中的各项表现，对其电子档案进行建立，建立的内容主要包括员工的学历、个人能力、奖惩情况等，以便之后对工作人员进行系统的评定。此外，在工作人员办理退休等相关手续时，也方便查询相关的信息，提升工作效率。

4结束语

总之，针对人事档案进行的信息化建设是一个动态的过程，需要一点一滴逐步实施，所以相关的管理层需要在管理体制上，不断进行创新，以便使信息的安全性进行增强，同时注重对系统和信息的维护和更新，以便充分对人事档案资料进行利用和开发。

参考文献：

[1]张彬.人事档案管理信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，2018（03）：76.

[2]李全喜.流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（06）：11-12.

[3]郝小艳.医院人事档案管理信息化建设中存在的问题及对策探究[J].现代交际，2016（07）：235.

[4]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策———基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，39（04）：157-161.

[5]李精武.人事档案管理信息化建设应注意的问题及对策分析[J].才智，2015（15）：325.

[6]陈媛华.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].人力资源管理，2015（05）：269-270.-194-

作者:周本仙 单位:云南省体育工作大队