物业公司内控思索

一、物业公司内部控制制度简述

二、当前我国物业公司内控现状

物业管理公司的业务主要是物业服务和经营服务。其中，物业服务是物业公司的主要获利手段。主要是为客户和业主提供经济有效的服务，以及维护和保证业主的财产安全。在收入一定的情况下，物业公司的成本开支显得尤为重要。有效的成本控制能够为物业公司挖潜绩效、节约开支。但是，在当前我国物业公司的成本核算和控制方面存在着一定问题。问题主要表现在以下几个方面：

(一)目前，我国物业公司大多是把物业管理服务看做是公司向外销售的无形产品，与此相关的全部支出均计入成本核算。由于物业公司特殊的性质，决定了其成本费用的构成中，人力资源成本占据了很大一部分，尤其是保洁、保安等基层服务人员的工资。据不完全统计，基层服务人员工资大概占据了物业服务成本的80％。然而，虽然基层服务人员工资比重大，但是个人工资并不高。目前，我国物业公司经营业绩普遍偏低，虽然员工个人工资不高，但是面对庞大的比重，物业公司难以招架。很多物业公司迫于经济压力和收入的有限性，在内部控制中，往往把对员工资的控制放于首位。新劳动法出台后，物业公司经济状况雪上加霜，给员工涨工资，企业没有充足能力；不给员工涨工资，又有悖于新《劳动法》。

(二)目前很多业主把物业公司视作“万能”，认为物业公司提供优质服务理所应当，很多业主不理解物业公司的收费。常会为一些小事而投诉，面对有偿服务而不肯缴服务费，缺少“花钱买服务”的主观意识。按理说，物业公司在收取物业费(综合服务费)的同时，理应还收取公共设施维修费。但是很多业主不能理解物业公司的收费项目，认为物业费中已经含有了公共设施维修费。所以，要么拒缴、要么投诉，给物业公司维修费的正常收缴工作带来很大困难。而且在小区房产交付后，常会因其设备设施不完善而需要物业公司对其进行后期物业维修，变相增加了物业公司维修费用。给物业公司的成本控制带来一定压力。

(三)当前，物业公司普遍采用按物业面积的实际大小收取物业费，这种方法已被人们接受和认可。然而，看似公平的方法背后实则显示着不公平。因为房屋面积大的住户不一定在同等时间里产生的垃圾比面积小的住户多；面积小而人口多的住户单元对环境和治安的影响不一定比面积大的住户小，甚至会远远大于面积大的住户。另外，多数业主拖欠或拒缴物业费，是主观认为物业公司管理不完善，怀疑业主缴纳的物业费被上级挪用和暗箱操作，而非用在了物业管理上。面对业主的质疑，物业公司有苦难言。因为一天扫一遍地和扫三遍地，在保洁的效果上可能差别不大，但是人工耗费却有很大不同。同样，在保安的选择上，退休下岗职工和通过专业训练而培养的物业专门管理人员的人工成本也有很大不同。目前，物业管理究竟价值多少，一直是物业公司和业主矛盾产生的焦点。

三、提高我国物业公司内部控制水平的对策

(一)改善用人机制，提高人员管理水平新世纪下，人才的重要性不言而喻。高素质、高水平的专业人才对物业公司的生存和发展至关重要。在激烈的市场竞争中，谁拥有了高素质物业管理人才，谁就掌握了市场的主动权。对此，笔者认为，物业公司要在原来的基础上改善用人机制，采取多种形式和渠道引进和培养专业物业管理人才，尤其是要加大知识型和创新型人才的培养与使用。逐渐把“投资于人”作为物业公司一个重要战略导向。在人才培养中，可以借鉴国外“物业管理师”的考核和培养办法以及其他服务性行业对行业内从业人员的考评方法，改善用人机制。其次，还可以通过岗位培训、素质教育等形式，提高物业公司管理人员的服务意识和专业水平。培训教育的内容可以包括物业管理法律法规、日常业务知识、设备维护基本知识(包含弱电设备维护、电梯水泵维护等)、保洁基础等操作技能培训。此外，如果行业内出台了某项新的法规和政策，物业公司要及时对员工进行培训，争取全面造就优秀的物业公司管理队伍，以较高的管理水平增强物业公司市场竞争力。

(二)实施财务监控专职收款员应将物业费及时、足额上缴。但是，仅凭收款员的自我约束还是无法从根本上避免其拖缴和挪用的现象。对此，笔者认为可以利用财务监控的手段。具体监控方式主要有三种：首先，及时登记和核对收款员领用的款项收费收据，实行“限领催缴”。尤其要加重审核做废收据。其次，收款员在收取物业费时，要在收据和记账联上盖人名章和收款专用章，以及注明收费13期。当日结束，收款员要对一天内收到的现金进行汇算清缴，送存银行。对于交通不便或者晚上收取的物业费，可延迟至第二日。再者，收款员要定期将收费记账联和银行存款单统一交公司财务部，财务人员要对此进行审核、盖章和签收。完毕之后出具收据等书面证明交由收款员。

(三)加强风险监控和评估，将风险控制作为内控机制的关键性环节无论任何企业，都会面临内部风险和外部风险，物业公司也不例外。若要降低风险的发生频率，需要加强对风险的监控和评估。通过恰当的风险评估和监测，探寻风险预防方法和应对措施，以降低风险的发生频率。当前。物业公司在我国正处于一个竞争比较充分的时期。在这个时期中，风险评估和监控不能有丝毫放松和懈怠。作为企业内部控制机制的核心，风险控制的重要性不言而喻。在当前，物业公司的内控机制应围绕风险控制进行设计，有的放矢。物业公司内控机制应在五要素(控制环境、控制活动、风险评估、监督、信息与沟通)的基础上设计风险评估和监控环节。笔者认为，该环节的设定可以分为四个方面：目标设定；事项识别；风险反映；风险评估。与此同时，通过设计风险评估和监控环节，能够使物业公司将资源合理用于高风险领域。不但能够评判公司内部控制机制的健全与否，而且还能够基于成本效益原则，为公司节约成本。

(四)严格监督，保证服务质量对物业公司来说，严格监督是提升其服务质量的一项必要手段。对此，笔者认为，物业公司可以设立专门的“服务质量监督部门”，严格监督物业公司相关人员的服务质量。具体监督可以采取定期和不定期两种检查方式，或者依照时间把检查工作按日、周、月进行分类。可以设定日检查由部门主管负责；周检查和月检查，可由物业公司的主要管理人员采取不定期抽查的方式进行服务监督。这种做法，可以有效保证物业公司拥有一个较高的服务质量和服务水准。当然，该目标的实现也离不开物业公司主要管理人员的高责任心和认真负责的态度。