社会保险档案管理创新策略

一、概述

我国社保人数在不断增加，因此社保系统也需要不断完善，特别是档案管理系统，要适应我国的社会形势就需要不断改进档案管理系统。因此，本文分析了提升社保档案管理系统的重要性，并对我国档案管理中存在的问题进行了概述，并提出了解决措施。

二、社会保险档案管理现状分析

近年来，我国社保人数在不断增加，社保档案越来越多，因此，需要对档案管理系统进行不断更新和完善，以更好的实现档案的管理。但是在实际管理中却存在一些问题影响着我国社保档案的管理，如管理部门未能充分发挥有效职能，同时部门分散，这也不利于加强管理。如每个部门都监管这不同的范围，因此，在进行档案调出时，各部门都需要进行查询，这不利于提升工作效率，也不方便进行查找，因此公民在进行缴费或修改档案信息时，也为其带来了许多不便，同时也不利于对档案进行统一有效的管理。由于近年来我国参保人数在不断增加，因此也造成了社会保险的经办效率和范围需要扩大，在缴费和对档案信息的录入等方面都需要改进。如使用纸质档案在信息录入和查询时效率不高等问题，因此，需要改进这种传统的方法，不断提升工作效率。

三、社会保险档案管理信息化建设的重要性

1.方便档案的检索和使用。与纸质档案相比，具有明显的优点，同时也更简单易行，如在信息查询时，不需要再像纸质档案一样进行信息查询花费大量时间，工作人员只要熟练使用信息系统，输入特定关键词，就可以实现精准查询。能快速找到想要的信息，能节约大量的时间和精力，还能提升工作效率，同时该系统还采用了电子加密技术，能有效实现信息系统的安全管理。2.可以实现档案信息资源的科学管理。使用信息系统来对档案进行管理，能更科学化更规范化，因此更有利于提升效率，使新型的信息采集、管理和服务职能取代传统的档案保管和利用职能。这不仅体现了时代的发展和社会的进步，更提高和优化了保险社会服务。3.可以提供智能化服务，提高档案信息利用的时效性。社会保险档案管理信息化，可以使档案信息通过远程服务实现资源共享，提高了使用的便捷性，大大缩短了档案的编著时间。要实现档案管理信息化工作的顺利运行，就要使广大的工作人员改变传统的档案管理思想，加强学习，不断提高自身的信息化管理意识。将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，努力将复杂工作简单化，简单工作规范化。

四、社会保险档案管理系统存在的问题

1.对社会保险档案管理工作不够重视。当前我国社会保障工作重点集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了档案管理方面。因此，这也给我国的档案管理工作带来了困难，增强了档案管理的难度。2.社会保险档案管理体制不规范。缺乏健全的管理体制，这也导致了我国档案管理中存在了很多问题，如档案管理工作效率不高，对于一些缺损的档案等也存在系统化整理，档案资料不健全等，这都给社保档案管理造好一定困难，有些社保部门也对档案缺乏合理规划和整理，这些问题都制约着我国社保档案的管理和发展。3.社会保险档案存档的条件差。对纸质档案等缺乏合理管理，由于管理部门的不重视，这也容易造成档案受到不可逆性损伤。另外，档案管理的方式和效果也不是太好，这些问题都会给以后的归档整理等造成困难，因此，要重视对档案的管理，改善纸质档案的存储条件，并及时对新收到的档案进行整理，以避免为以后的档案整理工作等带来困难。4.缺乏专业社保档案的管理标准和规范。社保档案管理缺乏国家标准，相关法律也未能及时进行修改，因此这也容易造成不重视档案管理，也会造成后期对档案管理的难度增加。缺乏相关规范也不利于进行档案管理，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

五、加强社会保险档案管理系统的创新措施

1.建立规范标准的社会保险档案管理信息化机制。建立规范化体系和制度有助于更好的进行信息化档案管理。因此，可以结合当地社保情况建立档案规范化制度和流程，并将档案的归档整理等各个流程纳入规范化体系中。工作人员要严格按照规章制度办事，以提高其准确性，并要严格按照规定执行，规范化管理也更易于促进档案管理工作的推进。可以建立统一的运行机制，统一的档案管理标准，以实现全国不同范围内的档案调用等，更易于保障工作的顺利进行，同时也能提升查找效率等。2.完善社会保险档案管理信息化工作的服务方式。可以采用新型技术，如计算机档案管理系统，利用该系统实现全国联网，全国范围内的档案可以直接跨平台调用，节约了时间，同时也提高了办事效率，为人们提供更好的服务。如社保缴费、档案记录等这些方式，都可以实现网上运行，这种方式更方便快捷，同时也能提供更好的服务。因此，要结合当地情况，在全国推广档案管理系统，实现全国覆盖，同时能实现资源共享和调用等。3.提升档案信息化建设人员的专业素质。工作人员要积极学习档案管理系统的使用，不断提高个人职业技能和素质，要使工作人员掌握专业知识，不紧要熟悉档案管理知识，还要更好的进行档案管理工作和规划，如档案管理系统的安全性，学会使用杀毒软件等常用的办公软件。除此之外，工作人员还要时刻学会关注最新信息，以更好的进行学习，同时也要不断学习，终身学习，不断提高自己的职业技能，以更好的提高工作效率。4.加强档案信息化建设的网络安全控制。（1）访问控制。要加强网络安全可以对用户访问量等有所限制，同时更有利于维护网络信息系统的安全性，该方式可分为入网访问控制和网络的权限控制两种。第一种方式能对合法用户开放，合法用户或工作人员可以登录该网站，同时它也对使用时间等有所限制。为了增强该系统安全，该系统内部也采取了一些措施，如设置防火墙，能帮助该系统有效防御外界破坏，阻止非法侵入者入侵破坏档案管理系统；第二种方式则是权限限制，在系统内部对其做出设置，以使用户在使用过程中可以做什么、不可以做什么，以阻止用户违规操作。（2）硬件防护技术。电子档案与纸质档案相比不易被破坏，但是为了防止意外，需要定期备份相关资源和数据，以防止文件等意外丢失，同时还要对病毒等定期查杀，以防破坏档案管理系统，同时还要对档案资料等进行及时检查，定期备份，以防信息丢失等。5.加强档案信息资源开发利用。各个部门在进行档案管理时，一般多采用纸质资料进行收集和存储信息，但是这种方法不利于进行资料转换，在异地调用档案时也不是太方便，因此，各地社保部门最好使用信息化系统统一处理档案，实现网上调阅。为了提升工作效率，将纸质档案里的资料录入到计算机档案管理系统中可以借助一些设备，如扫描仪等设备或将图片直接转换为文字，这样有利于提升录入效率，因此，可以选择这些方式，以实现信息录入。

六、总结

随着我国近年来参保人数的增多，社保部门在进行档案管理时也出现了一些问题，如管理缺乏规范化、制度不健全、档案管理不够重视等问题。要改善这些问题，需要对档案管理系统进行创新，改变过去纸质档案使用的现状，同时采用电子档案，以实现对档案的统一管理。本文重点概述了档案管理中存在的问题，同时也对其使用了新型档案管理系统进行了维护，有利于为社保部门更好的进行档案管理，因此要使用创新方法来进行档案管理，以更好的进行系统规划，改善档案管理中存在的问题。

参考文献

[1]王师节，王志宏.社保信息化建设在企业管理中的应用与分析[J].中国煤炭工业，2016，（5）：77-79.

[2]何侠.浅析如何做好企业的社会保险管理[J].人力资源管理，2016，（6）：231-232.

[3]党立萍.事业单位档案管理创新与改革新思路研究[J].黑龙江史志，2014，（7）：157.

[4]姚丽，李晰彬.社会保障档案管理的思考[J].办公室业务，2014，（1）：239.

[5]钱均.社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究[J].办公室业务，2013，（13）：180-181.

[6]吴文凤，刁建霞.高点谋划强化服务全面提升社会保险业务档案规范化水平[J].档案与建设，2017，（8）：73-75.

[7]李茂福，邢晶晶.优化社会保险业务档案管理工作刍议[J].北京档案，2015，（7）：31-32.

作者:武海燕 单位:山东省济宁市任城区社会保险事业局