阅读次数:人次

企业合同法律风险管控流程分析

一、合同法律风险识别与控制

合同法律风险识别是合同风险管理的核心和基础,需要识别合同管理流程中现实的或潜在的对合同业务造成损失的影响因素。根据合同业务流程,依次在合同前期准备阶段、订立和签署阶段、履行阶段和履行后管理阶段等辨识合同法律风险。①(一)合同前期准备阶段的法律风险。合同前期准备阶段的法律风险是指在合同前期准备过程中存在不符合法律规定的风险。在合同管理中,某集团很多业务人员甚至包括一些律师或法律顾问都认为,合同还没有签订,当事人之间并不存在合同关系,不存在什么合同权利和法律风险。但是,在某些情况下,这是一个合同法律风险管理的误区,因为他们显然忽略了一个重要的合同概念“先合同义务”。一个先合同义务的实践例子是,在一项并购交易中,某集团作为收购方与作为目标公司的徐州市某信息科技工程公司,两个公司之间经过多次磋商,了解了对方的部分商业秘密,即使日后双方之间并没有建立合同关系,都应该为对方保守商业秘密。如果没有尽到保密义务,泄露了商业秘密,给对方造成了损失,则过失方应承担赔偿责任。(二)合同订立与签署阶段的法律风险。合同订立与签署阶段的法律风险是指在合同订立与签署阶段存在不符合法律规定的风险。在合同管理过程中,某集团合同业务经办人员往往希望有一套合同范本作为谈判签订合同的基础,这是一个良好的开始。实践中,采购部门选择了一份设备采购合同范本,但在实际合同谈判中,对合同违约责任条款,业务经办人员没有进行详细的谈判,完全依赖于范本提供的违约责任条款,遗漏了设备采购中一些重要情形下违约责任的约定。(三)合同履行阶段的法律风险。合同履行阶段的法律风险是指在合同履行阶段存在的不符合法律规定的风险。在实践中,即便建筑施工合同发包方、承包方都同意转移合同义务,但建筑工程法律禁止非法转包和违法分包。如果仅凭发包方和承包方就将一个建设工程项目转移给没有资质的当事人,或者没有参加投标而能够中标的当事人,仍属于非法转包。因此,需要在实践中谨慎审查合同义务的转移,避免“擅自转让合同”导致的法律纠纷。(四)合同履行后管理阶段的法律风险合同履行后管理阶段的法律风险是指在合同履行完毕或终止后管理过程中存在的风险。主要包括:合同随附义务的履行风险、合同归档及保管过程中存在的风险、在合同履行情况评价中存在的风险等。在合同管理过程中,某集团经常出现而又非常严重的认识误区是,在传统的货物买卖等合同中,合同约定的标的货物已经交付、相关款项已经结清,合同似乎已经履行完毕,企业便对该合同不再关注。

二、合同法律风险控制的难点与注意事项

(一)合同法律风险控制的难点。对于某集团而言,合同法律风险控制存在的最主要的问题在于法律风险意识、合同管理制度以及合同管理人员的业务素质三个方面:首先,法律风险意识很难提升。现实中,企业的经营管理不规范,导致企业法律风险意识淡薄,订立合同流于形式,对合同条款内容不进行仔细审查和明确约定,导致合同难以履行或引发纠纷,留下合同隐患。其次,企业合同管理制度缺失或不健全,导致管理流程和内部控制缺失或流于形式。合同管理制度和流程是企业内部控制和风险管理的重要组成部分,由于公司员工法律风险意识淡薄、经验主义、管理惰性等,合同管理制度、流程的建立和完善得不到重视或流于形式。最后,法律风险具有潜伏性、隐蔽性,需要高素质的专业人员进行识别、评估和防范。企业的法律风险存在于企业设立、运营、终止的整个过程中,无论哪个环节出现问题,都可能给企业、投资人、管理者带来极大的损失甚至是毁灭性的打击。(二)合同法律风险管理的注意事项。1.建立和完善合同管理制度和流程某集团作为一个经营业务复杂、组织机构繁多的企业,为了能够控制合同法律风险,需要将相关的合同管理制度和流程置于企业各项经营管理活动中,或者纳入企业各项管理制度和工作流程中。通过规章制度来规范各部门、各岗位在合同风险防范中的职责,建立和完善合同风险管理制度体系。例如,建立和完善《合同管理制度》《合同审查批准权限》《授权委托书证管理规定》《法律纠纷处理管理制度》等。再比如,对于公司的律师或法律顾问,可以建立相应的合同管理指南或指引。将国家法律、法规、部门规章和企业政策、标准、规范、规章、制度等细化为合同管理部门、管理员、业务员的行为指南,对其职权职责、管理流程等明晰分解,各司其职、各尽其责。②2.合同的招投标、询比价和议价某集团下属的某公司,根据企业具体情况,建立招投标、询比价和议价制度。即根据业务类型、标的金额、风险程度等因素,建立从上到下的三级制度。对于业务性质简单、标的金额小、风险低的项目,可以采取议价方式选择合同相对方,在保证风险可控的情况下,提高企业运营效率。在这两种方法之间,还可以选择采取询比价的方式来选择对方,既避免招投标的繁重和高昂的成本,也使风险可控。因此,建立和完善询比价和议价程序也是题中应有之义。3.合同的拟定、审查和批准作为合同管理制度中最为重要的制度之一,某集团逐步建立和完善合同文本拟定、审查和批准制度。某集团常用的合同文本,可以根据具体的业务类型和实际情况,事先拟定好“合同范本”,建立适用于企业自身的合同范本库。此外,针对业务和合同内含的风险,可以建立分类、分级审核和批准制度,确保防控高风险、高损失领域。这需要建立一支由业务部门、技术部门、财务、法律、人力资源等部门的专业人员的合同评审团队来予以支撑。4.合同的履行管理显然,仅对合同的拟定、审查和批准进行管控还远远不够,合同的履行管理亦非常重要。合同的履行管理主要是管理合同按时按质按量履行,并履行附随义务(通知、协助、保密等);遇合同内容不明确从而影响到履行时,应及时协商补充;审查合同主体、内容的变更;依法行使不安抗辩权、代位权、撤销权等;办理债务转移、委托收款等事宜。5.合同纠纷管理企业强化合同管理可避免许多合同纠纷,但并不能完全排除合同纠纷的产生。某集团合同纠纷调处制度,需要明确纠纷处理的原则、纠纷具体负责机构和基本程序等。先由经办部门与对方协商解决,企业法律事务部积极配合,给予帮助和指导;协商不成需申请仲裁或提起诉讼的,一律移交集团法务部,由其决定自行办理还是外聘律师办理,在法律人员指导下,由经办部门负责提供证据材料。6.合同用印和存档管理在合同用印方面,需要注意合同专用章的管理。某集团的印章使用遵循严格的审批制度,任何印章的使用都要签发“徐州市某投资控股集团有限公司用印审批单”,每一份审批单都印有备案编号,需要用印人填写日期、用印部门、用印事由、经办人等基本信息,更为严格的地方在于,审批单需要经过业务主管、部门负责人、分管领导、有权审批人四个人都签字同意才可以使用印章。

某集团的印章与普通印章不同的地方是,印章的保管人在接受到经过签字的用印审批单后,需要将印章电源打开,连接蓝牙并在电脑上输入用印信息和使用次数,方能完成印章的签盖。在合同存档管理方面,某集团制定了严格的归档制度。集团的所有合同在提交档案室存档之前都需要由提交人将合同逐页扫描,通过集团的量子系统填写归档材料的名称、关键字、部室、提交人信息等内容,真真正正地做到了责任到人,将合同的存档保管工作落到了实处。

参考文献:

[1]吴江水.合同的基本原理及审查与修改[M].北京大学出版社,2010.

[2]蔡世军.企业合同审查法律实务[M].中国法制出版社,2014.

[3]付希业.企业合同管理33讲[M].法律出版社,2015.

作者:鲍宇 单位:江苏师范大学法学院

公务员之家VIP会员俱乐部

在公务员之家您可以分享到近期具有时事和代表性的各类文章,帮助你更加方便的学习和了解公文写作技巧,我们愿与您一同锐意进取,不懈的追求卓越。

如何加入公务员之家VIP会员
第一步:先了解公务员之家,查看VIP会员特权
第二步:银行汇款或在线支付,汇款即时到帐
第三步:汇款后立刻联系我们,将您的汇款金额和流水号告诉客服老师,3分钟内系统核查完毕并发送VIP会员帐号到您的手机中,直接登陆即可。

网站首页 | 关于我们 | 文秘服务 | 发表服务 | 支付方式 | 常见问题 | 联系我们