企业离退休职工档案管理工作完善措施

一、引言

做好离退休职工的档案管理工作是构建社会主义和谐社会的重要组成部分，不仅有利于两个文明建设对社会主义和谐发展也起着积极的促进作用。并且，这些工作的合理开展有利于稳定在职员工的思想动态，促进企业的良性发展。

二、企业离退休职工档案管理的重要意义

关于企业离退休人员的档案，主要涉及的管理部门有企业当中的人事部门、组织部门和劳动部门等，档案全方面、真实、完整地记录了企业退休人员的相关情况，这也属于国家档案当中极为重要的组成部分。但是，从现有状况来看，很多企业离退休人员的档案并没有得到统一的管理，有的寄放在劳动市场当中，有的转到社区，还有的仍然寄放于原企业当中，所以，从整体上来讲，中国的档案管理模式比较零乱、闲散，一方面，使得离退休人员的人事档案管理缺乏安全性，另一方面，对于人事档案的权威性带来了极大的影响。近几年来，伴随着中国经济与社会的高速发展，提高企业离退休人员档案管理的综合利用率已经成为当务之急，在当前企业离退休人员人事档案的利用主体方面，其中不仅涉及企业和企业离退休人员本身与直系亲属，同时，还涉及社区和医保部分和公检法机构等。所以，企业离退休人员档案管理的服务性功能与基础性作用极其明显，与中国的民生建设有着直接的联系。

三、当前企业离退休职工档案管理工作存在的问题

第一，档案管理制度不完善。[2]现阶段，中国并没有建立起来完整、完善的企业离退休职工档案管理制度，使得企业离退休职工在档案管理工作上依旧存在着诸多问题。譬如说，在有的企业当中，档案管理的卷宗标题并没有完整地记录，关于档案序号也没有做出规范化管理，使得档案序号记录比较混乱。此外，关于档案管理的借阅、保密、查看等制度在执行力度方面极为缺乏，在实际运行的过程当中却并没有发挥真正的作用，也正是因为缺乏规范性和完善性，所以使得企业离退休职工的档案也缺乏真实性。第二，档案利用率低下。。[3]在企业离退休人员档案管理当中，并没有对于档案的信息量进行控制，也没有做出来详细的记载，关于离退休人员的资料信息也没有做出应有的控制。这样一来，离退休职工就不能够真正融入企业实际经营管理活动当中。尽管离退休职工档案已经形成了，但是企业并没有进行有效的控制，也难以从整体上对于退休人员档案进行控制，使得企业管理工作受到影响第三，档案检索效率低下。[4]在档案个性化管理过程当中，检索效能的重要性不言而喻，其能够有效保证档案管理工作的有效开展。所以，对于现代企业来说，应当建立起来一个专门的离退休职工的档案管理机构部门，从而针对企业当中离退休职工的档案工作进行专门的负责。与此同时，有必要建立起来一个专门的离退休职工档案信息数据库，从而最大限度地提高离退休职工档案管理的针对性和有效性，避免出来档案缺失的情况。

四、企业离退休职工档案管理工作完善途径

第一，建立健全企业离退休职工档案管理体制。有效建立企业离退休职工档案管理机制是当务之急，这也能够从客观上保证档案管理工作的顺利开展。因此，对于现代企业而言，有必要建立健全一个专门的档案管理机构，从而针对企业当中的离退休职工档案管理工作进行专门负责，与此同时，建立起来的档案信息库。在进行档案管理工作的过程当中，不可一味遵循传统的模式，而是需要对于管理组织结构进行不断地完善，使得管理工作效率提升到一个崭新的层面上来。必要的时候，可以配备专职的管理工作人员，做好管理培训工作。在对于组织机构进行完善的过程当中，还应当完善相应的规章制度，一方面，能够有效提高工作效率，另一方面，也会实现对于离退休职工档案的科学化管理。第二，提高离退休职工档案管理人员的自身素质。对于离退休职工档案管理人员来说，其工作质量与水平，直接关系到企业的进步与发展。因此，有必要对于离退休档案管理工作人员进行专业化素质培养，首先应当加强其思想认识，从而对于离退休管理工作有一个全面的认识，并且加大重视力度。然后要建立起来完善的培训制度和管理制度，对于离退休管理人员进行专业知识的培训。第三，建立现代化档案目录及档案检索。伴随着离退休职工数量在不断增大，使得管理工作难度在不断加大，在对于职工进行管理的过程当中，如果单纯凭借着企业离退休部门管理工作人员，难以进行全方位的管理。因此，人们应当尽快建立起来网络管理环境，从而实现信息化管理的目的，有效提高管理工作的效率和水平。具体而言，应当建立起来现代化计算机控制系统，使得规范化、标准化的退休人员档案数据库，从而使得相关资料能够以图形和文字的方式存在，在电脑之中进行统一管理与输入，如此一来，就能够形成有效的档案目录控制模式。利用计算机系统进行控制，根据不同的档案类型，建立起来电子档案目录，对于档案管理统一性有着重要意义。

五、结束语

总的来说，在当前的企业离退休职工档案管理过程当中，依旧存在着诸多环节有待于完善，管理体系的漏洞与规章制度的问题，使得中国离退休职工档案管理工作的质量难以有效提高。因此，应当及时更新观念，采取信息化管理的方式，转变档案管理方式，从而为中国的社会进步做出重要的贡献。

作者:杨丽丽 单位:即墨市社会劳动保险事业处

参考文献：

[1]祁成荣.加强离退休职工档案管理的探讨[J].港澳经济，2016(6):98-98.

[2]刘文彬.如何做好当前离退休干部档案管理工作[C]//“决策论坛——区域发展与公共政策研究学术研讨会”论文集(下).2016.

[3]王璐薇.信息化环境下离退休档案管理分析[J].决策与信息旬刊，2016(8).

[4]李芳.细化档案管理工作,做好离退休干部服务[J].科学时代，2015(12).