人事档案管理创新思路

1高校人事档案管理模式的现状分析

1.1高校人事档案资料存在着失真问题

档案资料的真实性是档案资料被保管、被研究、存在的根本性价值所在,档案资料缺乏真实性,也就丧失了存在的依据。档案资料的真实性是人事档案的发挥作用的前提条件。一旦人事档案资料失真,会产生严重后果,影响到人事部门对相关人员的工龄的计算、退休时间的核准、组织部门干部资源的选拔等一系列相关问题。

1.2人事档案管理不具备时效性

人事档案的涉及面较为宽泛,历史较为久远。长期以来所形成的人事档案管理格局是一种相对封闭的,档案资料的管理工作并未引起相关领导及档案管理人员的重视,使得档案管理工作缺乏较强的组织性和指导性,新收到的人事档案资料往往不符合相关的收集标准,内容资料不完整;而已经存档的资料,也没有做到进一步的完善和整理,一些应该归档的材料却没有受到相关档案收集部门的重视,导致归档不及时。

1.3高校人事档案管理方式较为落后

当前,由于受到种种落后的管理观念的影响,高校的人事档案管理工作中,无论是在人力、物力还是在财力方面,都凸显了其落后与不足之处,很难适应当前经济发展的需求。例如,目前的人事档案管理方式仍然停留在原始的、手工操作层面上,大部分工作都需要借助于相关管理人员的手工操作,缺乏必要的、先进的管理手段和管理设备;而上层领导也并没有在思想方面充分的重视到档案管理的重要性,仅仅将其视为一份动手翻找的事情,没有从根本上认识到档案管理工作所具备的科学性、政策性、专业性、机密性等特点,导致档案管理无论是在上层领导方面,还是在下级管理人员方面,都无法显现出自身的本质特征。因而,相较于现代其他已经实现信息化、科学化管理模式的行业而言,高校人事档案管理工作仍然有相当大的差距,档案管理工作的现代化进程仍然十分缓慢。当前,未经组织部门批准擅自离职、进修后重新择业、引进人才缺乏原始人事档案等现象非常普遍,这些都是由于档案管理部门未建立起相应的管理制度和方法所引起的档案管理松散、不规范的现状,不能够体现出档案管理的严肃性、严谨性。

2高校人事档案管理模式创新的思考

2.1加强档案管理人员的素质培养与提升

档案管理工作者的素质的培养与提升,关系到整个的档案管理工作质量及服务水平。传统的档案管理及服务水平已经不能够满足信息时代的发展要求,人们对于档案资料及信息资源的需求性,是提升档案管理工作人员素质的主要原因。传统档案管理模式下的工作人员观念落后守旧,墨守成规,信息意识模糊,创新意识及拓展精神相对缺乏,导致硬件设备与管理人员的观念不相一致,因而,必须强化档案管理人员的信息意识,提升其业务素质水平,才能够适应现代化、信息化建设发展的需要。时代的发展,社会的进步,信息化、网络化技术会在未来的社会中占据主导性地位,因而,必须不断的开拓进取、勇于创新,做好信息资源的开发与应用,才能够增强社会主义社会建设的实力,在激烈的市场经济竞争中不断的进步与发展。

2.2实现高校人事档案管理模式的信息化

信息技术的快速发展和应用,使得其在各类信息的接收、识别、传递过程中,日益呈现出复杂化和多样化的特点。高校作为人才培养的重要机构及科研场所,人员身份复杂,更应该实现人事档案管理的信息化,因而,要充分应用现代信息技术,实现人事档案管理的信息化和现代化。高校人事档案管理工作的信息化和现代化,不仅是指应用现代信息技术进行日常的档案信息资料的整理和汇编,对于归档材料进行记录和统计,而且包括了档案资料的借阅和归还手续的办理、人事档案资料的信息资源的建立和开发。高校应该尽快的将人事档案管理工作纳入到校园网络环境下所运行的集DSS、MIS及OA于一体的高校信息管理系统之中,建构起一套属于高校人事档案管理工作自己的计算机管理体系。要对高校人事档案管理人员进行相应的技术培训,提升其业务技能,尤其是计算机技术中相关软件的应用能力,能够熟练运用信息管理系统和相关的数据库技术,能够熟练掌握多种操作系统,并与同等级别的数据库进行数据的链接和交换。

2.3高校人事档案管理工作的规范化

高校日常的人事档案管理工作的规范化,必须从以下四个方面入手:一是要实现档案收集、归档管理的程序化。要建立起相对完善的人事档案材料归档整理制度,将人事档案管理的各项规章制度和职责都落实到实处,从而真正实现高校人事档案管理过程中收集、归档程序规范化和制度化。二是要实现人事档案管理基础设施建设的标准化。高校人事档案管理工作要严格按照相关的档案管理基础设施建设要求,进行相关的设备配置。配置工作要以现代档案管理的标准化尺度加以明确,保证档案用品、相应的硬件设备等,都符合现代档案管理工作现代化的要求。三是高校人事档案管理要实现管理工作的制度化。管理人员要切实履行档案管理的相应规章制度,按部就班,以制度来保证各项工作的有序推进。四是要实现档案挂整理、甄别的制度化和规范化。以《干部人事档案整理规范》等相关的档案管理制度为管理指南,对于各种人事档案资料进行严格、细致的甄别、整理,应当归档的资料、档案就严格按照相关程序进行归档处理了,不符合归档要求的就果断地加以剔除,以保证档案资料的真实性、完整性及有价值性。

3结语

总之,高校人事档案管理工作中,存在着档案资料失真、不具备时效性、档案管理模式落后等诸多弊端,针对这些弊端提出了加强人事档案管理人员素质培养、建立起信息化现代化的高校人事档案管理模式、实现人事档案管理的规范化、制度化等一系列措施,从而真正扭转当前我国人事档案管理工作的不利局面,实现高校人事档案管理水平的提升。

作者：宋绍梅工作单位：吉林省白城医学高等专科学校