流动人员人事档案管理问题及改进策略

摘要:对于流动人员而言，其流动性极强，尤其是在我国区域经济发展体系日益完善的情况下，就业人员的流动性越来越大，许多流动人员在一年内会辗转多个城市，进而影响到了流动人员人事档案的管理。目前，虽然大部分组织与机构逐渐意识到了流动人员人事档案管理工作的重要性，但依然存在诸多问题，导致无法科学、规范的管理流动人员的人事档案。所以，针对流动人员人事档案管理的重要性及其存在的问题，本文进行了深入分析，并制定了相应的解决措施。

关键词:流动人员;人事档案管理工作;意义;问题;改进策略

流动人员的人事档案管理是我国人事档案管理中极为重要的一项工作，从整体上来看，虽然大部分组织与机构都开始重视流动人员档案管理工作，但依然存在流动人员人事档案管理的内容单一、材料收集的难度较大、转递的规范性较差等诸多问题，从而对此项工作的开展造成了严重阻碍。因此为了解决这些问题，必须严格管理流动人员人事档案管理工作。

一、流动人员人事档案管理工作存在的主要问题分析

第一，缺乏足够重视。从当前的情况来看，我国部分组织与机构并没有重视流动人员的人事档案管理，一些非公有制与中小民营企业甚至经常会忽视流动人员档案管理工作，往往通过传统的方式来管理，相关工作人员难以熟练的对信息化设备进行操控，从而对此项工作的信息化管理造成了不利影响。第二，机构混乱。一般而言，流动人员的人事档案通常由政府人事行政部门下设的人才流动服务机构与县级及以上的党委组织部门来管理，其他部门无权擅自留存档案信息。但受利益的驱使，部分机构或单位即使没有独立人事权，同样会擅自管理流动人员的档案信息，致使此项工作的正常秩序被破坏。第三，管理的合理性较差。在外部经济环境的影响下，以往很多不具备管理流动人员人事档案资质的企业(如人事中介机构等)会擅自承接此项工作，严重扰乱了流动人员人事档案管理的秩序，而且一些机构采取的管理方法较为落后，信息化设备比较少，档案库房与流动人员人事档案管理的要求不相符，甚至在开展工作时，依然以传统的手工操作为主，工作效率非常低。第四，缺乏完善的交接流程。现阶段，在员工离职之后，大部分企业都没有根据既定的交接流程来交接档案，一些企业不仅没有保管员工的档案，甚至让员工自己来保管，进而损坏或丢失了诸多档案。需要注意的是，一旦人事档案丢失，往往会给员工带来巨大的损失。此外，为了减少投入到流动人员人事档案管理工作中的资金，一些企业通常会与规模比较小的人事机构进行合作，并让他们来管理员工的档案，从而扰乱了人事档案的秩序。第五，现代化水平比较低。目前，大部分流动人员人事档案管理部门采取的管理方式都比较落后，相关的硬件设备比较少，甚至在某些档案管理部门看来，人事档案管理工作仅仅是把袋子封装好并放置到上锁的柜子中。在干部人事档案逐步完善的情况下，部分人才服务机构开始将一些专门的软件运用到干部人事档案管理当中，但这仅仅能够使档案目录管理的需求得到满足，无法使信息资源得到充分使用，并且降低了档案管理的现代化水平。

二、流动人员人事档案管理工作的改进策略

第一，充分意识到流动人员人事档案管理的重要性。要想使流动人员的人事档案得到有效管理，必须引导组织与机构加强对于此项管理工作的重视，并努力培养大量的相关人才。假如组织与机构内拥有众多流动人员，那么需要设立专门的流动人员人事档案管理部门。企业必须加强对于流动人员人事档案管理工作的重视，增加在此项工作中投入的资金，确保资金的充足性。企业需要引导流动人员树立正确的档案保护意识，并为他们提供必要的教育培训，使其充分意识到档案工作的重要性，并大力宣传《档案法》等相关法规，从而使流动人员的档案意识得到强化。第二，为流动人员的人事档案构建完善的管理制度。通过管理制度能够规范流动人员的人事档案管理，因此必须加快对于管理制度的完善。以某些私营企业为例，需要根据《档案法》的相关要求，及时的对流动人员的认识档案管理工作进行调整，并加快对于相关法律法规的制定。同时，如果流动人员没有如实填写其人事档案，那么组织与机构应拒绝聘用他们。第三，使流动人员人事档案管理实现规范化。为了使流动人员的人事档案得到更好的管理，需要严格规范此项管理工作，尤其是在档案的转递上，更要做到规范化的管理，只有这样，才能有效提升流动人员人事档案管理工作的科学性。构建配套的归档制度，加强对于流动人员人事档案的管理;妥善保管这部分员工的档案，确保档案管理工作的顺利进行，从而使流动人员能够如实填写自己的档案信息;此外，为了避免档案被流动人员私自带走，在流动人员查阅与借阅档案时，应进行严格的管理。第四，全面提升人事档案管理者的综合素质。随着科学技术的快速发展，为了更好的管理流动人员的人事档案，相关工作人员必须不断提升自身的综合素质。信息化时代的到来，对人事档案管理者的工作能力及其综合素质提出了较高的要求，因此，人事档案管理者只有努力满足这一要求，才能使经济社会的发展需求得到满足。同时，人事档案管理部门应加强对于相关工作人员的教育培训，引导他们养成良好的职业素养，树立正确的法律观念，并具备丰富的计算机技能与档案管理知识，如此一来，不仅可以使他们紧跟时展的潮流，而且可以使其更好的投入到本职工作当中，进而使人事档案实现数字化与信息化的管理。第五，对流动人员人事档案管理的模式进行创新。组织与机构不仅需要加强对于流动人员档案管理工作的重视，而且还要积极改革与创新流动人员档案管理的模式，并与实际情况相结合，将人事的方式引入，使流动人员的人事档案得到规范、统一的管理。这样不仅能够解决人事档案管理工作的不足之处，而且可以使此项工作变得更加科学、合理。企业只有引导流动人员意识到人事档案管理的重要性，并将相应的指导提供给他们，才能使其人事档案得到更好的管理。

三、流动人员人事档案管理工作的重要意义

第一，为优化人力资源市场化配置提供依据。在市场经济不断发展、人事制度改革日益深入的情况下，政府人力资源服务机构逐步体现出它在优化人力资源配置方面不可忽视的重要作用，而流动人员人事档案管理和利用正是政府人力资源服务机构加强和创新人力资源市场化配置的重要手段之一，也是促进社会就业、创业的重要措施。政府通过利用流动人员人事档案，对辖区内流动人才按专业、技术职务等类别进行分类，提高人才流动的合理性，并为流动人员就业、创业等各个环节提供具有法律效力的依据，保障流动人员的合法权益。通过引导和调控可以解决人才闲置、浪费、不均衡和无序化的问题，满足市场经济对人才的多样性需求。第二，为流动人员社会化管理提供保障。人员大规模流动不仅带动了经济发展，同时也带来了流动人员的社会化管理问题，如就业、失业等，而这些问题均与民生及社会稳定息息相关，作为一项重要的管理信息，流动人员人事档案能够为企业掌握流动人员的整体情况和个体情况提供数据支持，为有关部门制定相关政策、引导市场走向、指导就业、保障社会安定和谐提供积极的作用。第三，为企业培养使用人才提供参考。人事档案中以时间为线记录了一个人的学识水平、业务能力和职业生涯，这些信息详细记录了一个人的“德、能、勤、绩”，作为笔试、面试的补充，更能全面准确地反映出个人情况，可以为企业招聘或者晋升职务提供全方位的参考，有利于企业用最短时间，最小成本选拔出最合适的人才。第四，具有重要的凭证作用。从个人的角度来看，企业在审核员工的相关手续时，如求职、落户、政审、晋升、社保等，均需要将人事档案的原始材料当作依据，在《档案法》与《流动人员人事档案管理暂行规定》中，我国明确规定，不论是因辞职或被辞退而流动，还是高校毕业自主择业而流动，人员的档案材料不得被个人私自保管，应该由具备档案管理权限的机构来保管，所以档案材料的原始性、真实性与法律效力相对比较强，是流动人员维护自身权益的有效凭证和工具。由此可见，在社会经济不断发展特别是我国流动人口日益增多的情况下，我国流动人员人事档案管理的难度越来越大，而且根据此项工作当前的状况可知，依然存在诸多的问题，这严重阻碍了我国人事档案管理工作的科学化与规范化。因此，为了使流动人员的人事档案得到更好的管理，必须深入分析其存在的问题，并采取相应的改进策略。

参考文献:

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作者:鄢明芳 单位:湖南省语言文字培训测试中心