企业档案信息化管理分析

1概述

企业档案是企业在各种形式的活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等资料。随着信息化、网络化技术的快速发展，可以利用现代信息技术对企业档案信息资源进行采集、管理、利用提供服务，提升企业档案信息化管理水平，为企业生产、经营决策提供参考和服务。1.1企业档案信息化管理的内涵。企业档案信息化管理是指在国家档案行政管理部门的统一指导实施下，在企业档案管理过程中全面应用现代信息技术，对企业生产、经营、管理过程中形成的档案信息资源进行处置、管理和服务。因此，企业档案信息化管理的内涵主要包括：1）企业档案信息内容的数字化、网络化；2）企业档案信息传递、利用的一体化；3）企业档案信息资源的共享；4）建立在企业档案信息化管理基础上的模式变革。1.2企业档案信息化建设的内容。企业档案信息化管理的内容包括五个方面，详细来说，主要包括：1）标准规范建设。针对企业电子文件的形成、收集、立卷、归档，以及企业电子文件的信息存储、查询、描述、传输等制定的标准、规范。2）软硬件设施建设。企业档案信息化管理所需的计算机信息网络、档案管理软件应用，以及数据库、信息网络设备等。3）应用系统建设。企业档案信息化管理所需的计算辅助信息收集、管理、存储、利用等系统建设。4）档案信息资源建设。将纸质、声像等企业档案信息资源数字化采集、整理和利用。5）人才队伍建设。着力培养企业档案信息化所需的专业人才，使其既掌握档案专业知识，又熟练应用计算机信息技术。1.3企业档案信息化管理的意义。企业档案信息化管理：1）适应时展的现实需要。通过现代信息技术的应用，有效提升档案信息资源利用效率；2）企业档案管理模式变革的需要。利用信息技术手段，改变传统档案管理模式，实现企业档案“无纸化、网络化”的管理。3）提升企业竞争力的现实需要。随着企业合同管理、ERP业务流程及文档一体化，企业档案信息化管理为企业的生产、经营、管理决策提供信息服务，对规范企业管理、提升企业的市场竞争力具有积极的现实意义。

2企业档案信息化管理的特点

2.1档案信息管理数字化。传统的企业档案管理多以纸质档案管理为主，通过计算机信息技术的应用，对其实现信息化管理，利用电子扫描技术将传统的纸质档案信息转变成为数字信息，便于档案信息软件的识别和管理。2.2档案信息传输网络化。传统的企业档案查询、利用多为面对面的借阅，即档案服务对象需要到档案室或档案馆现场检索、查询，以及办理相应的借阅手续，档案信息查询、利用的效率低，耗费大量的时间和人力、物力。在企业档案信息化管理时，档案信息查询、利用从传统的手工操作为主向信息化操作为主转变，无论是档案信息传输的质量和效率都有了质的变化。2.3档案信息检索自动化。传统的企业档案检索、查询主要依靠纸质检索工具（如检索卡片等），依靠人工检索为主，检索的效率以及准确率均较低。企业档案信息化管理实现后，在网络客户端从事先建立起的数据库中通过输入关键词等方式，实现检索的自动化，检索的效率和质量均有大幅提升。2.4档案信息存储海量化。传统的纸质档案存储的信息量极低，通常一张A4幅面的纸张所存储的档案信息量仅约为2～5KB。而将企业档案信息化管理，将纸质档案扫描成数字化存储介质，其存储的容量达到600MB，一张CD-ROM所存储的文本信息量约有15万张16开纸张所承载的信息量；而一张光盘所能承载的档案信息量则相当于1列6组6层密集档案柜所承载的档案信息容量。

3企业档案信息化管理问题分析

3.1滞后于企业信息化建设。与企业信息化管理相比，企业的档案信息化建设相对滞后，这是由企业重生产、轻档案管理的理念所致，以及企业发展初期大多将有限的人、财、物向企业的生产、经营一线倾斜。使得企业档案信息化管理与整体的信息化建设步调不一致，也导致档案信息化管理与企业的信息化管理不匹配、不协调等，容易造成企业档案管理出现“信息孤岛”问题。这既不利于企业档案信息化建设，也影响了档案信息化在服务企业生产、经营、管理中的价值作用的发挥。3.2信息化建设标准及规范。目前，随着企业档案信息化管理的逐步推进，也建立了具体的管理制度和标准，但与信息化建设所需的标准化及严谨的规范体系还有一定差距。信息化建设所需的标准、体系和规范不健全、可操作性不强等现状，也极大地影响了企业档案信息化管理的推行效率和步伐。3.3信息化管理的安全问题。企业档案信息化管理面临着传统档案管理不曾遇到的新的安全问题，诸如计算机病毒侵入、黑客攻击、木马恶意篡改数据信息以及电子存储介质失效，等等，都构成了企业档案信息化管理所面临的新的危险因素。

4新时期企业档案信息化管理对策

4.1加强企业档案信息化管理顶层设计。将企业档案信息化管理纳入到企业整个信息化建设和管理的总体规划，统筹做好企业档案信息化建设规划、方案设计、实施、管理，把企业档案信息化管理融入到企业整个信息化管理的大系统之中，实现与企业的生产、经营和管理的无缝衔接。4.2提高企业档案信息化管理技术水平企业档案信息化管理离不开过硬的软硬件技术的支持，否则，企业的档案信息化管理将成为一句空话。为此，首先应加强硬件投入，积极添置企业档案信息化管理所需的计算机、扫描仪、网络终端设备等，改善企业档案信息化管理所需的办公场所条件。此外，要加大软件的投入，例如，购买或者与软件开发机构联合，开发适合企业自身档案管理实际需要的档案管理应用软件，积极整合企业办公自动化与档案信息化管理软件的应用。此外，要注重企业档案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好档案信息的数据备份，定期更新档案管理软件系统，实时地进行计算机杀毒，积极采用数据身份认证系统，切实保障企业重要档案信息的安全。4.3完善企业档案信息化管理制度体系。针对企业档案信息化管理的现实需要，在国家档案局出台的档案管理制度的基础上，结合企业自身实际加快建立企业档案信息化所需的制度、标准和规范。例如，出台《企业电子文件管理暂行办法》《企业文件材料归档办法》《OA系统电子文件管理细则》《信息系统运行安全管理办法》《信息系统运行维护管理办法》，以及《企业电子公文管理办法》等等，通过严密的制度体系和行业标准的建设，统一企业档案著录项目、著录格式、检索语言以及数据标准等等，使企业档案信息化管理更加规范，对提升企业档案信息化管理的质量和效率具有积极的现实意义。4.4提升企业档案信息化管理队伍素质。企业档案信息化建设是一个持续不断的优化过程，在这一过程中离不开一支高素质的档案管理队伍作为保障。首先，企业管理人员要高度重视档案管理人员配备，根据企业档案工作的需要，加大专业档案管理人员的引进力度。此外，要高度重视档案管理人员的业务素质培养，通过邀请业务专家授课等形式，做好现有从业人员的业务素质再培育，尤其是加强计算机、信息网络，以及电子文件知识的业务培训，完善企业档案管理队伍的知识结构和年龄结构，为企业档案信息化管理提供可靠的人才支持和保障。

总之，企业档案信息化是企业现代化建设的重要组成部分，也是加快企业信息资源整合、提升企业档案资源的利用效率，为企业的生产、经营和管理提供决策服务的重要依据。企业档案信息化建设是一项复杂的系统性工程，既要加大资金投入，又要加大信息技术的引入，不断完善企业的信息化管理体制机制，注重企业档案过硬队伍的培养，综合施策，为做好企业档案信息化管理提供必要的物质保障、制度保障和人才支持，为企业的科学发展提供优质高效的服务。

参考文献：

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作者:张继雄 单位:中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司