人事档案有效管理策略综述

【摘要】人事档案管理也成为了学校工作中一项不可忽视的工作，特殊教育学校也不例外。科学合理地进行人事档案管理，能够为学校领导层决策提供更多的参考，有助于学校培养一批优秀的人才，进一步推动特殊教育的改革。但是，目前很多学校在人事档案管理工作中仍存在很多问题，这些问题若得不到有效的解决，将阻碍学校管理工作的顺利开展。基于此，相关教职工人员需要认清目前存在的管理问题，从学校实际情况出发，优化人事档案管理工作流程，解决管理中的问题，推动学校管理工作的整体发展。

【关键词】人事档案；管理；特殊教育

一、人事档案管理工作中的问题

1.缺乏相应的档案意识。人事档案是特殊教育学校对人才进行筛选的重要参考依据，档案中全面反映了教职工的信息，如工作履历、专业能力等等。但是，很长一段时间，这项工作都缺乏一定的公开透明性，只有一些特殊的部门才能够接触到这些信息，其余人都不能有效地利用这些档案资源。同时，长期以来，人事档案管理人员对于这项工作的认知不清晰，缺乏相应的档案意识，使得档案管理工作中，往往只是重视其保管而忽视了人事档案资料的利用。此外，由于相关管理人员缺乏一定的培训，没有养成良好的专业素养，使得他们在紧急情况下，缺乏一定的应变能力，对于应急工作的处理表现得不为人意。近几年来，学校人事档案管理工作愈加复杂，人事档案。目前很多特殊教育学校各部门之间都有着不同的职能，很多工作资料都由不同的部门保管，由于缺乏统一管理制度，使得人事档案缺乏一定的完整性。同时，管理手段上，仍然没能摆脱传统的模式，在对档案资料进行收集整理时，仍然沿用人工模式，这使得无论是整理还是查阅资料时，效率都变得十分低下，阻碍了人事管理工作的开展。随着人事档案资料的增多，如果还无法摆脱这种传统的模式，不能积极接受当代的人事档案管理方法，那将难以满足现代人事档案管理的要求。3.档案内容不完整。不少特殊教育学校虽然存有人事档案，但大多都有内容不完整的问题。首先，教职工在日常的工作中，教学水平和教学经验是在发生变化的，但由于难以接触到自己的档案，因为信息无法及时更新，自己的教学水平无法被真实的反映出来，这就导致了信息的失真。其次，大多数学校人事档案涉及的维度就比较少，教师无法将自己的特长和才能有效地表现在档案中。除此之外，在进行档案填写时，缺乏一定的规范操作流程，使得人事档案的质量较低。这些问题都导致了档案内容不完整，无法真实地反映出教职工的教学水平和专业素养。

二、改革发展高校人事档案管理工作的意见建议

1.提高档案管理人员意识。提高管理人员的专业水平和管理意识，是保证人事档案工作顺利开展的基础。校方也要提高这项工作的重视程度，将其纳入到重点管理工作中，并在管理方面给予一定的支持，提高人事档案管理人员的意识和积极性。同时，也要从宣传方面入手来对档案工作的重要性进行宣传，打通各种宣传渠道，定期开展专题会议或者利用学校的网络资源来加强档案管理人员的意识，充分地将这些工作落实到实处。2.加强人事档案信息化管理水平。随着档案资料的增多，人事档案管理工作也变得愈加复杂，教职工需要打破传统的档案管理思路，将现代化网络技术引入到管理工作中，以此来提高档案的完整性，提高档案的利用率。档案管理部门可以将相关的资料录入到计算机系统中，打造信息化服务平台，让每个教师都能利用校园内网来检索、查询相关的档案资料。当然，在采用信息化管理手段时，也要注重安全管理，如可以建立查询机制，规范查询的流程，从而防止重要信息的外流。此外，利用计算机的优势，还可以设立更多的档案资料标准，如专业、特长等，全面地反映教职工的素养，有助于为学校筛选人才提供更为有效的资料。3.建立档案人员管理团队，全面提升管理质量。档案管理人员是开展这项工作的基础，只有人员能够得到充足的保证，才能进一步推动人事档案管理工作的进一步开展。这些年来，特殊教育学校也开始进行改革，加大了对教职工的考核力度，因而人事档案管理工作也变得更为复杂。同时，人事档案管理具备一定的特殊性，如果经常出现人员变动则会严重影响该工作的顺利开展。因此，学校需要从实际情况出发，科学合理地配备档案管理人员，加强档案人员管理团队建设。其次，还要注重档案管理人员的专业素质培养，让他们接受新的管理思想，能够熟练地应用信息化管理技术。只有人员数量和人员素养得到了保障，人事档案管理工作才能向多样化的管理模式转变，这些管理工作的质量才能得以提高。

以上是对人事档案管理工作中的问题和策略分析，教职工在实际工作中还是需要基于实际情况进行灵活调整。但唯一确认的是，在如今这个教学背景下，人事档案管理也在发生翻天覆地的变化，传统的人事档案模式已然需要革新。各相关部门需要及时转变思想，创新人事档案管理模式，提高档案的利用水平。

作者:孙英霞 单位:烟台市特殊教育学校