城建档案数字化管理分析

摘要：随着我国信息化建设的快速发展，城建档案管理信息化也得到长足发展，数字化、信息化管理在城建档案管理中发挥了应有的作用，提高了城市建设工程档案管理、利用、保管、编研等方面的利用效率，有利于资源共享，为社会和政府提供了更好的服务。

关键词：城建档案；数字化管理

随着我国现代化建设的不断深入，城市建设中的房屋建筑、道路桥梁以及地下管线基础设施等工程项目的数量也越来越多。城建档案工作在20世纪80年代起步，经90年代的快速发展，逐渐形成了一定的规模体系。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，无法满足人们对信息传递和共享的实际要求。因此，推动城建档案数字化建设，势在必行。

一、档案数字化的概念

档案数字化是指通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整地采集，形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。随着科技的发展，人们提高了对档案数字化管理的认识，加大了对档案数字化管理的研究力度，在整个档案系统范围内开展了档案管理数字化建设工作，并且已经形成较为合理的管理体系，在城建档案领域中也积极尝试实践了档案管理方式的转变。当前，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但纸质档案数字化已经成为档案管理的必然趋势。随着档案数字化管理技术的日趋成熟，档案数字化发展必将越来越快，对档案管理工作的作用也越来越重要。

二、城建档案数字化管理应注意的问题和相关建议

（一）做好档案鉴定，满足实际需要。城建档案涉及门类丰富，数量众多，但并不是所有的纸质档案都需要或者都适合进行数字化管理，需要根据实际进行数字化档案的选择，以真正提高工作效率。在进行档案数字化处理之前，应先调查摸底现有馆藏档案，搞清档案的数量、类型、信息利用等基本情况，确定应该对哪些纸质档案进行数字化管理。同时，以现实需要为前提，按照“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化的原则，制定档案数字化规划，分阶段、分步骤地实施，把现有重要实体档案资源转变成数字信息资源。当前，城建档案馆馆藏档案绝大部分来源于建设工程档案，因此工程档案是城建档案数字化管理的重点。做好重点档案管理数字化管理工作。一是需要对珍贵濒危档案进行数字化，这些珍贵濒危档案涉及很多重要的信息资源，具有重要的历史价值和研究价值，需要重点保护。二是涉及民生工程建设档案，比如有关医院、学校、银行、电力等的建筑工程以及道路、桥梁、交通、水利、地下管线等基础设施和国家、省市重点建设项目档案应进行数字化管理。三是利用需求量大的档案也需要进行数字化管理。比如，房屋建筑工程中的住宅小区项目建设、保障性安居工程建设档案和各类新区园区建设规划拆迁档案、村镇规划、建设档案等。可以采取分期进行数字化管理，以满足使用者对这些档案资源信息的需求。在工程档案中，特别是房屋建筑工程档案，其前期工程准备阶段文件包括决策立项文件，征地拆迁文件，勘察、测绘和设计文件，招投标文件和开工审批文件以及竣工验收文件、竣工图等，这些档案利用频率较高，应优先进行数字化管理。有条件的地方也可以采取全部馆藏工程档案数字化，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源，从而利用计算机网络为社会和政府提供服务。（二）严格信息管控，确保档案数字化质量。在进行纸质档案数字化处理时，应建立严格的管理制度。严格的管理制度有利于提高档案管理人员的责任心，树立质量与安全第一的意识，保证档案数字化工作的顺利开展。还应建立数字化标准规范，以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。首先，城建档案管理部门在委托数字化加工专业公司提供服务时，要与数字化加工专业公司签署服务质量协议，提出质量标准与质量要求，以此规范档案数字化加工行为。还要签署安全保密协议，严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。其次，科学、准确、规范地录入机读条目信息。档案信息数据的录入是馆藏档案数字化加工的重要环节，规范化地录入机读条目，可以使将来档案信息的利用环节变得更加快捷便利，同时也可以为城建档案信息安全提供保障，提高对档案的管理效率，有利于资源信息的共享整合和高效利用。最后，严格监督检查工作，对数字化档案的扫描质量及时跟进。检查校验工作直接影响到城建档案数字化加工的质量，需要专业知识充足、经验丰富的工作人员进行校验工作，尽可能避免因人为因素而出现的工作疏漏，保证城建档案的安全性和真实性以及数据信息的准确性和完整性。（三）加强信息维护，确保档案安全。资源的安全问题是城建档案管理工作的首要问题。现代计算机网络及信息技术在为人们的生产生活提供便利的同时，也为一些不法分子进行违法活动提供了可乘之机。不法分子可以利用网络窃取档案管理中心的档案信息，破坏档案信息的机密性。因此，在进行纸质工程档案数字化处理时，档案管理人员应注意加强对档案信息的安全维护工作。城建档案管理人员要提高信息安全意识，严格遵守相关的安全保密制度，加强安全防护，防止失密、泄密的发生。在纸质档案进行数字化加工过程时，需要对计算机系统进行扫描检测，以确保没有非法拷贝程序和病毒程序。同时，应研发先进有效的电子文件管理系统、馆藏档案数字化加工系统及档案信息安全软件，提高计算机网络的系统安全，提高软件的安全性，确保城建档案信息的安全可靠。城建档案数字化加工之后同样需要重视档案信息安全性的管理。首先，档案管理人员应对扫描后的数字化档案进行核实，将已实现数字化的城建档案原件妥善保管，及时销毁加工过程中的相关硬盘，以防档案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息维护。在使用者查询档案信息时，需进行详细身份信息的登记，详细询问调取档案的目的、用途，并跟踪管理。在互联网上提供已公开档案目录查询服务的，必须认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，保证计算机系统和数据的安全保密。对不同的用户给予不同的权限，防止非法登录和非法操作数据。重要数据应严格进行备份，并应异地保存。此外，城建档案管理人员还要加强监督巡查工作，随时对档案信息库进行抽查，及时对信息安全软件进行升级，采取必要的计算机病毒防范措施，避免网络受到病毒破坏，防止不法分子侵入档案管理网络系统进行不法活动，以保证数字化档案信息资源的安全存储与调用。城建档案数字化管理是一项系统的工作，任重道远。城建档案馆应加强城建档案信息安全保障体系建设，健全档案信息安全管理体制。城建档案管理人员要提高认识，不断提升自身的档案数字化工作能力，增强对数字化档案管理的力度，加强数据质量控制，做好档案数字化的全程监控，保证档案的真实性与原始性，努力实现城建档案存储数字化和利用网络化，为数字化城市建设和经济发展服务。

参考文献：

[1]胡灵娟.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案.2015(10).

[2]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].企业改革与管理.2015(20).

[3]杨晓华.新形势下城建档案管理全面数字化浅析[J]，决策与信息.2014(2).

作者:史昊 单位:渭南市城建档案和规划展示馆