医院科研档案规范化管理与建议

【摘要】本文对医院科研档案规范化管理工作进行分析：首先，探讨了科研档案在医院管理中的重要作用；其次，通过四方面内容详细地分析了医院科研档案管理现状及问题；最后，针对医院科研档案管理的实际问题，提出了四项具体的改进建议。只有做好科研档案的规范化管理工作，才能够高效运用科研的成果资料和经验。

【关键词】医院；科研档案；管理工作

医学科研档案记录着医疗方面的重要科学研究成果和过程，并记录着信息技术的发展历程，所以医学科研档案是重要的档案资料。但是，当前的医学科研档案管理工作存在较多的不足或漏洞，规范科研档案工作有着重要意义。

一、科研档案在医院管理中的重要作用

（一）对科研成果的学术指导、借鉴作用。一项科研成果的产生，需要通过反复观察实验、深入调查研究、综合整合分析等一系列脑力和体力劳动，再经过专家的评审鉴定，才能确认为具有学术指导和借鉴作用的成果。这一过程短则1-3年，长则5-7年，有难度的课题甚至需要更长时间。规范化的科研档案管理，有助于减少科研活动中人、物和财力的浪费，提高研究效率。（二）在学科建设和发展中的作用。学科建设是医院实施科教兴医的重要途径，代表了医院的整体水平和学术地位，是医院长效发展的核心竞争力。重点学科的建设既需要提高医院的医疗技术水平、优化人才培养机制，还需要加强科学研究的实力。在此过程中，会产生大量的照片、图纸、文档、光盘等档案资料，加强科研档案的收集和管理，对医院的学科建设和发展具有重要意义。（三）在医院管理中的长远效益。与保管在医院档案库房内的文书档案不同，科研档案是医院内部一系列医疗实践活动的真实记录，既有文本资料，也有珍贵的影像、图片、视频资料，包括了一个科研课题从立项到形成科研成果过程中所产生的一套内容完整并且客观真实的资料系统。不仅能反映医院自身的医疗水平，还具有较高的文献研究价值，为社会创造更多的经济效益。

二、医院科研档案管理现状及问题分析

（一）医院管理人员忽视科研档案的重要性，规范管理意识较弱。医院科研项目的成果直接影响着后续的医疗水准，所以医院管理人员对成果结论较为重视，而记录科学研究过程的科研档案对当前的医疗管理工作影响不大，管理人员缺少规范化的管理意识。正是由于医院的管理人员对科研资料的不重视，所以科研档案较为杂乱、数据资料不完整等问题导致科研档案归档较为困难。比如：如果科研项目的数据、资料收集不完整，那么科研档案无法完整归档，后辈的科研工作人员不能够有效地运用科研资料，将会造成科研成果的浪费，同时也不利于医疗水平的提高。甚至部分科研资料出现泄漏问题，从而使得科研成果的运用受到影响。比如：科学研究人员的离职或者调动将会影响科研资料的完整性或者泄漏，进而影响该项科研项目成果的运用。（二）医院科研档案管理制度存在缺陷，管理效果较差。经过调查统计发现，绝大部分医院的科研档案管理制度不健全，甚至部分医院缺乏科研档案管理制度，导致科研档案管理效果较差。而医院缺少科研档案管理制度的情况下，档案管理人员对资料收集、归档等工作较为随意。同时，科研档案资料出现缺失或者零散保管的状况。比如：科研工作人员评定职称过程中，需要外借科研资料，但医院并未建立专业的外借归还制度，导致科研档案资料未按时归还，甚至出现丢失等状况。医院对科研档案管理工作未建立对应的监督管理制度，无法及时掌握科研档案的管理状态，而且无法对丢失的科研档案实施查找补充，从而导致科研资料不完整，影响后续科研人员的再次利用。大部分医院的档案管理人员专业能力较弱，并未接受系统的专业培训，所以其档案管理工作不到位。（三）医院缺少必要的管理设施和专业的管理人员。当前，医院的临床业务部门占用较多的资金和资源，导致职能部门的办公场所较小、办公设备缺乏等问题。比如：科室档案不能够放置到专门的档案地点，不能够配备专业档案管理人员归档和管理，从而使得部分科研档案出现丢失或者不完整的问题。医院并未拨付专门的资金用于档案管理设备的采购和管理，所以医院科研档案管理设施较为缺乏，科研档案管理较为杂乱。医院档案管理人员的学历相对较低，专业能力较弱，而且部分人员的英语水平不高，导致档案管理不规范、不标准。医院重视医疗人员的培训和能力提升，不重视对档案管理人员的定期培训和专业能力的提升。因此，医院科研档案管理人员专业能力较差，缺乏创新的管理知识和管理理念。（四）科研档案管理技术不过关，缺乏科学合理的管理标准。当前，很多档案存储和管理信息可以通过计算机信息技术实现高效的储存。然而，部分医院的科研档案计算机管理技术不过关，从而使得科研档案管理方式以手工管理为主，其档案资料也以纸质版资料为主。运用纸质版资料归档容易造成档案资料过多，导致不容易查找和借阅，同时也不利于科研人员归档。因此，相关人员的信息技术不过关使得科研档案管理效果不佳。医院科研档案管理信息化设备不足，使得科研档案的编排和归档难度加大，需要投入大量的人力和物力才能够完成。同时，档案管理人员对部分现代化信息管理技术不熟悉，使得档案管理工作效率较低。总体来说，当前医院的科研档案管理设备不足以及人员信息技术不过关等问题，使得科研档案管理效果较差，管理效率较低。

三、改善医院科研档案管理工作的具体建议

（一）积极宣传科研档案的重要性，强化管理人员的管理意识。科研档案的归档、管理以及再次利用涉及医院各部门的工作人员，所以医院要做好科研档案重要性的宣传，要求全部人员重视科研档案的规范管理。如果仅仅依靠档案管理人员的工作规范，那么可能无法实现科研档案的高效管理。医院要积极引导全体人员重视科研档案的管理和运用。（二）全程参与课题管理，提升档案质量。1.指导科研立项。在项目负责人进行科研立项时，档案管理人员要及时把需要归档的材料通过电话、邮件或者书面通知的形式告知项目负责人。当收到上报的资料后，档案管理人员要对课题论证和申报等资料内容进行核对，确保资料的完整性。2.建立专卷。科研档案应该按项目进行组卷，由项目负责人将科研项目从选题立项开始所产生的计划书、开题报告、论文等各类材料综合组卷，建立各科研项目的专卷。3.由科研项目负责人负责立卷、归档。科研档案要做到专人专卷。从科研选题到形成科研成果过程中所产生的所有文件资料，由项目负责人按照要求负责立卷、组卷，编制完成后向上级单位归档提交。4.阶段检查。档案管理人员要掌握科研项目的实施流程，在科研项目进展的关键环节，按照项目的归档要求，检查相应的文件材料是否完整、准确，对其中存在的问题进行及时反馈。5.参与项目验收。在收到验收通知后，项目负责人要尽早办理归档，由档案管理人员对科研项目实施过程中的所有科研文件资料按年度、类别进行验收，检查档案的内容和质量是否符合要求。（三）医院加强档案管理人员的专业培训，做好科研档案移交工作。医院要建立科学合理的档案管理人员的招聘制度，重视其人员的专业素质提升和定期业务培训。比如：医院要定期开展人员的专业培训，不仅包括医疗人员，也要包括职能部门人员。同时，医院要鼓励档案管理人员利用业余时间学习新型管理方式和管理理念。比如：学习新型的档案信息化管理技术或者相关医疗科学研究等方面的基础知识，从而为科研档案的分类、归档以及管理等工作奠定知识基础。随着科研技术和医疗水平的不断提升，科研资料将会越来越多，所以档案管理人员也要不断提高自身的业务专业能力。同时在档案移交时，设计“案卷移交清单”。首先明确案卷的题名信息，包括课题名称、负责人、时间等基本信息；其次编制移交目录，包括开题报告、课题合同书等卷内文件材料的内容或名称。移交清单一式两份，经档案人员审核确定符合归档要求后，交接双方当事人要在移交清单上签字，并注明交接时间，以备后期档案查询需求。（四）运用现代化管理手段为临床科研服务。在传统档案管理的手段基础上，档案管理部门要充分利用现代科技发展带来的便利条件，通过使用打印机、数码相机、二维码扫描仪等现代化的电子辅助设备，依托互联网和大数据检索系统，提高档案管理的工作效率。比如：科研人员可以通过输入病理照片搜索相同病例的资料，或者运用关键词搜索科研项目成功案例。医疗工作人员的日常医疗工作较为繁杂，无法花费大量的时间搜索和收集科研档案，所以引入高效率的档案管理系统能够有效提高档案的运用效率，也能够节省医疗人员的时间和精力。如果医院引入较为先进的档案管理系统，那么档案管理部门要做好管理系统的学习和培训工作，使得相关人员都能够熟练进入管理系统外借档案资料。但是，运用档案管理系统的过程中，也要重视保密功能的实现，防止出现科研项目成果的泄露。可以通过局域网或防火墙，设置档案查询的权限，既能避免科研资料外泄的风险，也能实现科研成果在医院内部的交流分享，发挥科研档案的价值。总之，医院科研档案管理的最终目标是促进医院医疗事业的提高和发展。因此，档案管理部门要重视科研档案的规范化管理，转变传统的管理理念，创新管理制度和管理模式，依托现代化的高科技手段提高工作效率，充分发挥科研档案管理的学术价值和应用价值，提高医院的核心竞争力和学术影响力。

【参考文献】

[1]王润海.新时期如何提升医院档案规范化管理[J].兰台内外,2019,240(03):54-55.

[2]陈秀英.加强医院科研档案规范化管理的途径探索[J].百科论坛电子杂志,2018(12):740.

[3]罗柏桂.浅谈规范化科研档案管理在医院科研管理中的作用[J].卷宗,2019(23):23.

作者：王洪涛 单位：四川省德阳市第二人民医院