信息技术在物资供应采购管理的应用

[摘要]目前我国经济处于稳定增长期，而对于煤炭资源的需求也由高峰期转向了稳定期，煤炭企业也趋于稳步发展中。伴随着经济市场竞争日益激烈，煤炭企业如何在竞争中提升综合实力，必须要不断加强自身的管理，在立足自身发展实际的基础之上，创新管理模式，以不断提升管理质量和效率。在信息时代下，煤炭企业要积极利用信息技术的相关优势，构建完善的物资采购管理机制，以不断提升供应链的管理水平，降低采购的成本，以提升经济效益。鉴于此，对信息技术在煤炭企业物资供应采购管理中的应用进行研究，重点对如何利用ERP系统对物资采购供应进行管控作出阐述。

[关键词]信息技术；ERP；煤炭企业；物资供应采购

在信息化时代背景下，煤炭企业的物资供应采购管理中应该构建信息化的管理系统，以符合时展的趋势，并同时能够大大提升物资供应采购管理工作的效率，降低采购的成本，即人力成本、物力成本和时间成本等，为使用者提供便捷的产品和服务，从而促进煤炭企业的健康发展。

1.实现物资采购管理信息化的意义

1.1对信息进行控制和统计，实现数据资源共享

伴随着信息化时代的到来，网络带来的发展机会逐渐增多，而对于煤炭企业的发展而言更是如此，煤炭物资供应采购管理工作作为煤炭企业的重要工作内容，如何将信息化技术应用到物资供应采购管理中，实现物资管理信息化，是维持煤炭企业稳健发展的助推器。在物资采购管理信息化下，使信息内容能够在标准的基础上实现采购程序的流动，这不仅实现了数据信息的共享，同时也使采购流程更加规范和科学，另外信息统计工作也更加便捷。在此基础上，对于采购部门而言，能够随时随地检查仓库的库存以及采购事宜，管理层也能及时了解工作开展的情况。通过共享信息形式，将采购生产流程定期，从而使管理工作更加透明化和公开化。

1.2加快信息流通，实现数据的实时性

在信息化时代下，煤炭企业的发展离不开信息技术的支持，所以做好信息流通工作是非常有必要的。对于煤炭企业的管理部门而言，必须要全面掌握信息内容，以及相关的发展方向，只有这样才能对企业经营战略进行调整和完善，以确保企业的稳定发展。在煤炭企业能够明确掌握物资供应信息的情况下，物资管理工作中相关信息能够高效流通，实现了数据信息的实时性，煤炭企业决策层及时获取这些信息内容，从而可以深度挖掘信息的有效价值，为煤炭企业的健康发展奠定基础。

1.3无纸化办公，减少人的劳动量

煤炭企业物资采购管理信息化，将工作人员从大量繁琐的工作中解脱出来，从而参与到更有价值的管理工作中，不仅工作质量和效率得到了显著提升，同时岗位职能也发挥出了最大化价值。与此同时，物资管理信息化下无纸化办公，大大节约了人工成本。

2.ERP系统的管理模块与功能

ERP系统在煤炭企业物资采购管理中的应用非常广泛，该系统包含的模块各有不同之处。现阶段ERP系统主要包括分析模块、采购模块、仓储模块、进消模块可以与财务管理衔接，完成付款工作。另外，ERP系统能够不断地优化完善物资管理模式和组织形式，以将物资供应链的最大化作用体现出来，物资供应链的内容包含了：采购计划、采购价格、材料验收和消耗、款项支付等等内容，具体见下图1所示。而各个流程的相关信息数据都会在系统中显示出来，提高了对物资采购以及供应商的管理时效。鉴于ERP系统较高的准确率，可以对煤炭企业不同年份物资采购的价格以及物资的使用情况进行比较，这在无形中节约了成本，同时工作效率也得到了大幅提升，实现了物资采购管理工作的公开化和透明化。

3.利用ERP系统对物资采购供应进行管控

在物资采购供应管理工作中充分利用ERP系统的优势，不仅能够为系统使用者带来快捷和高效的服务，同时也能够大大提升物资供应管理工作效率，为煤炭企业的长足发展所助力。以下主要从物资采购以及物资供应两方面如何利用ERP系统进行管控展开论述。

3.1利用ERP系统进行物资采购管理

相关调查研究显示，在煤炭企业复杂的物资采购审批工作中，利用ERP系统可以确保审批工作的高质高效开展。ERP系统可以对采购合同进行简化处理，对于复杂的采购合同也不例外。众所周知采购协议是需要经过管理层的逐级审批，同样地，采购合同也是。在采购合同中应用ERP系统，可以简化合同文本，确保审批效果，具体分为以下四部分，第一，在ERP系统中上传采购申请；第二，电子商务传达询价单；第三，下载查询比价结果；第四，利用ERP系统完成采购合同签订（如下图2所示）。因此，在物资采购管理工作中应用ERP系统，能够有效提升效率。

3.2利用ERP系统进行物资供应管理

将ERP系统应用于企业成本和投资计划规划时，其不同工作信息之间能够完全实现共享，如需查询某笔采购订单的成本相关数据时，通过数据之间的对比，可以及时处理材料使用中出现的问题，以此来达到节约材料的目的；相关管理工作者通过定期的审核，能够第一时间发现其中存在的问题，并针对问题提出完善对策，这样一来不但企业损失降低了，同时企业的工作效率会大幅提升。物资供应管理中引入ERP系统，能够对现有体制进行改革，同时将采购管理工作的优势体现出来，另外还能严格规范各项业务流程，降低企业成本。煤炭企业还要搭建物资监管系统，严格规范仓库的管理，并将物资供应、管理等工作进行规范化，使物资供应链趋向完整化和科学化，发挥ERP系统的最大化价值，以此来促进煤炭企业更好更快地发展。

4.煤炭企业物资采购供应管理系统存在的问题

现阶段，煤矿企业中对物资供应管理工作采取的供应模式较为单一，为了最大程度地满足煤矿开采以及生产的需求，煤矿企业进行大量的物资储备，而这个过程中，物资供应管理的难度也随之增加。在煤矿物资供应管理系统中，存在着这样或那样的问题，采购问题、流程问题、系统问题等等，这些都无形中影响着物资供应管理工作的开展。以下从几个方面提出了煤炭企业物资采购供应管理系统存在的问题。

4.1物资采购问题

煤炭企业为了提升生产效率，大量的储备物资，对物资进行采购的过程中，由于物资的种类众多，所以在采购中容易造成盲目采购以及过度采购，造成物资库存的大量积压，对于不常用的物资采购也过量，这样无形中降低了物资的质量，而由于大量的物资占用了企业的资金，资金资源得不到合理的利用。

4.2未充分利用信息化进行管理

现阶段我国煤炭企业信息化管理水平严重缺失，对信息化的利用程度不足，信息化的管理系统尚未建立。伴随着信息技术的飞速发展，信息化技术已经渗透到了各行各业的生产和经营中，而煤炭企业中虽然能够认识到信息化技术的优势，但是在实际的管理工作中应用程度不高，这就使得煤炭企业不能很好地掌握市场发展的动态。与此同时对于煤炭企业物资供应部门而言，没有准确的数据信息，其采购工作往往会根据经验，存在着较大的随意性，长此以往对煤炭企业的发展产生不利的影响。另外，煤炭企业的日常管理中，缺乏相应的监督控制体系，信息化管理水平严重不足，煤炭企业的管理质量得不到保障，从而无形中提升了煤炭企业日常管理风险，如物资采购风险、仓库管理风险、资金流动风险等，这将严重阻碍煤炭企业的健康和良性发展。

4.3管理系统稳定性不足

在煤炭企业开展物资供应管理工作的过程中，由于管理观念的落后、管理模式的陈旧以及企业资金的限制，导致了物资供应管理信息系统的稳定性严重不足，采购的过程中，采购流程的随意性和主观性较大，采购信息闭塞等，这些问题都会无形中阻碍物资供应采购管理工作的正常开展。

5.结语

在经济市场日益激烈的前提条件下，我国煤炭企业的发展势头良好，而物资供应采购管理工作作为煤炭企业经营管理工作中的核心内容，对煤炭企业的发展起着决定性的作用。煤炭企业在实际发展的过程中，要从传统守旧的思想意识和管理模式中走出来，并要积极利用现代化的信息技术优势，将其融入到企业的供应采购管理工作中，不断提升物资供应质量以及管理水平，使煤炭企业在激烈的市场竞争中能够占有一席之地，从而提升其综合实力，为煤炭企业的发展保驾护航。

【参考文献】

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作者：马莎莎 单位：冀中能源股份有限公司物资供应分公司