信息化下档案管理改革初探

1引言

随着信息技术的快速发展，社会生活的各个领域都渗透着信息技术的影子，极大改变了人们的生活方式。档案管理作为政府、企业等社会各个部门的重要环节，在传统的管理方式下存在着诸多问题，比如安全性不高、查找档案效率低下和搜索时间过长等，因此亟需加大引进信息技术的步伐，改革原有的档案管理方式，从而更好地满足社会发展的需要。只有不断吸收引进新的技术方法，不断进行改革，才能在一定程度上提高档案管理的效率、缩短查找时间和提升安全性等，进而使各种资源和资料能够得到合理利用。

2信息化背景下档案管理改革的意义

信息化大背景下进行档案管理改革随着社会的发展十分重要，具体表现在如下四个方面。2.1加强信息资源的整合力度。传统的档案管理主要是进行单一的管理，具体的档案信息资料由当地的档案馆或者是具体相应的档案馆进行管理，各个档案馆之间的联系比较少，从而使得档案信息在一定程度上受到了阻塞，难以满足社会群众的需求。由此出现了在现实生活中，经常会遇到为了查找一个档案需要进行几个地方奔波的现象。在信息技术的引导下，通过进行数字化传播，结合各个档案管内的信息资源进行整合，以信息技术为平台，搭建数字化的档案管理系统，从而能够加强档案信息资源的整合力度，进而更好满足广大群众的需求。2.2提高档案管理的工作效率。档案管理是一个需要细致认真、进行大量繁杂程序的工作。在传统的档案管理下，是由人工进行录入相关数据、进行存放和整理的，这在一定程度上会导致一些误差，并且效率十分低下。通过引入信息技术，可以简化相关程序，利用信息技术能够使档案管理以数字化的形式更好地呈现，能够使人们在查找档案的时候更加方便和快捷，从而提高工作效率。并且程序的简化，可以节约相应的管理成本。2.3增加档案管理的安全系数。档案管理最重要的一个要求就是档案必须处于一个安全的环境中，更好地进行保存和运用。传统的档案管理中档案资料主要是纸质材料，由于纸质物品存放长时间会受到温度、湿度等影响，导致一定的破损，不利于更好地进行保存。甚至在档案进行传输和搬运的过程中会受到人为破坏，使得档案处于一个不安全的环境中。在信息技术环境下，通过引进各方面的技术，能够更好地保障档案管理的存储时间问题和运输安全问题，从而增加档案管理的安全系数。2.4适应社会发展的需求。当前信息技术快速发展，人们的生活各个领域已经渗透着信息技术的影子，极大促进了社会的发展。我国社会大力加快互联网发展的步伐，使用网络的普及率已经超过人口半数，信息技术深刻影响着人们的生活方式。在档案管理中，通过引入信息技术，让社会上的人们可以更好地接触互联网在档案管理中的作用，积极运用相关的技术，从而更好地为自身发展而服务。

3信息化背景下档案管理改革路径分析

信息技术深深影响着人们的生活方式，档案管理改革在信息化大背景下显得更为迫切，积极探索适宜的档案管理改革路径是当前档案管理者和相关学者比较重视的问题。笔者根据相关的调查研究，认为可以从以下四个方面进行探究。3.1提高档案管理人员的工作素质。任何事情都离不开工作人员的努力，相应的在档案管理中，时时刻刻需要具体档案管理人员进行统筹和协调。在信息化大背景下进行档案管理改革首先需要提高档案管理人员的工作素质，信息技术作为一门高新的技术，需要各个工作人员进行相应信息技术的学习，包括录入数据，进行资料的查找和分析，从而提升自身的工作素质。其次，还要加强工作责任感，有的档案资料需要进行相应的保密，因此工作人员应该加强自身的工作责任感。最后，要正确对待档案管理这个工作，树立正确的工作意识。3.2制定档案管理的具体工作标准。信息技术在初期应用到档案管理中会面临着许多问题，主要是因为没有建立统一的工作标准。在当前档案管理中，各个单位应该明确自身的实际情况，了解信息化档案管理的方式，建立完善的组织制度，制定具体的档案管理工作标准，明确相应的责任。加快建立数字化档案管理方式，提升档案管理工作的效率和确保档案管理的安全。积极促进档案管理的自动化管理，在档案管理的过程中节约人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根据各个职能进行档案管理工作细化，明确具体职责更好保障管理效果。3.3转变档案管理的工作态度。档案管理是各个单位的主要工作内容，在处理相应的档案过程中应该加快转变档案管理的工作态度，树立正确的档案管理认识。在现实生活中，各个部门应该转变档案管理的态度，高层领导应该重视对于档案管理人员的培训和指导，建立信息化的档案管理系统，解决传统档案管理的不足。3.4结合传统档案管理的优势，提升信息化档案管理的技巧。在档案管理中，利用信息技术的优势能够更好地满足群众对于档案管理的要求，但是由于有些条件的限制，信息化的档案管理不能取代传统的档案管理，需要合理借鉴传统的档案管理的优势，结合现代信息技术，提升档案管理的技巧。比如有些涉及机密的重要会议资料，文件资料不能通过数字化进行保存，以防被黑客攻击，利用传统的纸质资料可以更好地保障其安全性。因此，在档案管理上，要充分利用传统的档案管理的优势，积极吸收现代信息化技术，提升档案管理的技巧。

4结语

信息化背景下进行档案管理改革是一项艰巨而重要的任务，需要各个部门进行配合，从而更好地开展下去。通过本文对于信息化大背景下档案管理的研究发现，信息技术在档案管理中对于加强信息资源的整合力度、提高档案管理的工作效率、增加档案管理的安全系数和适应社会发展的需求具有重要的意义。笔者通过调查研究发现，在信息化大背景下应该通过制定档案管理的具体工作标准、提高档案管理人员的工作素质、转变档案管理的工作态度和结合传统档案管理的优势，提升信息化档案管理的技巧等方法来加强信息化档案管理改革的建设。由此可见，档案管理在信息化大背景下进行改革是大势所趋。

【参考文献】

[1]许长春.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].中国战略新兴产业，2017.

[2]李小平.基于互联网竹信用档案管理体系研究[C].四川大学，2004.

作者:李晓辉 单位:衡水市第三人民医院