企业档案文化建设评估体系研究

摘要：构建企业档案文化建设评估体系具有重要的现实意义，能为企业开展档案文化建设指明工作方向，并能进一步激发企业档案工作者的工作热情。本文参考了国网江苏省电力有限公司的工作实践，认为在构建过程中需要明确评估原则、核心指标和其他指标，并且进行多级核查。

关键词：企业档案文化建设;企业档案文化;建设评估体系;构建研究

企业档案文化建设是将企业档案文化内在价值进行外现的过程，包括构建企业档案文化精神内涵和外现企业档案文化内核，具体包含三个层面[1]，即开发企业档案文化产品、构建企业记忆、展示和传承企业档案文化。企业档案文化建设评估体系是企业对自身及下属各级企业档案文化建设成果进行评估的系统工程，包括评估实施主体、评估责任人、评估时间、评估实施流程、评估成员等要素。当前，构建企业档案文化建设评估体系具有现实意义。首先能为企业开展档案文化建设指明工作方向，并倒逼企业档案文化建设提质增效；其次能进一步激发企业档案工作者的工作热情，营造企业档案工作良好氛围；再次能助推企业文化建设，提高员工的归属感。笔者所在的国网江苏省电力有限公司档案部门在稳步推进公司基础性档案工作的同时，按照《国网江苏省电力有限公司“十三五”企业文化建设实施意见》的相关要求，积极推进企业档案文化建设，为公司的企业文化建设服务；并自上而下构建企业档案文化建设评估体系，为公司开展企业档案文化建设提供业务指导，并对公司下属各单位、各公司所承担的工作职责提出具体要求。

1构建方式研究

1.1评估原则。一是按照公司档案管理体制实行分级管理原则[2]，强化总公司对下属各单位、各公司档案文化建设的指导与监督职责。省公司档案部门负责企业档案文化建设评估方案的制定、监督和指导工作，对企业档案文化建设评估的结果具有最终裁量权；地市级公司档案部门是整个企业档案文化建设评估体系的核心，负责评估工作的上传下达，同时负责审核县（区）级公司企业档案文化建设的成果；县（区）级公司档案部门主要履行等级申报和接受上级公司档案部门的检查与指导的职责。二是依据《国家电网江苏省电力公司企业档案文化建设目标管理办法》（以下简称《办法》）实行的目标管理原则，通过目标拆分的方式提高企业档案文化建设效率，其核心是突出对企业档案文化建设成果的评价。即明确总目标为做好企业档案文化建设，再将总目标拆分成若干个二级、三级的子目标[3]，并根据职能要求指派不同员工完成任务，最后以员工完成工作的质量与整体的考核标准进行对比，不断提升企业档案文化建设成效。尤其重视对档案文化产品、企业记忆和企业文化展示与传承这三类成果型指标的评价，三类指标各占20分，突出档案部门与档案工作者在企业档案文化建设中的主体地位。此外，目标管理原则强调员工的自评与管理层的审核，因此在企业档案文化建设过程中员工与管理层需要根据评估体系进行自我评价与监督审核，确保工作始终处于目标体系的范畴中。三是坚持以需求为导向的原则。国网江苏省电力公司在构建评估体系的过程中，始终坚持以企业为主体、以需求为导向的策略。公司在评估体系构建之初，就对下属各部门、各公司企业档案文化建设工作的具体情况进行充分调研，以问卷、访谈、座谈等多种形式收集企业档案文化建设信息，明确下属各部门、各公司现阶段工作成果，分析其潜在需求。在此基础上，公司才着手开始构建企业档案文化建设工作的评估体系。以需求为导向构建起来的评估体系，能正确反馈当前的工作情况，并有针对性地指导未来的工作实践，既不会因为评估落后于实践使评估工作失去应有的价值，也不会因为评估超越实践而使目标任务难以完成。1.2核心指标。企业档案文化建设评估指标是企业档案文化建设评估体系的核心指标，而企业档案文化建设的内容建设与成果建设更是评估指标中的重点考察内容，可谓核心中的核心。内容建设包括档案文化产品、企业记忆和企业档案文化展示与传承三个部分，其中档案文化产品分为编研产品、工艺品和出版物三类[4]；企业记忆分为历时型企业记忆和专题型企业记忆两种；企业档案文化展示与传承可在线下平台或线上平台完成。上级公司在对下属公司考核评估时，根据不同类型的内容建设要求进行评分。成果建设则是对企业档案文化建设工作成果的社会认可度进行考察，从所获奖项、所受表彰、与经济效益四个角度分别进行[5]，以“物化”的形式如奖状、证书、论文所登载的期刊等作为评估依据，避免成果的概念化与主观化。此举旨在鼓励公司将企业档案文化建设的工作成果对外开放。1.3其他指标。除核心指标之外，企业档案文化建设评估指标还包括组织建设、制度建设和设施建设三类，设置这三类指标旨在优化企业档案文化建设的外部环境，督促各公司重视企业档案文化建设工作并落实有关举措。首先是组织建设方面，分别从人员安排、发展规划和资金投入三个角度评估组织建设的完备性，其中人员安排是组织建设考察的重点，它要求将企业档案文化建设纳入公司各层级的岗位职责中；发展规划和资金投入则从企业战略的高度保障了企业档案文化建设工作得到应有重视。其次是制度建设方面，制度建设不仅考察公司的企业档案文化建设工作制度的制定情况，也评估企业文化相关制度和企业档案管理制度，完善的企业文化制度与企业档案管理制度能够推进企业档案文化建设。再次是设施建设方面，主要从硬件与软件两个方面进行考察，硬件设施包括与档案库房建设相关的硬件设施，以及为满足企业档案文化建设需求配备的电子设备；软件设施是指与电子设备配套的、能够保证设备正常运转的软件与操作系统。1.4等级申报。企业档案文化建设评估体系秉持自愿申报的原则，由下属公司向上级公司提交企业档案文化建设的评估材料，包括企业档案文化建设评估申请表、自评得分表和相关佐证材料等。上级公司组织专家组统一对下属公司的企业档案文化建设情况进行评估，根据企业档案文化建设评估体系所列的各项指标进行打分，给出相应的评估等级。国网江苏省电力公司企业档案文化建设的评估等级共有3A级、4A级、5A级三种等级，从低到高依次申报。1.5多级核查。上级公司对下属公司提交的申报材料有审核监督的职责和义务，核查一般包括专家组审查和申报时效期满后的复查两种形式。因企业存在不同的业务领域，专家组成员的构成也各不相同，如国网江苏省电力公司的专家组包括企业档案工作负责人、党建工作负责人、行政管理部门人员、档案学领域专家以及电力领域专家。公司的评估结果具有五年有效期，因此在有效期到期前，下属企业需提前申报企业档案文化建设复查工作，通过复查才能继续保有评估等级，否则会被要求进行限期整改。在整改后仍未通过审查的下属企业，其评估所取得的原有等级将会被取消。建立多级核查的评估体系，能够激励下属公司不断创新企业档案文化建设的形式，开拓企业档案文化建设的新领域。

2构建成效分析

对县（区）级公司而言，构建企业档案文化建设评估体系缓解了基层档案人员“青黄不接”的问题。目前国网江苏省电力公司档案人员队伍中存在大批即将到达退休年龄的员工，这一现象在县（区）级公司中尤为普遍。档案文化建设是一项延续性非常强的工作，新入职的员工缺少老员工的指导，对企业档案文化建设成果缺乏应有认识，极易导致档案文化建设工作出现“断层”。而构建评估体系则缓解了档案人员队伍年龄老化所带来的负面影响，具体来说，新入职的员工可以通过企业档案文化建设指标体系的内容对公司档案文化建设成果有基本了解，在此基础上学习各类成果的建设方法，从而缩短新老员工交接学习的时间，避免公司企业档案文化建设出现“人走茶凉”的尴尬局面。对地市级公司而言，构建评估体系改变了以往不合理的档案文化建设布局。因为在企业档案文化建设评估体系构建之前，各地市级公司开展企业文化建设工作往往缺乏全盘考虑，工作呈现碎片化、无序化状态。企业档案文化建设评估体系为各地市级公司开展工作提供了完整的参照模板，并使得地市级公司对下可以指导县（区）级公司企业档案文化建设工作，对上可以将本地区工作纳入公司档案文化建设的整体布局之中。对省级公司而言，省级公司利用评估体系赋予的审核与最终裁定权利开展工作，提升了档案部门在公司中的地位、营造了开展档案工作的良好氛围；构建评估体系让省级公司对各下属公司的档案文化建设成果有了更为深入的认识，进而为企业档案工作找到新的拓展方向，如打造省级公司层面的企业档案文化展示与传承的平台，将各下属公司的企业档案文化建设成果进行展示；在取得较好成效和一定工作经验的基础上，省级公司档案部门联合公司其他部门提出了江苏省电力博物馆建设项目并推动项目落地，展现了档案工作在企业发展中的重要作用、展示了企业档案工作者的良好形象。

参考文献：

[1]陈智慧,吴建华等.试论企业档案文化及其建设[J].档案与建设,2018(9):4-8.

[2]张向东,杨柳慧.上海浦东新区档案学会为“星际评估”服务[J].中国档案,2016(1):40-41

[3]宋琦.基于档案事业发展的档案事业综合评估的诉求分析[J].档案学通讯,2011(6)：84-88.

[4]蒲婧翔,吴建华,袁妍.档案文化产品及其相关概念的界定[J].中国档案,2017(8):72-73.

[5]郝春红,安小米等.基于档案多元论的国家数字档案资源建设评估指标体系构建研究[J].档案学研究,2017(1):31-41.

作者:王啸峰 单位:国网江苏省电力有限公司