企业档案信息化建设实践分析

【摘要】本文针对企业档案信息化建设现有问题进行讨论，主要从提倡员工重视档案信息化建设、科技改变档案管理模式、提高档案工作人员综合能力以及完善企业档案信息化的标准四个方面进行分析，希望企业档案信息化能在企业的经营和发展中发挥重要作用，并最大程度保留企业文化。

【关键词】档案信息化；复合型人才；改革创新

一个企业的发展历程主要通过企业档案来体现，随着科技的发展，技术也在影响着档案的记录形式，档案信息化数字化逐渐走入人们的视野。不同于传统的纸质档案，企业档案信息化不仅能够最大限度地保留一个企业的文化，而且人们只需通过电脑进行检索，就可以轻松找到某一时期的企业档案，大大节省了时间，为企业的经营发展提供高效的服务。

一、目前企业档案信息化建设的现状

企业档案是企业无形的资产，它记录了一个企业的发展历程和一个企业的文化。目前，我国企业的档案信息化建设仍处在发展阶段，存在诸多问题。其中主要问题有：第一，复合型档案人才十分短缺。科学技术的高速发展不仅提高了人们的生活质量，推动了企业档案信息建设的快速发展，也对档案工作人员也有了更高的要求。目前，科技与专业知识相结合的复合型人才十分短缺，现阶段的企业信息化管理人员更多的是计算机领域的人才，对档案的了解和运用能力不足，而很多专职的档案人员计算机知识又相对薄弱。第二，企业信息化建设目标不准确。由于一些企业进行档案信息化建设的目的只是为了相应国家号召，并不理解档案信息化真正的意义，导致档案工作人员没有具体的工作规划，企业档案信息化管理没有起到提高生产的作用，最后成为企业的“摆设”。因此，明确企业档案信息化建设目标，完善档案信息化建设，需要档案人员不断地实践与摸索。

二、如何有效进行企业档案信息化建设

（一）加大重视，加强宣传力度，强调企业档案信息化的重要性。虽然企业档案信息化建设对于企业的发展有着许多现实意义，但是大多数人对档案信息化建设还是不够了解，有些企业也不够重视，企业对档案信息化的宣传力度还很不足。因此，企业需加大重视，支持档案信息化建设，加强对档案信息化的宣传，让全体员工，特别是专、兼职档案管理员充分意识到档案信息化对企业和个人的发展有着重要的作用，从源头抓起，把档案信息建设渗透到办公室自动化当中，落实到位，企业档案信息化数字化建设才有发展的可能。例如，企业可以在官网上设立档案数字化建设版块，及时传播国家政策，播报企业档案信息化建设进程，同时每一位档案工作员工都可以为推进企业档案信息化建设献言献策，其目的是建立起每一位员工的“企业档案信息化意识”，转变档案工作者的固有理念，从而实现企业档案信息化质的飞跃。（二）注重科技在档案信息化建设中的作用。企业档案信息化建设离不开强大的技术支持，科技的强大通过建立企业档案管理信息系统来体现。当前，数字档案馆的建设已经在我国取得了一定效果，各个企业也对先进的科学技术予以积极应用，考虑到我国大部分企业没有自主研发资本，因此，对软件及技术的选择尤为重要。现在市场中，档案管理软件品牌较为繁多，每种软件都有着不同的技术特点，企业需要结合自身的行业特点、实际需要和国家规范作出合理选择。例如我国的云南白药集团，就结合单位内部的档案管理情况，选取了B/S和C/S结合的基础管理软件，并利用了在线OCR识别系统，让档案信息化建设得到良好的科技支持。（三）提高档案管理人员的综合素质。人才是企业发展的第一资源，档案工作也不例外。在信息化高速发展的时代，传统的档案工作思维已跟不上时展的步伐，新时代的档案工作者必须是具有足够的计算机操作能力、档案管理能力和信息技术应用能力的高素质、多技能的复合型人才。档案复合型人才是实现企业档案信息化的关键。而针对复合型档案人才的培养，企业可以通过与高校合作的方式，可以采取社会培训的方式，还可以在企业内部实行互帮互助的政策。比如企业内优秀的信息技术管理人员，可以向计算机知识相对薄弱的档案管理人员传授信息技术处理知识及计算机软硬件知识，而专业的档案管理人员可以向其他员工传授档案相关的专业的知识，以提高员工整体档案整理水平。当然，档案管理人员在日常的工作生活中也要注重自身的学习，不断提高自身的综合素质。无论是哪种学习培养方式，其目的都是为了使企业的档案信息化建设能快速顺利发展。（四）加强企业档案信息化建设的标准化管理。由于缺乏实践经验，我国一部分企业在改革档案管理过程中没有形成一套规范化体制，导致企业档案信息化在建设过程中脱离了企业发展的需要。现代企业强调标准化管理，只有加强规章制度建设，才能保证企业档案信息化建设的良好发展。为此，企业可通过引进国外先进的技术与制度，学习企业档案信息化建设方法，不断改革创新，完善企业档案信息化建设标准，逐步建立符合中国发展的企业档案信息化系统。

三、总结

总而言之，企业档案管理应该随着社会的发展转变模式，由传统的保管档案实体逐步建设完善成为档案实体的数字化管理，最终实现档案信息化改革，为企业的快速长远发展提供强力支持。

【参考文献】

[1]张英奎,王飞,房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报(社会科学版),2014(03):32-36.

[2]韩娜.浅谈如何以信息化提升建筑企业档案管理水平[J/OL].建筑知识,2016(04).

作者:李春玲 单位:广东江海机电工程有限公司