轨道交通工程资料管理发展进程

摘要：近二十年来，国家及地方有关工程资料管理方面的行业标准发生了很大变化，归档范围更加全面、细化、整理标准更加规范。本文通过全面梳理工程资料管理相关行业标准的变化，分析、总结工程资料，特别是轨道交通行业工程资料管理要求的变化情况和发展进程。

关键词：工程资料；工程项目；标准；规程；文件

工程资料作为记载工程施工活动全过程的重要原始记录，其管理是否规范能够侧面反映一个工程项目的管理是否科学、规范，工程资料的妥善保管对日后的工程竣工验收、工程审计、设备设施维护维修、工程改扩建等工作的查阅参考具有重要价值。随着国家对基础设施投入力度不断加强，社会各界对工程资料管理越来越重视。特别是随着近十多年来轨道交通行业的快速发展，工程资料管理相关行业标准，包括轨道交通行业工程资料管理标准都在不断更新完善，对工程资料整理的标准、专业细化和归档范围的要求在不断提高，推动了工程资料管理水平的不断提升。

一、工程资料行业标准发展变化情况

1.2002版国家行业标准。2002年，国家档案局《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002），标准针对建设项目文件的管理特点，规定了国家重大建设项目文件归档与档案整理的要求和方法，适用于国家重大建设项目的新建、改建、扩建和技术改造项目，对竣工资料的编制、整理、归档范围和验收工作做了详细规定，并针对建设、施工和设计单位对于每项文件的保管期限进行了划分，为我国开展建设项目工程资料管理工作提供了指导性依据。2.2003版北京市地方标准。2003年，北京市建设委员会、北京市规划委员会联合了《建筑工程资料管理规程》（DBJ01—51—2003）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01—71—2003），第一次以地方标准的形式规范了建筑工程、市政基础设施工程资料管理的职责、分类、编号、归档范围、整理要求、验收及移交要求等，适用于新建、改建、扩建工程，明确规定了工程资料验收应与工程竣工验收同步进行，工程资料不符合要求的，不得进行工程竣工验收。两本规程将工程资料划分为四类，包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图，对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工单位及城建档案馆的职责以及通用职责进行了规定。在各类资料管理方面，以流程图的形式详细规定了每类资料的管理流程及验收流程，对每类资料的归档内容、归档保存单位及每项表格的模板给出了明确规定。可以说，直至今日，2003版标准第一次全面梳理和规范了工程资料管理的内容和要求，为规范开展工程资料管理工作奠定了良好的基础。3.2008版北京市工程建设技术企业标准。2008年，北京市轨道交通建设管理有限公司（以下简称建管公司）组织相关单位制定了《轨道交通工程资料管理规程（土建篇）》（QGD—001—2008），经北京市建设委员会审批，适用于建管公司管理的轨道交通土建专业工程。此规程参照2003版规程制定，规定了轨道交通土建专业工程资料管理的职责、分类、编号、归档范围、整理要求、验收及移交要求等，是北京市轨道交通行业第一个企业标准，是在2003版规程基础上专门针对轨道交通行业制定的标准，为开展轨道交通专业工程资料管理工作提供了标准和依据。4.2010、2011版北京市地方标准。2010、2011年，北京市住房和城乡建设委员会、北京市质量技术监督局对原2003版规程进行了修订，联合了《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695—2009）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DB11/T808—2011），两本规程和2003版规程的适用范围一样，但是在内容上总结了北京市工程资料管理的经验，充分考虑了建筑行业施工管理的发展变化情况，在2003版规程基础上进行了修订。例如，在“管理职责”方面，将原规程中对建设单位和参建各方行为的管理转向对工程资料本身的管理，将“验收与移交”改为“移交归档”，增加了“基本规定”章节，对工程资料管理的基本要求进行了明确，增加了“竣工图编制”“编制组卷”章节，对工程资料的重要组成部分——竣工图的管理要求进行了详细规定，对组卷原则和案卷构成进行了明确。5.2015版北京市工程建设技术企业标准。2015年，建管公司组织相关单位编制了《轨道交通工程资料管理规程》（QGD—001—2015），经北京市住房和城乡建设委员会审批，与2008版企标的使用范围一样。此规程是在2008版规程基础上，结合2010、2011版地方标准进行了修订，最大的变化是增加了机电专业的归档范围和表格模板，以及电子档案管理相关规定。此规程在2008版规程上对专业进行了扩充和细化，对于轨道交通行业设备专业工程资料管理迈进了一步。6.2017版北京市地方标准。2017年6月28日，北京市住房和城乡建设委员会、北京市质量技术监督局联合了《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695—2017）、《城市轨道交通工程资料管理规程》（DB11/T1448—2017），两本规程的适用范围不同。《建筑工程资料管理规程》适用于新建、改建、扩建建筑工程资料的管理，而《城市轨道交通工程资料管理规程》专门适用于轨道交通行业新建、改建、扩建及系统设备升级改造工程资料管理。从适用范围来说，前者更具有普遍性，后者更具有针对性、行业性、专业性。从内容上，《建筑工程资料管理规程》是在原2010版规程基础上，对部分章节条款进行了补充完善、调整，增加了工程质量承诺书和电子资料、电子档案管理要求。《城市轨道交通工程资料管理规程》则是在2008版、2015版企业标准的基础上，将专业进行了扩充，基本涵盖了目前轨道交通行业的所有专业，对这些专业的归档范围、表格以及产权单位、建设单位、运营单位、施工单位、设计单位、监理单位、档案馆各自的归档内容进行了明确规定，同时增加了“著录”章节。可以说，这本规程是目前北京市轨道交通行业工程资料管理比较权威的指导性文件，涵盖的专业全，分类和编号等规定都较为细致、全面，为轨道交通行业工程资料管理提供了标准和依据。7.2018版国家行业标准。2018年，国家档案局《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018），此标准是目前有关工程资料管理的最新标准，是在2002版国标的基础上进行的修订，将管理对象由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”，增加了项目档案工作组织及职责、制度规范建设，增加了项目文件管理、项目档案管理规定，增加了项目电子文件归档与电子档案管理规定，对各单位各类文件的保管期限进行了统一规定。

二、行业标准的变化对工程资料管理的影响

综合近二十年来工程资料行业标准的变化，可以看出，无论从国家、地方还是企业，对工程资料管理的重视程度越来越高，对工程资料的过程管控越来越规范，工程资料收集、整理、编目、组卷、验收、移交、归档等各环节工作越来越规范化和标准化。1.将管理重心逐渐向工程资料的过程管理方面倾斜。2010、2011版规程相较于2003版规程，在“管理职责”方面，将原规程中对建设单位和参建各方行为的管理转向对工程资料本身的管理，更加突出对工程资料的过程控制和管理，更加符合工程资料的形成规律，这种管理机制更加有利于确保工程资料收集齐全、管理规范。2.对工程资料的归档范围逐渐细化和全面。以轨道交通行业工程资料管理标准为例，在2008版、2015版企业标准中，仅仅规定了轨道交通部分专业的整理和归档要求，缺少对大部分设备专业归档范围的界定。在2017版地方标准出台前，轨道交通行业对于工程资料的管理和验收，都只能参考土建专业地方标准，但是由于土建专业和各个设备专业形成的工程资料类别和内容差别巨大，造成诸如车辆、通信、信号、供电、自动售检票、门禁、火灾自动报警及气体灭火、环境与设备监控、人防、屏蔽门、电梯等专业的归档范围没有依据性文件。2017版地方标准最大的特点就是基本涵盖了轨道交通行业的所有专业，内容齐全、分类细致，解决了轨道交通行业工程资料归档的燃眉之急。3.对工程资料的类别划分更加细致，内容更加全面。随着工程项目管理的日益规范，工程资料收集的范围更加广泛，内容更加全面，行业标准对于工程资料各类的划分更加细致和全面。以轨道交通行业工程资料管理标准为例，工程资料划分为基建文件、监理资料、施工资料和竣工图四类，每类资料下面又细分为很多小类，随着工程资料管理的规范化，各类资料归档的内容不断丰富，分类更加细致。如2017版地方标准在2010、2011版地方标准的基础上，对招投标和合同文件的归档内容进行了更加全面的规定，包括勘察招投标文件、设计招投标文件、拆迁招投标文件、施工招投标文件、监理招投标文件、勘察合同、设计合同、拆迁合同、施工合同、监理合同、材料、设备采购合同。4.对电子文件和电子档案管理更加重视。无论是国家行业标准，还是地方标准，在最近几年出台的标准中都无一例外的增加了电子文件归档和电子档案管理的相关内容，2020年6月20日刚刚修订的《中华人民共和国档案法》新增加了“档案信息化建设”章节，明确规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。可见，加强工程项目电子文件管理是大势所趋。

三、依法依规，做好工程资料管理的建议

工程资料作为工程项目的重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改扩建、更新改造的历史凭证。目前，随着各级政府和企事业单位对工程资料管理的重视程度不断加强，结合上述行业标准的变化，做好工程资料管理，应着重从以下几方面加强。1.应收尽收，应归尽归。从工程项目的立项、可研阶段起，工程资料就形成了，因此在工程资料收集工作中，应对按照“谁产生、谁归档”的原则，在工程项目建设过程中形成的具有查考利用价值的各种载体和形式的文件均应收集齐全，确保各类文件材料应收尽收、应归尽归，在此基础上，对照归档范围，对各阶段形成的文件进一步查缺补漏。在收集内容上，每个阶段形成的工程资料都有需要重点收集的内容，如前期文件，要重点收集决策立项文件、招投标与合同文件、竣工验收及备案文件、商务文件等；施工资料，要重点收集施工组织设计、施工方案等施工管理类文件，以及施工总结、竣工报告、过程验收资料、工程质量验收记录等验收类文件；监理资料，要重点收集监理规划、实施细则、会议纪要、工程款支付证书、竣工移交证书、工程质量评估报告等；竣工图要将各专业图纸收集齐全、签章手续完备；照片档案应将施工前、施工过程中及竣工后的各阶段重要照片收集齐全，并配有相关文字说明。随纸质文件形成的各类电子文件也应按纸质文件的归档范围收集齐全归档。2.依法依规，规范整理。在收集工作基础上，根据相应的国家、地方行业标准规范整理各类文件。以一个单位工程为单位整理组卷，在整理时要遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学、组卷合理，便于保管和利用。工程资料的整理要与工程建设的进度保持一致，做到随收集随整理，各类签字盖章手续要完备，字迹清楚，图样清晰，书写材料要符合归档要求。特别是要注意对竣工图的整理，图纸内容与工程竣工时的现状要相符，对于因设计变更、洽商、图纸会审等原因造成图纸内容有变化的，要按照规范要求标明图纸改绘依据。在组卷时，要严格按照工程资料的四大类别分别组卷，每一类别中的归档内容要齐全、完整，对于卷盒、目录、档号章、竣工图章、页码、备考表等的制作要严谨认真，档案装订和装具要符合规范要求。3.严格验收，按时移交。工程资料验收是工程资料管理中非常重要的一个环节，工程资料要与工程项目同步验收，在项目结算工作中，必须将工程资料验收是否合格作为工程结算的必备条件之一。为了确保工程资料一次性顺利通过验收，应在工程完工后，由监理单位组织相关单位的档案人员和专业技术人员共同对工程资料进行预验收。档案人员从工程资料的整理是否符合归档要求把关，专业技术人员从工程资料的内容是否齐全、完整、准确的角度把关，检查人员将所有问题提出并确认整改完毕后，再由建设单位组织对工程资料进行正式验收。通过这种方式能够有效提高验收工作效率，促进工程资料一次性通过验收。4.档案部门提前介入，参建单位健全机制。由于专业部门重视程度不够等原因，造成有些单位档案工作与工程管理工作脱节，档案部门有时到了竣工验收阶段才参与到工程管理中，造成工程资料的收集、整理等环节被延误，工程资料缺失、丢失等现象时有发生，后果无法弥补。因此档案部门要有意识地主动作为，如在年初工程项目计划制订后，主动与工程管理部门联系，提前参与到工程资料的管理工作中，做到工程建设到哪里，档案工作就延伸到哪里。按照工程进度计划倒排工期，确保档案的收集、整理工作与工程进度保持同步。对于工程设计、施工、监理等参建单位来说，对工程资料的管理负有主要责任、第一责任，在成立工程项目部时，各单位应配备专职资料人员，并且要经过相应的培训，了解工程资料管理的标准和要求。参建各单位要确保各自形成的资料内容真实、准确、完整、齐全，及时对相关资料进行签认。工程验收前，各参建单位的主管（技术）负责人应对本单位形成的工程资料进行审查，对于发现的问题举一反三、及时整改，合格后申请工程预验收。工程验收合格后，各参建单位应将工程资料按照合同或协议约定的时间、套数移交给相关单位，办理移交手续。工程资料是工程项目质量的一个缩影，工程资料管理情况能够很好地反映建设单位、参建各方对工程管理的态度和工程质量。作为工程项目竣工后留下的历史痕迹，参建各方应本着对历史负责、对工程负责、对未来负责的态度，做好工程资料的过程管理，提高工程资料质量和水平。

参考文献：

[1]谢丽勇，陈件民.工程项目施工技术文件编码规则研讨[J].工程技术(全文版)，2016

[2]张虎，石磊.浅谈轨道交通工程资料管理控制要点[J].广西质量监督导报，2014

[3]李姣.城市轨道交通工程档案管理研究[J].办公室业务，2018

作者：孔旸