数字化档案在水库管理的应用

1肥城市尚庄炉水库档案管理情况

尚庄炉水库兴建于1959年，是肥城市唯一的一座中型水库，水库流域面积141.0km2，总库容3422.0万m3。于2006年实施了除险加固。水库大坝为均质土坝，最大坝高17.1m，全长825.0m；水库灌区设计灌溉面积1400.0hm2，干渠长5.85km。2017年12月经省水利厅考核评审确定为“省一级水利工程管理单位”。在上级档案主管部门的业务指导下，尚庄炉水库率先实施了数字化档案管理。对文书档案、工程档案、会计档案等各类档案分卷进行了录入并及时形成数字档案。目前水库电子档案系统共录入：文书档案58卷，工程档案79卷，会计档案30多册，共7多万页。实现了档案数字化管理，保障了档案的安全性、延续性、保密性、完整性和可查性，形成了门类齐全、组卷合理、管理规范、查阅方便、存放安全的综合管理体系。

2实施数字化档案管理的必要性

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR（文字识别）技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案。为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：1）提高经济效益。过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速。2）提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以水库管理门为例，工程数据、施工资料、日常管理数据，都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理便可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。3）增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案丢失、篡改等现象发生。

3数字档案的操作应用

3.1登录系统。在计算机桌面找到肥城市尚庄炉水库数字化管理系统<打开>，管理系统为保证数字档案的安全，每次进入管理系统时，该系统都要对用户身份进行检查，系统会根据用户进入系统时所登记注册的用户名及口令确定用户的权限。输入用户名和密码，<点击>登录系统，就进入了肥城市尚庄炉水库数字化管理系统的主页面。数字化档案管理系统主页界面上的功能菜单包括文书(卷)、归档文件、基建档案、其他、图书档案、声像档案、会计档案、档案借阅、档案检索、日志管理、系统管理。3.2著录与管理。1）著录。以工程档案为例，①<点击>桌面左侧管理系统菜单中的工程档案，再<点击>工程档案著录，按照实际情况填写著录信息（输入框后面带星号的为必须输入项），工程性质部分根据水库实际档案内容进行了具体分类，主要分为组织管理、安全管理、运行管理、经济管理等，根据新著录文件的所属分类选择工程性质。②将著录信息填写完毕后进行上传文件，点击<浏览>找到要上传的电子文件位置点击<打开>上传文件（文件上传格式为：PDF格式）。③著录信息及电子文件上传完毕后，点击【保存】按钮，如果提交成功，系统会弹出窗体提示著录成功的信息，“保存成功”。著录完毕。2）管理。<点击>桌面左侧管理系统菜单中的工程档案，再<点击>工程档案管理，弹出查询窗口，根据需要在相应的字段中输入查询内容点击查询。工程档案管理，可以对查询结果数据进行编辑、删除、打印和电子文件查看。①编辑。点击每条数据前面的[编辑]按钮，就会出现编辑修改界面，点击【完成】，操作成功；②删除。数据前面打“√”的数据进入数据库，点击[删除]按钮，进行删除；③、查看电子文件：点击第二列的“原文”即可打开电子文件，如果没有“原文”字样即没有电子文件。3.3档案检索。档案检索功能，可以根据关键词直接检索，使用直接检索，在关键词文本框里输入你需要检索的内容，然后点击【直接检索】按钮。根据关键字进行全文检索，搜索出的检索的关键字套红，以及套红锁定到PDF某页中的某行。3.4实施数字化档案的后期管理。1）加强电子档案管理。水库管理所专门设立档案室、借阅室，在日常工作中，档案管理人员应积极学习档案管理知识，对档案进行及时的收集分类，按月或季度定期上传档案信息，保证数字档案的延续性和完整性。2）加强档案工作责任心。档案管理人员，首先要认识到电子档案保管的重要性，要严格服从水库管理制度，强化自身业务，从而确保档案信息的安全性、延续性、保密性、完整性和可查性，工作中要充分的发挥其主动性，慎重对待档案管理工作，要保证水库上传电子档案的准确性及真实性。3）加强档案管理人员的业务学习。建立电子档案是一项新的业务创新，档案管理人员存在操作不熟分类不清现象，加强学习是重中之重，应及时与档案业务主管部门联系，组织管理人员学习实践，熟练掌握电子档案的操作流程，确实把电子档案应用到水库日常管理工作。4）加强长久意识，努力提高电子档案系统的存储能力。随着时间的推移，电子档案的数量会不断增加，会给存储带来一定压力。要保证档案的延续性需要采用新的储存的方式“云储存”，它的优势在于：1）存储管理可以实现自动化和智能化，所有的存储资源被整合到一起，客户看到的是单一存储空间；2）提高存储效率，通过虚拟化技术解决了存储空间的浪费，可以自动重新分配数据，提高了存储空间的利用率，同时具备负载均衡、故障冗余功能；3）云存储能够实现规模效应和弹性扩展，降低运营成本，避免资源浪费。

作者:赵启新 张东 魏庆镇 单位:肥城市打井队