现代人事档案管理信息化建设探索

人事档案是事业单位档案管理的组成部分，也是事业单位提升核心竞争力的有力支撑。如今，随着信息技术的不断发展，现代化的信息技术手段正以非常快的速度渗透到各行各业。事业单位人事档案管理的深化和优化离不开互联网、大数据等信息技术手段，因此，将现代化的信息技术管理理念和方法融入事业单位的人事档案管理，将有效提升档案管理效率，推进事业单位人事档案管理工作的科学化、规范化和信息化。

一、人事档案的特点

1.全面记录人员发展历程。人事档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。在个人转正定级、职称申报、鉴定考核等工作中都需要用到档案。一般在个人档案中会包括人员的个人情况、家庭情况、社会关系、学习情况、工作经历等内容，全面记载着人员的个人发展情况和职业发展经历，全景式地展现了个人成长发展全貌。这些材料组成了个人的信息资料存储库，能够为单位组织或人事部门招聘、考察、考核人员提供全方位的参考和评价。2.需要随时进行动态更新。人事档案不同于其他类型的档案，由于个人的情况和经历会随着时间的推移而产生变化，所以人事档案的内容具有动态发展的特点。人员在发生教育培训、职称职务晋升、岗位调动、获得奖励等变化后，变动部分均需要记入个人档案中，人事档案管理部门就要及时地进行更新和维护，确保人员档案变更的及时性和准确性。此外，人事档案的动态性还表现在人事档案会随着组织人事关系而“档随人走”。3.档案内容有保密要求。由于人事档案的内容主要反映的是个人的情况，比如个人信息、家庭情况等，这些内容属于个人隐私，因此，档案的部分内容要求时刻处于保密状态，不能对外开放，不能允许除本人和人事部门外的其他人员调阅。人事档案部门的管理人员必须要有保密意识，在日常的工作中要清楚哪些档案内容是可以公开的，哪些档案内容是需要保密的。

二、人事档案信息化建设的重要意义

1.为档案提供更为安全的存储环境。传统的档案均为纸质档案，人事档案也不例外。由于客观条件所限，以前的人事档案只能通过纸质材料保存，而保存纸质档案需要有防虫防霉防火的保管条件和可供一定数量纸质档案保存的立体空间。人事档案管理进行信息化建设后，这个问题得到了有效解决，电子档案具有占用空间小、存储量大、对保存条件要求不高等优点，提高了档案的存储安全度。2.有助于提升人事档案的管理效率。由于人事档案具有动态性的特点，因此需要经常进行更新和维护。传统的纸质档案在多次的查找调阅后容易造成档案的破损，不利于档案的长期保存。运用了信息化技术手段后，避免了此类事件的发生，并且通过档案信息服务平台，人事档案可以被快速地找到，人事档案管理人员可以在第一时间进行录入更新，从而节约了人力物力和时间，提高了管理效率。3.为人民群众提供更为便捷的服务。在人事制度改革的大背景下，人事档案的利用率越来越高。人事档案管理进行信息化建设后，只需要利用互联网技术建立电子档案信息资料库或档案信息共享平台，在相应的输入框中输入“关键词”就可以快速进行档案查找、调阅，为需要查阅档案的人员提供了更为便捷的服务。

三、人事档案信息化建设的路径探索

1.利用信息化技术手段支撑人事档案管理发展。要加强人事档案管理部门信息化基础设施建设，采购与单位情况相符合的信息化设备和正版服务软件，确保人事档案的信息化建设能够顺利开展。同时，应做好年度预算，设立档案管理专项资金用于设备维护和后期更新，确保人事档案信息化建设的先进性。此外，有条件的单位还应与高校或科研院所合作，共同研发更为方便、快捷、安全的信息管理系统，推动人事档案管理的正向发展。2.使用数字化技术手段提升人事档案管理水平。首先，要加快纸质档案转化为电子档案的速度，尽快实现人事档案的数字化。通过技术手段将人事档案扫描、录入到档案信息管理系统中，形成数字化档案与纸质档案双轨并行的管理模式。将纸质档案妥善保存后，主要利用数字档案进行日常工作。其次，要开展信息化档案管理制度建设。在原有基础上改进和完善相关的管理制度，以符合现有的数字化档案使用管理情况，确保数字化档案管理的制度化和规范化。3.运用智能化技术手段优化人事档案管理效率。为了确保人事档案信息的准确性和有效性，必须要对人事档案进行审核。人事档案管理部门可以在档案管理信息平台上建立适用于本单位情况的审核模块，运用智能化的软件对档案进行审核对比，提高人事档案管理效率。同时，为了确保人事档案的机密性和安全性，在档案信息管理平台上以及相应的模块管理过程中必须设置安全屏障，仅能允许有资质和权限的人员进行查询，杜绝人事档案信息泄露的情况发生。

四、结束语

总之，信息化建设是人事档案管理的必经之路和大势所趋，因此，事业单位应该要对这项工作予以足够的重视，并为之设置专项资金加大投入力度，以信息化、数字化、智能化的技术手段促进人事档案管理的可持续健康发展，实现提高档案部门和事业单位服务质量的最终目标。

参考文献

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[4]孙焱，孙峥，孙艺冰.电力企业干部人事档案管理研究探索[J].中国档案，2018（12）：42‐43.

作者:褚丽娜 单位:凌源市人力资源和社会保障局