企业微信在招标采购管理的应用

［摘要］随着《招标投标法》、《政府采购法》等一系列法律法规的颁布实施，各高校招标采购管理工作正逐步迈入制度化和规范化的轨道，但在管理手段上大多依然沿用传统的手工方式，在当今信息化社会已无法满足现实需要。文章在分析企业微信的优势的基础上，对企业微信应用于高校招标采购管理进行探究，旨在促进高校招标采购管理工作高效健康地发展。

［关键词］招标采购；企业微信；高校；管理；应用探究

1引言

随着《招标投标法》、《政府采购法》及其实施条例等一系列法律法规的颁布实施，各高校在营造公平的市场竞争环境、规范采购实施流程和完善招标采购管理制度等方面投入了大量的时间和精力，取得了不错的成效。高校招标采购管理工作正逐步迈入制度化和规范化的轨道［1］。然而，目前在许多高校招标采购管理依然沿用传统的手工方式，在节约资源、管理效率等方面已经无法满足现实需要。近年来随着移动互联网的快速发展和移动智能设备的广泛普及，随时随地获取信息和进行交流互动已成为人们普遍的需求。本文正是在这样的背景下将企业微信与高校招标采购管理相结合，在分析企业微信的优势的基础上，针对其在高校招标采购管理中的应用提出几点建议，旨在促进高校招标采购管理工作高效健康地发展。

2企业微信概述

企业微信是原微信企业号的升级版本，是一款支持组织内部管理的沟通和协同平台。与微信个人号、微信订阅号和微信服务号不同，企业微信更加注重于各类办公场景，不仅提供了丰富的管理应用，还支持接入自有应用［2］。企业微信与微信个人号的用户体验基本一致，两者之间可一键快速转发聊天记录、订阅文章等。企业微信提供的各种办公应用非常适合高校招标采购管理中的各种场景。通讯录管理功能可将采购用户、职能部门和招标采购部门各联系人的微信号快速批量导入，对人员进行统一管理；公费电话与企业邮箱功能可实现多人免费通话和实时收取邮件通知；视频会议功能支持多人同时参与，可在线进行采购文档演示和项目论证；审批功能则支持招标采购项目在线审批，避免了线下审批的麻烦，能够大大提高审批效率，管理人员还可根据学校需要自定义审批模板，设置固定审批人和抄送人，实时查看审批记录；通过设置标签、组织机构等多种机制，可灵活实现对招标采购各部门人员权限的管理，并且能够实现对不同特征群体的精准分类与消息触达［3］。此外，通过应用程序编程接口可根据需要扩展相关功能和接入学校原有应用管理系统。

3基于企业微信进行高校招标采购管理的优势

3．1用户黏度高且可持续性强。在各种社会化媒介中，微信属于其中的佼佼者，用户群体广泛且功能最全面。根据《2017微信数据报告》，在9月日均登陆人数已达到9．02亿人，日均发送消息已达到380亿次，是国内移动终端用户活跃数最多的平台。在高校师生群体中，绝大多数人都注册了微信号，各个学院系科、行政管理部门也都建立了自己的微信群用于推送通知。师生对于微信有着较高的使用意愿和使用频率，从而保证了用户的黏合度和使用的可持续性，这是企业微信在高校招标采购管理中得以成功应用必不可少的关键因素。3．2信息传播及时且人性化。目前大多数高校在招标采购管理过程中，采购用户、职能部门和招标采购管理部门之间进行沟通和协调大多基于办公自动化系统或邮件系统，这种异步交流的方式在效率方面和及时性方面难以保证，但在人性化方面值得借鉴，不会打扰到正在举行会议或开展重要工作的对方人员。企业微信集成了多种通讯方式，在保证效率的基础上提供了更人性化的选择，通过即时信息、公费电话和视频会议能够实现采购流程各环节的快速流转，而对于非重要非紧急信息可以通过企业邮箱功能进行传递。3．3交互方式多样且灵活性强。传统的高校招标采购管理系统往往缺少合适的在线即时交互渠道，用户之间不得不借助电话、邮件等第三方工具进行交互，如遇到项目论证、多部门之间协调的问题则不得不采用线下会议、邮件群发等方式，交互效率很难令人满意。企业微信在交互方式方面提供了多样化的选择，用户可根据不同场景灵活选择。如在人机交互方面，企业微信采用了自动回复响应的服务方式，管理人员将招标采购方面的常见问题进行汇总和归类后录入系统，用户在查询时就能够进行分类响应［4］，从而及时解决用户在招标采购过程中遇到的疑惑；在人人交互方面，企业微信提供了即时消息、公费电话、视频会议和邮件系统多种交互方式，能够满足不同场景下随时随地的交互要求。3．4开发成本低且周期短。企业微信目前已经内置了通讯录管理、视频会议、企业邮箱、消息推送、身份验证、工作汇报、打卡审批等多个管理应用，在此基础上各高校还可以通过应用程序编程接口轻松开发出适合自身管理需要的功能，并支持与学校现有的招标采购管理系统进行对接。与原生应用程序相比，由于企业微信提供了一整套成熟的框架体系和易用的应用程序编程接口，使其在开发成本和开发周期方面有着无可比拟的优势。

4企业微信在高校招标采购管理中的应用建议

4．1加强制度和人员保障。要使企业微信在高校招标采购管理中发挥出巨大的作用，必须在学校层面做好制度和人员保障工作。在制度保障方面，学校要根据自身情况从组织架构、经费配置、人员配备、运营方案等方面制定一整套完善可行、指导性强的管理制度，并严格按照制度开展建设、运营和维护工作，切实保障高校招标采购管理工作的规范性和效率性［5］。在人员保障方面，需要打造一支优秀的管理运营团队，只有这样才能提高整个企业微信管理平台的运营水平和专业化水平，才能保证良好的用户体验。在运营过程中需要文字编辑、平面设计、技术支撑、策划、宣传推广等方方面面的人才，管理部门不可能具备这么多的专业人才，建议通过招聘各个学院相关专业的学生来解决，既为学生提供了勤工俭学的岗位，又可以锻炼学生的实践能力。4．2加强宣传和推广力度。在企业微信管理平台上线后要加强宣传和推广的力度。学校相关部门要提升自身的意识，切实认清宣传和推广工作的重要性和紧迫性，围绕重点合理有效地开展宣传推广活动。对企业微信管理平台的推广可采取线下和线上相结合的方式。线下首先可以通过发放宣传册的方式进行推广，通过印发宣传册对平台的功能、优点等进行详细介绍，让各个使用部门对平台有个初步的了解；其次可以通过召开培训会议的形式进行推广，对平台的功能模块、操作方式等进行演示，让使用人员加深对企业微信管理平台的认识，体会其便捷性和优越性。线上可以利用社交媒体进行宣传和推广，增加信息传播的速度和宣传的广度，如在学校官方网站、官方微博、官方微信、QQ群等平台上消息，让师生进行分享和转发。4．3提高推送内容的质量。在前期进行大力宣传和推广后，吸引了一大批使用者，接下来要考虑的问题就是如何保留住这些用户，如何让用户逐渐成为平台忠实的粉丝。在如今移动互联网时代，用户每天都接收到各种各样的有用无用的信息，如果要让用户持续性地使用平台最终还取决于内容的质量。招标采购管理是一项专业性极强的工作，涉及招标投标和政府采购两个体系的法律法规，另外还有学校自身制定的一些规章制度，如何挑选合适的内容呈现给用户是一项巨大的挑战。管理部门可以从招标采购工作实际出发，挑选与用户部门相关的内容进行推送，如项目论证、需求调研、采购方案制定等，尤其是招标采购过程中容易出现的一些共性问题。推送时要注重内容的组织形式，既可以从正面解读相关法律条文，也可从反面列举相关违规案例。4．4提供完善的功能模块。除了提供通知公告、规章制度和业务指南等以推送信息为主的常规模块外，重点要放在与招标采购实施相关的一些功能模块上。首先高校要将线下招标采购工作流程移植到线上，并围绕其打造一系列互动性强的模块；其次要根据学校自身需要对企业微信本身提供的功能模块进行取舍和整合；此外为了满足不同用户的个性化需求，可以在充分调研的基础上有针对性地提供一些创新性的特色服务。在整个开发过程中要尽量遵循“少即是多”的原则，不要追求大而全，应追求少而精。

5结语

在移动互联网快速发展的今天，企业微信作为国内一款优秀的办公场景应用平台，不仅具有便捷性和开放性等特点，同时还具有优越的互动性。高校相关管理部门应将其更好地应用于招标采购管理工作中，满足用户随时随地获取信息和互动交流的需求，从而更好地为师生服务，不断推动高校招标采购管理工作健康高效发展。

参考文献

［1］董启标．高校招标采购履约验收存在的问题及对策探讨［J］．中国招标，2018（5）：21－23．

［2］企业微信［EB/OL］．https://work.weixin.qq.com/？from=qyh＿redirect.

［3］刘欢，郑旭东，任友群．基于微信的高校移动信息化建设研究与实践［J］．现代教育技术，2017（10）：79－86．

［4］邱炳发，马燕，李明勇．微信支持下的移动学习资源设计研究［J］．现代教育技术，2016（3）：114－120．

［5］董启标．用户视角下高校招标采购满意度提升策略探讨［J］．当代教育实践与教学研究，2018（2）：151－152．

作者:董启标 单位:淮阴师范学院