浅析声像档案管理模式创新

摘要：高校声像档案管理工作直接关系学校管理、教学以及科研等相关资料的完整性与安全性，对高校教育管理具有重要意义。但目前高校声像档案管理存在诸多问题，管理人员管理意识薄弱，管理方式较为落后且缺乏完善的管理制度，对相应档案资料的采集和保存缺乏有效控制。为了保护高校声像档案以及原件的机密性和完整性，提升档案资料利用率，有必要采取有效措施创新管理模式，改进高校声像档案的管理。

关键词：高校声像档案;档案管理;模式创新

随着近年来科学技术飞速发展，高校声像档案管理中的声像资料种类越来越多，除了传统文书档案之外，更多的是以照片、录音带以及影像带等为载体的多样化声像档案。随着高校声像档案种类以及数量不断增多，加强档案管理工作愈加重要。目前高校声像档案管理存在的较多问题，为了全面保护高校声像档案资料完整性和安全性，要积极采取各种创新管理策略，创新高校声像档案管理模式。

一、目前高校声像档案管理存在的问题

1.管理方式落后。目前，我国高校声像档案管理主要的形式有三种：第一种是相关活动结束之后，声像记录人员将声像资料移交至档案馆，由档案馆对资料进行统一、集中化管理；第二种是学校各部门以及二级学院先对声像资料进行收集和管理，将整合之后的声像档案资料按照一年一次的频率移交至学校档案馆；第三种是相关声像资料直接保存在记录者手中，或者由学校各个部门进行自行保存和管理。目前我国高校声像档案资料大部分处于分散管理状态，基本上没有建立声像档案管理系统，难以对相关资料进行统一管理，高校声像档案管理缺乏专门的管理人员，导致高校声像档案存在不完整、不齐全等问题。2.管理人员管理意识薄弱。受传统档案管理模式影响，高校档案管理人员在实际档案管理工作中过于看重对纸质档案的保存和管理，忽略声像档案保管，一些学校尚未针对声像档案实现统一化管理，这种管理意识和管理模式严重影响高校声像档案有效收集和保存。高校的声像记录人员在相关活动后只是将相关资料应用到新闻报道中，缺乏对相关资料的保存意识，没有将其及时保存到高校档案馆中，私自处理或将历史声像资料删除，导致很多声像资料流失。可见，目前已经是信息时代，但人们对各种声像资料的收集和归档意识还非常薄弱。3.缺乏完善的管理制度。国家以及学校很少有关于声像档案管理的相关制度，即便学校修订档案管理制度的时候加入声像档案管理条例，但执行力非常有限，很多高校没有严格按照声像档案管理相关制度进行有效管理，一些高校只是为了应付上级检查，在实际管理工作中不重视高校声像档案管理工作，管理模式落后，档案服务被动，直接导致高校声像档案遗失，难以有效提升声像档案归档质量。同时，高校声像档案管理制度不完善，声像档案需要进行多个程序才能实现归档和保管，要利用也需要走复杂的程序，直接导致声像档案归档率低，利用率也不高。4.高校声像档案采集与保存困难。一方面，应由专业人员进行活动声像资料的采集和录制，但由于目前大多高校在声像采集过程中缺乏专业的工作人员，很多录制声像资料的工作者都是非专业人士，对于相关设备的使用以及录制技术掌握得不够专业。同时，管理声像档案的工作人员对声像档案进行收集和整理、保管时缺乏专业素养技能，难以实现声像档案的全面收集与管理。另一方面，由于收集的声像资料基本上是视频格式或者音频格式，在对相关档案进行收集管理中通常需要对资料进行数字化转化，以数据形式对相应资料实现归类和保存，但是大部分高校对于声像资料储存缺乏充足的存储机制，在硬件配套设施欠缺的条件下，难以实现声像档案的有效归档和管理。

二、高校声像档案管理创新的意义

1.保护档案原件并加强利用。多种以录音带、照片、录像带、影片以及底片等材料作为载体的声像资料在保存过程中难度较大。实现高校声像档案管理模式的创新，一方面可以对档案原件加强保存力度，另一方面可以利用各种数字化技术对相关资料进行转化，实现更加全面有效的保存并方便使用。对于高校发展历史中较为珍贵的各种影像资料，要建设声像记录管理系统并不断优化和改善存储环境，利用云技术将各种历史珍贵资料上传至云平台，确保得到有效保存，方便利用。2.保护档案机密性和完整性。档案资料最重要的特点是完整性和机密性，实现创新高校声像档案管理模式能够全面提升声像档案的完整度，利用现代信息技术加强对相关资料进行加密处理，提升机密管理性。近年来，国家对档案管理机密性越来越重视，但由于人为疏忽导致纸质档案流失的现象仍然存在。由视频、图像以及声频等组成的声像档案不仅促使档案完整性全面提高，还可以借助现代先进全息影像技术对相关历史场景进行重现。在创新管理高校声像档案过程中，借助各种现代技术对档案实现加密管理，提升档案整体机密性。目前，借助先进信息技术，通过数据形式将声像档案在输入和输出过程中实现全面转化，更容易实现档案加密。

三、创新高校声像档案管理的措施

1.强化声像档案工作人员自身管理意识。建立高校声像档案管理创新模式，首先要求声像档案管理人员提升自身管理意识，以观念指导行动。高校全体师生需要加强关注声像档案管理模式，提升声像资料归档意识，保护资料完整性。同时，档案工作人员要转变管理意识，提升声像档案利用服务综合质量和利用率，树立高校声像档案利用服务的观念。在不断提高高校声像档案利用率的过程中，档案管理人员将更加深刻地认识到高校声像档案管理工作的重要意义，在实际管理工作当中，更加重视声像档案收集和管理。2.建立完善的声像档案管理制度。实现高校声像档案管理模式创新，需要建立完善的声像档案管理制度，通过制度的硬性约束提升档案管理效率。高校要结合学校自身情况，对声像档案相关管理制度进行贯彻落实，在制度实施过程中及时根据落实情况进行不断调整和规范。首先，高校制度制定部门要深入学校基层，深入了解实际工作，收集学校师生意见，全面制定符合实际情况的声像档案管理制度。其次，相关制度建立之后，可以先针对学校某一部门进行试点，根据试行情况对制度加以调整和优化。最后，学校要针对高校声像档案管理工作加强管理和监督，建立专门的监督小组对档案管理部门相关工作加以监督，考核制度同步制定，确保贯彻落实声像档案管理制度。3.借助信息技术完善声像档案数据库的建立。随着科学技术进步，高校声像档案管理在模式创新过程中要积极利用现代科学技术，加快建立声像数据库，将更多先进技术融入声像数据库建立中，将云计算等各种现代服务终端融入数据库当中，提升整个数据库的安全性。同时，要对管理模式进行全面调整，通过线上、线下两种模式对声像档案进行具体存档、调档，实现在线浏览和在线检索。为了提升数据完整度，积极将各部门以及二级学院相关声像档案资料全面整合到数据库中，不仅可以提升资料完整性，还能在同一平台中实现资料的集中化管理，促使资源共享，提高资源利用率。高校声像档案管理不仅是对各种声像资料的保存，还是各种历史活动的真实见证，声像档案在实现有效管理的同时还能加以利用。保护高校声像档案完整性和严密性，就必须积极创新高校声像档案管理模式。高校相关管理部门要全面提升高校声像档案管理意识，在高度责任感意识下积极学习声像档案管理知识，借助各种现代化信息技术实现创新管理，促使高校声像档案更加完整并不断提升利用率。

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作者:周丹 单位:湖南工学院