试议高校档案的现状

一、教学档案的利用价值与现状

1.试题档案。这些试题按专业类型组卷，对考生的备考范围起到指导意义。这些试题便于考生掌握考题类型，在实践效用上来说，一般以近三年的为主。同时保持试题档案的完整、系统性，可为建立试题库提供基础。2.学生成绩档案。教学档案包括每年毕业生的成绩总表，它真实地记录了学生整个在校期间的选修、必修、毕业答辩成绩，学位授予情况。所涵盖人群包括博士、硕士、本专科、函授夜大学生。学生成绩单查询次数在过去的两年中逐年上升。这主要是因为近些年毕业生准备出国进修，攻读学位时，相关机构都规定学生必须提供在校成绩单。毕业生离校前，无论双向选择或自由择业，用人单位一般都要查询本人在校学业成绩单。于是这类档案很有实用价值，利用率也很高，它的凭证功能越来越明显。3.分省录取招生名单档案。教学档案中的“计划内指令或计划外自费招生计划，分省录取名单”，这是学生入学的原始凭证。根据我校的查档登记簿显示，最近两年来招生录取名单的用途与以往相比更加广泛，它不只作为新生高考录取的单一证明，同时便于用人单位了解学生所报考专业性质、生源地情况。在学生签订工作落户口时，个别省份（如山东），也要求学生出示本人录取登记表。另外学生毕业时，学生处也持“分省录取名单”到政府人事处部门或毕业生调配办公室验印，否则不发调令，不予派遣。“分省录取名单”在以上几个特定情况、时期借阅频繁，也体现了教学档案所具有的依据功能。4.学历档案。教学档案中的毕业生名册，授予学位发文、登记表，在学生今后的工作中将分不同阶段一直起到凭证作用。如在职称评审、晋升工资时。目前档案馆仍然是主要的学历认证核实部门。如毕业证书丢失情况、出国学历认证、单位人事部门学历可查等需要核查学历真伪的情况，则必须到档案馆查询，办理学历证明。博士、硕士研究生申请学位审批书也在档案馆保存，它记载了学校学位委员会授予博士、硕士学位的决议和答辩结果，学位档案可证明学历层次。可见学历档案的珍贵所在，利用学历档案可体现出的社会交流功能。5.其他一些“毕业论文及设计档案”以及“教育评估档案”通常在特定时期利用较为频繁，但统计一年利用率来看，利用率较低，但这不影响它们的利用价值。在教育评估时，由于教学档案性质的特殊性，利用教育评估档案可直接体现时间效益，是教育研究的依据，对学校的教学管理水平可以做出基本的客观评价。综上五方面重点分析了教学档案的利用价值，以及在具体工作给我的启示。为做好教学档案利用工作，实现教学档案的利用价值，档案人员除了基本的熟悉馆藏，还应为教学研究积极做好信息咨询服务工作。

二、教学档案利用情况的思考

根据以上所述教学档案具体利用情况不难看出，只有在利用的过程中，才能检验和不断完善档案的基础管理。但在具体工作中还存在着一些潜在问题。以下提出我的几点体会。1.加大宣传力度，便于大家了解“教学档案”。对于大多数人来说，教学档案是个很模糊的概念。在工作学习中并不能合理利用教学档案信息功能。这说明我们的档案宣传不够，工作还欠缺主动，应该在加强基础管理的同时，积极宣传档案资源，宣传档案利用效果实例，通过各种宣传形式，让更多人认识、了解档案，进而利用档案。2.加大档案收集力度，明确归档范围及规范，是档案工作的基本。3.完善档案利用登记制度。设计科学、实用的档案查询利用登记薄。我馆目前已经实现每人次查询内容、查询结果登记。便于总结查档过程遇到的问题。4.提高档案从业人员的综合素质和服务的质量。随着现代科技进入各个领域，档案资源的数字化需求越来越高，这些都取决于档案人员的综合素质。提高档案人的综合素质，才能保持档案工作的可持续发展。

总之，随着教育改革的不断深入以及公众对利用档案意识的不断提高，教学档案的利用率会持续提高。这使我们对教学档案的规范管理和有效利用提出了更高的要求。我们也树立了更新更高的目标，同时立足本职岗位，做好教学档案的收集、整理、立卷等基础性工作。

作者：刘晓静单位：北华大学