企业发展中采购人员角色和作用

一、采购的相关概念

（一）采购的概念

概括说来，采购分为政府采购、企业采购和个人采购。本文所针对的采购主要是指企业的采购。采购，是指企业按需要从国内外供应市场中，以购买、租赁、委托或雇用等方式获取货物和/或服务的行为。货物，是指各种形态和种类的物品为主，包括原材料、燃料、设备、产品等，以及安装、调试等附带服务。服务是指工程、技术、维修维护、带料加工、检验、劳务、租赁、运输、仓储、培训、咨询、中介等无形对象为主，以及附属的消耗材料供应。在我国的政府采购法中有一个“政府采购”的概念：政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。从我国最近颁布的“招标投标法实施条例”第二条可以看到：招标投标法所称工程建设项目，是指工程以及与工程建设有关的货物、服务。而工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等；所称与工程建设有关的货物，是指构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等；所称与工程建设有关的服务，是指为完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。实际上，政府采购法中的“工程”，其内容经过细化分解后完全可以划归前文所说的货物或服务中去，因此，将采购对象划分为货物和服务两类，更能够加以区别所需求的对象，以便采取不同的采购策略。

（二）采购组织

采购组织的基本类型包括分散型、集中型和混合型。不同的采购组织型式虽有其特点，但从严格意义上来讲，不同的采购组织之间却并无绝对的优劣之分。企业究竟选择何种采购型式，完全取决于企业的规模、构成形式、人员状况、需求类型、产品类型、战略规划等。只有结合企业的实际情况，才能找到比较好的、合适的组织型式。

（三）采购方式和采购程序

采购方式主要有招标（包括公开招标、邀请招标）、竞争性谈判、询价、议标（包括单一来源）等。不同的采购方式有不同的采购要求和采购程序。采购的基本程序一般包括需求准备（购买的是货物，还是服务）、询价供应商选择（有时需要做资格审查）、询价、评价、澄清、谈判、签约等。合同/订单生效之后属于合同履行阶段，合同双方将按照合同/订单的规定，圆满完成和履行各自的责任和义务，直止履约结束，合同关闭。

二、企业的发展阶段

（一）企业的发展阶段

按照生命周期理论，企业的发展一般会经历四个阶段，即创业期、成长期、成熟期和持续发展期（或衰落期）。在创业期，企业组织和流程不甚规范和健全，但大家高度团结，创业的核心人物能够对每个人加以影响，因此效率很高。企业面对的主要问题是需尽快开展市场和产品的开发和创新。在成长期，企业业务发展较快，由单一产品转向多种产品；人员大量增加，跨部门的协调越来越多，并越来越复杂和困难。企业面临的主要问题在于组织均衡成长和跨部门协同方面。在成熟期，由于保守思想及想赢怕输的影响，创新和创业精神渐渐淡薄，持续创新不够，企业组织和流程的僵化日趋严重，流程运作出现困难，效率逐渐低下，大部分企业由此走向衰落，也有少数企业经过剧烈的业务变革和转型，进入持续发展期，实现长时间的繁荣发展。

（二）企业的运行机制

不同的企业，具有不同的性质和体制，其运行机制或运行模式也有所不同。以产品生产型企业为例，其运行过程大致可分为计划阶段、准备阶段、生产阶段和销售阶段。良好的企业应精心组织，合理规划，达到人、财、物的有机结合，以及产、供、销的有机衔接和良性循环。计划阶段包括计划、预算、立项等；准备阶段包括人、财、物的准备；生产阶段包括生产的组织、运行、监控、检验等；销售阶段包括客户的选择、物流安排、资金回收、售后服务等。

三、采购的重要性

（一）采购人员的素质要求

采购及采购管理看似简单，实为一项相当复杂、而且要求很高的工作。作为一名合格的采购人员，必须是才能与品德兼备，知识与经验共存，把采购当事业进行追求。

1、采购人员的思想品德采购工作虽然有各种各样的程序、规则和要求，但并不能做到所有细小的地方都进行规定，而只能给予原则规定、程序化规定，加上采购行为往往稽查困难，使得采购工作具有“良心工作”之说。因此，觉悟高、品行端正是一个采购人员应有的基本素质。只有思想品德高尚，才能大公无私、克己奉公，处处为企业大局着想，为国家利益着想，不贪图个人小利。

2、采购人员的知识水平在采购工作中，一方面采购人员要与不同类型的供货商打交道，与政府部门打交道，另一方面，采购的种类繁多，规格不一，且市场上的供求变化快，为此，采购人员应该具备承担采购任务所需要的相关知识，包括业务知识、相关专业知识、政策和法律法规知识、供应市场状况等，如此才能胜任采购工作。

3、采购人员的能力知识并不等于能力。研究表明，要办好一件事，知识起的作用只有1/4而能力起的作用却占3/4，可见能力更为重要。要干好采购工作，采购人员同样应具有相应的能力和技巧，如分析能力（包括价格成本分析能力）、沟通协调能力、表达能力、预测能力等。

4、采购人员的经验对于一名新人来说，即使拥有很好的业务知识，但如果缺乏相应的经验，当遇到复杂情况时，也势必难以达到很好的解决效果。丰富的经验能保证处事不惊，能从纷杂浩繁中找到重点和捷径，从表面现象识别事件的本质。

（二）采购的重要性

企业的生产经营活动中，采购活动是重要的一环，它往往涉及大量的资金以及各方面的利益，随着市场经济的发展和完善，采购活动已不是单纯的商业买卖，而是发展为一门专业技能。在供应链环境下，采购在现代企业经营管理中的地位也日益提高，采购工作的质量好坏不仅关系到企业产品的质量和成本，同时对企业整体规划的实现以及日常管理工作能否顺利进行都起着重要的作用，从而很大程度上影响到企业的整体竞争力。就降低成本或增加利润方面而言，事实证明，加强对企业采购的管理，的确是企业降低成本、提高经营效益的关键环节。据统计，在企业成本构成中，采购的成本一般占60%，人工支出占20%，管理费占15%，利润占5%。由此可见，采购成本构成了企业生产成本的主体，采购可说是企业赢利的第二源泉，降低1%采购成本，利润则可增加高达10%。因此，我们把企业采购活动提升到一个新的高度，而其中采购人员正是这一过程中的关键，正是由于采购人员在企业的采购环节中通过很好地发挥自身的思想品德素质、知识素质、能力素质、经验素质，合理地分析市场，在控制、优化企业的采购成本，有效地保证企业利润，保证企业资产收益率等方面发挥着自己独特的作用，从而在企业的发展中起着不可或缺的作用，扮演了为企业发展护航、推动的角色。在中国加人WTO以后，国外企业给国内企业带来冲击是不可避免的，国内企业将与外国企业在同样的条件下展开竞争。随着竞争的加剧，势必要求企业拥有大批高素质的采购人员，使他们成为拥有工程技术背景、质量管理知识、物资性能知识、市场行情、总体策划及协调能力、物流知识等集于一身的专家，为企业的繁荣和持续发展贡献自身的力量，同时也通过自身素质的提高来带动企业良性发展。

四、采购人员在企业发展中的角色和作用

正是由于采购人员具有前述的出色素质，在企业的发展过程中扮演了不可或缺的角色，发挥了极其重要的作用。

（一）采购人员在企业发展中所扮演的角色

采购工作需要采购人员来完成，采购人员在企业发展中主要扮演了以下几种角色。

1、顾问参谋角色主要体现在企业计划、规划、决策、产品的定位和创新等过程中。由于采购人员对供应市场有一个比较清醒的了解和认识，包括需求的种类、数量、交货期，供应市场状况等，这些信息的提供有利于企业的整体决策，提高企业的竞争力，不至于制定的计划脱离于实际。

2、协调角色由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使采购业务顺利进行，需各有关部门通力合作、密切配合。首先要与供应商打交道，力求用最少的费用在要求的时间内获得满意的货物或服务。其次，要处理好企业内部各部门的关系，包括技术部门、财务部门、生产管理部门、质量管理部门、仓储部门等，以获得准确的需求信息，保证资金来源，确保购买的对象符合质量标准和要求，保证物流的畅通等。另外，还需与政府相关部门打交道，以保证证件齐全、运转顺畅等。

3、支持保障角色主要体现在购买物资的及时交付及后续的售后服务工作方面。经过采购人员的努力，供应商提高其物料的可靠性和灵活性，缩短交货周期和增加交付频率，可以大大地缩短企业的生产周期、提高生产效率、减少库存及增强对市场需求的应变能力。另外，只有抓好物资的供货质量，才能确保生产的顺利进行，减少后续更换、服务的麻烦和必要，从而提高生产时效。

（二）采购人员在企业发展中所发挥的作用

采购是企业发展过程中很重要的一环，企业的发展离不开采购人员的辛勤工作。采购人员在企业的发展过程中，主要有以下几方面的作用。

1、降低成本控制并优化采购成本的程度如何，直接关系到每个企业的经营业绩。降低采购成本直接体现在产品成本的减少以及利润的增加上。降低采购成本的效果在前面已有叙述。当企业的销售数额达到一定水平时，再通过提高销售额来进一步提高企业的利润，可以说很难。相比之下，若能在采购环节上进行优化则效果要好得多。

2、保障进度企业的计划一旦批准，是否能顺利实施甚至提前完成，采购的进度如何是一项关键的因素。采购人员应按依据生产计划制定的采购计划向供应商勤催货，并提前安排好物流、单证的准备等，达到物料的准时交付，从而不影响生产的进度。

3、保障质量质量是产品的生命，也是企业的生命，因此控制好质量至关重要。质量控制分为来料质量控制、过程质量控制和产品质量控制。来料质量控制是基础，控制的好即可控制整个成本，也为后续质量控制打下坚实的基础。

4、顺畅的后续服务采购回来的货物，大多需要后续的售后服务，包括后续零部件的供应。供应商的培养和协调，长期良好合作关系的建立，规则的提前制定，均有利于后续服务的及时性和经济性，确保生产顺畅。结论：在企业的发展过程中，采购作为一个独立的行业活跃在各环节中。高效高质量的采购对于企业优化运作、控制成本、提高质量以及持续性获利等方面至关重要。随着全球市场、经济一体化和信息时代的到来，专业化生产能够更加发挥其巨大的作用，导致企业采购的比重大大增加，使采购及其管理的作用提升到了一个新的高度，也让采购人员能够发挥更大的作用。