电力基建项目财务管理信息化分析

［摘要］电力基建项目由于投资大、周期长，财务管理具有资金压力大、核算统计繁、转资难、决算难等特点，开发或应用信息化系统，可为企业财务管理解决一系列问题，能够有效提升基建管理水平。本文以江苏常熟发电有限公司（以下简称常熟发电公司）基建MIS为例，分析财务信息化管理在基建项目中发挥的资金防控、概算控制、助力竣工决算等作用。

［关键词］电力基建项目；财务管理；信息化

1项目概况

常熟发电公司二期计划建造两台百万千瓦火力的超超临界燃煤发电机组，于2010年2月正式开工建设，同步配套建设烟气脱硫和烟气脱硝装置。工程动态总投资78.9亿，两台机组分别于2013年1月和12月实现双投。基于第一期4台30万机组的建设和管理经验，为提高工作效率，积累原始资料，提前谋划竣工决算，公司财务协同信息管理人员，自主开发了用于百万机组扩建工程的基建MIS软件。满足了资金防控、概预算控制、财务竣工决算和投资转固等重要财务管理需求，同时具有提高效率、降低管理成本的作用。本文对此做分析探讨。

2基建MIS需要满足的财务管理功能

基建MIS需要满足的财务管理功能包括以下几个方面。第一，满足对资金的控制。了解合同的执行情况，将项目资金合理配置，防止错付多付。第二，满足对概预算的控制。基建项目预算，在项目施工建造阶段，就是项目概算，避免出现超概现象。第三，满足财务竣工决算的基本需求。要能提供竣工决算所需要的信息，帮助固定资产建立高质量的卡片。

3基建MIS的开发过程

建立实用的财务信息系统，收集并共享信息，支持项目运行，提供财务管理和决策功能。3.1创建核算体系与项目概算对应体系。3.1.1建好基建工程会计核算体系。财务人员要熟悉工程概算，根据本项目的概算书设置会计科目。一级科目“在建工程”，二级科目“建筑工程投资”“安装工程投资”“在安装设备”等，三级科目参照该工程初设概算书火电项目8大系统，设置为“热力系统”“燃料系统”等，在三级科目的基础上，参照该初设概算书表二各系统下的子概算为项目名称，例如，热力系统下子项目有“主厂房本体”“集控楼”，作为项目核算。由于热力系统中既有建筑工程投资，也有安装工程投资和设备投资，故项目核算是科目共用的。然后，会计人员要导入本项目概算系统，包括概算金额，为每个概算项目写入唯一的项目编码。3.1.2将会计核算体系录入信息系统。会计人员要将会计核算体系的科目编码和项目概算的项目编码分别录入信息系统，做好对应关系，根据项目概算情况可以一一对应，也可以一对多。以下以建筑工程投资——热力系统对应关系举例说明（项目编码中的J表示建筑工程），如表1所示。3.2为审批表单设计合理流程，实现网上审批。3.2.1确定信息系统的审批表单种类。财务人员根据基建工程的特点，罗列所有需要用到的审批流程，多次会议讨论各种审批上所需人员的定位。财务人员对物资支付审批流程、工程支付审批流程、质保金支付审批流程、预付款审批流程进行流程设计，从审批到最终付款均实现电子化。3.2.2确定支撑原始单据的种类和流程节点。根据公司的管理制度、实际情况，选择支付时需要的原始单据种类作为支撑性附件，最终确定合同审查、合同文本、乙方施工进度月报度、发票、收款收据和验收单等作为必须扫描上传的原始单据。确定流程节点，即需要经过哪些人员审批，对付款性质也进行了细分，性质不同，付款流程也不尽相同，例如预付款、暂扣款、质保金等均由不同的人员进行审批，就设置了不同的流程。3.2.3根据基建项目特点设置“概预算审核”环节。为避免手工操作时时出现未留质保金、支付金额错误、审核不严等问题，在设计该基建MIS时，就规定所有支付流程中质保金、提留金、本次支付金额等数据为表单发起人必填项。表单发起后该流程经过人员均可以通过浏览相关合同信息。支付审批流程中为避免概算出错，还专门设置了“概预算审核”节点，能够保证概算项目和支付金额的准确性。在整个基建项目执行的过程中，能够降低支付的差错率。3.3建立信息完备的合同管理模块。合同在基建项目中起着至关重要的作用。常熟发电公司的基建信息系统充分关注到这点，专门建立了合同管理模块，为每个合同定义唯一的ID号，合同名称内容、乙方名称、合同金额、建筑投资、安装投资、设备费投资、其他费用投资、投资合计、预付款、质保金、暂扣款、付款合计、合同信息、经办人、合同分类、合同完成时间和执行状态全部需要采集。合同依据概算归集，付款流程依据合同发起。以项目概算为依据，将合同依次装入所属各个概算系统的各个子目；对于设备采购合同，设备清单也要求按照合同列示导入信息系统，并逐一对应好概算子目。合同文本实现网上审批，所有盖章生效的合同文本均扫描上传到信息系统合同管理模块，有效连接了合同金额、概算金额、支付金额之间的对应纽带。这样，一个合同从审查过程到文本签订到付款执行直至合同与概预算的对应能全部反映在基建MIS中，真正做到了信息共享。在审批付款时，可以翻看各类资料，包括合同条款、已付款情况、对应的概算、合同中的甲供材等信息，有利于正确执行合同。3.4实现数据传输、信息共享。在审批流程结束后，经办人打印审批单，连同其他纸质资料送财务付款，网上流程由经办人发送到付款环节。财务会计在信息系统付款环节核对是否有资金计划，审核无误后填制凭证，报经审核人员、财务经理审核，再发送到出纳付款，出纳付款后点击流程结束。填制凭证也由于使用信息系统变得极为简单，以往基建项目机组施工支付一笔进度款，要手工录入10～20个科目，由于前端已经制好概算，而概算与核算科目在初始化时已做好对应，在制凭证时会自动带入会计科目和项目，财务人员只需要复核、保存就可以了，既方便又不会出错。基建MIS制作的凭证，通过与用友财务软件接口，能够自动传输到财务系统，不需重复制作，财务软件的账表查询、打印、现金流量等所有功能仍能使用。

4成效分析

4.1有助于财务正确核算基建成本。运用该信息化系统后，财务和计经部门不再需要记录各种手工台账，系统根据计经和财务人员事先提供的台账格式自动取数，形成按合同统计的台账、按投资性质（建筑、安装、设备）统计的台账、供应商台账，等等。每个合同的已付款金额、未付款金额、质保金、提留金金额等信息，在审批支付完成后，自动提取，全部一清二楚，标明的合同性质，还可作为年末计算印花税的依据，从而有助于财务正确核算基建成本。4.2有助于实现信息共享。信息系统的基础数据，经过整合就形成了合同台账、付款台账、供应商信息、施工方信息、概预算和实际的执行对比，便于付款。开发人员也渐渐将合同审批流程融入程序中，从而一个合同从谈判过程、文本签订到付款执行全部反映在基建MIS中，真正做到了信息共享，在审批付款时，可以翻看各类资料，包括合同条款、已付款情况、对应的概算等信息，确保能够正确执行合同内容。4.3提高了决算后资产转固建卡的质量和效率。基建项目竣工决算的时间和质量要求越来越高，常熟发电公司要求在工程验收、机组投产后6个月内编制完成并上报。编报时间从工程竣工之日（以工程竣工验收书中的实际竣工日期为准）起至竣工决算报出之日止（以邮戳为准），含竣工决算审计时间。因此，只有充分利息信息系统，实现数据共享，建立电子统计台账，才能保质保量地完成这项重大工作。竣工工程决算报表可以从中提取数据，不需耗费人力从头整理。利用该信息系统中包含的各种信息合同清单，生产技术部门提前设定了各种资产的编码规则，为每份合同清单中的设备编写资产编码，做好决算资产转固准备。4.4控制实际支出不超概。实时形成实际支出和对应概算，按系统、项目进行比对，从而确保投资支出在概算范围内。由于创建了核算体系与项目概算对应体系，信息系统能自动实现概算值与实际值进行比较。而提起付款申请时，经办人均需要“指概算”，就是指定该笔金额对应的概算项目，如果信息系统没有项目，意味着要么没有概算，需要重新指定，要么“指概算”错误，从而能够从源头控制项目的超概。4.5运行便捷，最大程度节约管理成本。在基建初始阶段，公司也咨询过外购基建软件，购置价在几百万，而且有些模块并不实用。而公司财务人员的经验丰富，信息部门的专业能力也较强，就想到了自行开发。在软件自行开发过程中，主要由公司的财务人员和计经人员提出需求，规划流程，讨论琢磨，信息人员要理解吃透，并转化为计算机语言。在使用过程中要随时反馈、及时改进，具有外购软件无法比拟的优越性。

5结语

根据自身条件开发的基建财务信息管理系统，虽然没有ERP功能强大，但管理成本低廉且实用。对于有管理经验的中小型公司，只要能理清开发思路，做好基础工作，开发成功，能有效提高工作效率，提高工程成本核算的准确性，重要的是利用计算机随时监控工程概算的执行情况，确保实际投资控制在概算总额内，为竣工决算、资产转固打下坚实基础。

参考文献

［1］杨周南,王海林,续慧泓.财务管理信息化［M］.北京:电子工业出版社,2015.

［2］彭晓明.基于信息化思维的基建项目财务管理提升策略［J］.企业改革与管理,2018(17).

作者:奚廑 单位:江苏常熟发电有限公司